统一物品采购管理制度

统一物品采购管理制度1.规章制度目的为了规范和统一企业内部的物品采购活动，确保采购过程的透亮、公正和高效，最大程度地降低采购本钱，提高采购质量，保障企业正常运营，订立本制度。2.适用范围本制度适用于企业内部全部涉及物品采购的部门、员工和供应商。3.采购流程3.1采购需求提报部门负责人或相关人员依据实际需求，填写《物品采购申请表》，并认真描述所需物品的规格、数量、质量要求等信息。物品采购申请需提交至采购部门负责人进行初步审批。3.2供应商筛选采购部门负责人依据物品采购申请的特点和具体要求，在已有的供应商名录中选择适合的供应商，并在需要时进行新供应商的开发。采购部门应对供应商的信用、质量和服务等进行综合评估，并做好记录。3.3报价和合同签订采购部门向选定的供应商发送采购询价函，并要求供应商供应认真的报价和交货期限。采购部门依据报价和其他相关因素，选择最佳供应商，并与供应商签订具有法律效力的采购合同。3.4采购执行采购部门监督供应商按合同要求及时履行交货义务，并与供应商保持紧密沟通，解决可能显现的问题。采购部门应及时更新采购进度，确保采购工作定时完成，防止物品库存的过剩或短缺情况发生。3.5物品验收和质量管理接收物品的部门在收到供应商交付的物品后，应进行严格的验收，并填写《物品验收报告》。物品验收应依照物品采购申请表中所规定的要求进行，并与采购合同中的物品规格、数量进行核对。3.6结算和付款采购部门确认物品符合验收标准后，将《物品验收报告》提交财务部门进行结算。财务部门依据采购合同商定的付款方式和时间进行付款，并及时将付款情况通知采购部门和供应商。4.采购管理4.1供应商管理采购部门应建立供应商档案，定期对供应商进行绩效评估和分类管理。采购部门应与供应商保持良好的合作关系，加强沟通，共同解决采购过程中可能显现的问题。4.2合同管理采购部门应明确采购合同的期限、商定内容和双方责任，并保存相关合同文本和附件的复印件。采购部门应及时与供应商进行合同履行情况的跟踪和监督，确保采购合同的有效执行。4.3采购审计内部审计部门对物品采购活动进行定期或不定期的审计，查看采购过程是否符合规定，有无违规行为。采购部门应乐观搭配内部审计部门的工作，供应必需的数据和信息。5.违规处理5.1采购部门违规如采购部门在采购过程中发现有违规行为，应立刻停止相关操作，并及时向上级报告情况。上级部门应对违规行为进行调查，并依据情况进行相应的矫正和处理。5.2供应商违规如供应商在执行采购合同过程中显现违规行为，采购部门应立刻与供应商进行沟通，要求其矫正，并记录违规情况。如供应商的违规行为严重影响到采购质量和进度，采购部门可停止与供应商的合作，并将情况汇报上级部门处理。6.相关责任6.1采购部门责任采购部门负责组织和执行物品采购活动，确保采购流程的顺利进行和采购目标的实现。采购部门应建立健全的采购管理制度，严格执行，提高采购效率和质量。6.2部门负责人责任部门负责人应对本部门的物品采购工作负责，并确保采购活动符合公司采购管理制度的要求，合理布置和使用采购预算。6.3员工责任员工应依照公司的采购管理制度和相关规定，认真履行采购工作职责，对采购过程中的问题和风险供应及时报告和建议。7.附则7.1本制度于发布之日起执行，对过去采购活动不适用。7.2本制度的解释权属于企业管理负责人，可依据实际情况进行调整和增补。以上为企