《高新技术企业档案信息化建设问题与优化策略》4100字(论文)_第1页
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文档简介

高新技术企业档案信息化建设问题与完善对策研究目录TOC\o"1-2"\h\u11609高新技术企业档案信息化建设问题与完善对策研究 119396一、实践目的与意义 112684二、实践方法与过程 125166三、实践主要内容 131275(一)高新技术企业档案信息化建设问题 2729(二)高新技术企业档案信息化建设对策 319440四、实践建议 4实践目的与意义本实践的目的在于进一步丰富以企业为主体的档案信息化建设实践视角,对现有实践结论作了有益补充。本文以高新技术企业为实践对象,有别于公共事业单位数字档案馆实践、传统行业企业档案信息化实践,重点突出高新技术企业的行业特征与发展阶段,将其档案管理信息化建设有机融于“企业战略-发展模式-业务协同”自上而下的管理组织过程中,分析高新技术企业档案信息化建设的独特定位与模式,结合知识经济理论、信息管理理论、组织管理理论等,着重实践高新技术企业业务数字化建设与档案数字化建设的协同创新策略,凸显一定的理论实践价值与规范实践范式。为信息资源管理的有关实践提供一定的新思路与新方法。本实践的意义在于进一步加强学界与实务界对企业档案信息化问题的再审视与重视。企业档案是企业重要信息资源,档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。本文旨在通过科学规范的实践方法阐释档案信息化对于现代企业可持续发展的重要意义与潜在价值,从管理创新维度提供对策与建议,以期启发高新技术企业与其他企业的管理思考。为高新技术企业的档案信息化建设提供一定的经验指导。实践方法与过程本实践的方法是通过知网、万方等专业科研数据库搜集与企业档案信息化建设高度相关的核心文献,对已有实践成果进行深入分析,揭示本领域的实践现状、应解决的问题与未来实践方向,提出现有实践不足与缺口,形成本文实践问题的科学观点,为本文实践提供实践基础与条件。其次,运用科学的统计方法分析实践对象的引用和被引用情况,揭示该实践领域的数量特征和内在规律,为本文实践提供强有有力的支持与论证。本实践过程在于参与我国高新技术企业的档案信息化建设,旨在明确档案信息化建设对高新技术企业可持续发展的必要性和重要性,加强高新技术企业重视档案数据资产的管理意识,为高新技术企业提供科学化的档案信息化建设策略与方案。实践主要内容(一)高新技术企业档案信息化建设问题1.档案信息化建设观念薄弱,企业档案信息化滞后于企业信息化随着互联网和信息化技术与传统产业的融合发展,我国经济已由高速增长阶段进入高质量发展阶段。高新技术成为推动新经济发展的重要动力,重构了传统产业格局,深刻变革了传统经济的运行方式与产出效率,成为撬动产业转型升级的新动能。企业信息化建设早已成为企业提质增效,创新发展的重要手段。就目前来看,国内大多数高新技术企业及其高层管理者都对企业信息化管理具有高度重视,对信息化的基础硬件建设及软件开发的投入保持逐年增高的趋势,在坚实的基础设施建设的前提下,企业信息化已进入核心业务系统建设及整合优化阶段。2.缺少信息归集的统一平台,形成信息孤岛高新技术企业在信息化蓬勃发展的同时,也出现了很多难题,其中影响较为深远的是高新技术企业档案信息化建设中的“信息孤岛现象”。从信息化发展的过程来看,“信息孤岛”现象是信息化进程中一定阶段的普遍现象。2002年,经济学家吴敬琏一场关于电子政务的演讲中指出:“各级政府盲目地推进电子政务,造成各自为政、自成一体、不联不通,没有有效整合,并最终形成了一个个信息孤岛”。这种现象在高新技术企业中同样存在。在企业发展的不同阶段,关注的重点不同,信息化的应用缺少顶层设计、统筹规划,业务类型复杂多样,系统搭建以使用部门为核心,各自对信息化系统的诉求各有特点,企业分支机构及子公司自行建设,企业分拆、并购时有发生,这些都在客观上造成了信息系统林立,难于实现互联互通。高新技术企业里这些不同的系统、不同的应用、不同的技术平台,将企业陷在信息难以全面流通的“信息孤岛”之间,这些分散开发或引进的应用系统,一般不会统一考虑数据标准或信息共享问题,导致信息系统重复率高、操作不兼容,无法实现有效的协作和管理。企业内以各种理由树立的部门墙更加剧了“信息孤岛”现象。这不仅大大降低了工作效率,还使有价值的信息资源无法为高新技术企业的经营和决策提供良好的支持和服务,也给档案部门的工作带来了巨大的难题,严重影响了高新技术企业档案信息化建设的整体发展。因此,在很多高新技术企业中,由于信息化的广泛应用,档案信息化的关键问题不在于硬件系统建设,而是如何将分散孤立的各类信息变成高效互通互联的信息资源,将众多的“孤岛式”信息系统进行整合,实现信息的网络化流通和共享。3.企业档案信息利用率低根据对相关新闻、报告的整理以及对高新技术企业档案工作人员的访谈,可以总结得知,高新技术企业档案利用率低主要有三方面的原因,一是在于企业的数据搜集范围不够全面,对于高新技术企业来说,其研发过程通常十分复杂,可能出现一边设计研制,一边反复修改,同时一边进行生产的情况,因此涉及到的文件版本众多,许多数据都需要从不同文档中进行摘录,对企业来说十分重要的数据由于搜集难度较大、搜集成本高、涉及专业技术多、涉及软件工具及文件格式众多等种种原因,使得数据搜集存在缺失,员工更无法利用这些被遗漏的价值数据。另外对许多研发产品来说,其本身研发周期长,普遍可达5至10年,且研发后的保留期往往要达到20年以上,对于这类资料如果其存储没有考虑到产品全生命周期所需的长期完整、长期可读等需求,也将使这些时间久远的资料无法使用。二是在于对已记录存储的档案数据挖掘的深入性不够。目前,许多高新技术企业仅停留在将产生的数据、资料等以电子文档的形式进行储存及管理,但仍未能做到对海量数据开展进一步的分析以及整理形成专题知识导致许多工作人员面临着可调取的数据很多,却不知从何用起、不知有何作用的困境;同时,作为人才密集型企业,高新技术企业中许多有价值的资料都是员工们在工作过程当中积累的经验与理解,属于隐性知识范畴。如果想让各员工积累的隐性知识转化为公司所用、为员工所用的显性知识,则需要拥有隐性知识的员工有机会和渠道主动向更多的同事分享心得,这样一来,想要获取他人的隐性知识就免除了多次模仿、借鉴、实践等重复低效手段。三是在于档案利用的便捷性不够,许多企业即便已建立数字档案,但由于宣传不到位、培训不到位、系统设计复杂等原因,使得档案实际的利用效率很低。根据问卷调查,许多公司的普通员工并不清楚公司档案建设的现状,也不清楚当前公司的档案如何查阅、可以查阅哪些内容。此外,档案查询功能设计繁琐、可视化程度不足,导致员工即便能够查询到所需信息,也无法长期高效的利用与挖掘企业数字档案的内在价值。(二)高新技术企业档案信息化建设对策1.大力宣传持续推动,把握企业信息化机遇与企业信息化受到持续高度重视不同,档案信息化建设在相当一段时间内停滞不前。集团各子公司的档案部门随着企业的组织变革,多次调整了隶属关系,在综合办公室、行政管理、综合企划、人力资源等部门间调来调去,有段时间甚至隶属于品质部门。由于这些组织的业务重点差异很大,在某些组织里就会被严重边缘化,导致业务萎缩,人员不稳定,离职率高。不论是在顺境还是逆境,高新技术企业一些热爱档案事业、富有经验的档案管理专家始终坚信档案工作对企业不可或缺,坚信数字档案馆是实现档案价值贡献、助力企业提质增效的必由之路。即使在工作最为艰难的时期,不等不靠,坚持利用国际档案日、司庆等重要时期,宣传档案相关法律法规,介绍领先企业档案管理创新实践,展示高新技术企业创新发展、产业报国的历史,传播企业文化。在档案部门的努力下,高新技术企业前身北京电子管厂一批珍贵档案,包括拉力试验机、电子管产品样品、建筑图纸、产品图纸、国家领导人讲话稿等档案资料,进入国家认定第五批国家工业遗产名单。在持续不断的努力下,促进了高层领导对档案工作的重视。2.组建强有的力项目组织在获得高层领导高度重视之后,如何高效的推进就成为首要问题。在集团层面将档案信息化建设纳入高新技术企业信息化建设整体规划,以“一个、数字化、可视的高新技术企业”数字化变革目标为抓手,可以真正做到档案工作与业务工作同规划、同部署、同落实,项目经费有充分保障。但是数字档案馆建设是一项系统性工程,单凭档案部门一己之力,还是无法有效推动项目的落地实施,需要汇聚汇聚各路专业人才,既要有IT部门的大力支持,也需要有业务部门的积极参与。为此,高新技术企业在集团层面成立了项目指导委员会,由集团综合办公室领导亲自挂帅,各关键部门领导参加,协调资源,统一思想。由档案部门牵头、信息部门、法务部门、保密部门、各业务主管部门各指派专职担当,负责项目方案的制定和具体实施。在领导的支持和各部门的通力合作下,以《企业数字档案馆(室)建设指南》为指导,编制了《高新技术企业数字档案馆建设规划报告》、《数字档案馆系统建设项目可行性评估》、《高新技术企业数字档案馆系统设计方案》,确定了档案管理信息化、档案资源数字化、档案服务知识化的建设目标,达成了档案集中化管理、系统集成化管理、实现档案信息资源的整合与共享的重要共识,为建成具有高新技术企业特色的档案管理体系铺平了道路。3.做好顶层设计与系统架构目标和方向确定之后,项目落地实施首先要搞好顶层设计,站在全局角度,统筹考虑项目各层次和各要素,追根溯源,统揽全局,在最高层次上寻求问题的解决。结合企业数字档案馆建设的通用规范、深入理解档案信息化的任务和使命、结合高新技术企业档案工作的实际,是做好顶层设计的基础。实践建议面对信息化、数字化时代高度催生的新技

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