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文档简介

公司档案管理制度及流程一、制定目的及范围为提升公司档案管理水平，确保档案的完整性、安全性和可用性，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括文件、资料、合同、报告等各类档案的收集、整理、存储和使用。二、档案管理原则档案管理应遵循以下原则：1.完整性：确保所有档案资料的完整收集与保存，避免遗漏。2.安全性：采取必要措施保护档案资料，防止损毁、丢失或泄露。3.可用性：档案资料应便于查找和使用，确保信息的及时获取。4.规范性：档案管理流程应符合国家法律法规及行业标准，确保管理的规范性。三、档案管理流程1.档案收集各部门在日常工作中产生的文件和资料，应及时收集并整理。1.1文件分类：根据文件性质，将档案分为行政文件、财务文件、技术文件、合同文件等类别。1.2归档登记：每份档案需填写《档案归档登记表》，记录文件名称、类别、创建日期、责任人等信息。2.档案整理收集的档案需进行整理，以便于后续的存储和查阅。2.1文件编号：为每份档案分配唯一编号，确保档案的可追溯性。2.2装订与封装：对纸质档案进行装订，确保文件整齐，避免损坏。2.3电子化存储：重要档案应进行电子化处理，扫描存档并保存至公司档案管理系统。3.档案存储整理后的档案需妥善存储，确保安全与便捷。3.1物理存储：纸质档案应存放在专用档案柜中，定期检查柜内环境，防止潮湿和虫害。3.2电子存储：电子档案应存储在公司服务器或云存储中，设置访问权限，确保数据安全。4.档案使用档案的使用应遵循相关规定，确保信息的合法合规使用。4.1使用申请：需使用档案的人员应填写《档案使用申请表》，说明使用目的和时间。4.2审批流程：档案管理人员对使用申请进行审核，确认无误后方可使用。4.3归还与记录：使用后，档案应及时归还，并在《档案使用登记表》中记录使用情况。5.档案保管与销毁档案的保管与销毁应遵循相关规定，确保档案的安全与合规。5.1定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整性与安全性。5.2保管期限：根据档案类别，设定相应的保管期限，超过期限的档案可进行销毁。5.3销毁流程：销毁档案需填写《档案销毁申请表》，经相关负责人审批后方可进行销毁，并做好销毁记录。四、档案管理职责1.档案管理人员：负责档案的收集、整理、存储和使用，确保档案管理制度的落实。2.各部门负责人：对本部门档案管理工作负责，确保档案的及时收集与整理。3.全体员工：应遵守档案管理制度，积极配合档案管理工作，确保档案的完整与安全。五、档案管理的培训与宣传为提高全员档案管理意识，定期开展档案管理培训与宣传活动。1.培训内容：包括档案管理制度解读、档案整理技巧

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