建设工程材料(设备)采购管理制度及流程

建设工程材料(设备)采购管理制度及流程建设工程材料（设备）采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升建设工程材料与设备采购的效率，确保资源的合理配置与使用，特制定本管理制度。制度适用于所有参与建设工程的部门，涵盖材料采购、设备采购、年度采购、应急采购等多种采购形式。二、采购原则1.采购必须遵循公开、公平、公正的原则，充分考虑质量、成本和供应商的信誉。2.所有采购材料与设备必须来自合法渠道，供应商应提供正式发票。3.采购过程中，相关部门应指定专人负责，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程采购流程分为一般采购流程与特殊采购流程两大块，各环节应密切配合，确保高效执行。1.一般采购流程1.1采购申请申购人需在采购系统内填写“采购申请单”，并说明采购理由、数量、预算和使用计划。申购人应先检查现有库存，避免不必要的重复采购。1.2审查与批准采购申请将提交至部门负责人进行审批，部门负责人需根据预算及实际需求进行审查。如申请金额超过权限，需进一步报财务部门审核。1.3询价与供应商选择经批准后，采购人需对所需材料和设备进行市场调研，至少收集三家以上合格供应商的报价。报价应涵盖价格、交货期、质量标准等信息。1.4核价采购人应参考历史采购记录及市场行情，对收集到的报价进行核价，确保价格合理。核价结果需记录并附在采购申请中。1.5审批流程采购申请及核价结果需经过逐级审批，最终由公司负责人或项目经理进行签字确认。1.6采购实施与验收入库审批通过后，采购人可下单进行采购。物资到达后，相关人员需根据采购合同进行验收，确保数量与质量符合要求。验收合格后，物资应及时入库。1.7报销与账务处理所有采购完成后，采购人需在一个月内向财务提交相关单据，包括采购申请单、验收单、发票等，逾期申请将不予受理。财务部门应对报销单据进行核对，确保资金使用的合规性。2.特殊采购流程特殊采购流程适用于特殊情况，如集中采购、零星采购及应急采购等。2.1集中计划采购各部门需在每月25日前将办公用品及其他常规物资的需求汇总，提交至专门的采购小组，由小组统一进行采购，确保资源的集中管理。2.2零星采购对于金额较小且偶发性的采购，采购人需获得部门负责人同意后，直接进行采购。此类采购应保持简便，不需要复杂的审批流程。2.3应急采购在发生突发事件时，相关部门可迅速启动应急采购流程。应急小组可在无须询价的情况下，迅速采购必要的材料或设备，确保工程的持续进行。2.4年度采购涉及定期需求的材料与设备，需提前在年度预算中列出，并在年度初向财务部门报备，确保预算的合理使用与分配。四、备案与记录所有采购完成后，采购人需将相关单据（如采购申请单、验收单、发票等）进行归档保存。一份交由财务部门审核，另一份存档以备后续查阅。所有采购记录应保持完整，以便于后续的审计与管理。五、采购纪律与监督1.采购人职责采购人应保持良好的职业道德，建立与维护供应商资料档案，做好市场调研，确保所采购物资的质量与服务。2.采购人员行为规范采购人员不得接受任何形式的供应商回扣或礼品，任何违反规定的行为将受到严肃处理。公司应定期对采购人员进行培训，提高其职业素养和道德意识。六、流程反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化与完善，公司应定期收集各部门对采购流程的反馈意见。通过定期召开会议，针对采购过程中遇到的问题进行讨论，及时调整和优化流程。任何采购环节的改进建议应形成书面报告，提交至管理层进