医药企业会议费管理指南

医药企业会议费管理指南合同编号：__________甲方：__________（医药企业名称）地址：__________联系方式：__________法定代表人：__________乙方：__________（会议服务提供商名称）地址：__________联系方式：__________法定代表人：__________鉴于甲方为一家依法成立的医药企业，乙方为一家具备会议服务能力的提供商，双方本着平等互利的原则，就甲方会议费管理事宜达成如下协议：一、会议费用的定义及范围1.1会议费用包括但不限于会议场地租赁费、会议设备租赁费、会议组织与管理费、会议资料费、嘉宾交通住宿费、餐饮费、宣传费等与会议相关的直接费用。1.2会议费用不包括与会议无关的其它费用。二、会议费用预算与审批2.1甲方应根据年度会议计划，编制会议费用预算，并将预算提交乙方。2.2乙方应按照甲方提供的会议费用预算，制定详细的费用支出计划，并在甲方审批后执行。2.3甲方应按照乙方提供的费用支出计划，及时支付会议费用。三、会议费用支付与结算3.1甲方支付会议费用时，应向乙方提供合法有效的发票。3.2乙方应在收到会议费用后，向甲方提供会议费用支出明细及合法有效的发票。3.3会议结束后，乙方应向甲方提供会议费用结算报告，经甲方确认后进行结算。四、会议费用管理与监督4.1乙方应建立健全会议费用管理制度，确保会议费用合理、合规使用。4.2乙方应定期向甲方报告会议费用使用情况，接受甲方的监督和管理。4.3甲方应加强对会议费用的审核和监督，确保会议费用符合法律法规及企业内部规定。五、违约责任5.1甲方未按照约定支付会议费用，应向乙方支付违约金，违约金为本应支付会议费用的1%。5.2乙方未按照约定提供会议服务，应向甲方支付违约金，违约金为本应提供服务费用的1%。六、争议解决6.1双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、附则7.1本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年。7.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________法定代表人（签名）：__________法定代表人（签名）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方医药企业营业执照复印件2.乙方会议服务提供商营业执照复印件3.甲方年度会议计划4.会议费用预算表5.费用支出计划6.会议费用结算报告7.合法有效的发票二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定支付会议费用：指甲方未在约定的时间内支付会议费用，或支付的金额不足。2.乙方未按照约定提供会议服务：指乙方未在约定的时间内提供会议服务，或提供的服务质量不符合约定。三、法律名词及解释：1.医药企业：指依法成立的从事医药产品研发、生产、销售的企业。2.会议服务提供商：指为会议提供场地、设备、组织与管理等服务的企业或个人。3.会议费用：指举办会议所需的各项直接费用，包括场地租赁费、设备租赁费、组织与管理费等。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.甲方未按照约定支付会议费用：乙方可以与甲方沟通，要求其在规定时间内支付费用；若沟通无果，乙方可以依法向甲方追讨欠款。2.乙方未按照约定提供会议服务：甲方可以与乙方沟通，要求其在规定时间内提供服务；若沟通无果，甲方可以依法向乙方追讨损