《大学计算机》课件-第5章

第5章Office应用基础5.1以任务为导向的Office应用界面5.2Office组件之间的数据共享习题

5.1以任务为导向的Office应用界面

1．功能区与选项卡传统的菜单和工具栏已被功能区所代替。功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令进行分组和显示。同时，功能区上的选项卡在排列方式上与用户所要完成任务的顺序相一致，并且选项卡中命令的组合方式更加直观，大大提升了应用程序的可操作性。

例如，在Word2010功能区中拥有“开始”“插入”“页面布局”“引用”“邮件”和“审阅”等编辑文档的选项卡(如图5.1所示)。同样，在Excel2010和PowerPoint2010的功能区中也拥有一组类似的选项卡(如图5.2、图5.3所示)。这些选项卡可引导用户开展各种工作，简化对应用程序中多种功能的使用方式，并会直接根据用户正在执行的任务来显示相关命令。图5.1Word2010中的功能区图5.2Excel2010中的功能区图5.3PowerPoint2010中的功能区

功能区显示的内容并不是一成不变的，Office2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整功能区中显示的内容。当功能区较窄时，一些图标会相对缩小以节省空间，如果功能区进一步变窄，则某些命令分组就会只显示图标。

2.上下文选项卡

有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会在功能区中显示出来，以供使用。例如，在Excel2010中，用于编辑图表的命令只有当工作表中存在图表并且操作者选中图表时才会显示出来(如图5.4所示)，这就是所谓的上下文选项卡。上下文选项卡仅在需要时显示，其动态性使人们能够更加轻松地根据正在进行的操作来获得和使用所需要的命令。这种工具不仅智能、灵活，而且同时也保证了用户界面的整洁性。图5.4上下文选项卡

3．实时预览

如果将鼠标指针移动到相关的选项，实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。这种全新的、动态的功能可以提高布局设置、编辑和格式化操作的执行效率，因此操作者只需花费很少的时间就能获得优异的工作成果。

例如，当人们希望在Word文档中更改表格样式时，只需将鼠标在各个表格样式集选项上滑过，而无须执行单击操作进行确认，即可实时预览到该样式集对当前表格的影响，如图5.5所示，从而便于操作者迅速作出最佳选择。图5.5实时预览功能

4．增强的屏幕提示

全新的用户界面在很大程度上提升了访问命令和工具相关信息的效率。同时，Office2010还提供了比以往版本显示面积更大、容纳信息更多的屏幕提示。这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位置快速访问其相关帮助信息。

当将鼠指针指向某个命令时，就会弹出相应的屏幕提示(如图5.6所示)，它所提供的信息对于想快速了解该功能的操作者往往已经足够。如果想要获取更加详细的信息，可以用该功能所提供的相关辅助信息的链接(这种链接已被置入用户界面当中)，直接从当前命令对其进行访问，而不必打开帮助窗口进行搜索了。图5.6增强的屏幕提示

5．快速访问工具栏

有些功能命令使用得相当频繁，例如保存、撤消等命令。此时人们就希望无论目前处于哪个选项卡下都能够方便地执行这些命令，这就是快速访问工具栏存在的意义。快速访问工具栏位于Office2010各应用程序标题栏的左侧，默认状态只包含了保存、撤消、恢复等三个基本的常用命令。操作者可以根据自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。

例如，如果经常需要将Word文档转换为PowerPoint演示文稿，则可以在Word2010快速访问工具栏中添加所需的命令，操作步骤如下：

①单击Word2010快速访问工具栏右侧的黑色三角箭头，在弹出的菜单中包含了一些常用命令(如图5.7所示)。如果希望添加的命令恰好位于其中，选择相应的命令即可；否则应选择“其他命令”选项，将打开相应对话框。图5.7自定义快速访问工具栏

②这里选择“其他命令”，打开“Word选项”对话框，并自动定位在“快速访问工具栏”选项组中。在中间的命令列表中选择所需要的命令，例如选择“不在功能区中的命令”位置下的“发送到到MicrosoftPowerPoint”命令，然后单击“添加”按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”命令列表中，如图5.8所示。设置完成后单击“确定”按钮。此时，在Word应用程序的快速访问工具栏中即可出现所选定的命令按钮。图5.8选择出现在快速访问工具栏中的命令

6.后台视图

如果说MicrosoftOffice2010功功能区中包含了用于在文档中工作的命令集，那么MicrosoftOffice后台视图则是用于对文档或应用程序执行操作的命令集。在Office2010应用程序中单击“文件”选项卡，即可查看Office后台视图。在后台视图中可以管理文档和有关文档的相关数据，例如创建、保存和发送文档；检査文档中是否包含隐藏的元数据或个人信息；文档安全控制选项；应用程序自定义选项，等等。后台视图如图5.9所示。图5.9后台视图

7．自定义Office功能区

Office2010根据多数使用者的操作习惯来确定功能区中选项卡以及命令的分布，然而这可能依然不能满足各种不同的使用需求。因此，人们可以根据自己的使用习惯自定义Office2010应用程序的功能区。在Word中自定义功能区的操作步骤如下：

①在功能区空白处单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择执行“自定义功能区”命令，如图5.10所示。图5.10“自定义功能区”命令

②随后进入到“Word选项”对话框，并自动定位在“自定义功能区”选项组中。此时就可以在该对话框右侧区域中单击“新建选项卡”或“新建组”按钮，创建所需要的选项卡或命令组，然后将相关的命令添加到其中即可；还可以通过“重命名”按钮修改新建选项卡的名称，类似图5.11所示。设置完成后单击“确定”按钮。图5.11自定义功能区

5.2Office组件之间的数据共享

5.2.1Office主题共享以往，要设置协调一致、美观专业的Office文档格式很费时间，因为操作者必须分别为表格、图表、形状和图示选择颜色或样式等选项，而在Office2010中，主题功能简化了这一系列设置的过程。

文档主题是一套具有统一设计元素的格式选项，包括一组主题颜色(配色方案的集合)、一组主题字体(包括标题字体和正文字体)和一组主题效果(包括线条和填充效果)。通过应用文当主题，可以快速而轻松地设置整个文档的格式，赋予它专业和时尚的外观。

文档主题在Word、Excel、PowerPoint应用程序之间共享，这样可以确保应用了相同主题的Office文档都能保持高度统一的外观。

Office2010提供多套默认的主题可供选用，也可以根据需要自定义主题。在一个程序组件如Word中自定义的主题可以在其他程序(如Excel、PowerPoint)中调用。要自定义文档主题，需要完成对主题颜色、主题字体以及主题效果的设置工作。对一个或多个这样的主题组件所做的更改将立即影响当前文档的显示外观。如果要将这些更改应用到新文档中，则可以将它们另存为自定义文档主题。

在Word和Excel中，可以通过“页面布局”选项卡上的“主题”组套用或者自定义主题，在PowerPoint中则可以通过“设计”选项卡上的“主题”组应用主题，如图5.12所示。图5.12在不同的Office程序中应用相同的文档主题

5.2.2Office数据共享

Word、Excel和PowerPoint三者在处理文档时各有各的长处。Word便于对文字进行编辑处理，Excel长于对数据进行计算、统计与分析，而PowerPoint则更擅长对信息进行展示和传播。为了高效地创建和处理综合文档，Office提供了多种方法，以方便在各个程序组件之间传递和共享数据。例如，在Excel中创建的表格可以轻松用于Word文档或PowerPoint演示文稿中，而在Word中编辑完成的文本可以快速发送到PowerPoint中形成幻灯片文本。

1．基本方法

Word、Excel和PowerPoint三者之间传递和共享数据最通用的方法是通过剪贴板和插入对象方法进行操作。下面以在Word、PowerPoint中调用Excel表格为例简要介绍这两种方法。

1)剪贴板方法

(1)在Excel中选择要复制的数据区域，在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中单击“复制”按钮。

(2)打开Word文档或PowerPoint演示文稿，将光标定位到要插入Excel表格的位置。

(3)在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”按钮下方的黑色箭头，从如图5.13(a)所示的“粘贴选项”下拉列表中选择一种粘贴方式。其中，选择“选择性粘贴”命令，将会打开如图5.13(b)所示的“选择性粘贴”对话框，单击选中“粘贴链接”选项，将会使得插入的内容与源数据同步更新。图5.13通过剪贴板在Word、Excel和PowerPoint之间传递数据

2)插入对象方法

(1)打开Word文档或PowerPoint演示文稿，将光标定位到要插入Excel表格的位置。

(2)从“插入”选项卡上的“文本”组中，单击“对象”按钮，打开“插入对象”对话框。要想插入一个空白工作表，可在类似图5.14(a)所示的“新建”选项卡下单击选择McrosoftExcel工作表；要想插入一个现有文档，可在类似图5.14(b)所示的“由文件创建”选项卡下选择一个文件。

(a) Word中“对象”对话框的“新建”选项卡图5.14通过对象传递数据

(b) PowerPoint“插入对象”对话框的“由文件创建”选项卡图5.14通过对象传递数据

(3)在插入的表格中双击鼠标，进入编辑状态，可以像在Excel中那样输入数据、对表格进行编辑修改。修改完毕后，在表格区域外单击即可返回Word文档或PowerPoint演示文稿中。

2．Word与PowerPoint之间的共享

Office还为Word与PowerPoint之间传递和共享数据提供更专有的方式。

1)将Word文档发送到PowerPoint中

Word的内置样式与PowerPoint演示文稿中的文本存在着对应关系，一般情况下，样式标题1对应幻灯片中的标题，标题2对应幻灯片中第一级文本，标题3对应幻灯片中第二级文本，依此类推。利用这一对应关系，即可快速制作演示文稿。具体方法如下：

①首先在Word中编辑好文档，为需要发送到PowerPoint演示文稿中的内容使用内置的标题样式。

②依次选择“文件”选项卡→“选项”→“快速访问工具栏”→“不在功能区中的命令”→“发送到MicrosoftPowerPoint”命令→“添加”按钮，相应命令显示在“快速访问工具栏”中。

③单击“快速访问工具栏”中新增加的“发送到MicrosoftPowerPoint”按钮，Word即可将应用了内置样式的文本自动发送到新创建的PowerPoint演示文稿中，如图5.15所示。图5.15将Word文档发送到PowerPoint中

2)使用Word为幻灯片创建讲义

在PowerPoint中制作完成的幻灯片可以在Word中生成讲义并打印，具体方法如下：

①首先在PowerPoint中制作包含若干张幻灯片的演示文稿。

②依次选择“文件”选项卡→“选项”→“快速访问工具栏”→“不在功能区中的命令”→“使用MicrosoftWord创建讲义”命令→“添加”按钮，相应命令显示在“快速访问工具栏”中。

③单击“快速访问工具栏”中新增加的“使用MicrosoftWord创建讲义”按钮，打开如图5.16(a)所示的对