公司技术文件及资料管理制度范例（2篇）

公司技术文件及资料管理制度范例一、目标本制度旨在确立和优化公司技术文件及资料的管理流程，以确保信息的安全性、有效性和可靠性，同时提升技术工作及公司的管理效率。二、适用范围此制度适用于公司所有部门及员工，所有在进行技术文件及资料管理时，均须遵循本规定。三、定义1.技术文件：涵盖公司在技术开发、研究、生产等活动中涉及的所有文件和资料，包括技术规范、设计方案、测试报告、实验记录等。2.资料管理：对技术文件进行分类、存储、检索、传递、保密等操作的统称。四、管理原则1.统一管控：公司设立专门的技术文件管理部门，负责统一管理技术文件及资料，并制定相关制度和流程。2.分类存储：依据文件性质、类型、日期等因素进行分类存储，以确保信息整理和归档的准确性和易用性。3.保密安全：严格遵守国家保密法律法规，强化技术文件的保密措施，防止技术信息泄露。4.定期审查：定期对技术文件及资料进行检查和审核，以保证其完整性和准确性。五、管理流程1.文件录入（1）指定人员负责技术文件的录入，录入前需经过审核和批准。（2）录入人员应遵循统一的文件编号和命名规则，并完成相应的登记工作。（3）录入后文件应按分类存储，便于快速查找和检索。2.文件传递（1）指定人员负责技术文件的传递，传递前需经过审核和批准。（2）传递人员应按照标准流程进行文件传递，并记录传递详情。（3）确保文件安全传递，并通知接收人。3.文件存档（1）按照统一分类和命名规则进行技术文件的存档，确保文件准确归档。（2）存档文件需定期备份和检查，以保证文件的完整性。4.文件检索（1）指定人员负责技术文件的检索，根据需求提供检索服务。（2）检索人员应按照分类、关键词等方式进行检索，并提供相关文件。（3）检索后文件应及时归档，保证文件的完整性和准确性。六、管理责任分工1.技术文件管理部门（1）负责制定和修订技术文件及资料管理制度和流程。（2）负责技术文件及资料的统一管理和存储。（3）负责对技术文件及资料进行检查和审核。2.各部门负责人（1）负责本部门技术文件的录入和传递工作。（2）负责本部门技术文件的存档和备份工作。（3）负责本部门技术文件的检索和归档工作。3.员工（1）负责技术文件的编写和整理工作。（2）严格遵守技术文件及资料管理制度。（3）积极参与技术文件的存储和检索工作。七、违规处理对于违反本制度的行为，公司将依据相关纪律规定进行处理，并视情况给予相应处罚。八、其他本制度自发布之日起实施，适用于全公司的技术文件及资料管理工作。其解释权和修订权归公司技术文件管理部门所有。各公司可根据自身实际情况对管理流程和规定进行调整和优化。公司技术文件及资料管理制度范例（二）1.目标与适用范围：目标：旨在确保公司技术文件与资料得到有效管理和保护，以利于日常使用和核查。适用范围：本制度适用于公司所有技术文件和资料，涵盖技术规范、技术设计文档、技术报告、实验数据、测试记录等。2.职责划分：技术部门负责技术文件和资料的编制、整理、更新及存档工作。文件管理员则承担技术文件和资料的存档管理及借阅登记职责。3.文件编制与整理：编制技术文件和资料时需遵循既定的规范和标准，确保内容清晰、准确、完整。文件应采用统一的格式和版本控制，以利于管理和查阅。必须及时更新和修订技术文件和资料，避免使用过期或无效文件。4.文件存档与保管：采用分类和编号系统对技术文件和资料进行存档，确保易于检索和管理。存档工作应以电子化方式进行，并在公司的服务器或云存储系统中进行备份。在特定情况下，可存档纸质文件，但需定期进行整理和清理。5.文件借阅与归还：借阅技术文件和资料需填写借阅登记表，记录借阅人、借阅日期及文件信息。借阅期限通常不超过一个工作日，如需延长，需获得授权批准。借阅人应妥善保管文件，禁止复制、泄露或未经许可转交他人。6.文件销毁：根据文件的保管期限进行归档，过期文件应按照公司规定进行销毁。文件销毁需提交销毁申请，经相关部门审批后执行，并做好销毁记录。7.审计与核查：定期对技术文件和资料