办公档案管理制度

办公档案管理制度一、总则1.1本制度的订立目的是规范和管理企业的办公档案，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，提高办公效率和信息管理水平。1.2本制度适用于企业全部部门的档案管理工作，包含电子档案和纸质档案的管理。二、基本原则2.1档案管理的原则是：合法、真实、准确、完整、安全、便捷、高效。2.2档案管理严禁窜改、丢失、泄露和私自销毁档案。2.3档案管理应遵从信息保密、权限分级、审批流程和审计制度。2.4档案管理应建立档案的取得、传递、存储和销毁的完整记录。2.5档案管理应定期进行档案清理和归档，确保档案的良好状态和可检索性。三、档案管理责任3.1企业领导层对档案管理负有最终责任，并指定专人负责具体的档案管理工作。3.2档案管理员应具备相关的专业知识和技能，负责订立和执行档案管理计划。3.3部门负责人应依照档案管理员的要求，落实档案管理制度，确保档案的规范管理。3.4全员参加，每个员工都应依据本身的工作职责妥当处理和管理所属档案。四、电子档案管理4.1电子档案必需依照规定的格式和结构进行存储和管理，包含文件命名、目录结构和权限设置等。4.2电子档案必需进行备份和恢复，确保数据的安全和可靠性。4.3电子档案必需进行定期的检查和审计，确保档案的完整性和准确性。4.4电子档案的传递和共享必需通过合法的渠道和授权的方式进行，禁止私自复制、传播和泄露档案信息。4.5电子档案的销毁必需依照规定的流程和程序进行，包含备案、审批和销毁证明的签署等。五、纸质档案管理5.1纸质档案必需依照文件分类和编号的方式进行存储和管理，确保档案的有序和可检索性。5.2纸质档案必需进行定期的整理和清理，删除无效档案，确保档案架的容量和档案柜的乾净。5.3纸质档案的传递和借阅必需依照规定的手续和记录方式进行，禁止私自携带和泄露档案。5.4纸质档案的销毁必需依照统一的程序和规定的时间进行，包含备案、审批和销毁的记录等。六、档案安全管理6.1档案室必需具备防火、防水、防尘和防腐蚀的设施和设备，确保档案的安全和保管性。6.2档案室必需由专人负责管理，确保档案的有序和整齐。6.3档案室必需安装监控设备，对出入档案室的人员和行为进行记录和监控。6.4档案室必需进行定期的安全巡检和维护，确保设施和设备的正常运行。6.5档案室的访问权限必需限制在授权人员内，对外来人员必需进行身份验证和登记备案。七、档案检索和借阅7.1档案检索和借阅必需依照规定的程序和方式进行，包含填写申请表、供应身份证明、签署保密协议等。7.2档案借阅的时间必需明确，超出借阅期限的必需自动归还或续借。7.3档案检索和借阅必需有认真的记录和登记，包含借阅人、借阅时间、借阅目的等。7.4档案检索和借阅必需在档案管理员的监督和掌控下进行，禁止私自携出档案。八、档案销毁和归档8.1档案销毁必需依照规定的程序和条件进行，包含备案、审批和销毁证明的签署。8.2档案销毁必需进行记录和归档，包含销毁清单、销毁证明和监督人员的签署等。8.3档案归档必需依照分类和编号的方式进行，确保档案的有序和可检索性。8.4档案归档必需进行登记和备案，包含归档人、归档时间和归档位置的记录等。九、档案培训和宣传9.1档案管理员和部门负责人必需接受档案管理培训，掌握档案管理的基本知识和技能。9.2档案管理的相关规定和制度必需定期向员工进行宣传和解读，确保员工对档案管理有清楚的认得。9.3档案管理的工作要求和实施情况必需定期向领导层报告和汇总，以便及时进行调整和改进。十、附则10.1对于违反本制度的行为，将依照公司相关规定进行处理，包含但不限于警告、记过、降级和解雇等惩罚。10.2本制度的解释权和修订权归企业领导层全部。修订