集团法务系统 投标方案

集团法务系统投标方案

目录

第1章项目概况.............................................7

1.1企业概况.............................................7

1.2项目实施背景.........................................7

1.3项目总体目标.........................................8

1.4现有问题与提升.......................................9

1.4.1合同与法务管理信息化战略.......................11

1.4.2合同与法务管理信息化难点突破...................12

第2章项目需求解析........................................18

2.1项目整体需求........................................18

2.2业务管理需求........................................21

2.3系统集成需求........................................22

2.4系统性能要求........................................22

2.5项目管理与技术服务要求.............................23

2.6总体功能要求应答一览表.............................23

第3章方案设计思路........................................24

3.1.系统建设重点........................................24

3.2.方案设计原则........................................25

3.3.方案设计............................................27

3.4.项目实施策略........................................28

第4章系统总体解决方案....................................32

4.1设计理念............................................32

4.2体系架构............................................34

4.3系统平台介绍........................................38

4.3.1协同平台.........................................38

4.3.21业务平台.........................................39

4.3.3权I限平台.........................................40

4.3.4配置平台.........................................40

4.3.5预警平台.........................................41

4.3.6报表平台.........................................41

4.3.7评估平台.........................................42

4.3.8平台特色.........................................42

4.4系统功能结构描述...................................44

o

4.5系统应用效益........................................46

第5章合同管理业务解决方案...............................48

5.1业务方案简述........................................48

5.2相对方管理..........................................48

5.2.1相对方信息......................................48

5.2.2相对方分类管理..................................49

5.2.3履约能力分析....................................50

5.2.4信用评估.........................................51

5.2.5黑名单...........................................51

5.2.6相对方中心......................................52

5.3合同签订前事务管理..................................52

5.3.1合同立项.........................................53

5.3.2招标结果.........................................54

5.3.3业务谈判.........................................54

5.4合同分类管理........................................55

5.4.1生产材料采购合同................................55

5.4.2非生产材料采购合同..............................57

5.4.3销售合同.........................................58

5.4.4工程项目合同....................................60

5.4.5模具合同、运输仓储合同..........................62

5.5合同履行管理........................................63

5.5.1合同名吉算安抖F.....................................................................63

5.5.2合同付款中请....................................63

5.5.3合同付费审签单输出..............................64

5.5.4合同实际结款....................................65

5.5.5合同结算发票....................................66

5・5・6合同预计进度......................................66

5.5.7合同实际进度....................................67

5.6分同异常管理........................................67

5.6・1合同作废..........................................67

5.6.2合同变更.........................................67

5.7合同归档与关闭......................................68

5.7.1合同相关资料归档................................68

5.7.2合同档案借阅管理................................68

5.7.3合同收尾.........................................69

5.7.4合同评价.........................................69

5.8项目合同管理.....................................69

5・8・5项目立项........................................69

5.8.2］贞目台账......................................70

5.8.3项目计划和进度管理............................70

5.8.4项目管理效益..................................71

5.9合同风险管控......................................71

591合同风险识别....................................72

5.9.2合同签订风险防范...............................73

5.9.3合同履行风险控制...............................74

5.9.4自动化风险预警工具............................76

5.9.5风险案例知识库.................................78

第6章法律事务管理业务解决方案.........................80

6.1法律基础管理.....................................80

6.1.1法务机构管理..................................80

6.1.2工作计划......................................80

6.1.3工作总结......................................80

6.1.4文件管理......................................81

6.2法律事务团队......................................81

6.2.1外聘律师管理..................................81

6.2.2法务人员管到!..................................82

6.3纠纷管理..........................................82

6.3.1纠纷上报......................................83

6.3.2纠纷信息......................................83

6.3.3纠纷处理......................................84

6.3.4法律意见书....................................84

6.4案件管理..........................................84

6.4.1案件申请......................................85

6.4.2案件材料......................................86

6.4.3案件定级......................................86

6.4.4案件处理......................................86

6.4.5案件策划.......................................87

6・4.6案件进展........................................87

6.4.7判决结果......................................88

6.4.8判决执行......................................88

6.4.9结案归档......................................88

6.4.10案件中心......................................89

2

6.4.11风险案例总结和发布............................89

6.5授权委托管理.....................................89

6.5.1授权委托申请..................................90

6.5.2授权委托领用..................................91

6.5.3授权书归档....................................91

6.5.4授权委托变更..................................91

6.5.5授权委托监控..................................91

6.6印章管理.........................................92

6.6.1印章登记.......................................92

6.6.2印章申请.......................................93

6.6.3印章使用记录...................................93

6.6.4印章借用申请...................................93

6.6.5印章借用登记...................................93

6.6.6印章归档.......................................93

6.6.7印章台账.......................................94

6.7文书模板..........................................94

6.8打假管理..........................................94

6.8.1打假公司管理...................................95

6.8.2打假案件申报...................................95

6.8.3打假案件材料...................................95

6.8.4打假案件策划...................................95

6・8.5案件团队........................................96

6.8.6案件目标.......................................96

6.8.7打假案件诉讼管理...............................96

6.8.8打假案件处理结果跟踪...........................96

第7章系统操作需求解决方案..............................97

7.1UI结构..........................................97

7.1.1查询界面........................................97

7.1.2编辑界面........................................97

7.1.3受控的界面及功能布局元素构成...................98

7.2数据维护.........................................98

7・2.1数据新增........................................98

7.2.2关联增加........................................98

7.3数据杳询..........................................99

7・3・1数据检索........................................99

7.3.2全文检索.......................................100

3

7.3.3关联查询..........................................101

7.4数据统计和报表.....................................101

7.4.1分组汇总.........................................101

7.4.2ftt表工具.........................................102

7.4.3统计图表.........................................103

7.5系统操作日志.......................................103

第8章系统集成解决方案...................................105

8.1接口平台介绍.......................................105

8.1.1,应用框架........................................106

8.1.2.设计与实现.....................................106

8.1.3,插件式接口开发.................................110

8.1.4.接口平台功能特点...............................111

8.2与ERP系统集成....................................111

8.2.1.相对方同步.....................................112

8.2.2.保留物料上数据同步..............................112

8・2.3.保留订单系统接口集成...........................112

8.3保留与财务系统集成.................................113

8.4与MIP系统集成....................................115

8.4.1MIP系统组织结构同步............................115

8.4.2单点登录.........................................115

8.4.3统一待办.........................................115

8.5与相关业务系统交换数据.............................116

8.5.1.保留项目管理系统集成...........................116

8.5.2.专利、商标管理系统集成.........................116

8.6统一流程管理集成...................................117

8.7移动应用集成.......................................117

第9章系统性能保障.......................................119

9.1系统吞吐量.........................................119

9.2可靠性.............................................119

9.3可用性.............................................119

9.4可维护性............................................119

9.5安全性.............................................120

9.6兼容性.............................................120

9.7可扩展性...........................................120

9.8用户体验............................................121

第10章系统软硬件环境方案................................122

4

10.1开发环境...........................................122

10.2运行环境...........................................122

1021服务器软硬件环境...............................122

10.2.2客户端环境.....................................124

10.2.3网络环境........................................125

第11章项目管理承诺书.....................................126

11.1项目管理原则.......................................127

11.2项目实施方法和体系.................................128

11.3项目管理制度.......................................128

11.3.1沟通与交流.....................................128

11.3.2技术联络会.....................................129

11.3.3项目跟踪与监控.................................130

11.3.4标准化管理.....................................130

11.4项目团队计划.......................................131

11.4.1项目实施团队组织架构...........................131

11.4.2项目职责分工...................................133

11.4.3项目实施计戈IJ.......................................................................136

11.4.4项目进度计划...................................136

11.4.5系统移植........................................137

11.4.6系统过渡期.....................................141

11.4.7新系统新数据标准...............................141

11.5项目质量管理.......................................142

11.6项目配置管理.......................................142

11.7项目变更管理.......................................143

11.8项目风险管理.......................................145

11.9项口文档管理.......................................153

第12章质量保障程序.......................................155

12.1设计阶段的质量控制.................................155

12.2实施中的质量控制..................................156

12.2.1制定质量保证大纲...............................156

12.2.2系统评审........................................157

12.2.3质量审查........................................158

12.3售后服务保证措施..................................159

12.3.1技术支持内容...................................159

12.3.2技术支持方式...................................160

12.3.3技术支持响应时间...............................160

5

12.4售后服务承诺.....................................161

12.4.1售后服务质量的监督...........................162

12.4.2服务方式.....................................163

12.4.3服务响应.....................................164

12.4.4售后服务内容.................................165

12.4.5技术服务的文档...............................167

12.4.6服务承诺.....................................167

第13章培训建议书.......................................169

13.1培训I目的.........................................169

13.2培训要求和原则...................................170

13.3培训效果评估.....................................174

13.3.1培训讲师评估.................................174

13.3.2培训学员考核.................................174

第14章其他辅助要求....................................176

14.1前期准备.........................................176

14.2安装环境调试.....................................176

14.3系统初始化......................................176

14.4培训资源协调.....................................176

第15章项目成果验收标准.................................177

15.1系统测试.........................................177

15.2数据移植.........................................178

15.3系统上线.........................................179

15.4正式验收.........................................179

15.5项口交付件......................................180

6

第1章项目概况

1.1企业概况（略）

1.2项目实施背景

在经济全球化不断加剧的背景F,法治经济和契约经济的理念

已经逐渐深入市场的每个角落，企业作为经济发展的重要载体，其

市场竞争H趋激烈，企业经营的法律环境变得H益复杂。合同作为

所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。为了

适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的

规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企

业的协同作战水平C

企业要加快推进信息化建设，通过信息化手段将合同审核作为

不可逾越的风险管控环节，建立健全合同信息共享机制，提高企业

法务管理工作水平和效率。

目前企业法务系统存在多系统并行使用，没有统一的模板、流

程、权限控制等标准，用户使用体验较差，功能较单一，合同管

理、案件管理等没有全周期管理。本项目规划建立一套标准的集团

法务体系，实现合同模板的制定，合同关联性的处理，合同的审

签,合同的盖章,合同的归档,合同的履行、监控、查询等需求的

实现；同时加强集团纠纷案件管理、授权书管理、律师库管理、商

标维权等的管理力度。基于此系统实现集团法务统一人口和统一管

控。

7

1.3项目总体目标

结合本RFP为输入，配合法务部门的实际需求，标准化合同模

板和案件模板，规范合同类型及属性定义，规划案件类型和属性定

义，搭建集团级法务系统，实现平台的国际化，并作为集团法务的

唯一管理平台，方便用户快速的草拟合同和案件，通过固化模板，

减少重复的工作量以及用户因为手工填写产生的错误，由于目前系

统移动化的趋势，需要定制移动端的APP应用，充分考虑系统的易

用性和系统的用户体验。

本项目需要以先进的信息化技术手段，建设符合XX集团实际业

务需要的法律事务管理相关的合同管理、印袈管理、法律事业管理

业分子系统，支持公司各项法律事务工作的开展，提高法务工作效

率，加强业务管理及企业法律风险管控。

合同管理子系统需要实现XX集团集团公司及其成员企业从合同

起草、登记、审批、签订、履行、监控到履约完毕后的评估和查询

统计的全生命周期管理。减少人为操作风险，实现信息透明、监控

便捷，具备杳询、汇总、提醒功能，并建立相关的业务数据库。

印章管理子系统需要实现公司各类公章分类管理，对印章使用、

借用、备案、刻制等分别设定审批处理流程，防止印章误用、滥用

的法律风险。

纠纷管理子系统需要提供非诉案件、被诉案件、主动起诉案件填

写与报送，并实现通过系统进行流程化的案件处理，建立相应的纠

纷案件数据库。

8

本项目所建设的法务电子化系统需要支持智能手机或平板电脑

（iPhone.iPad.Android操作系统）等智能移动终端的应用，满

足领导或相关业务管理人员进行流程审批、业务处理、信息查阅等

方面的移动应用需求。

1.4现有问题与提升

大型制造企业在目前的市场形势下，面临着巨大的危机：

＞客户需求日益分化并且迅速变化：

社会的发展，使人们的生活和生产方式发生r巨大的变革，人们

越来越不满足于千篇一律的产品，更加倾向于追求个性化的产品，

并且更加容易发生喜好的改变。由此导致生产商必须快速适应形形

色色的需求，进而对整个产业链提出了更高的要求。

＞融资成本与难度增加、供应链成本增加：

前卜多年的房地产迅猛发展，把大量的资金转入房地产相关行

业，导致实体企业的融资日益困难，进而导致大量的实体企业在生

存与死亡的边缘挣扎，最终也导致可供选择的供应商减少。而客户

需求的离散化必然要求企业进行个性化营销、柔性化生产、社会化

供应链。

＞内部人力成本急速增加：

中国的人口红利已经消失，正步入老龄化社会，但整个社会的生

产力水平乂没有达到可以支持少量劳动者即可推动社会运作的程

度，基于这个现象，各行各业均已经出现了用人危机，具体表现在

9

各芮位没有充足合适的待聘人员，需要大量的培训才能上齿，同

时，员工的流动性明显增加，不停的寻找更高薪水，更好环境的工

作。

＞传统信息化已经捉襟见肘：

制造业的信息化是以ERP和财务管理为核心的信息系统，其前

提假设是完整、精确的计划，基于此进行MRP运算，保证制造成本

最低。很显然，这个假设在当前的社会环境下已经不太现实。以客

户为中心的营销基本是无法达到ERP所要求的那种精度的。

大型制造集团企业面临的问题总结起来，可以归结为三对管理矛

盾：分散与集中、动态与持续、效益与风险。

＞分散与集中：

集团化企业的一个重要特点就是分散，表现在组织分散、空间分

散、业务分散、信息分散。

＞动态与持续：

集团化企业始终处于动念的变化之中，无论是内在组织和人的动

念变化、业务发展的动念变化，还是外在的环境的动念变化、商机

的动念变化，都无法阻止，只能顺应变化。企业的愿景、目标、文

化则是需要持续的建设方能达成。

＞效益与风险：

企业始终要在长期效益与短期效益、显性效益与隐性效益中取

舍，要在追求效益的同时注意风险。通过风险识别、风险控制来达

成效益与风险的兼顾。

10

上述的危机和矛盾，对制造业而言，是危险，更是机会。因为

互联网的持续进化，导致大量的新技术、新体验、新习惯涌现。具

体表现为从技术层面看，大数据技术、云计算、移动互联网、物联

网等新潮技术已经得到广泛深入的应用，并且已经提供了社会化、

规模化的商业模式，从社会生活层面来看，以上述技术为支持的电

了商务、移动应用、无缝沟通已经渗透到社会生活的方方面面，可

以说是无处不在。真正的信息化社会随着移动互联网的普及，正在

快速走来。信息化社会的一个重大特征就是信息民主化。先进制造

企业就是要充分应用信息民主化来打造自己独特的企业战略，把握

竞价优势。

1.4.1合同与法务管理信息化战略

国务院总理在政府工作报告中提出实施“中国制造

2025”，坚持创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展，加快从

制造大国转向制造强国转型。工信部产业政策司司长冯飞表示，

“中国制造2025”实质上就是中国版的“工业4.0wo”工业

4・0”就是把工业互联网、云计算、机器人融合在一块，缩短供货商

和生产的时间，减少中间环节，提高整个效率，然后使得整个生产

过程变得更自动、更自主、更有预测?匕事实上，无论是德国的4.0

战略还是美国提出的“先进制造和工业互联网”战略，抑或是中国

提出的“中国制造2025”，其矛头无不指向了开放的网络平台。工

业4.0战略的落地，实现大规模制造向大规模定制转型，为用户打

造按需设计、按需制造、按需配送的体系。同时制造商与其供应链

II

之间的关系也高度改变，由单纯的买卖关系转变为共同面对用户共

创共享的利益共同体。在全球工业4.0的革命浪潮下，新一轮的制

造业变革不是在原有制造逻辑上的小修小补，而是结合互联网信息

通讯技术实现制造体系逻辑的全新颠覆。在用户、创客、供应商之

间搭建了一个开放共赢的生念圈，加速工业4.0战略的落地。而对

互联网技术的把握和应用的程度，决定了制造企业的互联网应用阶

段。

对中国集团型制造企业而言，建立以客户为中心，实现业务财务

管控一体化的互联网应用战略不失为一种可行的方式。而围绕客户

的需求来展开业务，必然就是以合同为导向的业务驱动战略。而这

也恰恰是社区化运营的核心。客户、企业、供应商通过合同紧密连

接在一起，形成一个共同的消费社区，各方的信息在此社区得到充

分的表达和理解，并最终形成对各方的约束与权利。基于此模式的

信息化能够得到最大程度的共识，门约大量的交易成本。具体到此

模式的信息化实现，可以归结为三点：建立以合同主数据为核心的

内部合同系统，建立以满足制造为核心的供应商系统，建立以需求

与满意度为核心客户系统，三个系统之间，可以合同来进行互联互

通。

1.4.2合同与法务管理信息化难点突破

前已述及制造业推行工业4.0的一个核心是信息化互联，合同与

法务系统作为一个连接客户、企业、供应商的业务系统，如果把它

提升到集团管控的角度来建设，将是非常重要的核心业务系统。

12

首先要充分认识到合同与法务系统不仅仅是管理合同与法务本

身，而是一种重要管理方法和管理战略的执行系统。要认识到合同

是企业发展的蓝图，是企业运菅的仪表盘，是资金流动的我体，更

是贯通内部与外部管理的抓手。

其次要认识到建设合同与法务系统需要从企业管理本身入手，需

要真正把对人的管理和发展摆到一个重要的位置。良好的执行系统

一定是制度、流程和人的紧密匹配的协调体系。要把企业的战略口

标和个人的发展结合，真正提升个人的工作效率，降低其学习成

本，营造一个分享的社区，推动软件与人的结合。

再次要把合同全生命周期管理全程贯通，充分借助PDCA闭环

管理原则，把业务的计划与检查放到同等重要的位置。对法务管

理、合同管理之间的关系要清晰明确的认识到，法务从风险控制与

处理的角度介入业务管理，合同从资金与进度介入业务管理，其核

心EI标仍然是为了达成效率与风险的统一。

以下基于XX集团法务管理目前主要存在的问题进行总体分析，

并提出相应的整体解决思路，为项目建设提供方向指引。

序号问题简述解决思路概述

基于目前存在的多套系统进行整合、

梳理与业务管理优化，通过本项口建

目前企业法务系统存在

1设一套适用于全集团法务管理需求的

多系统并行使用。

信息系统，做到统一业务操作人口、

统一业务管理平台、统一数据信息获

13

取渠道。

在新建设的法务系统中，建立统一的

合同模板库、授权书模板、以及其他

法务文书模板；制定统一的合同管理

没有统一的模板、流流程、纠纷案件管理流程、商标管理

2

程、权限控制等标准。流程，规范业务操作及处理活动；从

组织、部门、岗位、人员等不同维度

分别建立系统操作、数据访问权限控

制规则，规范用户对系统的应用。

充分共享系统内及系统间的数据信

息，减少用户的表单及数据录入工作

3用户使用体验较差。

量，降低系统使用难度，提高系统易

用性，从而提升用户使用体验。

完善合同管理功能，建立合同草拟、

审批、盖章、归档、履行进度跟踪、

功能较单，合同管

付款及合同履行结束的全生命周期管

4理、案件管理等没有全

理过程；通过系统提供纠纷案件上

周期管理。

报、案件受理、案件处理状念跟踪、

案件诉讼及结案等全过程管理能力。

本项目需要建立一套标充分调查集团及各事业部的法务管理

5准的集团法务体系，实现状，梳理分析相关业务流程，制定

现合同模板的制定，合一套符合集团管理实际需要的法务管

14

同关联性的处理,合同理体系，并通过系统进行落地，实现

的审签，合同的盖章，合同模板管理、合同草拟、申签、盖

合同的归档，合同的履章、归档、履行监控及合同信息查询

行、监控、查询等需求等全过程管理。并提供关联合同管理

的实现。功能，可关联查询类似合同，关联调

阅供应商的历史签约合同。

在新建设的法务系统中，建立符合集

需要加强集团纠纷案件团管理需求的纠纷案件管理、授权书

管理、授权书管理、律管理、律师库管理、商标维权管理等

6

师库管理、商标维权等业务功能，统一集团法律事务管理工

的管理力度。作平台，规范法务工作流程，提升法

务工作效率。

统一集团法务信息化管理平台，建立

基于此系统实现集团法统一的法务工作人口、统一的单据提

7务统一人口和统一管交、数据录入及访问、信息查阅及管

控。理机制，简化业务人员的H常工作及

系统使用。

新建设的法务系统，通过简化业务流

操作复杂，手工录入资程、规范系统操作、充分共享系统数

8料过多，操作效率较据、减少数据录入量、山系统依据业

低。务进展进行实时监控并提醒相关业务

人员进行下阶段工作等方式，简化用

15

户对系统的操作复杂性，提高系统使

用效率，提升系统易用性。

由系统将合同签订、履行及案件处理

过程中的所有业务数据进行归集管

理，提供川户对相关业务数据进行汇

9统计数据缺失。

总、统计及数据分析的人机接口，并

输出相关数据汇总统计报表及图形,

减少人工的数据统计工作量。

建立覆盖全集团的法务管理系统，将

各事业部的法务工作全部纳入系统进

行管理，结合各事业部的实际情况及

目前对各个事业部的法

系统应用需求，建立统一的业务流程

10务管理和风险难以管

及管理规范，做到可以统揽全局、统

控。

一监控、及事前防范、事中控制、事

后补救的风险管控机制，降低集团法

务风险。

综上所述,集团的法律事务管理主要存在以下三个方面的困难:

＞法律事务处理方面：公司的法律事务信息化管理平台不统一，信

息不对称，存在多个信息源头及业务处理平台，系统间的业务切

割及界线不明显，使用户在进行实际业务活动时产生疑惑，井可

能重复劳动，导致工作效率较低，难以多人流程化高效协同工

作。

16

＞管理制度贯彻方面：企业法律事务相关规章管理制度及业务流程

的执行，缺少统一的平台支撑，难以系统化、流程化、规范化的

进行有效监管及风险控制、评估，导致管理制度难以贯彻执行，

风险不可控。

＞法律文化建设方面：由于缺少统一的业务平台，法律事务各项活

动经验及知识难以长期累积，导致业务人员对法律知识的了解与

相关法律事务的处理经验不够，所以需要借助于系统，建立企业

法律文化建设的长效机制，全面加强法律文化建设，以保障企业

的稳健、安全、合规运行。

基于以上管理难题，本次项目将结合集团管理实际，以法务信

息系统作为载体，提升和完善公司的法律事务管理体系。

令建立和完善法律风险管理制度，进一步提高公司依法决策、依法

经营和依法管理的水平。

令建立、健全符合国家法律法规要求的公司规章制度及保障其有效

执行的监督管理体系。

令建立、健全规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责

任追究机制。

。建立公司法律风险识别、评估、管理机制，并将其融入公司经营

管理活动中。

17

第2章项目需求解析

2.1项目整体需求

本项目需要通过建设XX集团统一的法务管理信息化平台，实

现合同全生命周期管理，有效管理合同审批、签订、归档、履约监

督、合同结算等业务环行。规范合同文本起草审批办理流程，建立

起合同标准范本库以及条款库，高效便捷的方式进行合同起草。建立

合同关键要素（文本、资金、进度、标的）之间的关联性，实现商

务业务闭环。利用预警提醒、杳询、统计和分析,及时、准确了解

公司合同管理状况，防范风险，为公司经营管理服务。

令合同模板管理

基于XX集团的管理需要及业务特点，需要通过系统建立合同

模板库。要求提供不同类型的合同模板，合同模板的编辑方式要灵

活、易操作，可将经过企业内部审核的合同模板作为标准合同样本

上传到本系统中，形成公司统一的合同模板库。可实现自定义合同

模板起草合同，将XX集团的WORD格式合同导入系统，经办人将

合同文本从系统在线打开后，可直接在WORD中修改，完成后保存

即可完成合同起草，合同模板主要可分为两种形式：一种为参考模

板，针对同类型的合同选取该种模板后，在•些条款上可以起到参

考作用，并可以根据合同的特性对部分条款进行调整；另一种为固

定格式模板，这种模板只允许填写部分合同关键要素，不能对模板

内容及固定的合同条款进行修改。

令合同编号管理

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需要对公司所有纳人系统管理的合同进行统一编号，合同编号

可以由XX集团自定义其编码规则，在系统中可以按照预制的规则

自动生成,既可以实现编号的统一管理、又能保障编号的唯性。

令合同文本管理

在信息化H新月片、造假技巧也愈益高超的现今，如何保障合

同文本的真实有效，维护公司的合法权益，显得尤为重要。防止合

同造假，我们最常用也是一比在用是签字签章，除此之外，系统还

提供文本水印的功能，给合同文本打上防伪的水印，进一步巩固防

伪的力度，保障合同的合法，性。

令合同移动审批及审批时限管理

需要系统会自动给领导发送审批信息，提醒领导有需要审签信

息，领导收到审签信息后，通过移动设备就能登陆到系统对待申签

的记录并进行审批，领导审批完成后，系统自动记录审批意见。

需要系统对审批工作流程设置审批时限。通过设置审批门点的

审批时限，申批结束后可以查看各节点的审批节点所花的时间（只

计算工作时间）及整个流程审批所花费的时间，如果超出r审批时

限，系统将自动发送短信、邮件或内部消息给相关审批人。

令合同文档归档管理

合同信息管理系统应具有完善的合同相关资料的回档管理功

能，包括合同原稿、授权委托、合同审批表单、变更文件、附图、

项目文件、招投标文档和合同履行中的各种文书等，避免因遗失或

未及时存档导致的合同风险。系统还应该对文档进行分类管理，并

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为每•份文档设置关联，保证归档合同的索引及杳询要方便快捷。

令合同盖章管理

当合同谈恰妥当后，会对合同加盖印章，一个公司，可能每天

都会有多次盖章动作，如果只是依靠传统方法，如通过Excel记录

盖章情况，或者干脆就不做任何处理，只是凭借脑力记忆，长年累

月下来，可能就再也不知道盖了多少章，分别是什么类型的章，盖

章的归属合同，盖章的用途等要素了，或者至少统计起来是非常麻

烦的，且使用传统手工方法记录盖章信息，记录由川章管理员保

存，信息无法共享，给领导杳询统计川章情况带成了不便，同时，

由于信息的闭塞,也加大了用章的风险。

令预警提醒功能

合同履行过程中未能正常履行的阶段工作事项需要能实现自动

预警提醒功能（预警项点事先确定），且能根据不同的风险级别进

行分级预警，在提醒相关责任人员的同时，通知相关人员及责任领

导的介入，相关人员可方便的进入系统直观的r解合同所产出的风

险信息。提醒方式包括登录界面提醒、系统内弹出提醒窗口、邮件

提醒、短信提醒等。可以对合同的进展计划、结款计划和关键要素

进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策，降低合同管理

中的因延误付款、交货滞后带来的违约风险。系统提供的预警平台

还需要开放预警配置功能，业务人员可根据需要添加必要的提醒类

型，保障业务的及时性。

令合同信息安全管理

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合同中的相关方及标的物等信息是企业的保密信息，合同信息

的安全管理要求在不影响工作效率的前提下尽可能的保护企业的敏

感信息，应根据用户的职位、管理要求等配置不同的系统权限，权

限的管控要灵活，权限的变更要快捷。此外，由于岗位的不同，能

够查询合同内容的范围也不同，为此，系统需要能够将权限具体定

义到字段，可以根据不同齿位来区分设置。

令统计及分析功能

合同信息管理系统应提供多种便捷的统计分析功能，方便用户

及时的门蟀合同的签订和执行进展情况。可以按时间、客商、执行

状态、合同名称、项目信息、合同金额等不同的维度进行复合条件

的查询、统计及分析，用户可以方便的门定义统计需要的报表内

容，并能进行形象的图形显示及打印出相应的报表内容，满足不同

的业务部门在一定期限或特定原因下对特定范围的业务数据的汇总

统计要求，提供多种统计方式，支持自定义常用统计方案保存，能

通过折线图、饼图、直方图等方式直观展示结果，辅助经营决策。

2.2业务管理需求

法务管理系统需要支持对合同全生命周期进行管理，包括合同

立项管理、审批、签订、履行、结算等过程。对发生异常的合同进

行跟踪，包括合同的变更、签订补充协议等情况。对项目类合同需

要能够与项目建立联动，便于跟踪项FI下所有合同的签约、履行情

况，以及从合同的维度对整个项目进行监管。系统需要能够对合同

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在签约、履约过程中所潜在的风险进行识别记录，并采取一定的行

效措施控制合同风险，保障合同正常履行。

系统需要提供全面的系统管理员后台管理功能，包括组织结构

的配置、用户与权限的配置、流程配置等，提供便捷的、界面化

的、高效率的系统管理运维功能。

2.3系统集成需求

为规范各项业务经营管理，提高工作效率，XX集团已经建立

r多类业务管理信息系统，并开放了大量的系统间集成接口。为建

立公司统一的法务管理平台，并能够贴合当前业务实际，保障各项

业分在各系统间能够顺畅执行、信息充分共享，法务管理系统需要

具有良好的系统开放性与可扩展性，需要与公司ERP、OA、SSO

等系统进行深度业务集成。法务管理系统需要基于现有的基础网络

环境进行构建，并要求纳入公司域控管理，支持公司域控网络环境

下的访问。

2.4系统性能要求

1）应用系统需要保持良好的用户体验及操作的友好性，系统操作

响应时间〈2秒；

2）系统需要支持7x24小时不间断稳定运行，井保证数据的准确、

安全，具有高可靠性；

3）系统需要提供友好的人机界面与用户交互体验，有显著的任务

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列表，方便川户对系统的操作使用；

4）需要具有良好的、高效的系统运维能力，对于普通的业务数据

更新（如：变更用户、权限、业务审批流程等），能够不需要

中惭系统运行，即可完成调整；提供完善的可靠的系统容灾、

备份、恢复机制；提供灵活的、开放的系统架构，在业务或需

求变更的情况下，能够快速进行二次定制开发，对于未来业务

拓展，功能变化的灵活性、扩展性的支持；

5）系统架构安全，采用严格的身份鉴别机制和数据、业务交互、

输入/输出安全保护措施，并提供一定的安全审计功能，记录审

计LI志，保障系统运行安全及用户信息安全；

2.5项目管理与技术服务要求

为保障项1=1按进度按质量要求顺利执行，需要建立贴合实际的

完整的项目管理体系，配备专业的具有丰富类似项目经验的项目实

施团队，采用行之有效的项目管理方法与手段。在项目实施过程

中，双方团队成员需要保持良好的沟通，需要对用户方的实施团

队、合同管理信息化团队、最终用户代表群体、内部顾问、以及最

终用户分别提供充足的具有针对性的培训与讲解，并提供相应的培

训教材和配套资料，使各类用户能够充分学习各自所需的技能，保

障系统高效运行使用。

2.6总体功能要求应答一览表

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下表描述XX集团所提内容分析需求与系统解决方案在本文档

中所属章节的对应关系。具体内容详见插件：

第3章方案设计思路

3.1.系统建设重点

本次法务管理信息化建设，需要解决大量的业务问题和技术问

题，结合XX集团的实际情况，我们认为需要突出解决如下重点业

务问题和技术问题：

1）以合同模板建设和推广使用为契机，完善签订管理，控制签

订风险。

2）加强合同审批流程电子化管理，建立统一的审批管理信息化

平台，解决信息关联查询的问题。

3）建立统一的合同编号规则，形成合同自动编号机制。

4）完善履行监控，建立合适的预警机制，达到风险控制前移的

目的。

5）建立合同移动审批，领导可能通过移动设备进行合同移动审

签。

6）建立统一的合同档案管理机制，形成完整的档案，方便随时

调阅。

7）建立统一的合同台帐，汇集常用管理信息要素，为后期的业

务操作和管理提供可靠的信息源，同时也把相关的信息反映

到台帐的相关状态中，形成实时的合同数据视图，使合同