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文档简介

酒店物资采购管理制度及工作流程一、制定目的及范围为提升酒店物资采购的效率与规范性，降低采购成本，确保各项物资的及时供应，特制定本管理制度。本制度适用于酒店内所有物资的采购，包括但不限于客房用品、餐饮原料、清洁用品、办公设备和其他日常运营所需物资。二、采购原则1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑产品质量、价格及供应商的信誉。2.所有采购物资必须从合法的商家进行，要求供应商提供正规发票，确保采购的合规性。3.各部门应指派专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.日常采购流程1.1需求提出：各部门根据实际使用情况，向仓库询问库存情况，并填写“采购申请单”。1.2申请审批：采购申请由各部门负责人审核，确认申请的合理性与必要性后签字，提交至采购部。1.3询价比价：采购部负责发起询价，至少向三家合格供应商索取报价，确保获得最优价格与质量。1.4核价评估：采购部根据市场行情和历史价格进行核价，填写“报价汇总表”，并进行内部评估。1.5审批流程：报价汇总表需经采购部、财务部及总经理逐级审批，确保符合公司预算与采购规范。1.6采购执行与验收：审批通过后，采购部下达采购订单，供应商发货后，相关人员对物资进行验收，验收合格后入库。1.7财务报销：物资到货后，采购部需在规定时间内提交报销申请，确保财务流程的顺畅。2.特殊采购流程2.1集中采购：各部门在每月15日前提交集中采购需求，由采购部统一进行集中采购，确保资源的有效利用。2.2应急采购：针对突发事件或紧急需求，采购部可不进行询价，直接从合格供应商处采购，完成后需及时补齐相关文档。2.3年度采购计划：年度内定期需求的物资，需提前编制预算，提交至财务部进行备案，确保资金的合理分配。2.4零星采购：适用于金额较小、频次低的采购，采购人需在部门负责人的批准下执行。四、采购记录与备案所有采购活动完成后，采购部需将采购申请单、报价汇总表、采购订单、入库单及发票等相关文件归档保存，以备后续审核和查阅。所有采购记录应至少保存三年，以符合财务审计要求。五、采购纪律与责任1.职责分配：采购部负责维护供应商资料档案，定期进行市场调查，确保采购物资的质量与供应的稳定性。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的馈赠或回扣，违者将依法依规进行处理，情节严重者将受到辞退处理。3.信息保密：采购人员需对采购过程中的商业机密和交易信息严格保密，确保公司利益不受损害。六、反馈与改进机制为提升采购流程的科学性与合理性，酒店将定期组织采购评审会议，听取各部门的意见与建议，对采购流程进行优化与调整。任何员工均可提出建议，采购部需对反馈进行记录与分析，确保采购流程不断改善。七、总结与展望通过建立健全的物资采购管理制度与工作流程，旨在提升酒店运营的效率与效益，保障各项物资的及时供应，降低采购成本。未来，酒店将不断完善采购管理体系，引入现代化的信息化手

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