IT项目文档管理制度

IT项目文档管理制度第一章总则为提高IT项目的管理水平，确保项目文档的规范化、标准化和有效利用，依据相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本IT项目文档管理制度。该制度旨在明确项目文档的收集、整理、存储、查阅、借用及归档等管理流程，确保项目文档的准确性、完整性和安全性，以支持项目的顺利实施和后续维护。第二章适用范围本制度适用于公司所有IT项目的文档管理工作，包括但不限于需求文档、设计文档、测试文档、用户手册、项目计划、会议纪要及其他相关文档。所有参与IT项目的部门和人员需遵循本制度的规定，确保文档管理工作的顺利进行。第三章文档管理规范3.1文档分类与命名所有项目文档应根据内容性质进行分类，主要分类包括需求文档、设计文档、测试文档、实施文档和维护文档等。文档命名应遵循统一的命名规范，包含项目名称、文档类型、版本号及日期。例如：`项目名称_需求文档_v1.0_2023-10-01.docx`。3.2文档版本控制项目文档采用版本控制制度。每次文档修改都需更新版本号，格式为“主版本号.次版本号”。主版本号在文档内容发生重大变更时增加，次版本号在文档内容进行小幅修改或修正时增加。所有版本的文档需保留，以便追溯。3.3文档内容要求项目文档应保证内容的完整性和准确性。文档应包括但不限于以下内容：文档标题及版本信息项目名称及相关信息文档编写人及审核人文档创建日期及修改历史文档内容及附录第四章文档收集与整理4.1文档收集项目组成员需在项目各阶段积极收集相关文档，确保信息的及时更新和记录。项目经理需定期组织文档收集工作，确保所有重要文档的完整性和可追溯性。4.2文档整理文档整理由项目专职人员负责，整理工作应按照项目阶段和文档类型进行分类存放。整理后的文档需录入文档管理系统，标明存储路径和相关信息，便于后续查阅。第五章文档存储与备份5.1文档存储所有项目文档应存放在公司指定的文档管理系统中。系统需具备权限管理功能，不同角色的用户应有相应的访问权限，确保文档安全。5.2文档备份项目文档应定期备份，备份周期为每月一次。备份应存放在安全的异地存储介质中，以防数据丢失。备份记录需由项目负责人审核并存档。第六章文档查阅与借用6.1文档查阅公司内部人员可通过文档管理系统查阅项目文档。查阅需遵循保密规定，确保不泄露敏感信息。查阅记录需在系统中保存，以便追溯。6.2文档借用外部人员需借用项目文档时，需填写借用申请表并经项目负责人批准。借用文档应在借用期限内归还，逾期未归还的，需说明理由并申请延期。第七章文档归档与销毁7.1文档归档项目结束后，所有相关文档应进行归档处理。归档文档应确保完整、准确，存放在公司指定的档案库中。归档记录需填写归档清单，确保可追溯。7.2文档销毁对于不再需要保存的文档，需按照公司相关规定进行销毁。销毁前应进行审核，确保文档不再使用。销毁记录需保存，以备查验。第八章监督与评估8.1监督机制项目管理部负责对文档管理制度的实施进行监督。定期组织检查，确保各部门按照制度要求开展文档管理工作。发现问题应及时整改，并向相关责任人反馈。8.2评估机制每年度对项目文档管理工作进行评估，评估内容包括文档管理的规范性、有效性和安全性。评估结果应形成书面报告，并向管理层