养老机构外包合同管理规范范本3-16-10

养老机构外包合同管理通用规范范本一、范围本文件明确规定了养老机构外包合同管理所涉及的职责界定、内容范畴以及相关要求细则，适用于各类养老机构在外包合同管理方面的实践操作与规范执行。二、规范性引用文件在本文件的应用过程中，《员工考核管理规范》以及《岗位手册》等文件不可或缺。其中，凡是明确标注日期的引用文件，仅该特定日期的版本对本文件有效；而未标注日期的引用文件，则以其最新版本（涵盖所有修订内容）为准适用于本文件。三、职责1.办公室主任职责：全面负责垃圾清运、排污管道清理、化粪池清掏、电梯维修、锅炉等外包服务合同从签订、履行到变更与解除的全流程管理工作，确保相关外包服务的顺利开展与合规运作。2.健康照料部主任职责：主要承担医疗服务支持协议的签订、履行、变更和解除等关键职责，保障医疗服务外包环节的专业性与有效性，满足养老机构内老人的医疗保健需求。3.考核依据：依照《岗位手册》及《员工考核管理规范》所设定的标准与要求，对涉及外包合同管理工作的相关环节与人员进行系统检查与考核评估，以保障工作质量与合规性。四、合同起草和评审1.起草主体与评审流程：外包合同通常由供方负责起草，随后经院长进行全面评审，评审通过后方可实施。在实际操作中，院长可委托主管院长或相关部门主任代表其签署合同，确保合同签订流程的严谨性与合法性。2.评审组织与审批权限：由主管院长牵头组织相关部门主任开展合同评审工作，并最终将评审结果报院长审批。评审过程涵盖对合同合法性、可行性、条款完整性、准确性、手续完备性以及价额合理性等多方面的深入评估，以降低合同风险，保障养老机构权益。3.评审方式与法规遵循：合同评审主要采用自我评审方式，各部门在起草与评审合同时，务必确保合同的形成符合《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规的规定，避免潜在法律纠纷。五、合同的签订程序1.条款审阅：甲乙双方应认真细致地审阅合同条款，确保对合同内容有清晰、准确的理解，避免因条款理解歧义导致后续合同履行困难。2.协商补充：双方可基于充分的沟通与协商，对合同中未涉及的条款或特殊要求进行补充完善，并以书面形式加以明确确认，使合同内容更贴合实际业务需求与双方期望。3.签字盖章：经双方确认无误后，由法定代表人或其授权的相关负责人在合同上签字，并加盖单位公章，使合同正式生效，具有法律效力。六、合同的管理要求1.合同份数与存档：合同签订时应一式三份，分别由办公室进行备案存档，以便日后查阅与追溯；财务部用于计税（帐）处理，确保财务数据的准确性与合规性；经手部门留存备查，为业务执行提供依据。2.合同期限与保存期限：外包合同原则上以一年为周期进行签订，且合同文本需妥善保存三年，以满足可能的审计、纠纷处理或业务回顾等需求。七、合同的履行、变更、纠纷的处理1.合同履行原则：合同一经正式签订，即产生法律效力，双方均应严格依约履行各自义务。履职部门需按照合同要求，及时、有序地开展检查、安排工作，确保合同目标的顺利实现。2.履行主体与问题处理：合同分别由承办部门和合同管理部门共同组织履行，在履行过程中，应密切掌握合同执行情况，一旦发现问题，需及时汇报请示上级领导，积极寻求解决方案，确保合同履行不受重大阻碍。3.变更与解除程序：对于未履行完毕的合同，若需变更或解除，承办部门应首先深入查清原因，并提出专业意见，经主管领导核准后，与对方进行友好协商。双方达成一致意见后，需签署书面协议，严禁任何一方擅自修改、废止合同或进行随意的口头变更，维护合同的严肃性与稳定性。4.违约责任追究：若合同出现违约情况，应依据法律规定追究责任方的违约责任。当对方违约时，承办部门应按规定流程索取违约金；若违约给我方造成的经济损失超过违约金数额，承办部门还应依法索取赔偿金，以充分弥补我方损失。5.纠纷解决途径：合同纠纷发生后，承办部门应积极主动地与双方进行协商解决。若协商无果，应及时向主管领导汇报情况；在与对方协商仍不能达成协议时，承办部门应依据合同约定或法律规定，向仲裁机构申请仲裁或向法院提起诉讼，通过合法途径维护养老机构的合法权益。6.合同履行完毕处理：合同履行完毕后，由合同管理部门进行全面核实，确认合同义务已全部履行且无遗留问题后，及时将合同相关资料进行归档整理，以便日后查阅与管理。八、外包服务合同的监督1.电梯维修外包合同监督管理1.责任分工与供方管理：办公室主任负责电梯维修外包承包方合格供方的严格检查筛选以及合同的签订工作，物业维修组作为执行部门具体落实相关工作。物业维修部门在选择承包方时，必须确保其为合格供方，并每年收集整理合格供方所需的相关材料，建立完善的供方档案。2.安全合规要求：要求承包方每年主动向质量监督局提出电梯检查申请，并取得《安全检验合格标志》，确保电梯运行符合安全标准。电梯发生故障时，物业维修人员需及时通知承包方，并详细记录其到达时间和维修时间，以便对维修效率进行监督考核。3.保养服务监督：物业维修部门应依据合同规定，按时通知承包方开展预防性的保养服务，通过定期保养减少或杜绝电梯故障的发生。在保养过程中，物业维修组需对承包方的全部服务工作进行监督和考察，设立专门的维修档案，对每次维修的时间、内容、质量及服务态度、技术水准等方面进行详细记录，并在维修服务卡上签署专业意见，作为服务评价与费用结算的重要依据。4.配件质量把控：如需更换电梯配件，物业维修部门必须严格检查监督所换配件，确保其为原厂正宗配件，从源头上保障电梯维修质量与安全性。5.工作时间协调：在电梯定期保养期间，物业维修人员应合理安排承包方的工作时间，充分考虑入住老年人和员工的正常工作与生活需求，避免因保养工作造成不必要的干扰与不便。6.人员资质与服务检查：每次服务时，物业维修人员要认真检查承包方维修人员的上岗证、资质证书以及服务内容，确保维修服务的有效性与专业性，保障电梯安全稳定运行。7.违规处理机制：当发现承包方的做法违反外包合同的有关约定或是有可能造成恶劣影响时，物业维修部门应及时提出终止外包合同，并启动更换承包商的程序，以保障养老机构的合法权益与电梯运行安全。2.生活垃圾清运外包合同监督管理1.责任界定与执行监督：办公室主任负责生活垃圾外包承包方合格供方的检查筛选与合同签订，物业维修组作为执行部门负责具体监督工作，并填写《QH-BG-056生活垃圾清理情况表》，详细记录生活垃圾清运的相关情况。2.废弃物处理监督：物业维修组需监督承包方将废弃物及时运输到合法、合规的场所，并严格按照有关规定进行妥善处理，严禁随意卸放，防止环境污染。同时，监督承包方尽可能提高废弃物的回收利用率，且在处理过程中不得造成二次污染，实现废弃物的减量化与资源化处理。3.运输环节监管：对承包方运输车辆的车况、车容进行监督检查，确保车辆尾气、噪声及冲洗水符合国家、地方政府机动车的排放标准。要求车辆进入现场时减速慢行，不鸣喇叭，听从现场管理人员指挥；车辆进场后如有泥浆、渣土等污物，必须清洗后退场，保持场地清洁卫生。4.装卸作业规范：监督承包方在废弃物装卸过程中采取有效措施减少噪音和粉尘污染，严禁野蛮装卸行为，降低对周边环境和人员的影响。在运输流质和化学品废弃物时，要求承包方包装严实，防止遗洒、渗漏；流质废弃物容器开口朝上，且不得有残留废液外泄，确保运输安全与环境安全。5.服务评价记录：办公室主任负责记录承包方服务的时间、内容，并对其服务质量进行综合评价，作为合同履行评估与费用支付的重要参考依据。6.违规处理措施：当发现承包方违反外包合同约定或可能造成恶劣影响时，办公室主任应及时提出终止外包合同，并启动更换承包商程序，以维护养老机构的良好环境与形象。3.化粪池清掏外包合同监督管理1.责任划分与执行部门：办公室主任负责化粪池外包承包方合格供方的检查筛选与合同签订，物业维修组作为执行部门负责具体实施，并填写《QH-BG-055化粪池清掏记录表》，记录化粪池清掏的详细过程与结果。2.清掏时机与质量监督：雨后、雪后根据实际需要，办公室应及时通知承包方清理化粪池，并全程监督服务质量，维护院方利益。在作业过程中，监督承包方保持工作现场的清洁卫生，避免清掏作业对周边环境造成污染。3.清掏效果评估：清理完成后，需目视检查井内无积物浮于上面，出入口畅通无阻，确保污水不溢出地面，达到良好的清掏效果。同时，敦促承包方彻底扫清作业尾巴，不留卫生死角，保障化粪池及周边环境的清洁与安全。4.记录与评价：物业维修组负责详细记录承包方服务的时间、内容，并对其服务质量进行客观评价，为合同管理与后续合作提供数据支持。5.违规处理：当发现承包方违反合同约定或可能造成不良影响时，办公室主任应及时终止外包合同，并更换承包商，确保化粪池清掏工作的合规性与有效性。4.锅炉维修外包合同监督管理1.责任界定与供方审查：办公室主任负责化粪池外包承包方合格供方的检查筛选与合同签订，物业维修组作为执行部门负责具体实施过程中的监督检查工作。物业维修组应严格检查合格供方的各类证件和材料，包括施工单位营业执照、锅炉安装许可证副本、压力容器焊工证、其它有关人员的证件及名单，并填写《QH-BG-005供暖锅炉安全运行记录》，建立完善的施工单位档案。2.施工前期审核备案：施工单位应将告知书、有效合同书、焊工证及有关人员的名单和证件复印件、修理改造方案和施工工艺文件等提交锅检所审核备案，建立监检档案，以便现场核查。确保施工过程符合相关法规与技术标准要求，保障锅炉维修质量与安全。3.施工工艺与技术标准：施工工艺中的主要技术控制指标应与锅炉原设计制造要求保持一致，所采用的新技术、新工艺、新材料应符合现行规程、标准的要求。施工方案及工艺的制定应详细、具体，与实际情况紧密相符，具有较强的可操作性，同时应对施工中可能出现的问题及难点进行充分预估，注明注意事项并提出可靠的技术保证措施。4.施工资源配备评估：在制定的施工方案中，需检查是否根据项目及特点，合理配备了与之相适应的工装设备及合格的各类专业技术人员，确保施工资源能够满足施工需求，保障施工进度与质量。5.关键部件维修文件审查：对主要受压元件的重大修理改造（如锅筒、封头的挖补、更换等），要求施工单位提供符合规程、标准要求的加工工艺文件，以及主要焊缝的焊接工艺文件和无损探伤方案，确保关键部件维修质量可靠，符合安全标准。6.材料质量检查与管理：对现场所有材料的原始材质质量证明书进行审查确认，必要时进行现场材质的复验，并与锅炉出厂质量证明书进行核对，确保材料质量符合要求。同时，检查施工单位在材料保管和使用管理制度方面的执行情况，包括材料的堆放、使用记录和材料原始标志的移植等，防止材料混用或误用，影响锅炉维修质量。7.施工过程监督与检查：检查施工单位在施工过程中是否严格按照施工方案及施工工艺的要求进行施工，现场材料的加工工艺和结构尺寸是否符合施工工艺的技术要求，并与相关的标准及锅炉原设计图纸的要求进行核对。对现场施工人员的资格进行严格核对，检查主要施工专业技术人员是否为施工单位申报名单中的人员，并与有关证件进行仔细核对。同时，查看施工过程中是否存在无证人员上岗操作或焊工超项次焊接的现象，杜绝施工安全与质量隐患。8.质保体系运转检查：检查施工单位质保体系运转情况是否正常，施工单位质检人员是否到位，施工记录是否齐全、真实有效。通过对质保体系的监督检查，确保施工过程中的质量控制与问题追溯机制有效运行，保障锅炉维修工程质量。9.记录与评价：物业维修人员负责详细记录承包方服务的时间、内容，并对其服务质量进行综合评价，为合同管理与后续合作提供依据。10.违规处理机制：当发现承包方违反合同约定或可能造成恶劣影响时，办公室主任应及时终止外包合同，并更换承包商，保障锅炉维修工作的安全、合规与高效。6.消防中控维修外包服务的监督管理1.责任主体与记录填写：办公室主任负责消防中控维修外包服务的全面监管、合同的制定与修订工作，物业维修组作为执行部门负责具体实施，并填写《QH-BG-007中控室设备维修及安全运行记录》，记录消防中控维修服务的详细情况。2.报警故障处理监督：当报警故障发生时，监督承包方是否按照规定处理程序进行处理。首先要求承包方对故障进行确认，按确认软键，使本地音响停止音响，黄色的故障指示灯由闪烁变成常亮，并将确认信息显示在屏幕上且传送历史记录到存储器。然后，检查故障的位置和类型信息，确定准确的故障位置和地址，最后到现场排除故障，确保报警故障得到及时、有效的处理，保障消防中控系统的正常运行。3.系统故障处理监督：若是系统故障，监督承包方是否按照规定处理程序进行处理。首先要求承包方查看故障类型，对于接地故障要逐项排查，并在24小时之内解决系统故障。若是点故障，要求承包方分析故障原因，如探测器需要清洗、维修故障，及时清洗探测器；若是探测器报无效应答故障且是由于线路原因造成的，要求承包方及时恢复系统，使系统恢复正常。若是由于探测器损坏造成的，要求承包方填写《设备检修处理规程》表，分析损坏原因以及采取的处理方式，对于感温电缆的人为损坏，要求承包方首先检查故障点，找出损坏位置并进行相应处理，确保系统故障得到妥善解决，不影响消防中控系统的可靠性。4.自动喷水系统巡检监督：对自动喷水系统雨淋阀组的前后蝶阀状态，控制膜腔的压力，阀体的压力进行检查记录，当两表的压力差别较大时要求承包方分析原因。检查阀体的手动开关、复位按钮是否在正常状态，检查水力警铃、压力开关工作状态（主要是外观检查，看是否松动、是否损坏，功能检查在月实验中通过打开试验阀进行测试）。检查电磁阀是否漏水，每个保护区的喷头是否正确，对于闭式喷头还要对集热罩进行检查。对于预作用系统还要检查空压机的运行状态、截止阀和空气维护装置，通过检查空压机的真空压力表查看管道和喷头的工作情况，对于有喷头松动的设备要求承包方及时处理，确保自动喷水系统处于良好的运行状态，在火灾发生时能够正常发挥作用。设备卫生监督管理1.卫生处理程序监督要点1.对于消防中控系统的主机机箱内部、雨淋阀基本管路、就地手喷、止喷控制箱等部位，巡检人员需严格监督承包方是否按照规定流程进行全面细致的清洗工作，确保设备表面及内部均无灰尘、污渍积聚，始终保持整洁状态，以保障设备运行环境良好，降低因卫生问题引发设备故障的风险。2.针对位置较高的设备，如气体保护区门外的警铃、气体释放灯以及声光报警器等，监督承包方是否借助合适的工具（如梯子）定期开展卫生清扫作业，确保这些设备的外观整洁干净，无积尘、无杂物附着，使其在应急状态下能够正常发挥警示与指示功能，为养老机构的消防安全提供可靠保障。2.记录与违规处理1.物业维修人员应详实记录承包方每次服务的时间、具体内容，并依据既定标准对其服务质量进行客观公正的评价，形成完整的服务记录档案，为后续的服务质量评估、费用结算以及合同管理提供有力的数据支持。2.一旦发现承包方在设备卫生处理或其他服务环节的做法违反了外包合同的相关约定，或者其行为有可能对养老机构的正常运营、安全保障等方面造成恶劣影响，物业维修人员应果断及时地提出终止外包合同，并迅速启动更换承包商的程序，以维护养老机构的合法权益与运营秩序。二、医疗服务支持协议监管1.供方筛选与协议签订1.健康照料部主任承担着医疗服务支持协议中医院合格供方的严格检查筛选职责，通过多维度的评估与审核，确保所选医院具备良好的医疗服务能力、专业资质以及信誉口碑，能够为养老机构的老年人提供高质量、安全可靠的医疗服务。在完成筛选后，由健康照料部主任负责与选定的医院签订医疗服务支持协议，明确双方的权利与义务，为合作关系的建立奠定坚实的法律基础。2.健康照料部主任应持续关注合格供方的动态信息，每年定期收集整理合格供方所需的各类材料，包括但不限于医院的资质证书更新情况、医护人员的专业培训记录、医疗设备的维护与更新报告等，以便全面了解供方的服务能力与资源状况是否持续符合养老机构的需求与标准。2.服务过程监管1.健康照料部主任需对医疗支持方到敬老院提供服务的时间安排、服务项目实施情况以及服务质量水准进行全程跟踪监管，并依据科学合理的评价标准对每次服务做出客观准确的评价。通过建立完善的服务质量监控机制，及时发现并解决服务过程中出现的问题，确保医疗服务的及时性、有效性与专业性，满足老年人的医疗保健需求。2.当入住老年人身心状况发生变化时，健康照料部应立即通知医疗支持方，并在其专业指导下积极开展相应的护理与治疗工作。密切配合医疗支持方制定个性化的医疗护理方案，确保老年人能够得到及时、妥善的救治与关怀，保障其生命健康安全。3.严格监管医疗支持方对敬老院提供的各类培训与指导服务，包括专业技能培训、科学膳食培训、预防院内感染和医疗垃圾的分类管理等方面所提出的意见和建议，确保这些内容能够紧密贴合敬老院的实际运营情况与医疗服务要求，有助于提升养老机构整体的医疗服务水平与管理效能。4.全面监管医疗支持方针对敬老院老年人开展的健康体检、常见慢性病的防治工作，以及所提供的健康咨询服务和心理、精神咨询服务的质量与效果。确保医疗支持方能够运用专业的医学知识与丰富的临床经验，为老年人提供精准的健康评估、有效的疾病防治方案以及贴心的