公司会议室管理制度简单

公司会议室管理制度简单第一章总则

为确保公司会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议目的，制定本会议室管理制度。本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开及管理，适用于公司全体员工。

一、会议目的

1.传达公司战略、政策及各项决策；

2.交流工作经验，提高工作效率；

3.解决工作中存在的问题，促进业务发展；

4.增进部门间沟通与合作，提高团队凝聚力。

二、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议；

2.临时会议：因工作需要，临时组织召开的会议；

3.专题会议：针对特定主题或问题召开的会议；

4.外部会议：与外部单位联合组织或参加的会议。

三、会议组织

1.会议的组织者负责确定会议主题、议程、参会人员及时间地点；

2.会议组织者需提前将会议通知发送至参会人员；

3.会议组织者负责会议现场的布置、签到、资料发放等工作。

四、会议纪律

1.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假；

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话；

3.会议期间，参会人员应保持会场秩序，不得交头接耳、随意走动；

4.会议内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密制度。

五、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由公司董事会负责解释。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务发展需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确各议题讨论的时间安排，确保会议内容全面、有序。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保参会人员具备决策权或相关专业背景。

4.通知参会人员：提前将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员，以便他们提前做好准备。

5.预备会议资料：收集、整理与会议主题相关的资料，制作会议手册，并在会前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，组织者负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和纪律。

3.各议题讨论：按照议程安排，逐一讨论各议题，鼓励参会人员积极发言，充分表达自己的观点。

4.会议决策：针对各议题，形成会议决策或意见，明确责任人和完成时间。

5.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决策的执行和跟进。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录全面、准确、真实。

2.记录会议主题、参会人员、讨论内容、决策结果等关键信息。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并发送给参会人员。

四、会议跟进

1.会议组织者负责跟踪会议决策的执行情况，确保各项工作按时完成。

2.对会议决策涉及的问题，及时与相关部门沟通协调，推动问题解决。

3.定期汇报会议决策执行情况，为下一阶段工作提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保各项工作落实到位，特制定会议纪要的跟踪落实制度，具体如下：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、决策结果、责任人和完成时限等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核批准后，由会议组织者通过电子邮件、公司内部通讯系统等方式发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟进

1.各责任部门或责任人应根据会议纪要中明确的任务和完成时限，制定具体执行计划，并立即着手实施。

2.会议组织者应建立会议决策跟踪表，对会议纪要中的每一项决策进行跟踪，定期检查执行进度。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任部门应及时反馈给会议组织者，以便协调资源，协助解决。

三、会议决策的汇报与评估

1.责任部门应在规定的完成时限内，向会议组织者提交决策执行情况的书面报告。

2.会议组织者应定期组织会议，对已完成的决策进行评估，总结经验教训，优化工作流程。

3.对于未按期完成的决策，应分析原因，制定整改措施，并重新设定完成时限。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，保存期限至少为三年。

2.会议组织者应建立会议纪要管理台账，便于随时查阅和历史回顾。

3.对于涉及公司机密的会议纪要，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，提供良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.员工需提前预订会议室，并通过公司指定的预订系统提交申请，注明会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订会议室应遵循先到先得的原则，对于重要会议或大型活动，可由会议组织者提前协调安排。

3.预订成功后，会议组织者应确保会议按时开始和结束，不得无故占用会议室。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座椅、白板、投影仪等必要设备。

2.会议组织者负责检查会议室设施是否齐全、功能正常，确保会议顺利进行。

3.会议室布置应保持整洁、有序，会议结束后，应及时恢复原状，确保下一场会议的正常使用。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，不得损坏室内设施，不得擅自改变室内布局。

2.会议室使用期间，应保持室内安静，不在室内进食，不在白板上乱涂乱画。

3.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，确保垃圾入篓，不留杂物。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护管理，定期进行检查和保养，确保设备处于良好状态。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规范，发现异常情况应及时报告给设备管理人员。

3.对于贵重设备，应建立使用登记制度，记录使用时间、使用人员等信息，以备追溯。

五、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如消防器材、安全出口等，并定期进行安全检查。

2.会议期间，应确保会议室门关闭，防止无关人员进入。

3.对于涉及公司机密的会议，应采取必要的保密措施，如使用保密协议、限制会议记录外传等。

第五章附则

为确保公司会议室管理制度的有效实施，特制定以下附则：