宿管部会议管理制度

宿管部会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了加强宿管部内部沟通与协作，提高工作效率，确保会议的严肃性、规范性和高效性，特制定本会议管理制度。本制度遵循公开、透明、民主、集中的原则，确保会议内容的全面性、针对性和实用性。

二、适用范围

本制度适用于宿管部各类会议，包括但不限于：部门例会、专题研讨会、工作总结会等。各部门应根据实际情况，在本制度的框架内制定具体的实施细则。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如部门例会、周会、月会等；

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议，如专题研讨会、紧急协调会等；

3.总结会议：对一定时期内的工作进行总结、分析的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由主持人负责，会议主持人由部门负责人指定；

2.会议主持人应提前做好会议准备工作，包括确定会议议题、议程、参会人员等；

3.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向主持人请假。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程；

2.参会人员应遵守会议纪律，不得随意离场、喧哗或打断他人发言；

3.会议内容涉及敏感信息时，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

六、本制度的解释与修订

1.本制度的解释权归宿管部所有；

2.本制度如有需要修订，由宿管部提出修订方案，报上级领导审批后执行。

本章内容为本会议管理制度的第一章总则，以下各章节将分别就会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议议题：会议主持人根据部门工作需要，提前收集议题，确保议题具有针对性和实用性；

2.确定参会人员：会议主持人根据议题内容，明确参会人员范围，确保相关人员参会；

3.下发会议通知：会议主持人应在会议召开前至少1个工作日，下发会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员等内容；

4.准备会议材料：会议相关人员应提前准备会议所需材料，包括但不限于报告、数据、案例等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到工作，确保参会人员到齐；

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议题、议程及参会人员；

3.各议题负责人按议程顺序汇报、讨论相关内容；

4.参会人员就议题展开讨论，提出建议和意见；

5.会议主持人对讨论进行总结，形成决议或指导意见。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，提出决策建议；

2.参会人员对决策建议进行表决，表决方式可以采取口头、举手或投票等形式；

3.表决结果需由专人记录，并在会议纪要中体现；

4.会议主持人宣布决策结果，并对执行过程进行明确。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求；

2.参会人员对会议组织、议题设置等方面提出意见和建议；

3.会议主持人对意见和建议进行收集，为今后会议改进提供参考。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与；

2.参会人员整理会议纪要、决议等材料，确保会议成果得以落实；

3.会议主持人应将会议纪要、决议等材料及时报上级领导审批。

本章内容为本会议管理制度的第二章会议流程，以下章节将就会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要由专人负责记录，应详细记载会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等；

2.会议纪要编制完成后，需经会议主持人审核确认；

3.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成审批流程，并由会议主持人签发。

二、会议纪要的分发与传达

1.审批通过的会议纪要应以适当方式分发至所有参会人员，确保相关人员了解会议内容；

2.会议主持人或指定人员应对会议纪要中的关键决策和行动计划进行口头或书面传达；

3.对于涉及多个部门或重要决策的会议纪要，应抄送相关部门和领导。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议决策的执行责任到人，明确执行期限和验收标准；

2.会议主持人或指定专人负责对决策执行情况进行跟踪，确保各项工作按计划推进；

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，应及时反馈给会议主持人，以便及时调整和协调资源。

四、会议决策的监督与评估

1.设立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和评估；

2.会议主持人或监督小组应定期召开会议，听取执行情况汇报，并对执行效果进行评价；

3.根据评估结果，对执行不力的责任人和部门进行问责，并提出改进措施。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定的归档流程进行归档，确保资料的完整性和可追溯性；

2.建立会议纪要查阅制度，方便相关人员查阅历史会议纪要，了解决策背景和执行情况；

3.对于涉及敏感信息或重要决策的会议纪要，应设置相应的保密等级和查阅权限。

本章内容为本会议管理制度的第三章会议纪要的跟踪落实，后续章节将对会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门根据会议需求提前向会议室管理部门提交预订申请；

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型等信息，以便管理部门合理分配会议室资源；

3.管理部门收到预订申请后，应及时回复确认，并在会议室使用时间冲突时，协调解决。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应严格遵守会议管理制度，保持会议室整洁、安静；

2.会议室内设备使用前应进行检查，确保设备正常运行，如有故障应及时报修；

3.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意移动、损坏或私自带走；

4.会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议设备，确保设备状态良好；

2.对于特殊设备，如投影仪、音响等，应由专业人员操作，未经允许不得随意使用；

3.会议室管理部门应制定设备使用操作手册，并对相关人员开展培训，提高设备使用效率。

四、会议室卫生与安全

1.会议室管理部门应定期进行卫生清洁，确保会议室环境卫生；

2.会议室应配备必要的消防设施和急救器材，并定期检查，确保安全；

3.会议期间，如发生紧急情况，应立即启动应急预案，组织人员疏散。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应明确会议室开放时间，并根据实际情况调整；

2.特殊情况下，如需在非开放时间使用会议室，需提前向管理部门申请，经批准后方可使用；

3.会议室管理部门应合理安排会议室使用时间，避免资源浪费。

本章内容为本会议管理制度的第四章会议室管理规定，最后一章将就附则进行详细阐述。

第五章附则

一、本制度的实施

本制度自颁布之日起实施，宿管部全体成员应严格遵守，确保会议的顺利进行。

二、特殊情况的处理

对于本制度未能涵盖的特殊情况，可根据实际情况灵活处理，但需确保不影响会议的严肃性和效率，并及时向部门负责人报告。

三、制度的修