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文档简介

采购工作职责及流程一、制定目的及范围为了提升采购工作的效率与规范性，确保采购流程的透明与公正，特制定本制度。该制度适用于公司所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等，旨在明确各环节的职责与操作流程，确保采购工作的顺畅进行。二、采购原则采购工作应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动必须在公平、公正的基础上进行，确保选择的供应商具备相应的资质与能力。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各部门及相关人员能够了解采购的具体情况。3.经济性：在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，提升资源利用效率。4.合规性：所有采购活动必须遵循国家法律法规及公司内部规章制度，确保合法合规。三、采购流程1.采购申请在采购工作开始之前，申购人需向仓库确认库存情况，确保所需物资确实缺乏。确认后，填写“采购申请单”，并附上相关的需求说明及预算依据。2.审批流程采购申请单需经过部门负责人审核，确保采购的必要性与合理性。审核通过后，申请单将提交至财务部门进行预算审核，确保采购金额在预算范围内。3.询价与选择供应商各部门需对符合采购要求的物资进行市场调研，至少提供三家供应商的报价。报价应包括物资的单价、交货期、付款方式等信息。根据报价情况，进行综合评估，选择最优供应商。4.核价与合同签署在选择供应商后，需对其报价进行核价，参考历史价格及市场行情，确保报价的合理性。核价完成后，与供应商签署正式采购合同，明确双方的权利与义务。5.采购实施与验收合同签署后，采购人负责下单并跟踪物资的生产与运输情况。物资到货后，相关人员需对其进行验收，确保数量与质量符合合同要求。验收合格后，物资入库，并更新库存记录。6.付款与报销采购物资到货并验收合格后，采购人需及时向财务部门提交付款申请，附上采购合同、验收单及发票等相关资料。财务部门审核无误后，进行付款处理。采购人需在物资到货后一个月内完成报销，逾期将不予受理。7.采购记录与档案管理所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请单、合同、验收单、付款凭证等。采购人需将相关资料整理归档，以备后续查阅与审计。四、特殊采购流程在特定情况下，采购流程可能会有所调整，以下为特殊采购的具体流程：1.集中计划采购对于办公用品等常规物资，各部门需在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行集中采购，以提高采购效率。2.零星采购适用于金额较小且偶发的采购需求。采购人需在执行前征得部门负责人的同意，并填写相关申请单。3.应急采购在紧急情况下，需迅速采购物资时，由应急处置小组负责。此类采购可不进行询价，确保以最快的方式满足需求。4.年度采购对于定期需求的物资，需提前编制年度采购计划，并向财务部门报备，确保预算的合理分配与使用。五、采购人员职责采购人员在整个采购流程中承担重要职责，具体包括：1.负责市场调研，建立供应商资料档案，确保采购物资的质量与合规性。2.维护与供应商的良好关系，及时沟通采购需求与问题。3.参与采购合同的谈判与签署，确保合同条款的合理性与可执行性。4.监督物资的验收与入库，确保采购流程的顺畅进行。六

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