北京标杆物业管理有限公司运作手册汇编

文件编号：YZ-A/ZG

受控编号：

北京标杆物业管理有限公司

运作手册汇编

标杆物业管理有限公司

北京标杆物业管理有限公司运作手册汇编

目录

目录........................................................2

1.行政与人力资源部..........................................6

1.1.组织结构及人员编制..................................6

1.2.管理范围.............................................7

1.3.岗位职责.............................................8

1.4.操作规程.............................................9

1.4.1.员工聘用操作规程.................................9

1.4.2.员工考勤操作规程................................11

1.4.3.考核评价操作规程................................13

1.4.4.办理员工离职操作规程............................15

1.4.5.员工入职培训操作规程............................17

1.5.管理制度............................................18

1.5.1.员工考勤管理规定................................18

1.5.2.员工打卡管理暂行规定............................19

1.53计算机使用管理规定..............................19

1.5.4.关于印章使用管理的暂行规定.....................20

1.5.5.女职工劳动保护管理办法.........................21

1.5.6.员工体格检查管理办法............................22

1.5.7.工伤事故管理办法................................23

1.5.8.办公用纸管理办法................................31

1.5.9.关于法律法规及其他要求搜集、更新和培训等工作管理办法

31

1.5.10.车辆使用的管理规定.............................33

1.6.聘用人员岗位标准与任职要求.........................33

1.7.相关文件............................................34

1.8.记录表格............................................35

2.财务部...................................................35

2.1.组织结构及人员编制.................................35

2.2.管理范围............................................36

2.3.岗位职责............................................36

2.4.操作规程............................................39

2.4.1.日常会计核算操作规程............................39

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2.42财务支出/报销操作规程..........................40

2.4.3.业主/租户入伙操作规程.......................42

2.4.4.入住收费操作规程............................43

2.4.5.租户退租操作规程............................44

2.4.6.装修费用操作规程............................45

2.5.管理制度............................................46

2.5.1.固定资产、低值易耗品的核算制度..................46

2.52财务支出/报销制度...............................47

2.6.记录表格............................................48

3.品质管理部..............................................48

3.1.组织结构及人员编制.................................48

3.2.管理范围............................................49

3.3.岗位职责............................................49

3.4.操作规程............................................50

3.4.1.综合管理体系文件的控制程序.....................50

3.4.2.综合管理体系文件内部审核程序...................51

3.4.3.检查监督控制程序................................55

3.5.管理制度............................................56

3.5.1.综合管理体系文件增/补发的管理制度..............56

3.52综合管理体系文件编写规定.......................56

3.6.记录表格............................................63

4.工程事务部...............................................63

4.1.组织结构及人员编制.................................63

4.2.管理范围............................................64

4.3.岗位职责............................................64

4.4.操作规程............................................65

4.4.1.工程项目招标程序................................65

4.4.2.代维工程审批和执行程序..........................67

4.5.管理制度............................................69

4.5.1.工程事务部交流培训、监督检查制度...............69

4.6.记录表格............................................70

5.保洁中心.................................................70

5.1.岗位职责及人员编制.................................70

5.2.管理范围............................................70

5.3.岗位职责............................................71

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5.4.操作规程............................................73

5.4.1.新接项目清洁开荒规程............................73

5.42保洁中心经理日常工作检查规程...................75

5.4.3.操作规程........................................75

5.4.4.项目主管日常工作检查规程.......................77

5.4.5.文件资料管理规程................................78

5.4.6.客户办公室清洁操作规程..........................79

5.4.7.平生间清洁操作规程..............................81

5.4.8.打蜡操作规程....................................83

5.4.9.地毯清洁操作规程................................84

5.4.10.大堂清洁操作规程...............................86

5.4.11.消防楼梯清洁操作规程...........................87

5.4.12.外围及地下停车场清洁操作规程...................88

5.4.13.公共区域走廊清洁操作规程.......................89

5.4.14.电梯清洁操作规程...............................90

5.4.15.火警处理操作规程...............................91

5.4.16.停电处理规程...................................92

5.4.17.停水处理规程...................................94

5.4.18.气候剧变对应程序...............................95

5.5.管理制度............................................96

5.5.1.保洁用品管理制度................................96

5.5.2.培训管理制度....................................98

5.5.3.人员防护制度....................................98

5.5.4.物品使用管理制度................................98

5.5.5.记录...........................................102

6.物配中心................................................102

6.1.组织结构及人员编制................................102

6.2.管理范围...........................................102

6.3.岗位职责...........................................103

6.4.操作规程...........................................103

6.4.1.采购工作操作规程...............................103

6.4.2.应急采购程序...................................105

6.5.相关文件...........................................106

6.6.记录表格...........................................107

7.发展策划部..............................................107

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7.1.组织结构及人员编制.................................107

7.2.管理范围...........................................107

7.3.岗位职责...........................................107

7.4.操作规程...........................................109

7.4.1.新项目的确立规程..............................109

7.4.2.项目资料库的建立与更新操作规程................110

7.4.3.操作规程.......................................111

7.4.4.同行业资料库建立与更新操作规程................111

7.5.记录表格..........................................113

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1.行政与人力资源部

1.1.组织结构及人员编制

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1.2.管理范围

I).拟定公司组织架构、人员编制和中高级管理人员的任免，审定各中心

的组织架构和人员编制。

2).负责制订公司部门副经理(含)级以上人员的《岗位任职要求》。

3).拟定员工的工资标准及管理办法。

4).负责管理权限范围内人员招聘、解聘各环节的工作。

5).按国家有关劳动政策、法律、法规处理各类劳动人事方面的问题。

6).对员工执行公司各项规章制度的情况进行监督、检查。

7).拟定员工劳保福利标准，并负责具体实施。

8).按时统计、填报各类人事劳动报表。

9).按管理权限对员工的人事及行为档案进行管理。

10),严格按照《员工手册》的有关规定做好员工的奖惩工作。

II).负责处理行政日常业务，收发电传、传真及文件的拆封、编号、登记、

分送、承办、催办、归档等工作。

12).负责公司公章使用的审核及管理。

13).协助公司领导处理日常事务性工作，负责公司内部协调及对外联络工

作。

14),负责公司文书原件和各部门档案编目的收集和统一管理，按有关规定

对档案进行分类、立卷、保管、借阅等。

15).依据总部培训大纲制定公司年度、月度培训计划并有效落实。

16).根据公司整体形象设计、制定员工制服及工作牌式样并组织制作。

17).负责组织公司各部门和各物管中心对危险源进行识别、登记、汇总和

风险评价、控制措施及更新工作。

18).负责组织公司各部门和各物管中心对法律法规进行评审、更新和培训

工作。

19).负责公司职业健康安全卫生方面的管理和协调工作。

20).完成上级领导交办的其它工作。

21).完成木部门的管理目标：

新员工入职培训率达99%

特殊工种持证上岗率达99%

固体废弃物品分类处理

确保员工每年度体检一次

确保交纳国家规定的职工各项保险费用为100%

确保场所人员无重伤以上事故

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1.3.岗位职责

I.3.I.行政与人力资源部经理

在公司总经理的领导下主持本部门的工作，其主要职责如下：

1.3.1.1.负责拟定公司行政人事方面的规章制度，并检查执行情况。

13.1.2.负责制定本部门的职责、制度和工作计划，并监督执行。

1.3.13负责公司各类公文的办理和印章管理。

1.3.1.4.负责公司本部采购计划的审定和日常办公用品采购的审批。

13.1.5.根据国家及北京市的人事劳动政策，拟定公司的人事劳动福利政策。

13.1.6.根据公司的实际情况，拟定公司组织架构及人员编制。

1.3.1.7.负责制定公司部门副经理（含）级以上人员的《岗位任职要求》，并

报公司总经理审批。

13.1.8.合理调整人员结构，组织对员工的招聘、考核、调配、奖惩工作。

1.3.1.9.拟定公司本部员工及物管中心部门副经理以上人员工资标准。

13.1.10.根据经营状况提出人员调配、工资、劳保福利的计划及调整意见，经

公司领导批准后负责具体实施。

13.1.11.负责公司本部员工及中心部门副经理以上人员的考察了解及聘任、解

聘等呈报工作。

1.3.1.12.负责公司培训计划的审定，并组织实施和检查。

1.3.1.13.负责公司内部协调及对外联络工作。

1.3.1.14.根据公司形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。

1.3.1.15.负责公司职业健康安全卫生方面的管理和协调工作。

13.1.16.完成公司领导交办的其它工作。

1.3.2.副经理

13.2.1.负责员工招聘、录用、调配、解聘等的手续办理。

1.3.2.2.负责按照公司人事管理权限建立和完善管理范围内员工的行为档案。

1.3.23负责完成有关人事资料的统计、分析及报表工作。

1.3.24负责对员工的劳动合同、人事档案、社会保险进行综合管理。

1.3.25负责组织公司各部门和各物管中心对危险源进行识别、评价、更新及

制定控制措施。

1.3.26完成领导交办的其它工作。

1.3.3.培训主管

13.3.1.根据总部培训大纲拟定公司年度、月度培训计划，并监督实施。

1.3.32负责拟定公司培训管理方面的规章制度，汇编培训教材。

133.3.负责按照人事管理权限对相关人员进行各类培训。

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133.4.负责完成公司培训工作相关报表。

1.3.35负责对部门副经理（含）级以上人员的专业证书的管理工作。

1.3.36负责公司大事记的有关工作。

13.3.7.负责法律、法规信息的收集、整理、更新及培训工作，并对各物管中

心进行督促、检查。

1.3.3.8.完成领导交办的其它工作。

1.3.4.行政主管

1.3,41.协助部门经理管理公司R常行政事务.

134.2.负责公司后勤保障的具体事务。

13.4.3.负责公司营业执照、资质等相关文件的申请、变更及年审手续办理。

1.3.4.4.负责车辆管理的具体事务。

1.3.4.5.负责月考勤统计工作和固定资产的保管、统计工作。

1.3.4.6.负责办公用品及其他物品的申购和管理。

13.4.7.负责定期组织员工年度体检。

134.8.负责对本部门环境因素的识别、评价和记录的填写工作。

1.3.4.9.完成上级领导交办的其它工作。

1.3.5,前台文员

1.3.5.L负责公司各类文书档案的管理工作。

1.3.5.2.负责公司、中心《劳动合同》的各项管理工作。

135.3.负责前台接待工作及公司各类会议的准备和服务工作。

135.4.做好文件、合同的登记、传递和归档工作。

1.3.5.5.做好本部门的会议记录和纪要工作。

1356完成领导交办为其他工作。

1.4.操作规程

I.4.I.员工聘用操作规程

1.4.1.1.目的

通过制定本规程，确保公司及各物管中心聘用人员的质量

1.4.1.2,范围

本规程适用于公司各级员工的录用

1.4.1.3.职责

人事助理负责办理公司本部员工、中心部门副经理（含）以上人员的

聘用手续。

141.4.操作规程

工作流程图说明记录

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1、行政与人力资源部经

理依据编制及各部门《招聘申请表》

用人需求，制定招聘计YZ-ZG/BXR-F05-01

戈人

2、通过各种途径进行人《求职申请表》

员招聘，主要有参加招YZ-ZG/BXR-F01-02

聘洽谈会、利用人才中

参加职业洽谈会利用中介服务机构刊登媒体招聘广告介机构、刊登发布招聘《面试考核表》

信息。YZ-ZG/BXR-F04-02

3、进行招聘及甄选工作

收梁整理

应聘人员资料A、采取一定形式收《录用通知书》

集应聘人员资料。YZ-ZG/BXR-F02-02

第一次面试B、相关部门对人员

不密参加

YES一次面试：资料进行挑选。《员工登记表》

无需进行

第二次面试＞二次面试；4、挑选合格者由行政与人YZ-ZG/BXR-F03-02

不予录用

YES体检末合4力资源部副经理审验

不予录用

拟定工资并审批后应聘人员相关有效证

通知进行体检

明原件材料包括：（1）

依据体检聆毕业证书（2）各类培相关文件：

结果划分训证书（3）特种岗位《员工行为档案》

证书（4）如需要应提《培训记录》

供的《职业病健康证

明》（5）身份证（6）

劳动关系证明。由应聘

人员填写《求职申请

表》，由主持面试的人

员和相关部门专业负

责人员对其进行第一

次面试，并在《面试考

核表》上填写“一至六

栏”中的内容。

5、合格者由主持面试人

员进行二次面试，并在

《面试考核表》中填写

“第七栏”的内容。

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6、行政与人力资源部经

理根据面试人员的整

体情况核定工资等级

并报公司总经理批准。

通知其到指定医院体

检。

7、体检合格者由行政与人

力资源部副经理发放

《录用通知书》，建立

《员工行为档案》，并

为新员工办理入职手

续：收取体检合格证、

填写《员工登记表》、

发放工牌、餐卡、考勤

卡、办公用品、工服等。

8、培训主管对新员工进行

入职培训。

9、行政与人力资源部副经

理负责指导新员工向

部门报到。

1.4.2.员工考勤操作规程

1.4.2.1.目的

通过执行考勤操作程序，确保考勤的真实性。

1.4.2.2,范围

适用于公司总监助理（含）以下员工。

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1.4.2.3.职责

行政助理负责员工考勤管理。

L4.2.4.工作程序

工作流程图说明记录

1、公司总监助理（含）

以下员工均执行

上、下班打卡制度。《请（休）假申请单》

2、以部门为单位设考YZZG/BXRF0801

勤员并于每月26EI

12：00以前将考勤《员工加班申请单》

报部门经理签字后YZ-ZG/BXR-F07-01

汇总至行政与人力

资源部。《补卡单》

3、行政主管负责汇YZ-ZG/XR-F10-01

总、复核各部门考

勤，并由部门经理《年度员工考勤汇总

审核签字确认。表》

4、核查考勤的同时将YZ-ZG/BXR-F06-01

各部门员工的《请

（休）假申请单》、

《员工加班申请

单》、《补卡单》等

各类单据同考勤一相关文件：

起统一汇总作为依《员工手册》

据。（以上单据均DX-A/ZG-BXR

按照公司《员工手

年度考勤

作为员工考核依据册》及国家相关法

规执行）

5、填写的各类单据由

部门经理及行政与

人力资源部经理确

认审批。

6、公司总经理签字确

认生效（休假十天

以上必须经公司总

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经理审批签字）。

7、行政与人力资源部

经理以各部门考勤

及相关单据为依据

核算人员工资，并

于每月6日前抄送

财务部。

8、行政主管在每年的

1月15日以前汇总

上一年度考勤并填

写《年度员工考勤

汇总表》报行政与

人力资源经理，作

为员工年度考核的

依据。

1.4.3.考核评价操作规程

1.4.3.1.目的

通过制定考核评价工作规程，确保对员工的正确评价和使用。

1.4.3.2.范围

适用于公司各级员工工作评价及考核工作。

i.4.3.3.职责

1）.中心负责中心部门经理助理（含）以下员工考核。

2）.公司负责公司本部员工及中心部门副经理（含）以上员工考核。

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1.4.3.4.操作规程

工作流程图说明记录

1＞员工转正应提前10

日由行政与人力资源部《员工转

经理会同部门经理对试正审批

用期的员工进行考核。表》

(1)A、员工填写《员YZ-ZG/B

工转正审批表》并做试XR-F11-0

员工大核并i!行

员T书而g培.相互记录旬f度末世行，H用期书面总结。2

B、员工所在部门经理填

的门与核却秣

考核来Ml

依网考核依我W通过技

通不+写《一般员工考核表》《转正聘

H站世份

统笠砧果M介有郑I

定办理

考楂未YES

依据多技J并在“考评人意见”栏用通知

通过办

第决划分与核合格续基

考线合格

现寓IR劳动仔同填写意见、行政人事部单》

核定上资办理转正——.经理填写“行政人事部YZ-ZG/B

►费科T浅保G4—意见”栏、总经理填写XR-F12-0

“核定人意见”栏。1

(2)经过考核评价合格

的公司及各中心部门副《续签劳

经理(含)以上员工、动合同审

公司一般员工由行政人批表》

事部经理核定工资等级YZ-ZG/B

并报公司总经理审批。XR-F16-0

(3)向考核评价合格的2

员工发放《转正聘用通

知单》，对不合格员工辞《一般员

退执行员工离职操作程工考核

序0表》

2、续签劳动合同的考YZ-ZG/B

核XR-F14-0

对需要续签合同的2

员工，由行政与人力资

源部填写《续签劳动合《中、高

同审批表》，部门经理会层人员绩

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同行政与人力资源部经效考核

理及分管领导审核，总表》

经理审批。考核结果由YZ-ZG/BX

行政与人力资源部存入R-F15-02

个人行为档案。

3、员工绩效考核

A、公司及各中心部

门副经理（含）以上员相关文

工由公司行政与人力资件：

源部组织考核，每季度离职程

末填写《中、高层人员序

绩效考核表》，进行初行为档

核、复核、审核。考核案

结果存入个人行为档

案。

B、公司一般员工由

部门于每季度末填写

《一般员工考核表》，进

行初核、复核、审核。

考核结果存入个人行为

档案。

1.4.4.办理员工离职操作规程

1.4.4.1.目的

通过办理员工离职操作程序，确保员工离职操作有序进行。

1.4.4.2,范围

本规程适用于公司所有员工的离职操作。

1.4.4.3.职责

行政与人力资源部人事助理负责，其宜各部门配合。

1.4.4.4.操作规程

工作流程图

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1、以员工的离职性质《辞职/离职申请

划分表》

A、员工自动辞职YZ-ZG/BXR-F13-02

的由员工填写《辞

职/离职申请表》《解除劳动合同通

B、公司提出解除/知书》

终止劳动合同，向YZ-ZG/BXR-F18-02

员工发放《解除劳

动合同通知书》或《终止劳动合同通

《终止劳动合同知书》

通知书》。YZ-ZG/BXR-F17-02

2、经部门经理、行政

与人力资源部经理、《离职交接单》

总经理批准后，方可YZ-ZG/BXR-F23-02

办理离职手续。

3、按照《离职交接单》

上开列的内容办理

交接手续并由相关

人员签字确认：

（1）员工所在部门需

要交接的工作

、员工在本部门

总经理A

审他齿职将工作交接完毕，

由交接双方及监

交人签字确认。

B、部门经理确认

离职员工离职月

的考勤后上报行

政与人力资源部。

（2）行政与人力资源

部需要交接的工

作

A、员工将工服、工

鞋、办公用品、更

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衣柜钥匙等交回

库房，并由库房人

员签字确认。

B、员工将餐卡、工

牌、办公室钥匙、

寻呼机等交回行

政与人力资源部，

并由行政主管签

字接收。

C、由行政与人力

资源部经理，计算

完违约金、补偿金

等费用后核算离

职人员工资，最后

通知离职人员结

算。

(3)财务部需要交接

的工作

由财务人员确认

离职员工有无借

款及未清项目。

5、《辞职/离职申请

表》由总经理审阅

签字后，员工方可

离职。

1.4.5.员工入职培训操作规程

1.4.5.1.目的

通过员工入职培训，确保员工了解公司概况、企业文化、物业管理基

本知识，增强服务意识

1.4.5.2,范围

适用于公司所有员工

1.4.5.3.职责

行政与人力资源部培训主管负责培训工作

1.4.5.4.操作规程

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流程图要求与说明记录

1（入职培训）1、员工到岗第一周内，由培

训主管按照《新员工培训《培训记录

手册》进行培训。表》

_______1F_______

CX6.2-01-F01-02

2培训考核

2、接受培训人员进行培训

考核。

《个人培训台

Q按管理权限填写

I培训台帐

3、按管理权限填写《个人培帐》

训台帐》。CX6.2-01-F05-01

4•：记入个人培训档案!

4、按管理权限将培训考核

结果存入个人培训档案相关文件：

内。

《入职培训试题》

《新员工培训手