大学档案馆内部规章制度汇编

大学档案馆内部规章制度汇编

目录

XXXX大学档案立卷归档制度

XXXX大学档案（资料）复印制度

XXXX大学档案保管制度

XXXX大学档案保密制度

XXXX大学档案二级管理办法

XXXX大学档案工作委员会职责

XXXX大学档案工作应急处置预案

XXXX大学档案馆防火安全制度

XXXX大学档案馆接收立档单位档案规定

XXXX大学档案馆硬件设备及软件管理制度

XXXX大学档案馆职责

XXX大学档案馆专职档案员职责

XXXX大学档案管理办法

XXXX大学档案管理制度

XXXX大学档案鉴定与销毁制度

XXXX大学档案库房管理制度

XXXX大学档案利用制度

XXXX大学档案统计制度

档案移交（接收）登记表

XXXX大学档案立卷归档制度

一、立卷归档范围

凡是反映我校教学、科研、党政管理等各项工作活动并

具有查考价值的各种不同载体的文件材料均属归档范围。

1、党群类：各党群工作部门在其工作活动中形成的具

有保存价值的文件材料。

2、行政类：各行政管理部门在其工作活动中形成的具

有保存价值的文件材料。

3、教学类：学生工作部门、教学管理部门在学生管理、

教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文件材

料。

4、科研类：科研管理部门、单位、个人在科研管理和

科研实践中形成的具有保存价值的文件材料。

5、产品与开发类：校办产业管理部门、生产单位在产

品设计、生产及科研开发过程中形成的具有保存价值的文件

材料。

6、基建类：基建管理部门在基建管理和工程项目建设

过程中形成的具有保存价值的文件材料。

7、设备类：仪器设备管理、使用部门在仪器设备管理、

购置、安装、使用、改造、维修过程中形成的具有保存价值

的文件材料。

8、出版类：报、刊编辑部门在报、干入书等出版管理

和出版过程中形成的具有保存价值的文件材料。

9、外事类：外事管理部门及有关部门在外事管理和出

版活动中形成的具有保存价值的文件材料。

10、财会类：财会管理部门及有关部门在财会管理和会

计核算过程中形成的具有保存价值的文件材料及报表、账薄、

凭证等。

11、声像类：声像管理部门及有关部门在声像管理和声

像载体材料制作过程中形成的具有保存价值的文件材料及

照片（底片）、影片、幻灯片、缩微胶片、录音带、录像带、

磁盘、光盘等。

12、实物类：各党政管理部门、单位、个人在其工作活

动中形成的具有保存价值的印模、锦旗、奖状、奖杯等实物

载体的材料。

以上各类文件材料的详细归档范围见《XXXX大学档案实

体分类法与档案工作业务规范》。各部门、各单位必须按规

定收集、整理、立卷，向学校档案馆移交，任何单位或个人

不得据为己有。

二、不归档范围

1、上级机关的文件

（1）上级机关任免，奖惩非本校人员的文件。

（2）上级机关普发供参阅不办的文件材料。

（3）上级机关发来临时性、事务性的文件。

（4）上级机关发来供工作参考的抄件。

（5）上级机关征求意见未定稿的文件。

2、本校的文件材料

（1）重份文件。

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（3）未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件，

电报草稿及一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校队

稿。

（4）无特殊保存价值的信封，一般性询问、建议、意

见、人民来信。

（5）各部门互相抄送的文件材料，不应履行公文的行

文、介绍信等。

（6）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的

文件材料。

（7）为参阅目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关和非隶属机关的文件材料。

（1）参加同级机关或非隶属机关召开的会议形成的不

需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

（2）同级机关或非隶属机关抄送的不需要办理的文件

材料。

三、归档时间

1、党、政类档案应在次年五月底前归档。

2、教学类档案应在当年十二月底前归档。

3、科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档。

4、基建类档案应在项目竣工验收决算后两个月内归档。

5、设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内

归档。

6、财会类档案应在每年年终立卷，由财务部门保管二

年，于次年五月底前归档。

7、产品类档案应于试制鉴定后或正式投产后两个月内

归档。

8、声像类档案应于录制编辑试放后两个月内归档。

9、实物类档案应于次年五月底前归档。

四、立卷归档要求

1、档案制成材料质量优良，字迹工整，图像清晰。

2、归档材料收集齐全、完整，审核、签发手续完整。

3、不同保管期限的文件材料分别组卷，卷内文件排列

条理有序。

4、案卷标题简明确切，能正确反映卷内文件内容。

5、填写《卷内目录》一式三份（一份订卷内，一份交

学校档案馆，一份部门留查），字迹要工整。

6、填写卷盒封面和卷内备考表。

7、整卷装订的案卷要整齐、结实、美观，按件保管的

案卷按件装订。

8、填写移交目录一式二分，交接双方签字盖章。

xxxx大学档案（资料）复印制度

一、档案馆的复印机须由专人使用并作日常维护，如不

在时应交待他人代管。每日上班时打开机器待用，下班前关

好机器和门窗，切断电源。复印员要有责任心，对所复印的

材料要严格把关、登记，数目清楚。

二、本馆复印机主要用于提供复印少量重要的档案资料,

一般不提供大量翻印之用。

三、本馆复印机除为本部门工作服务外，可以承担因利

用档案需要的对外复印服务，并按有关规定收取一定的复印

保护费用。

四、凡复印档案资料和文件，均需凭介绍信或身份证等

有效证件办理登记和审批手续。

五、上级文件和领导人内部讲话材料或本单位制发的秘

密公文及科技资料，原则上不准复印，情况特殊确需复印时，

由有关单位书面申请，负责人签字，经档案馆馆长审查，报

校保密委员会主任和主管校长或原发文机关领导，批准后，

可按审批意见复印，并严格登记。

六、对复印的密件要严格控制复印数量，多余份数应及

时销毁；对复印非密件的废页，也应做相应处理，不能随意

带出复印室。复印员不看、不传。

七、严禁复印绝密级文件、资料。

八、严禁复印中央、省、市委和国务院、省、市政府“密

级”以上文件，严禁复印中央、省、市负责同志的重要讲话

稿及上级规定不准翻印的其他资料。

九、利用者如复制本馆大批档案材料（证明性材料除外）,

一律由本馆登记后寄往利用者所在单位档案部门保管。

XXXX大学档案保管制度

一、档案库房由专人管理，非本馆工作人员不得擅自入

内，确因工作需要，须有档案人员陪同方可进入。

二、档案库房应基本符合国家档案局、建设部发布的《档

案库房建筑设计规范》的要求。

三、档案库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫（每

年夏季到来之前，档案普遍用药一次）、防鼠、防高温、防

强光等“八防”设施。

四、档案库房温度应按规定在14℃-24℃,相对湿度为

45-60%。库内保持干净整洁，使档案保管环境处于最优。

五、未整理、立卷的档案材料妥善保管，不得随意乱放。

六、案卷入库时应检察账、卡、物是否相符。以全宗为

单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。

七、档案库房柜架应编顺序号，各库、柜有档案资料存

放标志图、示意图。

八、对档案的安全要定期（期末）组织检查，登记在案。

发现问题，及时解决。对破损、字迹模糊褪色的档案要及时

进行修补或复制。

九、档案库房门窗要牢固，每天下班做到人离窗关、门

锁、源断。

十、档案存放在铁皮装具内，库内配备灭火器档案人员

要会使用。

十一、档案库房内禁止点火、吸烟、存放易燃、易爆、

易腐蚀的物品和其他有关杂物。

十二、严格执行档案的接收、管理、借阅和销毁等有关

制度。

XXXX大学档案保密制度

一、档案馆工作人员要认真学习，严格遵守党、国家有

关保密的法律、法规和学校保密制度。

二、档案馆工作人员非因工作不得在公共场所和其他无

关人员面前谈论档案内容。

三、不在私人通信及公开发表的文章、著作中涉及档案

秘密内容。

四、不携带档案秘密文件资料游览、参观、探亲、访友

和出入公共场所。

五、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项。

六、不得擅自提供、抄录、公布属于学校所有的档案。

七、严格执行档案利用制度。利用人员不准将档案材料

擅自带出档案馆。未经档案工作人员同意，不准私自复制、

抄录有关档案内容，确因工作需要时，须经档案部门同意,

并严格履行借阅手续。

八、查阅重要档案或有密级的档案，需注明查阅目的和

内容，经有关部门负责人和档案馆负责人批准方可查阅。

九、秘密、机密、绝密档案要与普通档案分开组卷，一

律不得外借。

十、档案密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的

法律、法规办理。

十一、销毁档案资料时，要按规定登记造册，报请校主

管领导批准后，由两人负责监销（押运造纸厂保密车间销毁）,

监销人应在登记册上签字。

十二、对馆藏档案进行定期检查，节假日前及时收回借

出档案，发现问题立即报告有关领导并采取必要的补救措施。

十三、每日工作结束后，要将未办完的文件材料放回档

案柜内，严禁乱放，以防丢失。

十四、档案库房门窗要牢固，并有“八防”设施，以保

证档案安全。

十五、剔除的档案材料，复印废纸不得当垃圾处理，必

须销毁。

xxxx大学档案二级管理办法

为进一步加强我校档案的二级管理，充分发挥档案工作

统一领导、分级管理的作用，根据中华人民共和国教育备令

第27号《高等学校档案管埋办法》、《XXXX大学档案管理

办法》的有关规定，特制定本办法。

第一条学校档案二级管理部门是指档案不能集中到档

案馆进行统一管理的部门（即电教室、标本室、图片室、中

兽医学院档案室、海洋学院档案室等），其档案管理工作属

于学校档案工作的重要组成部分。所在单位应将档案二级管

理部门的工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核

管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、

验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档

案工作并加强领导。

第二条档案二级管理部门行政上受所在单位领导，业

务上接受学校档案馆的指导、监督与检查。所在单位应指定

一名负责人分管本部门档案工作，并根据实际需要配备专

（兼）职档案工作人员。

第三条档案二级管理部门具体任务是：

（一）认真贯彻执行档案工作的方针、政策、法令和法

规，完成学校档案馆下达的各项档案工作任务；

（二）遵照上级和学校有关规定，结合本单位具体情况,

制定二级档案管理部门的档案管理办法和措施，加强对档案

工作的科学管理；

（三）负责对本单位档案形成部门或人员进行监督和指

导，积极参加学校组织的档案工作检查、评比和经验交流等

活动；

（四）负责本单位所形成的档案的收集、整理、分类、

鉴定、统计、保管和利用工作，并向校档案馆移交档案目录

（纸质、电子档案目录两套）；

（五）负责对本单位有关人员进行档案安全与保密教育,

严格履行查借阅手续，确保档案信息安全；

（六）积极组织有关人员参加档案业务培训、档案学术

和信息交流活动，开展档案理论和实践的研究，不断提高档

案工作者的业务素质和管理水平。

第四条档案二级管理部门的专（兼）职工作人员应努

力学习马列主义、毛泽东思想，邓小平理论、“三个代表”

重要思想和科学发展观，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真

执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守,

遵守纪律，钻研业务，提高专业素养，结合工作实际，做好

平时立卷工作，并积极为利用者提供服务。具体业务工作要

求包括：

（一）负责与本单位有关人员联系，做好应归档文件材

料的收集、整理、归档工作，并保证应归档文件材料齐全、

完整、系统。

（二）负责按学校档案管理的有关规定，对应归档文件

材料编写页（件）号，填写卷内目录、备考表，并拟定案卷

标题，经档案馆审查后，认真装订。每年向档案馆报送新增

档案目录和统计年报表备案。

（三）努力学习档案专业知识，积极参加档案馆组织的

业务培训和有关活动，并主动与档案馆联系，接受其监督和

指导。

第五条档案二级管理部门的工作人员应保持工作稳定

性，如需调换岗位，应向档案馆备案并向接任人办理相关交

接手续后，方可离任。

第六条档案二级管理部门开展工作所需档案设施经费

由所在单位解决，所在单位应根据实际需要按照有关要求解

决档案库房及办公必备设施。

第七条档案二级管理部门不得擅自销毁任何档案。

xxxx大学档案工作委员会职责

第一条河北农业大学档案工作委员会是在学校统一

领导下，负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作

的管埋机构。

第二条档案工作委员会由一名校领导担任主任委员，

另设常务副主任两人，副主任若干人。各学院、机关各部、

处及直、附属单位一名负责本部门档案工作的领导担任委员,

同时适当聘请档案工作专家、学者担任顾问。

第三条档案工作委员会的主要职责是：

（-）领导全校档案工作；

（二）协调各单位落实档案工作的“三纳入”“四同步”

工作，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，

纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检

查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总

结、验收档案工作；

（三）负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；

（四）审议通过学校档案工作规划、计划、总结；

（五）统一协调解决学校档案工作的重大事宜。

第四条档案工作委员会全会每年召开不少于一次例会,

讨论解决档案工作重大事宜。在主任委员或者3名以上委员

认为必要的情况下，也可申请随时召开全会。

第五条为了便于开展工作，委员会主任、常务副主任、

副主任委员可随时召开主任委员会会议，研究解决学校档案

工作中重要的日常性问题。常务副主任也可在主任因故缺席

的情况下主持召开主任委员会会议。

第六条除委员会主任、常务副主任、副主任委员人选

确立及变更需报经学校领导审议通过外，委员会其他委员均

从本单位负责分管档案工作的领导中自然产生，委员会专家

顾问由委员会聘任产生。

第七条档案工作委员会的执行机构设在档案馆。

第八条档案工作委员会坚持以X为指导，坚持国家档

案工作法规政策，坚持以《XXXX大学档案管理办法》为依据，

“依法治档、科技兴档”，坚持实事求是、团结协作，切实

研究解决学校档案工作发展过程中遇到的重大问题，为学校

发展建设的总体目标服务。

XXXX大学档案工作应急处置预案

一、编制目的

依据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、中央档

案馆《档案工作突发性事件紧急处置管理办法》和《XXXX大

学突发公共事件总体应急预案》，有效预防、及时控制和迅

速消除突发事件对我校档案工作造成的危害，确保档案资源

的安全，最大限度地减少各类灾害造成的损失，制定本预案。

二、适用范围

发生暴雨、雷击、洪灾、地震、高温、火灾及其它突发

性重大灾害，对学校档案保管安全构成威胁或损失的，适用

本预案。

三、组织领导

在学校处置突发公共事件领导小组的统一领导下，成立

学校档案工作突发事件应急处置工作小组。具体预防、处置

档案工作突发事件工作。

组长：XXX

副组长：XXX

成员：组织部、校办室、人事处、财务处、保卫欠、

后勤处、国资处、学生处、档案馆、现代教育技术中心主要

负责人，全校各立档单位分管档案工作负责人。

主要职责：完善应急预案和各项措施；超前做好防火、

防雨等抢救设备的物资筹措、储备工作；积极做好突发事件

发生时的应急处置工作，统一调配人员，保证各项应急工作

高效、有序进行。

工作小组办公室设在档案馆，由刘慧贞同志任主任，李

文庆同志任副主任。

具体工作职责：

1.保卫处：负责突发事件第一时间报告校领导和报警,

并及时组织人员抢救；救援现场与公安、消防等专业救援队

伍的沟通与协调；转移出的珍贵、保密档案的安全守护。

2.档案馆、组织部、人事处、学生处、现代教育技术中

心档案管理人员：接到重大灾情预警后，在校领导的统一指

挥下，按档案存放区域等级依次指导处置，并指定路线将档

案转移到临时安排的安全场所，实施紧急避险。盗窃泄密发

生期应迅速控制和保护现场，禁止一切人员进入，同时报告

主管领导和保卫处查勘；重大突发事件预警期应做好珍贵和

保密档案撤离准备。必要时报告上级主管部门。

3.校办室：负责在突发事件期间及时了解情况并向校主

管领导和有关处室通报；应按主管领导要求和实际需要通知

人员到位；协调场地、车辆的安排等

4.后勤处：负责急需物资的供应，水电处置、保障。

5.财务处：负责抢救专项资金的安排和调拨，保障物资

供应到位。

6.国资处：负责灾后财产价值评估和灾后重建工作的有

关工作。

四、工作原则

1.坚持统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合

作互助原则。

2.档案优先原则。面临其他财产损失和档案安全的选择

时，要在确保人员安全的前提下，把保障档案安全作为应急

处置的首要任务，最大限度地减少灾害对档案材料的影响。

3.以防为主原则。把对灾害和突发事件的预防，作为档

案安全工作的中心环节和主要任务，健全工作机制，强化安

全管理，完善防范手段，建立预警机制，提高紧急处置能力。

五、预案目标

1.在应急的情况下，迅速采取最有效行动消除对人员，

馆藏档案、资料的威胁，排除不安全隐患；

2.及时转移未受损档案；

3.抢救已受损的档案。

4.保护、抢救档案的一般顺序：

（1）涉密档案；

（2）具有永久保存价值的重要档案及长期保管的纸质

档案；

（3）声像及实物档案；

（4）其它档案。

六、应急准备

1.资金准备

根据档案灾害应急处置工作需要，学校每年适度安排专

项资金，当灾害发生时，用于档案抢救和保护工作。

2.物资准备

按照档案馆建筑设计规范要求，配备自动报警、灭火、

去湿、消毒、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材，

并定期进行检查。

3.安全防范准备

建立档案安全检查制度，树立预防重于抢险的思想。定

期对库房安全情况进行检查登记，加强对重点部位的检查,

熟悉消防器材的存放位置和使用方法等，发现问题和隐患要

及时整改。真正做到责任到人、措施到位、方法得力。

4.实战演练准备

保卫处、档案馆、组织部、人事处要加强应急队伍建设，

抓好安全教育和防灾减灾知识技能培训，定期开展应急外置

实战演练，提高应急处置能力，积累实战经验。

七、应急响应和灾后救助

1,预案启动

由档案工作突发事件应急处置工作小组负责启动预案,

必要时报学校处置突发公共事件领导小组批准。在对灾情进

行分析评估的基础上，进行指挥调度。

灾害预报部门发出灾情预警或档案工作人员发现突发

事件发生后，及时报告学校档案工作突发事件应急处置工作

小组和学校保卫处，并迅速按规程启动应急预案。

2.灾情核定及报送

突发事件发生时，迅速核实情况，向学校和上级主管部

门报告，并通报相关职能部门，同时立即组织人员现场核实、

评估受损情况。

突发事件报告内容主要包括：事件发生或可能发生的时

间、地点、现场情况；事件的简要经过和档案、人员及其它

财产损失情况；事件原因的初步分析；事件发生后已经采取

的措施及效果等。

单位和个人对突发事件不得隐瞒、缓报、谎报或者授意

他人隐瞒、缓报、谎报。

3.紧急转移安置

接到重大灾情预警，在档案工作突发事件应急处置工作

小组的统一领导下，根据实际情况转移档案，实施紧急避险。

4.档案抢救保护

档案转移后，学校档案部门应做好档案安全防护工作。

同时，视灾情造成的严重程度及发展状况，及时向学校和上

级主管部门汇报情况，申请给予救灾支援。

5.后期处置

应急工作结束后，要对灾害和突发事件造成的档案损毁

情况进行全面清理、统计和登记；抢救能够补救和修复的档

案；对因灾害和突发事件造成的档案损毁情况进行评估，制

定切实可行的措施，改善档案保管条件；对整个事件进行总

结，将发生原因，造成损失及处理结果报告学校。

八、附则

本预案是《XXXX大学突发公共事件总体应急预案》的组

成部分，自下发之日起正式实施。各立档单位参照本预案执

行。

xxxx大学档案馆防火安全制度

一、办公室、库房、电脑房内严禁烟火，并设立禁止烟

火标志。

二、经常检查电源开关、插座、导线接头等有可能引起

火花处。

三、经常检查灭火器具，加强防火、灭火教育，做到人

人会使用灭火器具。

四、电气设备要严格按照电器安全配线安装，不得随意

乱拉乱装。

五、电源接线板上禁止堆放易燃杂物和导电物质，导电

物质不得紧靠导线、插座、开关、保险装置，保证在周围留

有空间，并不得堆放防碍操作物品。

六、按要求使用制冷设备。

七、经常检查电灯、光管使用情况，如发现过热应及时

更换或妥善处理。

八、经常注意电器、电线、各种仪器设备使用情况，发

现异常情况“如有异味，火花焦味”应及卅停机处理并报

有关人员。

九、严禁吸烟，不准用明火照明。

十、保持走道畅通，文件柜之间保持一定的距离，走道

门厅不准存放物品。

十一、档案馆设专用电闸、电线、电灯与档案柜、资料

柜保持三十公分以上的距离。

十二、馆内保持整洁，废纸随时清理，不准存放易燃易

爆物品。

十三、管埋人员下班前要进行安全检查，切断电源，关

窗、锁门。

十四、节假日值班人员要坚守岗位，严格执行交接班制

度。

XXXX大学档案馆接收立档单位档案规

定

为进一步加强我校档案接收工作，确保档案的完整和进

馆档案的质量，维护学校历史的真实面貌，实现档案的标准

化、系统化，使我校档案能够及时有效地得到保护和利用，

根据原国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及

国家档案局颁发的《档案馆工作通则》及XX省人民政府颁

布的《XX省档案接收和收集管理办法》（省政府［20XX］第

22号令公布）精神，结合我校实际，特制定本规定。

第一条学校档案馆收集和接收工作的基本指导思想是:

在维护学校历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原

则，将应该由学校档案馆收集的一切具有历史凭证作用和科

学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地

接收进馆，建立内容丰富、结构合理、具有XXXX大学特色

的馆藏体系。

第二条各单位必须按照《XXXX大学档案管理办法》、

《XXXX大学档案实体分类法与档案工作业务规范》进行收集、

整理、立卷、移交档案。凡反映本单位主要职能活动的各个

门类（包括文书、科技、会计、统计以及其它专门档案）、

各种载体（包括录音带、录像带、光盘、照片等形式档案）、

各个历史时期形成的档案及各种有价值的资料（如年鉴、统

计资料、文件汇编等）均应收集齐全、整理立卷，按规定向

档案馆移交。

第三条全宗内的档案分类要科学合理。一个全宗应按

统一的分类方案进行分类，不能随意变动，要保持它们一致

性和连续性。分类方法具体详见《XXXX大学档案实体分类法

与档案工作业务规范》

第四条保管期限的划分。根据我校《XXXX大学档案实

体分类法与档案工作业务规范》，准确划定档案的保管价值。

划定永久、长期、短期三种保管期限。进馆的档案必须具有

永久和长期保存价值的档案。

第五条对重点档案、电子档案等学校各方面急需广泛

利用的档案，经协商同意，学校档案馆可提前接收进馆；撤

销单位和临时机构工作结束后，其档案按有关规定整理后可

以向学校档案馆移交。

第六条进馆档案必须经过鉴定、保管期限划分准确。

为避免进馆档案的大量重复，鉴定工作中要注意以下几点：

（一）凡列入学校档案馆档案收集范围的单位，其自己

形成的反映木单位主要职能活动和基本历史面貌的各和形

态的档案，原则上一律进馆。

（二）凡列入进馆单位之间相互发送的重要文件，除请

示与批复、合同、协议和重要的来往函件外，一般由发文单

位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆。

（三）上级党政机关、业务主管部门发布的文件，分别

由校级党政机关和业务主管部门归档进馆，其它部门保存的

上述档案原则上不予进馆。

第七条组卷原则和具体要求。进馆档案的案卷整理应

以“保持文件之'可的历史联系，便于保管和利用”为原贝

具体要求如下：

（一）同一类型、同一问题的文件要作为有机联系的一

个整体立卷。正文与附件、正本与底稿、请示与批复、转发

与原件、来文与复文，均应保持密切联系，放在一起立卷。

两个以上问题的案卷，分别应将同一问题的文件集中，然后

按问题重要程度、时间顺序进行排列。

（二）文电要统一立卷。

（三）卷内文件材料排列要条理、系统，一般可按问题、

重要程度、时间顺序排列。

（四）卷内文件数量要适当，案卷厚度原则上不超过一

厘米，最厚不超过二厘米。

（五）卷内文件材料统一编写页码，正面页码标在右下

角、反面页码标在左下角，无画面处不编。

（六）卷内目录上的项目要填写齐全，文件标题不能随

意更改或简化，标题不确切的，应按文件内容另拟一个文件

标题填上，以利查找（另拟的标题应用中括号标明，以示区

别）。

（七）卷内备考表应填写卷内需要说明的问题，立卷人、

检查人要签名，以不负责。

（A）案卷标题要简明确切，充分揭示卷内文件内容。

标题一般反映责任者、问题、文种三部分，统计报表之类增

加“年度”特征来区别，案卷标题字数一般不超过50字。

（九）案卷装订要结实美观，装订前要去掉卷内文件上

的金属物，对破损的文件要进行修补。案卷的底边和右边要

取齐（对不规范的文件，要进行贴边托裱），用线绳装订,

要结实整齐，不掉页、不倒页，不压住文件字迹。

第九条案卷排列应严格遵守档案分类方案。先将永久、

长期、短期三种保管期限的案卷分开，然后在每种保管期限

内按问题、重要程度、时间、机构进行排列，力求保持卷与

卷之间的有机联系，最后编定案卷顺序号。

第十条案卷整理无误后，按档案管理软件系统著录标

准进行著录。著录标准详见《XXXX大学各类档案软件系统著

录规定》。

第十一条学校各单位向学校档案馆移交档案时，必须办

理交接手续，填写移交清单一式二份，双方清点无误后签字、

盖章，各执一份有查。

第十二条归档文件的整理按照《XXXX大学档案实体分

类法与档案工作业务规范》实施。

第十三条本《规定》自公布之日起实施。

xxxx大学档案馆硬件设备及软件管理

制度

一、为进一步规范本馆硬件设备及软件的使用和管理,

加强对公有财物的保护，特制定本制度。本制度所指对象包

括档案馆所购买和保管的各种硬件设备（计算机、打印机、

复印机、扫描仪、刻录机等）、软件（档案管理系统）以及

相关档案设备等。

二、本馆所有硬件设备、软件及档案设备必须由专人负

责管理；管理员必须定期对各种办公设备进行清理检查，确

保设备处于正常使用状态；用电设备要按时进行线路检查,

防止漏电、打火现象，确保设备、库房的安全，对故障设备

应随时登记，并及时向馆长汇报后妥善处理。

三、本馆所有硬件设备、软件一律不得擅自外借或挪作

非工作事务用。确有特殊需要借用设备或软件的，必须经馆

长批准，由管理员办理好借用手续后方可使用。归还时管理

员必须检查设备的完好程度，如有损坏丢失，由当事人负责

维修或赔偿。

四、非本部门人员未经许可不得擅自使用本馆设备及软

件，严禁擅自对计算机中的任何数据、程序进行删改。

五、档案管理系统数据库由专人管理，定期进行系统维

护、数据汇总和备份，备份的软盘要妥善保管，做好标签,

以防数据丢失。

六、本部门所有工作人员必须爱护办公投备，节约

使用办公耗材，对个人经常使用的计算机负责清洁和维护。

各种设备使用说明、保修卡、用户手册等相关文字材料由管

理员统一收集整埋后立卷归档。

XXXX大学档案馆职责

校档案馆是学校档案工作的职能管理部门和学校档案

工作委员会的常设机构，也是永久保存和提供利用本校档案

的科学文化事业机构。其职责范围是：

一、宣传贯彻执行国家、教育部和河北省关于档案工作

的法令、政策和规定，执行上级主管机关下达的有关档案工

作的指令和规范，提高全校师生员工的档案法制意识。

二、起草全校档案工作年度计划和工作总结。

三、制订和组织实施本校档案工作的规章制度，并负责

监督、指导和检查执行情况。

四、完成学校档案工作委员会交给的各项任务，负责全

校档案的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、开

放和利用等工作。

五、指导和协助本校各职能部（处）、学院等单位做好各

类档案的整理组卷工作；负责校属机构档案室的业务指导,

负责全校专（兼）职档案员的业务培训，组织多种形式的业务

学习。

六、保守档案秘密，确保档案安全，维护档案的完整、

准确、系统。做好“防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防强

光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长

馆藏档案寿命。

七、参加学校信息工作整体化建设。负责编制检索工具,

开展档案编研工作，多途径、多形式、深层次开发档案信息

资源，举办各种形式的档案展览，逐步把档案馆建设成为档

案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学校与社会的信息

中心，为校内外人员提供优质服务。

八、开展档案学理论和档案工作实践研究，积极参加各

种档案学术交流活动；接收指导档案专业学生来馆实习。

九、围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他任务。

XXX大学档案馆专职档案员职责

一、热爱档案工作，立场坚定，保守国家机密，认真学

习、宣传、执行《档案法》。

二、熟悉档案业务，认真做好档案收集、整埋、立卷、

编目、保管、统计、鉴定、修补工作。保证案卷质量。能独

立指导兼职档案员立卷。

三、对自己分管的工作要求管理有序，有章可循。提供

利用要热情、主动、准确，起到参谋、咨询的作用。

四、积极参加档案信息的开发利用，完成一定的编研任

务。

五、努力更新专业知识，扩大知识面，适应档案工作的

现代化管理。

XXXX大学档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强我校档案工作，进一步提高档案管理

水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管埋等各项工作中

的作用，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、

《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案

管理办法》和《高等学校档案工作规范》文件精神，结合我

校实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指全校在教学、科研、党

政管理和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具

有保存价值的文字、图表、声像资料等。

第三条我校档案工作实行统一领导，分级管理的原贝L

确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用。

第四条学校档案工作是办好学校的重要基础工作之

一，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是学校历

史发展的真实记录。学校必须全面贯彻国家档案工作法令、

法规和各项方针攻策，把档案工作纳入学校整体发展规划、

列入议事日程，保持档案工作与学校各方面工作的协调发展,

加强对档案工作的领导和管理。

第五条各部门在档案工作中应逐步做到“三纳入”、

“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作

规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布

置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检

查、总结、验收档案工作。

第二章领导体制、机构设置和任务

第六条我校档案工作受河北省教育厅及河北省档案

局的直接领导，同时接受以上单位的业务指导、监督和检查。

第七条我校档案工作在档案工作委员会的领导下，实

行统一领导，分级管理。档案工作委员会由分管档案工作的

副校长担任主任委员，其它委员由学校各有关单位分管档案

工作的负责人担任。

第八条档案工作委员会的职责是：领导全校档案工

作；协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；

负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学

校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工

作的重大事宜等。

第九条学校设立档案馆，处级建制。它既是学校档案

工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本校档案的科学

文化事业机构，具有行政和业务双重职能。档案馆对党政管

理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、

出版物、外事、财会、声像、实物等综合档案实行集中统一

管理（保定校区）。各单位必须明确一名负责人分管本单位

的档案工作，并根据实际情况，配备专职或兼职档案管理人

员，以档案馆为主体共同构建全校档案工作网络。

第十条学校对于某些需要特殊条件保管或利用频繁，

并具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立档案管理和

业务的分支机构档案室。档案室的档案工作受档案馆和

业务主管部门的双重领导。

设立档案室的单位应当确定一名领导分工负责档案室

的工作，并指定专人完成本部门档案的收集和整理工作，每

年向档案馆报送新增档案目录和统计年度报表。

第十一条本着便于保管利用的原则，秦皇岛海洋学院、

定州中兽医学院分别设立档案室。

第十二条学校档案馆的基本任务：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律、

法规、政策和规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作

的指令和规范；

（二）规划全校档案工作，拟定本校档案工作规章制度，

并负责落实和检查执行情况；

（三）负责对全校各部门的档案工作进行监督和指导，

切实履行档案行政管理职能；

（四）组织全校专、兼职档案工作人员业务培训，负责

指导档案室的有关工作；

（五）负责本校档案及有关资料的接收（征集）、整理、

分类、鉴定、统计、保管、开放和利用等工作;

（六）负责编制检索工具，编辑出版档案史料和参考资

料，多形式深层次开发档案信息资源，逐步把档案馆建设成

为档案的保管基地、爱国主义教育基地和服务学校与社会的

信息中心；

（七）参与学校信息化建设和国家档案资源的整合，开

展多方面的协作，促进档案信息交流；

（A）积极开展档案宣传、学校研究和交流活动；

（九）严格执行保密制度，负责保密资料的管理工作;

（十）完成上级部门和校领导交办的任务。

第三章档案队伍建设

第十三条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,

认真执行党和国家的方针政策，遵纪守法，保守党和国家的

机密，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，具备档案

业务知识和一定的科学文化知识。

第十四条学校档案工作人员列入学校事业编制，其编

制人数由学校根据规模及馆藏档案数量等实际情况确定，保

持人员的相对稳定。

第十五条学校各级领导应为档案工作人员提高政治、

业务素质创造条件，专（兼）职档案人员必须参加有关的档

案业务培训及现代技术的学习，为提高学校档案工作现代化

管理水平奠定基础。

第十六条学校档案工作人员属档案专业技术人员，其

职称和待遇按有关规定执行。

第四章经费、库房和设备

第十七条学校档案工作所需经费，列入学校预算。

第十八条根据我校发展规模和馆藏档案数量的增加，

学校为档案馆提供符合档案管埋要求并能适应现代化管埋

的档案工作用房。

第十九条为落实档案保护措施、逐步实现档案管理现

代化，学校有计划地为档案馆配置必要的现代办公设备。

第五章文件材料的归档、移交和接收

第二十条全校档案划分为党群、行政、教学、科研、

产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、

财会、声像、实物十二个门类。学校应建立和不断完善立卷

归档制度，把各类文件材料的收集、立卷和归档工作纳入学

校和部门工作计划；纳入管理制度；纳入教学、科研和管理

人员的职责范围。做到应归档的文件材料必须完整、准确、

系统地归档保存。

第二十一条本校各项工作与档案工作应实行“四同步”

管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、

检查、总结、验收档案工作。

（一）学校在党政管理活动中形成的文件材料，应严格

按照文书处理程序办理。文件材料办理告一段落或全部完毕

后，承办人应该把原稿、正文及有关材料整理好，交本出门

文秘人员即兼职档案员保存，以便立卷归档。

（二）学校各教学管理部门和院、所应建立健全教学文

件材料的形成、收集、整理、立卷、归档制度，确保每一个

教学年度在教学管理工作中形成的文件材料完整、准确、系

统（包括博士生、硕士生、本科生、专科生、成人教育等不

同层次、不同学制的学生培养过程中的全部教学文件材料）。

教学文件材料分别由研究生学院、学科建设与学位管理办公

室、教务处、学生处、成教学院归口整理、立卷、归档。

（三）在科研工作中，科研管理部门和各院、所应做到

下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计

划进度与检查科研文件材料形成收集情况同步；验收、鉴定

科研成果与验收、鉴定科研文件材料同步；上报登记和评审

奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步。

（四）在基本建设中，基建部门应该在项目申请立项时

便开始进行文件材料的收集、整理、审查工作，项目竣工验

收时完成文件材料的归档和验收工作。

第二十二条我校实行文件材料形成部门、课题组立卷

归档制度。一般由立卷人按照文件材料的自然形成规律，进

行系统整理组卷，以保持其有机联系，便于保管利用。然后

编排页号或件号，填写卷内目录及冬考表，拟写案卷标题,

注明密级和保管期限，交档案馆工作人员检查合格后办理移

交手续。档案馆应派人指导立卷工作。

第二十三条学校对科研成果、基建工程、仪器设备等

进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。有关部门应会同档

案馆对应归档的文件材料进行审查，签署意见，没有完整、

准确、系统的文件材料者，不予验收、盖章，不予上报成果、

结算经费。

第二十四条学校各类文件材料的归档范围：

（-）党政管理类

主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组

织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总

结；上级机关与本校关于人事、行政、党务管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的

文件材料。

（三）科研类

主要包括科研管理部门、单位、个人在科研管理和科研

实践中形成的具有保存价值的文件材料。

（四）基本建设类

主要包括基建管理部门在基建管理和工程项目建设、修

缮、改建过程中形成的具有保存价值的文件材料。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器

设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、

使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产与科技开发类

主要包括校力、产业管理部门和生产单位在产品设计、生

产及科研开发过程中形成的具有保存价值的文件材料、样品

或样品照片、录像等。

（七）出版类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本

校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（A）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举

办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外

籍、港澳专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的

文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有

关材料等。

（九）财务类

财务管理部门及有关部门在财务管理和会计核算过程

中形成的具有保存价值的文件材料及报表、账簿、凭证等。

（十）声像类

声像管理部门及有关部门在声像管理和声像载体材料

制作过程中形成的具有保存价值的文件材料及照片（底片）、

影片、幻灯片、缩微胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

（十一）实物类

主要包括学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学

术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价

值的各种形式的实际物品。

以上各类系指归档范围，归档的文件材料包括纸质、照

（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第二十五条归档的文件材料应质地优良，书绘工整,

图样、声像清晰；不得用易褪色、易变质的材料书写，必须

用碳素、纯兰或兰黑墨水笔书写；不能用金属物装订，以便

保存。

第二十六条归档时间应按以下要求：

（一）党群、行政、出版、外事类档案应于次年六月底

前归档；

（二）教学类档案应在次学年度寒假前归档；

（三）科研类档案在项目完成鉴定后两个月内归档；

（四）基建类档案应在项目竣工验收并决算后两个月内

归档；

（五）设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月

内归档；

（六）财会类档案应于每年年终立卷，由财务部门保管

三年，于次年六月底前归档；

（七）产品与科技开发类档案应于试制鉴定后或正式投

产后两个月内归档;

（八）声像类档案应于每年年终立卷，于次年六月底前

归档；

（九）实物类档案应于次年六月底前归档。

第二十七条学校各部门向档案馆移交档案时，必须办

埋交接手续，填写移交清单一式二份，双方清点无误后签字、

盖章，各执一份有查。

第二十八条学校专兼职档案工作人员有责任检查、督

促、指导立卷人员做好文件材料的收集、整理、立卷、归档

工作。

第二十九条学校中的个人在其从事教学、科研、党政

管理职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照

规定向本校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于学校中的个人在其非职务活动中形成的重要文件

材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行收集。

第三十条学校档案馆要注意向国内外征集与本校有

关的各种档案和资料。

第六章档案管理

第三十一条我校档案实行统一领导，分级管理，保定

校区各部门档案按规定向学校档案馆移交，档案馆要对各部

门移交档案进行分类、编号、排列。

秦皇岛海洋学院、定州中兽医学院单独保管，学校档案

馆对其进行业务指导、监督、检查。

第三十二条学校档案馆对保管期限已满的档案进行

鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意,

并登记造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准,

不得销毁任何档案。销毁档案时，须由两人押运并监销。监

销人员要在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。

第三十三条学校档案馆应指定专人负责进行下列统

计工作：

（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的

利用情况进行统计；

（二）按照有关规定，向省教育厅报送档案工作基本情

况统计表。

第三十四条各类档案保管期限。根据学校各类档案的

保存价值分为永久、长期（16-50年）、短期（15年）三种

保管期限。

（一）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学

校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（二）凡反映学校一般工作活动的，在长时期内对学校

和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

（三）凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期

保管。

第三十五条档案密级的划分，应由立卷单位确定后在

案卷封面上用铅笔标明，然后由档案馆和保密负责人审查、

调整。

第三十六条严格执行安全保密制度，档案不得随意堆

放，严防毁损、散失和泄密。特殊载体和重要、密级档案专

柜存放。

第三十七条档案馆对于我校个人在其职务活动中形成

的重要文件材料，可通过征集、代管等形式进行管理，学校

应对个人捐赠档案者给予一定的奖励。

第三十八条档案库房与技术设备的管理，档案馆应有

专人负责，并建立健全有关规章制度。

第三十九条档案馆应研究和改进档案保护技术，对已

破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第四十条学校档案馆库房要做好防盗、防火、防潮、

防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施。并保持库

房和馆区的整洁、卫生。对馆藏档案和资料的保管情况要定

期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处

理。

第七章档案的利用与开放

第四十一条学校档案馆要积极创造条件，按照国家有

关规定向学校和社会开放档案。

学校档案馆开放档案，应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案

的目的和范围后，均可利用属于开放范围的档案，并可以摘

录和复制；

（二）本校工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本

单位归档的档案，若查阅非本部门归档的、带有密级的、限

制使用的档案，须持单位介绍信并经立卷部门负责人同意方

可查阅；

（三）利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理,

并按照规定合理收费；

（四）凡个人利用档案的，按有关规定收取费用；

（五）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经

有关主管部门介绍，校长批准；

（六）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规

定办理；

（七）凡摘抄、复制档案经学校档案馆核准并加盖公章,

方能生效；

（A）利用档案必须严格遵守档案利用制度，确保档案

的完整与安全。尤其借出的档案不准带到公共场所或家中，

不得卷折、污损、涂改、转借、遗失。档案归还时档案馆要

认真检查、注销，如有损坏、丢失档案者，须及时报告学校

领导，严肃处理；

（九）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或

个人无权公布档案。

第四十二条学校档案馆应设立专门的阅览室，并提供

档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案馆指南等。

第四十三条学校馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的;

（五）学校重要会议记录。

第四十四条对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档

案，须经档案馆馆长同意。

第四十五条学校档案馆所保存的档案，主要供本校利

用。其它单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经馆长批准

后，方可查阅。若利用的档案涉及重大问题或国家秘密，须

经主管校长批准。

第四十六条学校档案馆必须编制必要的检索工具。著

录标准按国家标准DA/T18—1999《档案著录规则》执行。

第四十七条学校档案馆应积极开展档案的编研工作。

第四十八条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不

得提供原件使用“如特殊需要，须经档案馆馆长批准。

第四十九条学校档案馆应采取多种形式，如举办档案

展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

第八章考核、奖励与处罚

第五十条学校档案馆应建立检查、考核和评估制度，

明确岗位职责。根据学校考核制度和档案人员岗位职责，对

档案工作成绩突出的单位和个人给予表扬和奖励。

第五十一条对于违反本办法的行为，参照《中华人民

共和国档案法实施办法》的有关规定予以追究主管领导和当

事人的责任。

第九章附则

第五十二条本办法由档案馆负责解释。

第五十三条本办法自公布之日起施行。学校原公布的

有关档案工作的规定同时废止。

XXXX大学档案管理制度

一、我校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直

接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文

件材料，均属学校档案。

二、我校档案管理保管机构是档案馆，正处级建制，设

馆长一名。学校档案工作由一名副校长分管。档案馆负责对

全校各类档案实行统一领导，分级管理。

三、馆藏各类档案由专人保管，不是自己分管的部分,

无权办理档案利用手续。

四、实行部门立卷归档制度。各中层均为立卷部门。各

立卷部门要确定一位负责人分管本单位的档案工作，并确定

一名专职或兼职档案人员具体承办本部门文件材料的形成、

积累、立卷、归档工作。

五、档案工作要逐步做到“三纳入”、“四同步”。"三

纳入“：把档案工作纳入学校计划和规划；纳入学校管理制

度；纳入有关人员的职责范围。“四同步学校、部门领

导在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、

总结、验收档案工作。

六、建立健全档案工作的各项规章制度，对档案实行科

学管理。档案要有专门库房，配备必要的设施，确保档案完

整、准确、系统与安全，便于开发利用。

七、要逐步实行档案的科学管理，配备现代管理设施,

实现微机管理。

八、要大力开发