长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店采购业务账务一体化

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店简介 11.1业务范围 11.2采购内容 11.3采购流程 22长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店采购业务账务存在的问题及原因 32.1存在问题分析 32.1.1利润降低 32.1.2原材料损失增加 32.1.3到货时间超过预期 42.2原因分析 42.2.1采购计划不合理 42.2.2验收存储不规范 42.2.3付款不及时 53手感麦夫中茂城店采购业务账务一体化流程优化 53.1采购计划制定流程优化 53.1.1采购计划申请表 53.1.2采购计划制定流程 63.2验收流程规范 63.2.1规范存放地点 63.2.2规范材料标签 73.2.3规范验收流程 83.3账务处理流程规范 93.3.1单据传递流程规范 93.3.2付款审批流程及制度规范 94总结 9参考资料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店采购业务账务一体化流程优化1长沙手感麦夫食品有限公司简介1.1业务范围长沙手感麦夫食品有限公司位于湖南省省会长沙，公司于2015年11月18日成立。法定代表人陆星竹，注册资本50万元。公司主要从事糕点、糖果、成品、杂货批发；食品（包括冷饮、热饮、爆米花等零食）生产销售；面包、糖果、巧克力制造，饼干等烘焙产品。目前手感麦夫在长沙拥有十二家直营门店，手感麦夫中茂城店是十二个门店中的分店之一，位于中茂城外街一楼。（长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店本文简称手感麦夫）。1.2采购内容手感麦夫中茂城店主打手工面包，采购的原材料大多是制造面包所需要的鸡蛋、奶油、酵母粉、面粉等等，还有一些饮品所需要的水果、咖啡豆等等，以及其它所需要的一些工具。采购内容如下表1-1所示：表1-1手感麦夫中茂城店采购内容表原料面包粉、鸡蛋、砂糖、盐、水、酵母、黄油、奶油、咖啡豆、水果等工具包装盒、包装袋、膜具、刀具等1.3采购流程目前，长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店采购流程分为两种，一种是制造产品所需要的工具，另一种是制造产品所需的原材料。长沙手感麦夫食品有限公司中茂城店的流程图主要分为由门店店长下单物资需求订单给采购部，采购部接到采购单，根据请购需求向财务部审批，再交由总经理批示，批准后再由采购员进行采购，货物到达后点数抽检入库，抽检合格后进行财务结算。采购流程图如图1-1所示：供应商店长采购部财务部总经理物资需求采购计划物资需求采购计划选择供应商生成用款计划通过用款计划选择供应商生成用款计划通过用款计划谈判谈判签合同签合同，签合同签合同，订单安排交货交货审批验收办理结算审批验收办理结算结算结算图1-1手感麦夫中茂城店采购流程图2手感麦夫中茂城店采购业务账务存在的问题及原因2.1问题分析2.1.1利润降低2020年第一季度手感麦夫中茂城店利润额在3万3，逐季度递减，第4季度利润额降至2万3，从第三季度到第四季度，环比下降至25.63%，整体看来利润额在减少。2020年手感麦夫4个季度利润额如下表2-1所示：表2-12020年手感麦夫中茂城店4个季度利润统计表季度一二三四金额（元）35000330002800023000环比率-5.71%-17.86%-21.74%-25.63%2.1.2原材料损失增加2020年第一季度，原材料损失金额12000元，第三季度损失高达18000元，第二季度与第三季度相比，环比下降至12.5%，平均每季度原材料损失在15000左右，原材料损失一直在增加。以下表2-2是2020年每季度原材料损失金额汇总表：表2-22020年每季度原材料损失金额汇总数据季度一二三四金额（元）12000125001800016000环比率4%30.56%-12.5%20%2.1.3到货时间超过预期因未按约定时间付款，从而到货时间超过了预期。采购部向供应商下单后，约定当天下单当天付款，却超过3-5天未能付款。比如约定3月14日付款，但实际付款日期却在3月18日，付款时间晚了4天。下表2-3是实际付款日期和约定付款日期以及到货日期时间表：表2-3一个月内实际付款日期和约定付款日期以及到货时间表约定付款日期实际付款日期到货日期3月6日3月8日3月10日3月14日3月18日3月20日3月20日3月20日3月22日3月28日3月31日4月2日2.2原因分析2.2.1采购计划不合理由于采购部的计划安排不合理，没有保证原材料数量的供应，导致制作畅销商品的原材料不足，无法进行售卖。目前的采购计划是根据生产计划来确认详细的采购要素，再作出采购预算，但在采购计划前并未进行市场调查，没有对市场销量作出准确预测，往往在采购过程中出现采购数量不足问题。为了保证门店供应，采购部不得不临时采购原材料，对生产计划紧急变更，而供应商不能充分及时配合，导致交货延误。采购方后期要加强市场数据分析，制定合理的采购计划，加强跟踪，及时变更生产计划。2.2.2验收存储不规范目前，在原材料到货后，因到货量较多，为了保证进度，验收人员不会严格检查材料的数量和质量，通常采用的是随机抽样抽查一两件即可。验收人员没有给原材料编号，也未进行日期检查，没把过期日期日贴上标签，导致我们不能清晰认知哪些材料是保质期较短的，保质期较短的可以先拿去使用，节省成本，不会造成由过期导致的浪费。手感麦夫没把存放地位置进行编号，比如有些材料要放置阴凉处，有些则要放置干燥处，还有些则需放置冰箱，这些材料是不能随意摆放的,好的存放地点能节省不必要的浪费和支出。这些不规范的验收存储都造成了不必要的支出，导致成本增加。2.2.3付款不及时在采购部和供应商签完合同后，约定当天付款当天发货，但很多原材料到货期限变长都是因为我们没有按照约定时间付款，比如约定3月5日付款发货，财务部却在3月8日才付款，3月10日才到货，这就导致到货期限变长。目前手感麦夫付款流程不够灵活，必须要等到审批流程走完才能付款，而审批流程没有规定时间去付款，审批和审核的时间也都过长，很多项目因付款不及时而受阻。下表2-4是原材料预计时间、付款时间、发货时间、到货时间汇总：表2-4原材料预计时间、付款时间、发货时间、到货时间汇总预计时间付款时间发货时间到货时间3月5日3月8日3月8日3月10日3月16日3月20日3月20日3月22日3月26日3月31日3月31日4月2日3手感麦夫中茂城店采购业务账务一体化流程优化3.1采购计划制定流程优化3.1.1采购计划申请表表3-1采购计划申请表申请部门联系人及联系方式递交时间采购项目品名参考型号规格配置数量单位预算单价（元）需求时间预算合计（元）在接到各门店请购单后，由采购部制定采购计划申请表，向财务部进行审核，由领导签完字后，审批通过开始采购。规范的采购计划申请表如表3-1所示。3.1.2采购计划制定流程为保证正常工作的运营，避免由采购计划不合理导致的原材料数量不足的问题。在制定采购计划前，由市场部根据历年的销售量对市场进行调查，预测出原材料的所需量，然后交由领导审核，审核完毕后采购部根据现有库存、生产计划以及预测的原材料所需量制作采购计划，最后交由财务部审核。下图3-1是长沙手感麦夫食品有限公司的采购计划制定流程：市场部生产部仓库采购部财务部生产计划销售预测生产计划销售预测审核采购计划核对库存审核采购计划核对库存图3-1采购计划流程图3.2验收流程规范3.2.1规范存放地点之前因存储不规范造成的资源浪费，现将仓库进行编号，分类存放。我根据对每个仓库进行分类，对仓库的每个区域的特点调查发现，特点如表3-2所示,根据存储的特点，把原材料放置在相应的位置，具体如表3-3所示：表3-2仓库特点总结表仓库编号位置特点1A靠窗区通风B干燥区干燥2C冷藏区冷藏D冷冻区冷冻、温度低3E阴暗区阴凉表3-3原材料位置表仓库位置原材料1A面粉、发酵粉1B酒精、酵母2C水果、鸡蛋、黄油、奶油、牛奶2D冰块3E干果料3.2.2规范材料标签原材料仓库的所有材料入库时，应按规定重新进行标识。标识标签的内容应包括我公司的物料代码、贮存条件、生产日期和有效期。如图3-2所示：图3-2物料标签对已经快到期的原材料，贴上红色标签（先用），对当月到期的原材料贴上黄色标签（当月到期）。如图3-3、3-4所示：图3-3图3-4标识标签的打印、回收、损毁，由原材料记录员负责。标签印好后，簿记员和仓库管理员应仔细核对标签内容和数量。还要将有关信息填写在《原材料标签使用登记表》中，双方签字确认完成好交接工作。3.2.3规范验收流程不合格不合格合格来料填写物料标签、通知质管部检查数量、质量、到期日物资标签上盖合格章，做好检验记录通知供方退货仓库质检部采购部图3-5验收流程图手感麦夫的质检部对到货的原材料采用全样质检手段，包括数量和质量以及到期日。仓库来料后，填写物料标签并通知质检部，质检部检查数量和质量以及到货期，合格的在物料标签上盖合格章，不合格的按合同进行降级处理或退货。验收流程图如图3-5所示。3.3账务处理流程规范3.3.1单据传递流程规范采购部把相关票据交到财务部时，财务部应当整理票据，初步审核单据内容，收到付款申请后，仔细审核合同和采购发票，在支出凭单上签名确认，单据存档后作账务处理。单据传递流程图如图3-6所示，采购流程统计表如表3-4所示：仓库仓库财务部采购部采购合同采购发票采购付款申请单查验收货开具入库单审核核算单据交接单据交接单据交接单据交接图3-6单据传递流程图表3-4采购流程单据统计表采购流程相关单据审核人采购订单采购清单、采购付款申请单总经理签合同采购合同、财务部、总经理验收入库入库单仓库主管付款采购、费用发票财务部3.3.2付款审批流程及制度规范之前很多原材料到货期限变长，是由于我们的付款不及时，当时审批过程长，一个合同订单需要审批几天甚至一周的时间，现改变了原有的审批过程。自采购部填写付款申请单后，财务部要在2天之内审核完成，然后由总经理审批，审批不得超过1天以上，从付款申请单到通过审批不得超过3天，审批完成后，财务部立刻付款。付款审批流程图如图3-7所示：总经理财务部采购部1天1天内审批采购订单、合同汇总填写付款申请2天内审核填写付款申请2天内审核 是安排付款 安排付款 图3-7付款审批流程图制度规范：每月1日前采购部合同账款与财务部应付款核对完毕。本月的采购生产计划由采购部每月3日前核对付款时间还有制定采购付款计划，于每月5日前审批完采购付款计划。财务部根据批准的付款计划安排资金，并准备付款。4总结本设计主要针对长沙手感麦夫食品有限公司的采购流程提出