长沙市酉讯信息科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1长沙市酉讯信息科技有限公司基本概况 长沙市酉讯信息科技有限公司差旅费报销制度优化设计1长沙市酉讯信息科技有限公司基本概况长沙市酉讯信息科技有限公司成立于2020年05月08日，注册地位于湖南省长沙市天心区芙蓉南路新路村韶峰星苑综合楼826号。长沙市酉讯信息科技有限公司的纳税人识别号是91430103MA4RAJ9373，企业法人谭望，目前企业属于开业状态。公司员工由老板、业务经理、业务人员、后台人员、财务人员等五十二人组成。企业类型属于有限责任公司（自然人投资）。公司经营范围包括计算机技术开发服务、计算机硬件开发、计算机网络平台的开发及建设等。长沙市酉讯信息科技有限公司对外投资1家公司。2长沙市酉讯信息科技有限公司差旅费报销管理制度为了能够更加合理控制企业财务管理制度和规范差旅费用的支出合理性，规范公司员工出差报销的行为，提高办事效率，降低成本。按照本企业的实际情况来制定的，使得企业在各项管理形成规范化和制度化。2.1差旅费用报销办理流程（一）出差员工在出差之前需要事先填写好《出差申请单》，上面要注明部门名称、出差人姓名、出差时间、出差地点、出差事由、出差往返要乘坐交通工具、及预计出差所需的资金（若所需资金超过2000元的应提前一天通知财务部备款），经所在部门的领导签字后，方可进行出差。（二）出差员工在返回公司后，必须将整理好的有效单据交所在部门领导签字同意后，再经财务负责人审核无误之后，方可报销差旅费。出差人员返回后的所有报销，不允许累加或者拆分报销。（三）报销的所附原始单据必须真实、可靠，并与发生的费用相互对应，所有需要报销的差旅费用应按照以下流程来进行报销。填写出差申请单填写出差申请单部门主管审核同意部门主管审核同意财务部审核，预支差旅费用财务部审核，预支差旅费用出差回来，整理发票出差回来，整理发票部门领导审核签字部门领导审核签字财务部审核，报销差旅费用财务部审核，报销差旅费用图1差旅费报销办理程序2.2差旅费报销制度标准长沙市酉讯信息科技有限公司对出差会发生的补助费、住宿费和市内交通费明细具体包括如下：差旅费费用包括以下内容：住宿费餐饮费（3）交通费（4）特殊补助（如通讯费、包裹寄存费等杂费）（二）公司各员工出差报销具体标准（1）住宿费：eq\o\ac(○,1)如果是客户单位有免费提供住宿服务的，不予报销；若不提供的，按实际出差在外住宿天数发生的金额，凭住宿发票报销。（2）餐饮费：eq\o\ac(○,1)如果是客户单位有免费提供餐饮服务的，就不予报销；若不提供的，则按实际发生的金额报销，但是每人每天最多不超过50元，超过部分自理。eq\o\ac(○,2)计算出差天数的方法。表1出差天数的计算方法出差当天发车时间返回公司驻地的时间上午11点之前下午17点之前上午11点之后下午17点之后算一天算半天算半天算一天（3）交通费：eq\o\ac(○,1)乘坐火车按硬卧(含硬卧)，动车、高铁以下标准报销。按实际乘坐火车票进行支付，有明确的出发地至目的地，与实际出差相符。主管级别可以乘坐高铁动车，普通员工则只能乘坐火车出行。eq\o\ac(○,2)乘坐出租车的，按前往目的地的实际里程，主管级别，按实际发生的金额凭票报销；普通员工按20元/次计算报销，超过部分自理。eq\o\ac(○,3)乘坐市内公交车、长途汽车、地铁等其他交通工具的，按出发地至目的地的实际费用，可据实报销。eq\o\ac(○,4)乘飞机需事前申请，得到上级领导同意方可乘坐，凭机票报销。eq\o\ac(○,5)若抵达目的地后客户单位有免费提供车辆接送的，不予报销。（三）关于私事绕道的报销规定若出差员工利用出差或者调动职务之便，就近回家省亲、办私事，这样所发生的的车费不予报销；如果之前有经过公司领导的批准，可以报销。在家期间其他的一切私事费用不予报销，严禁私费公报。3长沙市酉讯信息科技有限公司差旅费报销管理制度存在的问题长沙市酉讯信息科技有限公司差旅费报销是严格按照公司的报销流程和报销制度在执行，但是在实际过程中，差旅费的报销依然存在一些比较多的问题，具体如下：3.1差旅费报销标准不精确（一）有些人出差讲究享受。比如在市内距离较近，有公交地铁直达的，有的员工却选择乘坐出租车出行，这样一次他就可以报销二十元，赚取其中的差额。由于主管级别的住宿费和交通费都是按实际金额报销，有的领导住宿时会选择比较高档的酒店，乘坐交通工具时要选择最舒适的方式出行，浪费多少也不心疼，反正公司都可以报销的想法。（二）有的人出差还想顺便旅游，借工作的由头延期返回，财务人员和领导也不清楚是不是真实的，就也按各项出差费用报销标准报销。所有数据这样从小球滚到大球，就很大地增加了我们公司平时的成本费用。3.2部分员工对票据要求不了解在日常出差工作中，部分的员工对财务知识比较欠缺、不了解，就有出现开回来的发票不规范、内容不明确等情况，比如发票上的纳税人名称和实际消费单位不一样，开票人说他们是同一家公司，一直都这样开票的，没有问题；还有的发票专用章盖的不清晰；有的单位收据随意的填写，字迹有不清晰的情况。部分的员工不是很了解财务部门对差旅费报销票据的要求，就都全部受理了，然后带回公司报销，财务人员或者部门领导审核的时候发现不符合要求，就不能报销，又要退回要求重开或填写，这样就给公司财务部门及相关出差人员的工作带来不必要的困扰和麻烦。3.3差旅费报销不及时我们公司有的员工出差时地点比较近，发生的差旅费会比较小，而且有时不想去麻烦领导签字，就会造成小球滚大球的现象，等到报销金额较大时一次性报销。碰巧当时相关的领导又出差去了，所以就会造成报销单不能及时签上字的情况，出差人员就不能按时的报销冲账；有的员工因为经常要出差，还没有还款冲账，又直接去执行下一个出差任务，回来就把两次的合在一起去报销。虽然每次在报销单上都有部门领导先审核后签字，但是次数一多、时间又隔得比较长的话，领导就会混淆单据或者记不清楚有的员工出差的具体情况。领导又碍于自己的面子，就直接敷衍签字，就没有对报销单的内容数据作进一步的审核和调查，也没有尽到审核监督的职责。4长沙市酉讯信息科技有限公司差旅费报销管理制度优化设计根据对市场合理的分析和研究，针对性的解决我们公司的差旅费报销制度中的不足，对症下药，具体问题具体分析，采取有效的措施，加强公司财务管理，提高员工出差的工作效率，降低公司成本支出，合理差旅费用开支，维护好公司和员工之间的利益关系。我对公司差旅费报销管理制度的优化设计如下：4.1精确差旅费报销标准范围（一）根据我们公司平时出差地点的情况，制定了费用发生明细的报销标准，所有费用必须在限定额度范围内报销，超过限额标准的部分需自理。如果出差距离较近，且有公交地铁直达的，必须选择乘坐公交地铁。如果距离较远，应该优先选择最简便快捷的行程及路线，不得故意绕行、无故停留（因外部因素如发生故障，没有及时购到票等情况），若另有特殊情况，需经部门领导同意才可执行。对于主管级别的各项费用也制定了限额标准，不再是实报实销。出差时所发生的住宿费用、餐饮补助、市内交通费、制定的明细报销标准如下：表2直辖市报销标准职务交通工具住宿标准伙食标准市内交通费用老板飞机/高铁/动车实报实销部门领导飞机/高铁/动车260元/天60元/天50元/天普通员工动车/火车220元/天50元/天40元/天表3省会城市报销标准职务交通工具住宿标准伙食标准市内交通费用老板飞机/高铁/动车实报实销部门领导飞机/高铁/动车220元/天50元/天40元/天普通员工动车/火车180元/天40元/天30元/天表4县级及以下报销标准职务交通工具住宿标准伙食标准市内交通费用老板飞机/高铁/动车实报实销部门领导飞机/高铁/动车160元/天40元/天30元/天普通员工动车/火车120元/天30元/天20元/天（二）如果在出差的过程中因为私人原因延期返回，公司不予报销延期发生的各项费用，无故延期的按旷工处理。但是如果确实因工作的原因或者特殊原因需要延迟返回的时间，必须电联经过领导的同意，才能执行。出差员工在返回公司后更改《出差申请单》上的天数，带上延期工作证明（必须有证明人的签字），找领导签字之后，才可报销。4.2加强员工对报销要求的认知（一）用于报销的所有票据必须真实合法正规，财务部门定期（每个月十五号）对所有员工进行相关的培训，过程中有要求地进行提问或者考核，加强他们对差旅费报销票据要求的了解，使出差员工在取得外单位开具的票据时，能够直接看出票据是否合法、规范等。如不符合报销要求的，就能及时地当面要求其单位按我们的规定换开或者重开。这样就能减少出差人员不必要的困扰，提高财务部门的工作效率。（二）出差人员从外单位取得的原始单据，若因保管不善而被盗或者遗失的，需要有原收款单位的书面证明，上面必须有经办人和证明人的签字，才可报销。4.3明确差旅费报销时限（一）公司差旅费的报销方式一般采取一次一清，不可以积少成多，也不能合在一起报销。出差时间较长的要做到一个月一清，如果每个月出差次数比较多，也必须分次报销。（二）出差员工一般在出差回到公司的五天内到财务部报销冲账，最长不得超过10天。财务部门需负责监督出差员工报销冲账，每7天进行一次清查，对出差借款超过10天还没有报销冲账的人员进行催促、通报，部门领导也有责任督促；超过最长报销时间的或经催促仍不归还借款的员工，次月从工资中扣还借款，而且在下次出差的时候不予借款。部门领导在对报销单审核签字的时候必须严格，如果签了字之后有出现问题，领导也要承担相应的责任。这样来促进审核监督的效果，提高出差人员及时报销冲账的积极性。5总结通过指导老师开会时对选题的分析，对整个设计的简单提示和要求，我基本了解了选题内容，心里也有了大概的方案。本次设计针对公司差旅费相关报销制度中存在的问题进行分析，查阅了资料，实施实际的解决方案，取得票据不合理、不规范的现象有了明显的减少，解决了累计重复报销的情况，制定的标准也大大节省了公司的成本，规范了员工报销行为和费用支出合理性，同时也满足了企业差旅费报销制度的需求，加强了