长沙市三杨包装机械有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 长沙市三杨包装机械有限公司差旅费报销制度优化设计1公司简介长沙市三杨包装机械有限公司位于湖南省长沙市桥驿镇群力村三杨机械工业园，成立于2008年11月26日，公司占地面积约15亩，总注册资金1200万元，公司在职人员约80人，杨福星为公司法定代表人。本有限公司目前为国内一家专门从事研发、制造、销售各种包装式机械的大型生产和技术型企业,本集团为客户提供各种酒类、饮料(食品和饮用水)以及调味品等各种液体物质的灌装控制系统器材设备以及各种水处理工艺设备。长沙三杨包装机械有限公司旗下分别设有销售部、采购管理部、综合事务所办公室、财政部、研究与开发部、生产部、品管部七个部门。其内部结构如下图1所示：图1长沙市三杨包装机械厂内部结构图图1长沙市三杨包装机械厂内部结构图2长沙市三杨包装机械有限公司差旅费报销现状长沙市三杨包装机械厂属于包装机械厂，客户群体主要为酒行业，饮料（饮用水）和调味品行业。专业为酒行业提供卸垛、冲瓶、灌装、封盖、贴标、装箱、码垛全自动解决方案。酒在我国有着悠久的历史，中华民族的人际来往文化，餐桌文化，交往文化，都跟酒有着不可分割的关系。酒行业属于市场容量大的行业。公司许多客户都是外地的，不可避免的需要出差。一般为期2-3天，去较远的地方出差另议，所以不可避免的会产生差旅费。长沙市三杨机械处于成长初期，公司还未规范差旅费报销，公司人员外出洽谈业务，因为公司是凭票报销，所以外出人员一般住的比较豪华，开销较大，差旅费报销搞，而且公司员工出差报销流程较简单，具体流程如下图2所示:图2出差报销流程图2出差报销流程图2长沙市三杨包装机械厂报销流程图2长沙市三杨包装机械厂报销流程3长沙市三杨包装机械有限公司差旅费报销存在的问题3.1缺乏严谨的差旅费报销制度在长沙市三杨包装机械厂实习期间，我查阅了公司2020年的差旅费记账凭证和原始凭证，通过向酒店打电话咨询和手机APP信息查询，例如美团，携程等APP查询到员工出差居住的酒店大致需要消费的价格，对比报销单和发票，发现两者之间存在着巨大的差异，报销单和发票上的价格比APP上的要高出许多。由于差旅费报销公司全部照单全收，许多员工会怀着公司报销，随便消费的想法。例如乘坐高铁时订商务座，出差住宿订高级酒店，甚至在出差时还将个人消费想尽办法算进报销单里。趁着出差时回家省亲，还将回家产生的花费拿来公司报销。个别员工丝毫没有为公司节省经费，把握好在外出差提升自己的机会，而是在为一己私欲绞尽脑汁，养成投机取巧的习惯，将个人利益凌驾于所处的组织利益的基础上，公司差旅费怎能不高？3.2差旅费报销标准不完善根据我在这实习的了解，长沙市三杨包装机械厂报销差旅费并没有明确的标准，员工出差时所发生的交通费、住宿费和餐饮费都是照单全收。没有明确的员工报销标准，且票据丢失也可以报销。长沙市三杨包装机械厂没有严格的报销时间。出差人员出差结束时，没有及时完成报销，而是等出差的费用累计的够多了再一起报销。上级审批时，因票据多，并没有仔细查看。这样宽松不严谨的报销制度让个别无视公司利益，只图个人小利的员工钻了空子，让他们有机会虚开发票，赚取不义之财放进自己的口袋，养成在外用公款填补个人私欲的风气。使得公司在差旅费开支方面虚高，为了公司的可持续发展，需要制定一份规范的差旅费报销标准。3.3财务人员缺乏专业性及报销审核原则性不够强在公司实习时我发现出差人员在报销时，如果是跟公司的财务人员关系较好的人员，票据即使不够完善，财务人员也会给她放水。财务人员在发现报销的瑕疵时，由于领导已经签字，即使看出了不合报销规矩，也无奈于对上级的压力，默不作声。怕得罪同事。因为会计行业就业门槛较低，也存在着个别财务人员对自己的工作不放在心上，责任心不够强的现象，对国家的法律法规和公司的规章制度了解不深，上班积极性也不够强，没有集体荣誉感，导致对差旅费报销凭证没有认真审核。领导对于差旅费的审核把关随意，一时兴起就认真审核，其他时候就马马虎虎，使得差旅费制度形同虚设。3.4没有严格的审批监控流程在差旅费报销审批中主要存在以下三方面的不规范：一是不严格执行公务，出差前没有申报流程，出差后有审批和补充报告的现象。另一个是餐饮、住宿和运输时由另一方提供的接待，但出差人员问对方公司找来报销发票，回到公司报销。这不能够符合对差旅费用报销进行规范化管理,这样做很容易产生多次报销及再次报销的弊端。三是当他们外出参与会议、学习、培训等,报销差旅费用时,没有以会议通知、培训告别书等附件为其他相关证明文件,手续不齐备。由于不注意财务收支,在内部审计的实际工作上,监督检查不严和处理财务违规行为处罚不够,没有形成一个完善的财务管理内部检查机制,有时甚至发现差旅违规报销,也时常上演,即使是制定纠正措施,也没有实质性的对策来进行惩罚,也没有追责相关人员，造成了公司差旅费用的滥用。4长沙市三杨包装机械有限公司差旅费报销制度优化设计4.1规范差旅费报销标准第一件要做的事情就是根据员工职级设置差旅费标准，差旅费标准如下图3所示：图3职工出差食宿差旅费标准图3职工出差食宿差旅费标准图3差旅费标准第二要明确哪些费用可以报销：（1）出差交通费：出差途中的机票、火车票、传票等。（2）住宿费：酒店、旅馆的住宿费用。（3）餐费：出差途中的饮食、会客费用。 （4）市内交通费：目的地的公交、地铁、打车费等。（5）车辆费:如果我们还是自行驾驶开车,出差路上的机油费、过路时间费、停车场的费用。（6）补贴：出差补贴、交通补助等。（7）杂费：行李托运、退改签费等。补充说明：（1）报销住宿费用时必须提供住宿发票。如实际支出未达到规定的住宿费，将不予补足。超出部分由出差人员自己承担。（2）实际出差天数以车辆出发时间到返回城市时间计算，十二点以后启程（或十二点以前抵达）按半天算，十二点之前启程（或者十二点之后抵达），按一天算。（3）就餐费和运输费的标准采用一揽子制度,按实际进行出差的天数来计算。一般是按照实际金额进行报销,如有特定情况可以根据标准而收到相应的补贴。（4）如果邀请顾客吃饭时需事先征得公司总经理同意才能向他们报销招待费,如未取得同意,餐费自行承担,公司不予报销。同时根据比例(每日早饭25%、午餐或晚饭45%)从当日扣减对出差员工当日的各项伙食津贴。（5）出差期间对方提供的餐饮、住宿、交通等费用，公司不予报销。（6）对于自己处理私事的规定:利用时间外出差或者是调动一些工作,虽已事先得到领导的同意才前往家乡探亲,处理一些事务的。但应此而产生的车费,以及其他的一切费用。所有按照直线行车距离收费进行服务报销,额外产生的费用均由用户个人自行自己承担,公司不再向您发放汽车绕道和在家期间的任何其他补贴。（7）出差期间，当地交通费和商务招待费经公司领导批准，财务批准后报销。（8）按国家相关的规定和要求对其他费用进行报销的标准进行审核和报销。4.2规范出差审批流程，加强对原始凭证的审核图4出差审批和差旅费报销审批流程员工出差由分管的领导审批，相关差旅费用的报销审批流程按照审批审批流程，如下图4所示：图4出差审批和差旅费报销审批流程图4报销审批流程图4报销审批流程出差需提前一天填写申请表，并按规定程序，并按照规定的程序,提前向财务部门贷款或者借出差的旅费。报销单据:出差人员出差回来后，填写《出差费用报销单》、《出差明细表》和《出差日志》。没有出差明细表和出差记录的财务将不予报销。出差人员的报销必须符合国家有关票据报销的规定，否则不予报销，各类遗失票据不予报销。报销期限:外地出差的人员在外地出差返回后一周内必须由财务部门进行报销。故意迟延迟不去报销的，公司视情节处以55元以上罚款。加强对本次申请人的原始凭证进行审查:申请人持有本次申请时所需要提供的材料如下图5所示图5报销时原始凭证应该具备的资料图5报销时原始凭证应该具备的资料4.3提高财务人员的原则性和专业性，加强差旅费报销审查提高对财务人员的职业道德原则性:强调对会计人员的职业道德,定时定期邀请会计主管对其进行培训和上课,分析一些违反会计道德规范的人员案例,在他们心中敲下警钟。会计从业人员应当具备爱岗敬业,诚实守信,客观公正,遵守准则的要求。对于会计行为的准确和规范化,不但需要以严格执行的会计法律、规章做保证,而且需要更多地依靠于会计从业人员对其道德素养和信念。财务人员不能屈从同事和权势的压力。提升会计人员专业性：公司为会计人员提供学习机会，有能力的，公司会送出去学习。公司在之后招聘会计岗位人员时，专业性强将成为必须项，来公司上班的会计人员必须具备相关的会计类的专业资格证。上级领导在批复报销单时务必仔细。4.4制定绩效考核，加大违规处罚力度成立监督检查小组，对单位差旅费管理和使用情况应进行定期监督检查，对差旅费不真实不合法不合规的情况进行严肃处理。出差人员如超过两次被发现虚报差旅费，视情节对其进行五百元以上罚款，并在公司内部进行通报批评，引起警示。会计主管对财务人员的报销进行绩效考核，如当月没有发生任何纰漏，可提升当月的绩效工资。如发生重大纰漏，也将减少绩效。5总论本毕业设计的主要目标主要是研究长沙市三杨包装机械有限公司的差旅费报销进行优化，针对公司的实际情况，制定一套可行的运行方案。长沙市三杨包装机械有限公司，目前正处于发展阶段，差旅费报销的优化是十分有必要，差旅费的超支已经影响到了公司进一步的经营发展。本设计一定程度上可以压缩公司的差旅费支出，减少公司的运营成本，提高公司的运营收入，促进公司的稳定发展。

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