长沙秋和食品有限公司采购度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计 目录1长沙秋和食品有限公司简介 12长沙秋和食品有限公司采购制度存在的问题 12.1长沙秋和食品有限公司采购制度的现状 12.2长沙秋和食品有限公司采购制度的问题 22.2.1商品采购流程存在缺陷 22.2.2商品采购组织分工不合理 22.2.3供应商的选择配置不合理 32.2.4库存管理不当导致采购成本的增加 43长沙秋和食品有限公司采购制度优化设计 43.1完善采购工作流程 53.2对采购组织进行合理分工 63.3完善供应商管理制度 73.4制定先进的库存管理制度 94总结 9参考资料 11 湖南商务职业技术学院毕业设计长沙秋和食品有限公司采购制度优化设计1长沙秋和食品有限公司简介长沙秋和食品有限公司，2012年03月23日成立，经营范围包括预包装食品、散装食品、文化用品、办公用品的销售等，现有职工50余人，设有总经办、采购部、销售部、财务部、技术研发部、仓储部、物流部。其中采购部共有职工5人，设有采购总经理，采购部副经理各1名，采购人员3名。起初，只是单个小公司的运营，旗下就两家秋和百货超市。随着社会经济的发展，人们生活水平的的提高，长沙秋和食品有限公司在2019年成立了第四个连锁超市。根据当下的发展情况，长沙秋和食品有限公司有望于更好的发展，到现在为止，经历了9年的发展历程，也越来越贴近老百姓的生活，由于公司成立时间还比较短，公司的一些规章制度还不是很完善，特别是采购制度这一块，由于公司线下门店逐渐增多，公司在采购制度方面的问题逐渐暴露。2长沙秋和食品有限公司采购制度现状及存在的问题

2.1长沙秋和食品有限公司采购制度的现状长沙秋和食品有限公司经营范围包括日杂、文化、体育用品及器材、坚果、蔬菜、水果、乳制品、熟食、营养饮用水、日用百货、日用杂品、散装食品、卫生用品、糕点、糖果等等；商品主要围绕着老百姓的生活展开，店面也都设置在高校内，商业小区内，以及城镇的集市中，主要为基本生活物资，其宗旨是让居民少走远路去采购生活用品，就近原则，方便居民的日常生活。当下，商品的采购管理职能已经与四个单独的经营门店分开，公司把各个分散的门店的采购工作集中到了一起。这样子的优势是我方拥有了议价能力，集中到一起采购，采购的商品数量自然就特别的大。长沙秋和食品有限公司之后还有望于更好的发展。而在当下这个高速发展的商品经济时代中存活并获得良好发展下，首当其冲的就是要解决在采购制度上存在的问题，用多种方式去优化采购制度。2.2长沙秋和食品有限公司采购制度存在的问题2.2.1商品采购流程存在缺陷目前，长沙秋和食品有限公司的采购流程比较精简，每个步骤之间联系也不密切。大多都是仅仅根据以往年度销售情况而制定采购计划，根据采购计划选择和考核供应商，在供应商之间进行简单比较，然后在价格方面择优选择，选择好之后签订合同，验收货物，对货物进行质量检测，最后一步，财务结算，结清账务问题。图1顺意百货连锁超市商品采购流程现状图长沙秋和食品有限公司现在的采购流程较简单，还存在一定的问题。第一，采购计划的制定不够严谨，仅仅根据以往年度销售情况制定当下采购计划，参考不够全面欠缺严谨性。第二，没有成立专门的议价小组，在价格洽谈方面没有为实现最大优惠力度创造条件。第三，采购计划质量得不到保障，超市根据采购计划直接选择供应商，没有计划审核环节，制定的计划不够完善。第四，合同签订缺乏合同审议环节。第五，交货验收环节存在风险，缺少小样审核环节。第六，财务结算过于笼统，财务工作应进行细分处理，以免出现差错。2.2.2商品采购组织分工不合理长沙秋和食品有限公司规模正在日益地壮大之中，在目前，公司的门店也比较多，采购量也比较大，而采购部门也没有将采购员进行分工，采购员数量也偏少。图2长沙秋和食品有限公司采购部组织构架长沙秋和食品有限公司的采购部门以往都是仅仅依据过去所有商品笼统的销售数据分析进行采购，采购部门之下分工组织又太过单一，在保质期内，滞留的商品总是不少，尤其是生鲜类商品，质保期特别重要，没有设置单独的采购员很不益于公司的商品管理和销售。公司采购部都是根据以往的销售情况进行本次的采购，没有制定详细的采购计划，也无暇顾及很多细微之处。由于对采购员没有进行分工，所有采购员都是根据业务随时安排，每个采购员的采购任务就大而杂。当接收到采购部经理的安排时，同一个采购员既要采购百货类物资，也要采购食品类物资等等，类别混乱，难以根据类别产品分开筛选和比对。采购员也无暇按类别单独的去进行价格的选择和质量的甄别，采购有时为了获得较大的折扣优惠就进行超量采购，经常导致商品临近保质期时库存过多，而且超量采购会导致超市持有运转资金短缺。2.2.3供应商的选择不合理目前，长沙秋和食品有限公司为了维持供应商稳定，只在小范围内选择供应商，选择的数量很有限，一般选择了几家供应商以后就基本一成不变了。尽管与供应商维持稳定的关系是很重要的，但是在现下这个市场经济高速发展的时代，供应商之间的竞争也在随之变强，综合实力比较强的供应商在迎合市场经济的发展下，实力越来越雄厚，所以长沙秋和食品必须要更深入的去了解市场上其他供应商的发展状况，及时更替实力较弱的供应商，择优选择。2.2.4库存管理不当导致增加采购成本在长沙秋和食品有限公司的发展中，库存管理是生产经营中非常紧要的组成部分，库存量的大小对公司的采购成本存在较大影响，同时，也延伸出一系列公司的管理问题。长沙秋和食品有限公司的商品库存控制制度过于传统,库存管理人员现在大部分仅仅只是使用Excel办公软件，而还没有建立一个完善的销售网络云端管理系统，信息传达不及时也是司空见惯，采购员趁机捞油水的现象也屡见不鲜，库存不能精准和及时地被反映，就导致了下一次的采购成本被无端的增加。该怎样才能拥有一个适当的库存量，最大化的节约采购成本，达到既可以减少库存成本的效果，又不会影响商品的正常供应。在当下，这已经成为了长沙秋和食品有限公司管理者必须要考虑的重要因素。3长沙秋和食品有限公司采购制度优化设计3.1完善采购工作流程随着公司的发展壮大，采购量越来越大，采购工作各个环节之间应该环环相扣，因此需要对长沙秋和食品有限公司的采购流程进行优化，助于采购工作的顺利开展。首先，采购计划的制定拓宽为通过销售情况、财务预算、生产计划、历史信息和库存改造数这五个方面而制作，制作出的采购计划增加了向上级提出申请的环节，审批通过后留一份备案处理，才可实施，相比之前，严谨程度提升。销售情况销售情况财务预算生产计划历史信息库存量制定采购计划提出申请审批备案实施采购计划图3长沙秋和食品有限公司采购计划制定流程图实施采购计划价格委员会定价谈判生产部审核样品选择供应商实施采购计划价格委员会定价谈判生产部审核样品选择供应商签订合同采购生产部验收入库记账合同签订审议合同履行审议结算合同结算审核图4长沙秋和食品有限公司优化后的采购流程图相比之前，每个步骤之间的衔接更为紧密，更为严谨，第一，采购计划制定之前进行了财务预算，并且参考了多方面数据。第二，采购计划有了质量保障，采购计划实施之前增加了向上级申请，计划审批和备案环节。第三，成立了专门的价格委员会，由专门议价人员去争取最惠价格，从而降低成本。第四，合同签订环节增设了合同审议过程，合同签订更加专业。第五，交货验收环节生产部参与进来，收集小样先进行审核，根据审核结果选择供应商，大大提升了供应商的质量，在一定程度上有效地减少了货物质量问题。第六，财务工作进行了细分，分为了记账，结算和根据备案进行合同结算审核工作，大大降低了差错的发生。总而言之，这是采购流程的一个升华。3.2对采购组织进行合理分工由先前的采购部门的组织分工单一，采购员无各自负责板块，都是三个采购员一起行动，负责的采购商品类别多而杂，公司在这部分得分别设置相应类别的采购员，各自按类别进行采购，生鲜类采购员、食品类采购员、百货类采购员、其他类采购员各一名。图5长沙秋和食品有限公司优化后的采购组织分工采购人员服从采购经理指挥，采购业务下达时，生鲜类采购员专门负责生鲜类产品的采购工作，负责蔬菜类、精肉类、水产类、熟食类、冷藏制品类、冷冻制品类，耗材类的采购，积极与农户进行沟通和对接，对生鲜产品生存基地的土壤和水质、饲料分别进行勘察和检测，负责对产品的新鲜度、质量标准、口感和安全进行保障；食品类采购专门负责各大类食品的采购工作，负责烟酒饮料类、休闲食品类、冲调食品类，调味品类的采购，积极主动地对食品厂的环境，生产条件，卫生情况进行实地考察，与供应厂商进行有效沟通，争取最优采购计划；百货类采购员主要负责百货类采购工作，负责个人护理类、清洁用品类、保健品类、文化玩具类、服饰类、鞋帽类、卧室用品类、家居类、大家电类、小家电类，妇婴用品类的采购;其他类采购员，除了生鲜、食品、百货之外的都其他类采购员去负责采购，比如各类商品的小件，零部件，各型号的电池配件等等，进行查补缺漏。各自类别的负责人分别各自行动，在各自负责的区域进行有效率地类别甄选，熟悉各自负责区域商品的价格、位置、以及供应商的特点。严格遵守公司的供应商管理规章制度，严守公司的商业机密，积极的与供应商交谈，高效的完成各自负责的业务工作，对于在自己权限以外的问题，及时向采购经理报告，寻求最佳解决方案。有效率的完成采购经理发布的任务指标，如库存周转率、毛利额、销售额、营业外收入、营业外支出等等。在每次采购任务完成之后，积极主动的与采购经理交谈，提出自己合理的建议，或者反省自己不足的地方，努力提升工作效率，对于各项工作，都要按时按量有效率的完成。3.3完善供应商管理制度第一，选择供应商时，要根据需要配备供应商。长沙秋和食品有限公司要根据市场情况对供应商进行筛选和匹配，以公司所需要的商品和公司的库存量，市场的供需量为依据，将每个商品至少都要配置三家供应商，以防出现意外的情况，这样子也可以相互比较，在商品价格、质量、性比价等等一些方面进行择优筛选，从而降低采购成本第二，建立严格的供应商选择标准。对市场情况了解不全面，选择供应商缺乏衡量标准，而导致选择不当，都会对公司的供货情况造成不良的影响，给公司造成很多损失，所以长沙秋和食品有限公司在对待供应商选择标准上，一定要严格制定，制定得具体得当，提升供应商准入机制。除此之外，公司还要建立供应商质量考核指标、供应指标、经济指标以及支持和服务考评指标。对供应商的质量保证能力、供货能力、经济能力、服务水平、企业信誉等都要有明确的要求准则，不符合要求的直接淘汰，禁止在没有经过调查和筛选的供应商处采购物资。建立准入制度后，能很大程度地提升供应商的质量，对于公司的采购量也有了保障。表一长沙秋和食品有限公司供应商考核表第三，选择供应商时注意区域分布。长沙秋和食品有限公司应该多了解公司所需要的产品供应商的地域分布状况，通过与同行交流或者网络搜寻的方式去调查研究。为了以防万一，最好要在公司的周边选择一定数量的供应商，将意外情况引发的影响压到最低。3.4制定先进的库存管理制度第一，建立销售网络云端管理系统。长沙秋和食品有限公司为了保证自己产品需求信息的及时反馈，以及物流状况的流通，为了更好的管理公司库存，建立一个完善的销售网络云端管理系统刻不容缓。当下自己有很多公司已经开始使用ERP或者MRPII等等一些销售网络云端管理系统，解决了产品分类的问题，解决了商品的运输和储存过程中的识别问题，编码的标准性问题，产品条码的唯一性和识别性问题。这些功能都大大提升了仅仅只依靠简单劳动力的办事效率，可以及时的了解库存的去向，有效率的反馈现下的存货状况。第二，制定库存计划的前提是，先深入调查了解公司每一种产品的数据代号，不同产品种类的数量多少，并且精细盘算订货到进货这一环节的时间成本，按产品的种类，每种型号都需要制定适合的库存量。为下次的采购建立一个良好的基础，最大力度的节约采购成本。第三，存货领用内部审计。内部审计人员定时的对存货进行盘点，以及检查存货盘点表，对存货盘点过程进行严格的监督，定时审核财务部门和保管部门的核算是否正确，部门与部门之间的流通数据是否相符，有无舞弊行为，有无数据差池，有无违反规章制度。除此之外，内部审计人员要及时对存货的领用状况进行评价，规范存货领用行为。4总结通过对长沙秋和食品有限公司采购制度的优化设计，长沙秋和食品有限公司完善了采购的工作流程，合理分工了采购组织，完善了供应商管理制度，制定了先进的库存管理制度，以此解决了长沙秋和食品有限公司在采购流程上存在缺陷，商品采购组织分工不合理，供应商选择配置不合理，库存管理不当导致采购成本增加这四个问题。为长沙秋和食品有限公司解决了采购制度上一系列的缺陷，也为长沙秋和食品有限公司未来的发展奠定了一个更好的基础。长沙秋和食品有限公司采购制度同公司的生存发展息息相关，公司通过此优化设计大大提高采购工作的效率,保证了采购工作的高效运行,规范了采购部门的工作准则和行为规范,从而更高效地完成各采购任务,为公司的发展提供了更好的保障。参考资料[1]卢思源.麦德龙的采购制度及启示[J].财务与会计.2018(3)：37～39[2]袁德山.采购控制制度的设计[J].今日科条.2019(3)：37～39

[3]田复兴.采购成制度与供应商