外部合同与协议管理制度

外部合同与协议管理制度1.前言为了规范企业与外部合作伙伴的合同与协议管理，确保企业合作的合法性、合规性及顺利进行，订立本《外部合同与协议管理制度》。2.定义外部合同：指企业与合作伙伴（包含供应商、客户、合作公司等）签订的各类合同，包含但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。外部协议：指企业与合作伙伴达成的全都看法，但未以正式合同形式体现的文件，包含但不限于保密协议、合作协议、谅解备忘录等。3.外部合同管理流程3.1合同申请与审批流程3.1.1合同需求方填写《合同申请表》，包含合同类型、合同重要内容、合同金额、合同期限等信息，并附上相应的支持文件，如需求方与供应商之间的往来函件、谈判纪要等。3.1.2合同申请表需经需求方所在部门主管审批，再由法务部门进行法律合规性评审。3.1.3合同申请经过审批通过后，由合同管理部门进行合同起草，并告知需求方与供应商进行协商。3.2合同协商与签署流程3.2.1需求方与供应商依据合同起草结果进行协商，确保合同条款符合双方利益，并达成全都看法。3.2.2合同起草经过双方确认后，由需求方所在部门主管与供应商签署合同。3.2.3签署的合同需经过法务部门的最终审核，确认其合法性及合规性后方可生效。3.3合同履行与更改流程3.3.1合同生效后，需求方及供应商按合同商定履行各自义务，并及时沟通、解决履行中的问题。3.3.2如需对合同进行更改，需由需求方填写《合同更改申请表》，并说明更改原因及具体内容，并由法务部门评估其合法性、合规性及可能带来的风险。3.3.3合同更改申请经过评估并获得相关部门审批后，方可进行更改，并及时通知合同相关方。3.4合同归档与保管3.4.1合同管理部门负责对已签署的合同进行归档，并建立合同档案库。3.4.2合同归档时，应将合同及相关文件依照合同编号、类型、签署日期等分类整理，并进行密封、编号及盖章。3.4.3合同档案库需设置权限掌控，仅授权人员可访问，并定期进行备份和存档。3.4.4合同文件的保管期限依照法律法规及内部规定执行，过期合同需及时销毁并做好相应记录。4.外部协议管理流程4.1协议签署与生效流程4.1.1需求方与合作伙伴共同起草协议内容，并确保协议条款明确、合法、合规。4.1.2协议内容经双方确认后，由需求方所在部门主管与合作伙伴签署。4.1.3签署的协议需经过法务部门的最终审核，确认其合法性及合规性后方可生效。4.2协议履行与更改流程4.2.1协议生效后，需求方及合作伙伴按协议商定履行各自义务，并及时沟通、解决履行中的问题。4.2.2如需对协议进行更改，需由需求方填写《协议更改申请表》，并说明更改原因及具体内容，并由法务部门评估其合法性、合规性及可能带来的风险。4.2.3协议更改申请经过评估并获得相关部门审批后，方可进行更改，并及时通知协议相关方。4.3协议归档与保管4.3.1合同管理部门负责对已签署的协议进行归档，并建立协议档案库。4.3.2协议归档时，应将协议及相关文件依照协议编号、类型、签署日期等分类整理，并进行密封、编号及盖章。4.3.3协议档案库需设置权限掌控，仅授权人员可访问，并定期进行备份和存档。4.3.4协议文件的保管期限依照法律法规及内部规定执行，过期协议需及时销毁并做好相应记录。5.监督与责任5.1合同管理部门负责监督并执行本制度，包含合同申请与审批、合同协商与签署、合同履行与更改、合同归档与保管等流程。5.2部门主管负责审核相应的合同申请与更改申请，并确保合同与协议的合法性、合规性。5.3法务部门负责对各类合同与协议进行法律合规性评审，并进行最终审核。5.4合同相关方须认真阅读、理解并履行合同及协议商定，对于合同履行中的问题应及时沟通并寻求解决。5.5违反本制度的行为将受到相应的纪律处分，并承当相应的法律责任。6.附则6.1本制度自发布之日起生效，并适用于全体员工。