浏阳金利烟花有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1浏阳金利烟花有限公司背景.....................................................................................1

2浏阳金利烟花有限公司现行出差报销流程制度.....................................................1

3浏阳金利烟花有限公司出差报销流程制度中存在的问题.....................................2

3.1出差报销费用标准不符合实际......................................................................3

3.2出差报销流程中审核环节不规范..................................................................3

3.3出差员工未正确执行流程制度......................................................................4

4浏阳金利烟花有限公司出差报销流程优化建议.....................................................4

4.1优化出差报销范围和金额标准......................................................................4

4.1.1交通费报销说明...................................................................................5

4.1.2住宿费报销说明...................................................................................5

4.1.3伙食费报销说明...................................................................................6

4.2严格审核标准..................................................................................................6

4.3规范员工出差前申请及报销申请的程序......................................................6

5优化设计效果评估.....................................................................................................7

参考资料........................................................................................................................8

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浏阳金利烟花有限公司出差报销流程优化设计

1浏阳金利烟花有限公司背景

浏阳金利烟花有限公司成立于2011年12月30日，公司位于湖南省浏阳市

太子湖村。公司设立在花炮之乡——浏阳，南临醴陵，地理位置具有得天独厚的

优势，其公司法定代表人为何明江。该公司拥有烟花爆竹仓库数十栋，均达到国

家一级生产标准。公司还设立了新产品研发中心和安全研究所，且拥有一支高学

历的现代化管理团队和一支高素质的科研型技术团队。公司研发的销售经营范围

包括组合烟花、套餐焰火、各类鞭炮、烟花混合包、喷花类和玩具类等。浏阳金

利烟花有限公司还对外投资了三家公司，具有一处分支机构，是聚集科研、生产

和销售为一体的企业。

浏阳金利烟花有限公司

董事长

总经理

研发部财务部采购部研发部销售部行政部

图1-1浏阳金利烟花有限公司内部组织结构

2浏阳金利烟花有限公司现行出差报销流程制度

浏阳金利烟花有限公司现行的出差报销制度主要由公司财务部制定，他们结

合公司实情制定出《浏阳金利烟花有限公司差旅费报销制度》，该制度适合公司

所有员工。其出差费用主要指当行业内有科研交流会举办，需要派遣研发人员出

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差进行交流，且常有烟花产品评比比赛等赛事活动，经营业务需要销售烟花，员

工需要出差洽谈合作，为系列活动提供烟花燃放服务。外出出差产生一系列与工

作相关的住宿费、行程费、伙食费、培训费和会议费等支出都属于出差的差旅费，

符合相关规定的费用可以报销。

出差报销费用属于公司的一笔重要支出，该笔费用能够保障出差人员的工作

及生活需求。公司如果进行合理化且科学化的出差报销流程制度能够节约一笔开

支，减少对公司财产的损害，同时能保护员工的切身利益，来减轻员工经济压力。

填写填写经理财务

出差申请单报销单审核结算

图1-1浏阳金利烟花有限公司现行出差报销流程制度

图2-2浏阳金利烟花有限公司现用差旅费报销单

3浏阳金利烟花有限公司出差报销流程制度中存在的问题

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3.1出差报销费用标准不符合实际

随着社会发展，生活水平的提升，旧的差旅费报销制度的资金已经供应不上

现在的物价发展水平。假设是前往北上广的地区出差，报销的金额有限，有时候

员工经常垫付资金，久而久之，难免会将消极的情绪带入工作中。报销金额标准

是最高限额，并没有细化具体，已经不太符合现在社会的消费行为标准。现行最

高报销限额标准如下表：

表3-1浏阳金利烟花有限公司现行出差报销金额最高限额标准（单位：元/人）

城市一线二线三线及

职务

城市城市以下城市

总经理300020001000

部门经理20001500800

主/p>

员工1000800300

公司只限定最高报销标准，没有细化差旅费报销类别。随着经济发展，出差

报销金额也应根据实际变化。没有细分报销类别，会导致财务预算工作不准确，

增加了许多不必要的成本。制定报销类别可以从职务差别、出差方式不同、地域

经济差异等，制定出更合理的分类报销方案。出差可选交通方式有很多可选，如

火车、飞机、自驾等，选择出行方式不同，花费的票价不同，可报销金额也不同。

地域经济不同会导致消费水平不同，可能职务越高的领导可能在低消费城市并未

到达最高标准，而回公司报销却超过实际花费金额。职务低的员工由于限制，可

能存在自掏腰包补贴情况。准确划分报销类别，报销金额贴合实际，才能保障出

差报销流程制度的合理性。

3.2出差报销流程中审核环节不规范

浏阳金利烟花有限公司报销差旅费流程中存在些许纰漏，其中包括出差报销

流程中审核制度不完善。员工直接被其他领导差遣出差，而没有单位负责人的审

批签字手续。领导出差，员工也不能及时找到出差的领导签字，只能等领导回来

才开始报销流程，存在事后审批补报现象。领导也不知道是哪次出差，就直接签

字。财务部门也没有针对他给的具体凭证发票进行复核。员工有多报，谎报等现

象，例如虚增出差天数进行增加费用，在住宿费，伙食费，行程费等报销上增加

费用。私人费用公报处理一系列操作对出差报销产生更多直接与间接的费用，这

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些不存在的虚增报销费用并没有被审核出来，被关系好的同事直接凭借人情关系

放过了。没有按照正确的审核制度走流程，没有按要求附票据，各部门的账目对

不清就会导致财务混乱。报销的随意性较大，使得员工的工作办事效率低下，在

经济上也增加了公司的负担。

3.3出差员工未正确执行流程制度

公司员工差旅报销行为不规范，没有正确遵守公司差旅报销制度。员工未进

行差前申请，没有填写“出差申请单”（如图3-1所示），有员工甚至不知道要进

行差前申请，而直接申请报销。在报销流程中需要员工在多个部门交流奔波销过

程中花费的时间较长，导致员工有些怨言不满，所以有些员工为了图省事选择忽

略中途步骤。有些员工怕麻烦领导，不愿意一次一次提交申请去签字，就会积压

小数额报销，等积累一定额度或出差到一定次数才开始进行报销流程。积压报销

导致财务的工作也有所堆积，工作时间集中在一起，工作有所拖沓，不能及时发

放资金报销。员工提供的发票单据不能够证实报销费用，出差回来并未保存相关

发票，导致报销混乱。公司员工对本公司报销费用事项并不知晓明确，对于哪些

能报销项目，哪些不能报销的项目不明晰，致使很多不同费用混杂在一起，没有

正确了解报销范围以及预算资金，使财务人员的工作更加繁琐。

图3-1浏阳金利烟花有限公司出差申请单

4浏阳金利烟花有限公司出差报销流程优化建议

4.1优化出差报销范围和金额标准

明确因公外出和出差的区别：当天能返回的短途外出为因公外出，当天不能

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返回的为出差。由于职位不同，出差事宜不同，出差地点等不同因素，会造成实

际差旅费与预算存在差异。公司要节省出差费用，需要对差旅费用的标准规则进

行预算控制，有费用超支均自身承担。现结合浏阳金利烟花有限公司的部门分布

和人员职务细分，据实际情况制定新的报销费用标准，如下表：（若有特殊情况

可向上申请说明）

表4-1出差费用报销标准

交通住宿伙食

飞机高铁火车轮船一线二线三线一线二线三线

总经商务商务软卧一等4503502801008070

理舱座舱

部门经济一等软卧二等400300200807060

经理舱座舱

硬座

主管经济二等硬卧二等350280150756050

舱座硬座舱

员工经济二等硬卧三等300200100655540

舱座舱

硬座

4.1.1交通费报销说明

公司员工出差乘坐的交通工具应按照经济实效的标准进行选择，按级别划分

乘坐类型。如果员工选择坐火车出差，出差行时间在夜间，并且时长超过六小时，

则可选择卧铺出行。自驾出行可补贴油费，交通费用金额均凭车票报销，车票费

外的其他费用均不予报销。市内出差的交通费用可实时报销，关于市内交通费，

如果出差不在统一地点，且确需发生市内交通费的，可按规定标准报销市内交通

费，其他情况一般不报销市内交通费。

4.1.2住宿费报销说明

可能由公司统一进行住宿安排，前提是出差人员较多，有大型的出差外务活

动。如果需要自己订住酒店，需要按照上表4-1的标准进行，超出限额部分一律

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不予报销。普通员工住宿原则上要求同性一个双人标间，且报销标准按一人算。

住宿报销需要凭借住宿发票，按照实际自理住宿天数报销，超出部分自己承担。

若客户提供住宿则本公司不进行报销，因公外出而非出差不得申请报销住宿费。

4.1.3伙食费报销说明

按照出差目的地级别划分伙食报销金额，报销金额详情见表4-1。出差产生

的应酬费用算进业务招待费，报销业务招待费而不报销此次伙食费。若是客户招

待提供餐食，也不报销此次伙食费。伙食费报销需要凭发票报销，报销时间按天

数计算，没有票据不予报销，超出部分需要自己承担。

4.2严格审核标准

应该严格遵守并履行审核的标准流程。第一看审核内容，看审核单据的经办

人员是否签字，部门领导是否签字，填写是否规范，特别注意日期填写。第二看

审核单据真实性，附件是否齐全，是否有相关发票的证明。第三看审核是否超出

预算，严格按照出差预算规定的标准执行，不符合报销规定且不按流程的处理均

不予受理。禁止白条入账，必须根据发票真实准确并及时审核。

公司需要对经常处理报销业务的员工进行业务培训，促进公司的财务人员对

报销流程熟练应用，检查金额是否一致，日期填写是否规范，大小写是否一致，

所有填写不能涂改，有错误需要重新填写，防止有心之人钻漏洞。减少基础错误

发生才能让流程走得更加顺利，也可以增强财务工作的透明性。

4.3规范员工出差前申请及报销申请的程序

员工要加强对公司出差报销制度学习，明确清晰可报销内容。要清楚这一

趟出差需要填写什么单据，找什么领导签字审核，审核的单据最后要交给哪个部

门的哪个职位的人。加强出差前的申请程序学习，填写该企业正规的“出差申请

单”，提前明确出差任务，出差人员，出行方式，出差时间等问题，以及是否需

要预支费用等信息，交由相关部门核实，必须要与行政部门确认出差信息，出差

申请单必须要交给财务部门留存。如果需要预知费用就填写“借支单”，也需要

审核报批再到出纳处领取，借支单也需要交给财务部留存做账务处理。要求员工

及时报销，保障出差报销的时效性，公司可以设置报销时间。在出差回来的两个

月内员工必须完成报销手续，逾期将视为放弃报销，即使金额小也不能堆积，做

到一次一报。在报销后，明确规范会计要每月对往来借款业务进行清理核对，督

促各部门进行销账处理，明晰账目。若未在准许范围内进行销账处理可扣工资奖

金，且在销账前不能对后续借款业务进行办理。流程清晰才能提高效率，员工需

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要将流程铭记于心。

5优化设计效果评估

出差人

员工填部门领导财务人总经理

员工填写报找出纳

写出差审核批准员审核审批签