药品检验实验室内审核查要点解析

药品检验实验室内审核查要点解析本文以《检验检测机构资质认定评审准则》和《检测和校准实验室能力认可准则》及其在微生物和化学检测领域的应用说明（CNAS-CL01、CNAS-CL09、CNAS-CL10）为基础，通过解读条款内容及要求，提炼出药品检验实验室的内审要点，建立了符合药品检验实验室实际运行情况的内审核查方法和体系，为同类实验室内审提供范本。[Abstract]ThroughstudyingtheitemsandrequirementsinTestinginstitutionsaptitudeassessmentcriteria，Testingandcalibrationlaboratorycapabilityapprovalcriteriaandtheapplicationspecificationinmicrobialandchemicalinspectionfield（CNAS-CL01，CNAS-CL09，CNAS-CL10），thekeypointsofinternalauditindrugcontrollaboratorieshavebeenrefinedandtheauditmethodandsystemhasbeenestablished，whichcomplieswithpracticalsituationindrugcontrollaboratories.Thusatemplateforinternalauditwillbeprovidedtosimilarlaboratories.[Keywords]Drugcontrollaboratories；Internalaudit；Keypoints审核是指为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程[1]。内部审核也称为第—方审核，它用于内部目的，由组织自己或以组织的名义进行[2]。内审是实验室自我审核、自我约束、自我诊断、自我完善的一种活动[3-5]，同时是实验室通向管理评审和现场评审的重要环节[6]。内审可以将体系的监视与测评结果汇总并传递给实验室的负责人，启动体系纠正与预防措施的实施从而引发改进，使体系不断在更高的层次上满足各项标准的要求。实验室或检验机构应当对其活动进行内部审核，以验证其运行持续符合管理体系的要求，即内审是对符合性的检查。我国的药品检验实验室（以下简称“药检实验室”）基本都以《实验室资质认定评审准则》[7]（2016年1月1日后已替换为《检验检测机构资质认定评审准则》[8]）为指导原则建立质量管理体系，也有越来越多的药检实验室自愿申请通过了实验室认可，因此在其体系中会融入《检测和校准实验室能力认可准则》（CNAS-CL01：2015）[9]的要求。现行的CL01共有27个应用说明，涉及各个领域，药检实验室常用的有CNAS-CL09[10]在微生物检测领域的应用说明以及CNAS-CL10[11]在化学检测领域的应用说明。因此，对药检实验室的内审应以资质认定评审准则的要求为主，辅以认可准则及应用说明的要求。本文将以上述两个准则和两个应用说明为基础，通过对条款内容及要求的解读，提炼出适合药检实验室的内审要点及核查方法，为药检实验室实施内审提供帮助。1概述内部审核包括文件审核与现场审核两个方面，文件审核可以由实验室的文件管理部门在组织对文件的定期审核时进行[12]。文件审核通常分为两个层次：第一层次是有或没有，即实验室是否建立或保持某个程序；第二层次是内容是否全面，即建立的程序是否涵盖准则中条款所要求的内容。因此，条款中凡是涉及“实验室应有XX的（政策和）程序”以及“XX程序应XX”的，均属于文件审核的范畴，发生的不符合属于文件性不符合。但审核实验室是否按照XX程序来进行检测或管理，则属于现场审核的部分，如发现不符合则属于实施性不符合。本文将主要以现场审核为重点展开。目前的药检实验室基本都采用年度审核的方法，即每年至少实施一次内审，范围覆盖管理体系的全部要素和全部质量活动，涉及所有设施、部门、场所、地点[13]。因此，在制订内审方案时，要确保管理体系的每一个要素至少每年被审核一次。审核方式可以分为水平审核和垂直审核两种[14]。水平审核是根据体系中的特定要素制订审核计划，如对文件控制、记录控制、人员资质及培训、样品的管理、仪器设备的管理、环境设施的控制等，是以体系为基础，优点是容易发现不同部门对准则的理解和应用的差异，缺点是容易割裂体系运行中要素或部门之间的联系。垂直审核是选择某个过程并核查有关过程中所有的输入、运行和输出，如在药检实验室中，可以随机抽取一份或几份检验报告，以检验原始记录为切入点，审核人、机、料、法、环、测等方面的管理及控制，优点是可以追溯检验报告形成的整个过程并易于操作，缺点是可能遗漏抽取的报告中不涉及的要素，如某个检验过程中不涉及标准物质，则可能无法审核实验室对标准物质的管理。上述两种方法各有利弊，有经验的内审员通常会交替结合使用。内审员或内审组长在内审准备阶段通常会编制核查表[15]，涉及核查内容、核查方法和核查结果以及必要的说明。内审核查表越详细针对性越强，越便于内审员使用。内审核查表要全面，既要覆盖体系内的所有条款和部门，同时也应承上启下，要上接准则，下连本实验室的体系文件。核查的方法主要是询问和查阅。采取随机抽样的方法，抽样量越大，抽样结果越能真实地反映实际情况。2内审核查要点2.1人员实验室人员管理的核心是要保证其各方面素质能够持续满足管理体系及检验检测工作的需要，应重点关注人员的资质、能力、授权及培训考核等方面。人员的利益冲突及保密：查阅人员是否签订了保密协议及防止利益冲突的声明。人员的资质、能力、授权及职责：管理体系中有几类关键人员，要尤其关注其资质、能力、授权及职责要求，如技术负责人、质量负责人、授权签字人、内审員、监督员等。可以抽查上述五类人员的技术档案，关注其学历、专业、工作经验是否满足岗位需求，关键管理人员是否有代理人。抽查对人员进行某些试验和操作某些仪器的授权，可以通过查阅岗位说明书来实现。人员的培训及上岗考核：是否有年度培训计划，计划是否与实验室当前和预期的任务相适应，是否按计划完成培训，培训记录是否齐全，是否评价培训的有效性，培训是否达到预期目标。特殊工种人员：药检实验室中有几类特殊工种人员，如从事动物实验人员、操作高压灭菌设备人员、生物安全相关人员等，要尤其重视上述人员的培训及上岗资质（是否有权威部门发放的上岗证等）。2.2仪器设备实验室的仪器设备应始终处于良好的工作状态，因此应从设备的采购、投入运行前的状态确认、使用过程是否满足要求、是否进行适当的期间核查和维护等多个方面进行关注。计量管理：选取几台关键仪器设备，是否按计划检定校准，是否超期使用（过检定校准周期仍在使用），检定项目是否全面，校准结果是否依据满足检验要求的原则被确认并正确使用。标识管理：仪器是否有唯一性标识，需校准的设备是否有标识，标识上是否标明校准状态，上次校准的日期、再校准或失效日期，标识是否过期。使用管理：关键仪器设备是否有操作SOP，是否由授权的人员进行操作，是否有使用记录，使用记录填写是否完整规范。期间核查：是否有期间核查计划，是否按计划进行核查，是否有期间核查SOP，是否有期间核查记录。维护保养：是否有维护保养计划，是否按计划进行维护保养并记录。档案管理：调阅几份设备档案，查看档案目录是否规范，目录与内容是否相符，仪器设备购置资料是否齐全（申购审批、购买、入库资料等），仪器设备安装验收资料是否齐全[安装及运行验收单、现场安装调试记录、随机资料（含电子资料）等]，仪器设备使用运行资料是否齐全（使用记录、维修记录、性能验证资料等）。借试用设备管理：是否有借试用设备，是否按要求办理相关手续，是否在检定或校准周期内使用。停用及报废设备管理：仪器状态不正常或发生故障时，是否立即停用并张贴停用标识，报废设备是否按要求进行报废处理。2.3样品（包括留样）样品的处置是实验室检测全过程中的重要一环，样品在实验室中的生命周期始于收检部门的接收，止于留样部门的销毁。应对接收、标识、储存、流转及销毁等各个阶段加以控制。标识管理：收检部门接收样品时是否及时并正确对样品进行标识，留样是否有封签并填写完整。储存管理：是否有独立的储存环境，是否按照规定或要求的储存条件分类存放样品（包括留样），是否对存放样品（包括留样）的设施及环境进行监控并记录，危险样品及留样是否隔离；是否有措施控制进入样品储存区及留样库的人员，留样是否按规定时间储存。样品交接管理：收检部门接收样品时是否检查并记录样品的状态、标识、样品体积或数量和外观，是否对异常情况及偏离进行记录等；样品在收样部门和检验部门间交接时是否有记录，样品在主检部门和协检部门间交接时是否有记录；收到的样品是否有登记台账。销毁管理：是否按要求销毁样品（包括留样），是否有记录。2.4标准物质标准物质是实验室实施量值溯源的重要测量标准。目前药检实验室中使用的标准物质绝大多数是由中国食品药品检定研究院提供的药典标准物质，少部分由生产企业提供，还有一部分是购买的商业化产品。标识管理：各种来源的标准物质是否均有清晰的标识。储存管理：是否有独立的储存环境，是否按照储存条件分类存放，是否对存放的设施及环境进行监控并记录，危险品是否隔离。其他：是否对标准物质的领用进行管理并登记台账。2.5化学试剂管理此处的化学试剂为广义的概念，不仅包括采购的试剂、实验室自行配制的试液，也包括实验室的水系统和滴定液。采购验收管理：CNAS-CL01和资质认定评审准则中都强调”对于影响检测质量的重要服务、供应品、试剂和消耗材料，应对其购买、接收和存储加以控制”，因此，检查时应关注是否有试剂供应商的评价记录，是否保存获批准的供应商名单，是否有接收时验收的记录。储存管理：是否有独立的储存环境，是否按照储存条件分类存放，是否对存放的设施及环境进行监控并记录；是否考虑安全因素（如固体液体试剂分区存放，强酸试剂单独存放，易燃、挥发性试剂单独存放）；是否有试剂一览表或台账。使用管理：试剂在使用期间是否检查其质量，一旦发现异常是否立即停止使用；是否对易制毒试剂加强管理（如双人双锁）并建立领用登记台账；配制的试液是否张贴标签，标签信息是否齐全（包括试液名称、溶质、溶剂、浓度、配制人、配制日期、有效期等，缓冲液注明pH值）；检查纯化水系统是否正常运转，纯水仪是否有制水记录，是否定期取水检测并记录；滴定液的配制、标定是否有记录。销毁管理：过期试剂是否按要求销毁并有记录。2.6方法方法是开展检验的技术依据，它既是实验室开展检验服务的重要资源，也是实验室产品（数据、结果和报告）实现的输入之一。作业指导书：当缺少指导书可能影响检验结果时，是否制订了作业指导书。方法的选择：是否优先使用国际、区域或国家标准形式发布的方法（如《中国药典》），使用的国内外标准是否为有效版本（如2015版《中国药典》），是否定期对国内外标准进行查新。方法的验证：是否对非标方法、实验室制订的方法、超出预定范围使用的标准方法以及扩充和修改过的标准方法进行了验证，验证是否有批准的方案，是否根据方法各自的特点拟定了合适的验证指标[16]，验证记录是否齐全。方法的确认：是否对标准方法进行确认（包括人、机、料、法、环等方面）。2.7环境设施及安全设施和环境条件是正确进行检测工作的重要保证，是确保检测结果准确性和有效性的重要因素。实验室卫生及内务是否良好，是否将不相容活动的相邻区域进行有效隔离（如办公区与实验区），是否有措施防止交叉污染，是否对特定区域的进入和使用加以控制（如无菌间）；是否有安全防护装备及设施，是否定期检查其功能的有效性并记录；是否控制危及安全的因素和环境（化学危险品、毒品、有害生物、电离輻射、高温、高电压、撞击、以及水、气、火、电等）；是否按要求处理废弃物并记录。2.8记录及报告记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，是检验工作合法、合规的证明性材料，记录应可供识别、分析及追溯。完整性：样品、环境条件、试剂试液、仪器设备、操作过程、数据处理、结果判断等信息是否齐全。原始性：是否是试验的即时记录，而不是誊抄。真实性：是否是实验过程的真实记录，有无矛盾或前后不一致的信息。签名与修改：是否有相关记录人和复核人的签名，记录的修改是否规范（杠改并签名）。其他：所使用的记录格式是否受控并为现行有效版本。随机选取科室的电脑，包括连接仪器设备的电脑及办公（尤指数据处理）电脑，检查是否设置个人密码，是否对个人的电子记录予以保护并加密。检查检验报告信息是否齐全，如有分包项目，是否标明。2.9管理体系2.9.1文件管理实验室管理体系文件是管理体系存在的基础和证据，是规范实验室工作流程和人员行为，从而达到质量目标的依据[17]。涉及管理体系的文件包括内部文件和外部文件，外部文件包括外来的法律、法规、标准等，内部文件主要指实验室制订的文件。要建立外来文件（尤其是技术标准规范）的跟踪查新渠道，定期审查文件的现行有效性。内部文件的管理主要包括审批、发布、使用、变更和作废等方面。文件发布之前是否经授权人员审批，查阅审批记录。随机抽调几份文件，是否有当前的修订状态，是否有分发控制清单。是否组织相关部门或人员对文件进行定期审查和修订，是否有定期审核记录。是否有措施防止文件的作废或失效版本被误用。作废文件是否有适当标记。文件是否有唯一性标识，包括发布日期、修订或改版标识、页码页数等，在文件的适当位置，是否有起草、审核、审批、发布人或部门信息。变更过的文件是否有变更记录，是否由原审查责任人进行审查和批准，是否有审批记录。2.9.2合同评审、服务客户及投诉实验室是否在样品收检时进行了合同评审，是否有评审记录。如合同有变更或偏离，是否通知客户。实验室对外联系的部门是否积极与客户沟通、为客户提供咨询服务并进行满意度调查，是否保存有上述行为的记录。是否建立投诉台账或一览表，是否保存有客户投诉的记录，包括对投诉和申诉的接收、确认、调查和处理职责，是否有回避措施。2.9.3服务与供应品的采购对于影响检测质量的重要服务、供应品、试剂和消耗材料，是否对其购买、接收和存储加以控制。是否有供应商评价记录，是否保存获批准的供应商名单，是否有接收时验收的记录。2.9.4分包是否保存有分包方的资质审核记录，如认证认可证书复印件及能力附件、现场审核记录表等。是否有分包方一览表或台账，是否监测分包协议的有效期及资质的有效期。2.9.5内审及管理评审是否有内审计划、方案及日程表，选取的内审员是否独立于被检查部门，是否熟悉被检查领域。内审不符合项的分析、纠正/纠正措施及验证、关闭是否有记录。是否有管理评审计划、方案及日程表，管理评审的输入及输出记录是否完整齐全。2.9.6不符合工作及纠正预防措施药检实验室中常见的不符合工作包括内、外审中发现的不符合，以及参加外部能力验证或测量审核中取得不满意或可疑结果的不符合等。是否建立了不符合工作记录台账或一览表。调阅几份不符合工作记录表，检查对不符合的整改是否从原因分析开始，采取的纠正措施是否合适，是否对纠正措施进行验证并关闭不符合项。是否有预防措施计划，如何启动和控制预防措施，是否有记录。2.9.7监督及内部质控查监督员的监督记录，监督的频次和内容是否满足要求。对照内部质控计划查阅内部质控实施记录，是否符合计划要求并按规定评价。2.9.8档案管理涉及管理体系的档案主要是已存档的质量记录（包括内部审核报告、管理评审报告以及纠正措施和预防措施的记录等）和技术记录（包括原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录、发出的每份检验检测报告或证书的副本等）。检查时着重注意档案的保存和保密两方面：档案的保存条件是否适合，是否有防霉、防虫等措施，是否规定了不同档案的保存期限，过期档案的处置是否合理，是否有处置记录；保密方面关注档案的查看、借阅手续是否齐全，是否有记录等。3讨论内审中的不符合项按性质可以分为文件性、实施性及效果性[18]，按对体系的影响程度可以分为轻微、一般及严重不符合。可以在不符合记录中勾选不符合项的类型，便于统计分析出历年出现的不符合项的情况，找出管理体系的薄弱环节以便于改进。内审过程中如发现是实验室的整体布局、设施等无法满足检验工作的需要（如CL09中的5.3.1），单靠某个检验人员或实验室可能无法整改，可提出建议作为管理评审的输入。还应同时检查上次内审发生的不符合项的关闭情况。不同的审核组或内审员应执行一致的判断标准。检查的理想状态应是一个纯粹客观的过程，但由于检查的主体是内审员，每个内审员对条款准则的理解不同，就不可避免地在检查过程尤其在判断是否为不符合项时受主观影响。因此，审核过程中充分的沟通很重要，要在审核与被审核方之间以及审核方内部就有争议的问题展开充分的讨论，达成共识后确定内审不符合项。本文撰写期间正值认监委的《实验室资质认定评审准则》向《检验检测机构资质认定评审准则》转换之际，本文均参照后者的条款及要求。另外，药检实验室均属于检测实验室，故CNAS-CL01中涉及校准的内容略去不提。一个好的质量管理体系若要持续有效发展，上至管理者，下至员工，都应遵守准则要求和体系文件要求，以保证质量体系活动的有效性。内部审核是保证质量管理体系持续有效的一个重要要素[19]，是管理者制定管理措施的一个依据，是员工熟悉体系增强责任心的一个途径[20]。实验室应重视内审这一改进的重要渠道，避免内审流于形式。[参考文献][1]中国合格评定国家认可委员会.实验室和检验机构内部审核指南（CNAS-GL12）[S].2015.[2]韩洪亮，郭建明，黄爱悦，等.论实验室的内部质量体系审核工作[J].现代测量与实验室管理，2005，13（1）：41-43.[3]童伟丽，王红戟，林君.疾病预防控制机构实验室内部审核技巧探讨[J].中国卫生检验杂志，2014，24（7）：1052-1054.[4]柘元蒙.小型实验室管理体系内部审核的策划与实施[J].环境科学导刊，2007，26（6）：94-96.[5]李斌之，高春昱.实验室质量管理体系内部审核的方法和技巧[J].现代测量与实验室管理，2011，19（1）：55-56.[6]张志峰.浅谈公路工程质量监测