公文立卷、归档制度（3篇）

公文立卷、归档制度公文管理和档案制度，乃是对关键性文件及公文实施系统性管理和归档的规程，旨在确保文件的安全性与可追溯性，便于文件检索与审阅，同时保障机构或组织的权益。具体实施内容如下：1.公文立卷：每一关键文件或公文需建立单独卷宗，包含文件编号、标题、发出与接收日期、主题、来源等详细信息。2.文件整理：对每份文件进行有序整理，包括分类、整理和装订等步骤。文件应依据主题、部门、时间等标准进行分类。3.文件归档：整理完毕的文件，需按照预设的分类体系进行归档，明确标注文件编号及存放位置，以利于后续查阅。4.文件管理：对归档文件进行持续管理，包括定期清理过时文件、鉴定文件价值及必要的维护工作，以保持档案的整洁与有效性。5.文件借阅：对于需要临时使用的文件，需设立借阅流程，包括申请、审批、记录借阅者信息等，借阅期满后确保文件及时归还并更新记录。公文立卷、归档制度对于机构或组织的运作至关重要，它能提升工作效率，保证文件的安全与完整性，实现高效有序的文件管理和利用。公文立卷、归档制度（二）一、背景与目标为确保机关单位公文管理的有序性和归档的规范化，制定此公文立卷、归档制度，旨在有效操控机关单位的公文，确保其处理和归档的准确、及时性，以提升工作效率。二、适用范围本制度适用于所有机关单位的公文立卷及归档操作。三、工作准则1.规范性：公文立卷、归档须遵循国家相关制度和法律法规，严格执行规定程序。2.准确性：确保信息的真实、准确和完整，公文应全面反映机关单位的工作情况。3.时效性：公文立卷和归档应及时进行，防止延误，以利于公文的及时查询和使用。4.保密性：对于涉密公文，需遵守保密规定，强化安全措施，防止信息泄露。5.统一性：立卷和归档工作需统一标准，确保各部门、岗位间工作的一致性，避免混乱。四、操作流程1.公文立卷（1）公文接收：机关单位接收公文后，应立即登记并分类，明确归属部门和责任人。（2）审批签字：公文经相关部门审批后，应在文件上签字并注明批准日期。（3）编号记录：对已签字审批的公文进行编号，并在登记册上记录相关信息。（4）建卷归档：按文件类型和年度建立公文卷，填写公文标题和目录，分类归入相应卷内。（5）修订完善：如有需要，可对已立卷的公文进行修订和补充，及时更新卷内目录。2.公文归档（1）定期整理：根据规定时间（如特定时限或年度）对已立卷的公文进行整理和归档。（2）分类存储：对已整理的公文，按照分类标准进行归档，密封并登记。（3）归档备案：对已归档的公文进行备案，记录相关信息，进行质量抽检和评估。（4）安全管理：对归档公文进行妥善保管，确保安全，落实防火措施。（5）定期审查：定期对归档公文进行审查和审定，以保证其完整性和及时性。五、职责划分1.公文立卷责任人：负责公文立卷工作，包括接收、审批签字、编号登记、建卷等。2.公文归档责任人：负责公文归档工作，包括整理、分类归档、备案等。3.公文管理负责人：协调立卷和归档工作，监督工作进程和质量控制。六、培训与考核机关单位应定期组织公文立卷和归档的培训，提升相关人员的专业能力。对工作进行定期考核，确保质量和效率。七、监督与检查机关单位需建立监督和检查机制，定期对公文立卷和归档工作进行监督和检查，确保工作规范进行。八、制度优化根据工作实际和反馈意见，机关单位应及时优化公文立卷和归档制度，以适应工作需求，提高工作效率。九、附则本制度自发布之日起实施，由机关单位进行宣传和培训。对于违反制度的行为，将进行相应纪律处分或法律责任追究。公文立卷、归档制度（三）一、档案构建准则1.公文档案构建遵循“主题归档、内容完整、排列有序、便于检索”的原则。2.文件应根据其内容和性质进行分类，以确保卷宗的统一性和连贯性。3.在构建过程中需确保文件的正确顺序，防止错放或遗漏。二、档案构建流程1.收文建档流程：（1）接收文件后，按照文件性质进行分类整理。（2）依据时间顺序对文件进行逐一整理，确保文件的完整性和准确性。（3）将整理好的文件按照规定的顺序装订或归档。2.发文建档流程：（1）在编制文件时，根据内容和性质进行分类编目。（2）保持文字连贯，避免使用断句。（3）强调文件表述的简洁明了，避免过度修辞。三、归档准则1.不同类型的文件需归入相应的档案柜或档案室，确保分类明确。2.同类文件应按时间顺序归档，保证文件顺序正确和及时归档。3.归档时确保文件齐全，以保证文件的完整性和可查阅性。4.标注文件的基本信息，如名称、日期和页数等。四、归档流程1.文书归档流程：（1）根据文件性质和日期进行分类，按类别归档。（2）整理文件后，按照规定顺序进行装订或存放。（3）注明归档日期，填写档案编号和存放位置等信息。2.电子文件归档流程：（1）建立电子文件归档系统，实现文件电子化存储。（2）按文件性质和日期对电子文件分类，确保文件的连贯性。（3）按照规定格式命名和存储电子文件，便于检索和使用。五、档案管理1.定期检查整理已归档文件，确保档案的完整性和清晰度。2.建立借阅制度，以维护档案的安全性和保密性。3.建立档案销毁制度，对无效、过期文件进行及时销毁。六、档案检索1.通过文件名称、日期等信息进行精确检索，确保检索效率。2.按照文件分类和整理顺序进行检索，保持检索的连贯性。3.使用高效的检索工具和软件，提高检索速度和准确性。七、档案保管1.采取必要措施确保档案安全和保密，建立安全防护机制。2.定期检查整理档案，确保档案的清晰度