家佳欢超市采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1家佳欢超市基本情况....................................................................................................1

1.1基本概况.............................................................................................................1

1.2采购的商品.........................................................................................................2

2采购环节内部控制的现状............................................................................................2

2.1采购商品的渠道..................................................................................................2

2.2采购商品的流程..................................................................................................3

2.2.1建立相应的商品采购机构.......................................................................3

2.2.2指定商品经营目录....................................................................................3

2.2.3合理选择采购渠道、寻找合适的供应商：............................................4

2.2.4购货洽谈并且签订合同............................................................................4

2.2.5商品检验以及验收...................................................................................4

3采购环节内部控制存在的问题....................................................................................6

3.1采购计划不合理..................................................................................................6

3.2家佳欢超市人员分工不明确..............................................................................7

3.3物流配送不及时..................................................................................................8

3.4商品验收环节不合理..........................................................................................8

4采购环节内部控制制度优化........................................................................................9

4.1合理规划采购计划..............................................................................................9

4.2优化内部采购人员管理制度..............................................................................9

4.3建立良好物流配送体系....................................................................................10

4.4制定验收环节....................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................11

I

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家佳欢超市采购环节内部优化控制设计

1家佳欢超市基本情况

1.1基本概况

图1家佳欢超市正面图

家佳欢超市始于2002年，目前占地420多平方米，只有一层，位于湖南省

岳阳市平江县浯口镇上。坐落于镇上最热闹繁华的地方，十字路口正中心位置，

来往车辆行人多，交通便利。家佳欢超市是一家小本经营，完全本土的超市。

随着生意越做越大，将旧楼推翻建了一栋新楼。起初家佳欢超市只是一个面积68

平方米的小型超市，位于镇中心位置，只有一位收银员和老板俩夫妻总共三名

从业人员。在建新楼期间，家佳欢将超市搬到了路边租的门面，这时面积大约112

平方米，门面在镇上主车路往后一条街，服务人员招了两个。新楼建成后，超

市面积达到了420平方米，回到了镇中心。从业人员的数目变成了八到十二人。

新楼总共两层，超市在一楼，二楼开了一家KTV。在同一年，外来资本介入在它

附近开了一家连锁分店，且面积比家佳欢更大，里面装修的比家佳欢更加的豪

华和气派。目前在小镇上有四家这么大的超市，可见竞争压力多么的大。家佳

欢超市主要是以物美价廉，商品比较齐全且开业时间久从而使所售商品受镇上

人的喜爱。

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1.2采购的商品

家佳欢超市主要是根据镇上所有人的基本消费以及情况考虑进行的，所以

商品比较全而且符合镇上的要求，满足了小镇人民的需要。超市也进行了分区

采购，方便顾客购物。分为以下几个区：饮料区、烟酒区、休闲食品、家居用

品、日用百货、新鲜水果、粮油区、调味品、洗护日化、文体玩具。下表是家

佳欢超市主要采购的商品品种及明细（这里不一一列出具体商品）：

表1家佳欢超市主要采购的商品分类的表格

品种饮料类烟酒休闲食品家居用品日用百货

纯净水国产烟膨化食品床上用品塑料制品

果汁类进口烟饼干家具装饰品清洁用品

碳酸类葡萄酒干果电器用品厨房用品

茶饮类烈酒果脯厨卫用具竹木制品

明细

功能性啤酒雪米饼室内配饰消耗性商品

牛奶果酒偶然性商品

健康饮料药酒玻璃器皿

茶日用陶瓷

品种新鲜水果粮油区调味品洗护日化文体玩具

苹果类米食盐化妆品文化用品

梨类面白糖洗涤用品体育用品

瓜类油味精口腔用品户外用品

柑橘橙类白醋香味剂儿童玩具

明细

东南亚水酱油驱虫灭害产品

果

葡萄类料酒除臭剂

樱桃五香粉其他日化产品

2采购环节内部控制的现状

2.1采购商品的渠道

家佳欢超市有多年的开店经验，经过长时间的积累在开超市的过程中，通

过电话联系生产厂家或者亲自去长沙批发市场考察，最后确定最优质的供应商。

家佳欢超市目前的采购地址主要是长沙市马王堆批发市场以及红星水果批发市

场，再通过供应商进行货物的配送。例如水果的采购渠道有：

一是批发市场进货：红星批发市场是当地大多数水果店进货的地方，水果种

类齐全，应有尽有。二是果园批发进货：从十里长坡果香小镇果园进货，不仅

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距离近而且物美价廉。

2.2采购商品的流程

商品采购是超市主要业务活动之一。为了保证企业采购到适销对路的商品，

必须认识了解采购过程，做好采购业务决策，加强对商品采购过程的监督，确

保采购工作的圆满完成。像家佳欢这样的中小型超市，采购的流程主要分为五

个方面，具体为：建立相应的商品采购机构、指定商品经营目录、合理选择采

购渠道、寻找合适的供应商，购货洽谈并且签订合同、商品检验以及验收。一

次采购当然不仅仅这五个方面，还会有一些细微的方面需要我们注意，但是这

五个是主要的关键控制点。现在以家佳欢超市某一次采购水果为例，进行具体

分析：

2.2.1建立相应的商品采购机构

对于家佳欢这样的中小型超市采用的采购机构是非正式的采购组织，不设

专职采购部门。主要由老板进行决策，分配给两名老员工进行采购。

2.2.2指定商品经营目录

按照家佳欢超市水果销售的状况，进行水果采购计划的拟定。表3是某个

月超市的水果进货清单：

表2家佳欢超市某月水果进货清单

序号品名单位进货量（斤）进货价金额合计库存

（元）（元）

陕西水

1元/斤303.91173

晶富士

山东水

2元/斤304.51350

晶富士

红富士

3元/斤2541004

苹果

4雪梨元/斤201.5300

5香梨元/斤303.61085

6贡梨元/斤152300

黑美人

7元/斤301.6480

西瓜

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有籽西

8元/斤201.6320

瓜

无籽西

9元/斤101.6516.50

瓜

10金桔元/斤503．51755

11冰糖桔元/斤102200

越南火

12元/斤305.51650

龙果

泰国榴

13元/斤5063000

莲

泰国龙

14元/斤3551755

眼

国产红

15元/斤40520010

提

国产青

16元/斤154600

提

17……

2.2.3合理选择采购渠道、寻找合适的供应商：

家佳欢超市与经常联系的业务伙伴，经过多年的市场交往，对这些单位的

商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解，对方也愿意与超市合作，遇到困难相

互支持。因此，供应商一般都是长期合作的。且家佳欢属于中小型超市，所经

营的商品种类相对比较多，所以货源地是距离较远的省会城市—长沙，因此水

果的货源地也在长沙。家佳欢的水果采购在红星水果批发市场，其它日货的采

购在长沙市马王堆批发市场，再通过货运运送到浯口镇上。

2.2.4购货洽谈并且签订合同

这个是对买卖双方的约束，双方的义务。比如对方不能完成合同中规定的

要求义务，有权要求对方赔偿终止合作。例如：供货商提供的食品，必须符合

食品质量标准，供货时应出示检验合格证，如无检验合格证，超市可无条件退

货。

2.2.5商品检验以及验收

对供应商提供的产品进行严格的验收，包括数量，品质甚至是供货时间等

4

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等，只有经过了验收的产品才能收纳入库，否则与供应商进行协商解决，避免

以后不必要的麻烦。

表3家佳欢超市采购产品验收表格

序号品名实际进货数量实际到货数量损坏数量（斤）

（斤）（斤）

1陕西水晶富30282

士

2山东水晶富30273

士

3红富士苹果25223

4雪梨20182

5香梨30273

6贡梨15141

7黑美人30300

西瓜

8有籽西20200

瓜

9无籽西10100

瓜

10金桔50455

11冰糖桔10100

12越南火30282

龙果

13泰国榴莲50500

14泰国龙35305

眼

15国产红40373

提

16国产青15141

提

17……

根据表中损失到红星水果批发市场进行对换。

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3采购环节内部控制存在的问题

3.1采购计划不合理

家佳欢超市在采购过程中，大多由采购员自己的想法而做，采购情况都是

由采购员自行决定的。一般是根据上期销售情况大致的进行采购订货。而且采

购的商品种类多，采购工作繁琐细小，采购员在长期工作过程中对工作松懈，

在采购方面会有失误，从而影响家佳欢超市的销售收入。

表42021家佳欢超市销售比例表

商品种类销售量所占比例

饮料类8%

烟酒16%

休闲食品17%

家居用品9%

日用百货6%

新鲜水果15%

粮油区6%

调味品9%

洗护日化9%

文体玩具5%

表4为家佳欢超市在2021年销售比例，从表中我们可以得出在家佳欢超市的销

售过程中，烟酒、休闲食品和新鲜水果所占的销售比例很高，家居用品、调味

品、洗护日化和饮料类销售比例居中，日用百货、粮油区和文体玩具所占比例

较低。由于采购员没有将各个区销售的比例了解清楚，就导致了进货极度不合

理。

表5家佳欢超市采购员自行拟定的采购计划单

商品种类各商品采购量所占比例

饮料类7%

烟酒16%

休闲食品22%

家居用品8%

日用百货5%

新鲜水果20%

6

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粮油区5%

调味品7%

洗护日化7%

文体玩具3%

表5为采购员凭自己的想法制定的采购计划单，与实际不相符。从表5可以看

出休闲食品和新鲜水果采购过多，而水果比其它产品更容易坏会造成损失，造

成了某些区的部分商品卖不出去，就会造成损失。而有些商品的采购量低于正

常销售量，所以消费者需要的东西买不到，那么超市就会丢失掉这个销售机会，

就会导致由于缺货而亏损。

3.2家佳欢超市人员分工不明确

家佳欢超市建在镇上且员工与老板之间相互熟知，熟人之间管理起来相对

麻烦。其中人员分布比较混乱，负责采购的人不单单只是负责采购，同样还能

进行货物的清点、检验以及各种事情。每个人没有自己固定的工作，各个职位

没有相分离开，每个人都按照自己的想法来做事。这样一下来，家佳欢超市中

的人员分工中会存在很多的问题。人员之中会混乱在一起，各个负责人发挥自

己的想法会浪费掉时间和人力，这样会导致做事的效率降低，这样会间接影响

到家佳欢超市的正常运营。

表6家佳欢超市采购过程所需时间的表格

卸货分类检验

理论上所需时间及人数2至2.5小时（两人）2小时（两人）1小时（一人）

实际所花时间及人数3至3.5小时（三人）3小时（三人）1小时（两人）

从表6可以看出，增加了超市工作人员，卸货时间变长并且分类时间也增加，

虽然检验时间是一样的，但是所需要的员工增加了，相当于效率降低了。由于

家佳欢超市的服务人员没有合理安排，导致所有的事情安排的极不合理，从而

降低效率。最重要的是超市的人员安排不合理，没有得到统一安排会使得超市

中部分员工钻空子从而利用这些而满足自己的利益，超市的工作得不到保证。

表7是超市员工采购以及清点部分饮料的数量，可以看出，由于超市分工不明

确采购和仓储工作人员混淆在一起，工作人员就会从中获取利益，久而久之，

所有员工加起来的利益会是一笔大的损失，因此，家佳欢超市必须优化内部采

购人员管理制度。

表7家佳欢超市清点部分饮料数量

商品实际数量清点数量

7

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可口可乐150145

百事可乐150147

果粒橙10097

3.3物流配送不及时

家佳欢超市的物流配主要是两种情况，一是由批发市场负责从批发市场直

接配送到家佳欢超市门店，还有就是由家佳乐超市自己选择物流公司进行配送。

家佳乐超市的物流配送选择的是当地的物流公司，由于小镇交通并不十分便利

而且配送总会有延迟所以经常配送不及时，从而引起超市缺货，超市就会流失

销售机会，会降低了超市的盈利能力。表8是某次采购的蔬菜为例，从表中我

们可以看出由于配送不及时而造成的损失：

表8家佳欢超市某次水果配送不及时损失金额

物流配送推迟时间（天）损失金额（元）

0.5500

1700

1.51300

21500

3.4商品验收环节不合理

验收是采购环节中的重要环节，如果只注重采购环节前期的过程而忽视验

收的重要性，如果出现问题将会导致采购整个过程全部白费。商品送到时，家

佳欢超市的工作人员没有及时对商品进行检查，没有专门登记的人员。导致出

现货物与购物单不一致的情况，还会出现漏发、少发以及商品质量不过关等情

况。但是对质量不合格的或者是数量不正确的商品没有及时与供应商联系，在

货物送到的时候家佳欢超市工作人员并没有及时的检查而是疏于商品验收这一

重要的环节，这样就会造成商品的不合格率大大增加，所以必须要加强商品验

收这一环节。例如苹果的验收：上午苹果送达门店→上午验收人员清点数量并

由验收人员进行登记→仓库员送入仓库，如表9是家佳欢超市的验收表，没有

实际购买数量，无法了解漏发的和坏果损失。最后统计时会出现损失，因此验

收环节不合理。

表9验收表

商品条码名称单位规格实收数量

1

……

8

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4采购环节内部控制制度优化

4.1合理规划采购计划

家佳欢超市可以建立一套完整的采购系统。第一，家佳欢超市需要慎重选

择合格的供应商。虽然供应商都是合作多年，但工作人员必须要严抓品质关。

第二，要选择适当的品质和价格。超市需要根据镇上的消费水平确定采购的档

次。结合这两点然后分步进行。第一步：对超市所出售的商品用专门的登记表

进行登记，记录商品的销售情况，第二步：对商品进行数据分析，根据这些可

以制定初步的采购计划。第三步：了解消费者的喜好。

表10商品销售登记表

商品种类采购数量实际销量销售百分比

饮料类

烟酒

休闲食品

家居用品

日用百货

新鲜水果

粮油区

调味品

洗护日化

文体玩具

可以从表10中看出哪个品种销量最好，可以对采购计划有一定的帮助。

4.2优化内部采购人员管理制度

应该将超市划分几个部门，每个员工都应该有自己的部门所对应的工作，

防止采购人员负责采购的同时又负责商品的验收或者其它的事情，造成混乱。

还可以设立一个奖惩部门，用来监督和管理各个部门并进行评审。这样可以营

造一个良好的环境，对采购的环节内控制度的执行进行相关检查，对采购控制

体系的有效性和持续性进行监督和评审，使得内部控制体系不断地得到改善，

让整个过程没有空子可钻，从而保障了超市的利益。具体可以分为以下三个部

门：