怀化奥晟科技有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1怀化奥晟科技有限公司简介.............................................................................1

2怀化奥晟科技有限公司出差报销流程现状分析.............................................1

3怀化奥晟科技有限公司出差报销流程存在问题.............................................1

3.1差旅费报销时间不及时.........................................................................2

3.2原始票据不规范.....................................................................................2

3.3财务人员监督不到位.............................................................................3

3.4审批报销不规范.....................................................................................3

4怀化奥晟科技有限公司出差报销流程优化方案设计.....................................4

4.1制定有关报销时间的规章制度.............................................................4

4.2报销凭证管理标准设计.........................................................................4

4.3提高财务人员工作水平.........................................................................5

4.4规范职员出差事前审批流程.................................................................5

5优化设计效果评价.............................................................................................6

参考资料................................................................................................................7

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怀化奥晟科技有限公司出差报销流程优化设计

1怀化奥晟科技有限公司简介

怀化奥晟科技有限公司成立于2010年，注册资本为2000万元人民币。企

业地址位于湖南省怀化高新技术产业开发区滨江路18号。所属行业为化学原料

和化学制品制造业，经营范围包含：羧甲基纤维素的生产、销售(经环保部门验

收合格后方可生产经营);化工原料(不含化学危险品)、金属材料、建筑材料、五金、

交电、百货、机电产品(不含小轿车)、政策允许的农副产品、纸浆板的销售。怀

化奥晟科技有限公司目前的经营状态为存续（在营、开业、在册）。

2怀化奥晟科技有限公司出差报销流程现状分析

怀化奥晟科技有限公司是一家已经成立了13年的老牌公司，是当地的行业

领先者，其产品与服务均得到一致好评，但对于差旅费，公司管理制度存在着许

多的缺陷。例如，不论出差职员报多少差旅费，只要在规定标准内，财务人员都

是照单全收，对其进行报销，而忽视审核报销的差旅费是否合理合规。此外该公

司还存在报销不及时的情况，因其审批流程较长，出差职员又经常在外，因此经

常出现差旅费长期挂账的现象，这增加了财务工作的难度。而且还有一些出差人

员因为出差地点很近，费用金额较小，喜欢累积多次出差的票据，一次性给领导

签字报销，这样就经常造成票据最后遗失缺少以及出差日期记忆模糊，给财务人

员的核实工作工作造成了困扰。公司对停车费没有进行明确规定，容易出现重复

报销停车费用的情况。多人去同一地点进行出差，经常出现多人多次报销同一差

旅费的情况，造成了重复报销。还有职员食宿虚开发票，将住宿费金额改大，为

获取其中差额，以至于报销金额大于实际金额，造成公司差旅费的不合理超支。

财务人员对公司差旅费制度的执行和监督不到位，造成差旅费制度形同虚设，工

作混乱。总的来说，公司对差旅费的重视程度不够，职工也缺乏节约差旅费的意

识。

3怀化奥晟科技有限公司出差报销流程存在问题

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3.1差旅费报销时间不及时

半年内

15%

半个月内

28%

三个月内

25%

一个月内

32%

图3-1差旅费报销时间饼状图

从上图可以看出，奥晟公司的差旅费报销缓慢。根据分析发现原因是公司大

部分的出差都是本市内的出差，差旅费金额较小，报销每次需要找领导签字也比

较麻烦，所以有些职员喜欢等到需要报销的差旅费到达一定金额后，再找领导签

字一次性报销。领导在审批时，因为票据过多，因此不会仔细看发票就签字审批

了，这样很容易造成部分不合理的票据被同意报销，而且由于领导已经签字审批

通过，财务人员一般及时发现问题也会选择睁一只眼闭一只眼给予报销，造成公

司不合理支出的增加。公司通常直接默认当月报销，但在实际操作执行过程中，

部分职员经常因为各种情况没办法当月报，会拖至下月报，这样经常造成发票不

能及时入账，对公司当月的成本费用核算也会造成影响。因为公司规模小，员工

人数少，公司财务岗位只设置了一个，在财务制度上没有细分，因此对报销时间

也没有任何明确的规定要求，员工报销时间随意。公司应该制定一个明确报销时

间的规章制度，这样不仅可以增强员工及时报销的意识，还更有利于财务工作的

执行，不易造成混乱。

3.2原始票据不规范

现在出行交通的火车票和机票都可以直接在手机网站上购买，方便快捷了很

多，但出差人员经常直接拿着在网上支付购买的截图作为凭证报销，而非正规的

发票报销。此外还有餐费、住宿费等，出差人员经常付款后不索要正规的发票回

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来报销，财务人员对于不合规的发票也不拒绝报销，造成部分出差人员缺乏使用

合规票据报销的意识。还有部分职员利用职务之便虚开发票，假报差旅费，以获

取其中差额。财务人员对出差职员带回来的票据进行审核时也比较随意，只要没

有发现明显错误，一般都直接审核通过，不去认真核实是否情况属实，填制的是

否规范，所需要盖的章是否齐全。财务人员经常忽视票据票据的有效性和规范性，

缺乏对差旅费报销票据管理工作的严谨态度。这样的情况造成了公司差旅费的虚

超，报销发票填制的不规范，以及出差人员不以为然。公司缺乏对此现象的的奖

惩制度，缺乏有效的监督力和威慑力。

3.3财务人员监督不到位

公司差旅费的标准规定，出差人员的餐补费用和交通费用按照其出差的天数

计算，会议记录和出差审批单中通常记载了出差的行程日期，但在实际工作中，

出差人员经常会出现提前返回或者延迟返回的现象。如果出差人员是因为正当理

由延迟返回，并且已经得到领导签字批准，那么财务人员应当按照规定给予报销，

但有的财务人员在这种情况下，并不去要求出差人员补签手续，对部分职员故意

拖延出差时间的情况也视而不见，从而造成了公司差旅补助费用的超支。还有部

分财务工作人员，不按国家规定的以出差目的地标准报销伙食补贴，全部以公司

规定的100元补贴作为标准，造成了部分员工的利益受损。另外还有部分财务工

作人员的职业道德感欠缺，在工作过程中不能严格履行自己的职责，怕得罪人，

对不符合要求的差旅费报销凭证审核松懈，特别是对领导的差旅费审核松散随意，

使得制度行同虚设，给公司造成了部分不合理支出。

3.4审批报销不规范

公司审批报销差旅费时，经常出现的问题有：在公司出差过程中，经常会出

现事前没有申报，事后补报审批的情况；多位职员出差参加同一活动会议，多人

费用是集中一次性的，但出现多人多次重复报销同一费用的情况；出差参加会议

和学习培训回来报销时，没有将会议通知和学习培训的有关文件当作附件凭据，

造成报销手续不全的情况；公司出差报销中对停车费并没有明确规定，报销时较

为随意，有些情况和差旅费合并报销，有些情况将多次的停车费单独合并在一起

和差旅费分开报销。因为停车费的报销没有规定要求，所以容易造成重复报销以

及虚假报销的情况。

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4怀化奥晟科技有限公司出差报销流程优化方案设计

4.1制定有关报销时间的规章制度

因公司没有明确差旅费报销时间而造成的系列问题，公司可以制定以下规定：

第一，公司员工自出差结束的最后一天算起三十天内必须进行差旅费报销，

超过三十天未进行报销差旅费的将不再予以报销。

第二，员工出差票据不得使用虚假票据，必须使用合规票据，否则不予报销。

此外还因为部分职员差旅费报销金额较小，报销流程找领导签字麻烦，所以

制定以下规定：

出差人员所需报销差旅费单笔金额小于500元的只需要找部门经理审核签

字，财务复核后签字即可报销。单笔金额大于500元的需要部门经理审核签字后

再找办公室主任签字，最后财务复核签字报销。

4.2报销凭证管理标准设计

差旅费的报销凭证最重要的两个方面分别是有效性和规范性。

财务工作人员在收到出差人员带回来的报销发票时一定要仔细审核是否真

实有效，防止是虚假发票和无效发票，还要看票面金额是否相符，该有的章是否

盖齐全了，有无涂改痕迹。严禁私自涂改、伪造发票，一但发现将处罚伪造者200

元，奖励查出的财务工作人员200元，但倘若发现财务工作人员包庇的情况，财

务工作人员也将一同处罚200元。任何发票均应该填写完整，例如，购物发票必

须明确所购物品的品名、规格、数量。

表4-1差旅费报销奖惩表

发现者+200元

严禁私自涂改、伪造发票备注：

伪造者-200元

情节严重者开除并交由

包庇者-200元

私自包庇警方处理

伪造者-200元

此外报销票据的整理必须规范。第一，相同类型的票据应当放在一起（例如

餐费类、住宿费类），不同类型的票据则按时间顺序分类放置。第二，票据的粘

贴方法多种多样，但是粘贴时还是应该根据实际情况选择合适的方法，保证票据

的整齐和美观。并且票据必须保证正面朝上，便于日后审核查阅。第三，粘贴票

据的纸张大小统一规定为A4纸的一半，所贴票据不得超过其范围。

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4.3提高财务人员工作水平

作为一名合格的财务工作者，应该拥有较强的专业工作水平以及良好的工作

态度，其次还应该加强对会计工作的审核和监督能力。在日常的工作中，财务工

作人员必须拥有一定的职业判断能力，而且对所进行报销的差旅费要全部仔细的

审核。审核包括出差的时间、出差同行的人数，出差所去的地点，以及出差的内

容事项是否与报销相符合。此外对发票的真实性和合法性的审核十分的关，一旦

发现不合规的票据应当及时通知单位有关责任人，并且查明原因。

公司对财务工作人员进行一定的培训，这也是一件十分必要的事情，可以提

高财务人员的业务水平和其执行报销制度时候的严谨性。财务工作人员保持不断

的学习，及时了解国家的新政策，这不仅是对自己工作的负责，也是一种对公司

的负责态度。不断的学习才能在工作中面临问题时可以解决的得心应手，所以公

司给财务人员举办的培训，财务人员一定要及时参加，保证自己的业务熟练度。

最后财务人员一定要和有关部门责任人以及出差工作人员做好沟通，进行相

互监督，充分发挥自己的责任和义务。

4.4规范职员出差事前审批流程

第一，公司职员在出差之前应当填报好出差审批单，填好拟定的出差日期、

拟定的出差路线以及出差缘由。在出差之前填报的出差审批单，也应该尽量将出

差人数写上去，然后找经办人、部门领导以及分管领导签字后则可在网上进行差

旅费的申报。

第二，多人参加同一出差活动的，出差期间的全部费用必须进行统一报销，

指定其中一个人作为经办人进行填报，不得出现多人多次分开报销的情况。

第三，财务人员要严格报销手续，对于不合规、不齐全的差旅费报销拒绝办

理，对于超出标准支出范围的差旅费，一律拒绝报销，超出部分的费用由出差人

员自行承担。

第四，假如在出差时需要公司派用专车，则需要填写出差用车的派车单，并

且填报好乘车人数、驾车员姓名、乘车的事由、用车的车牌号等资料，填报好后

交给办公室主任审核，审核通过后由再交给分管领导进行审批，审批通过就可以

根据派车单由公司统一安排车辆，并可以在网上进行申报，防止事后申报和事后

补报，这样有效可以避免虚假报销的情况。单位进行统一派车则不能报销交通补

助，对于停车费用的报销，每次出差发生的停车费用随差旅费一同报销，在差旅

费报销单中注明停车费，防止多人多次重复报销以及虚假票据入账的情况出现。

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出差人员

填写出差审批单如需派车填写派车单

经办人、部门领导以及分管领导

审核签字

出差人员(多人指定一人为经办人统一报销)

整理票据网上申报

财务人员

审核无误后严格按照规