湖南运健达健康科技有限公司2023年8月客户接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍........................................................................................................................1

2接待目的........................................................................................................................1

3接待时间........................................................................................................................2

4接待地点........................................................................................................................2

5接待对象........................................................................................................................2

6接待准备........................................................................................................................2

6.1前期准备..............................................................................................................2

6.2中期准备..............................................................................................................3

6.3后期准备..............................................................................................................3

7接待行程安排................................................................................................................3

8人员安排........................................................................................................................4

9接待流程........................................................................................................................5

9.1第一天流程..........................................................................................................5

9.1.1接机............................................................................................................5

9.1.2入住酒店....................................................................................................6

9.1.3晚宴............................................................................................................6

9.2第二天流程..........................................................................................................7

9.2.1公司宣讲....................................................................................................7

9.2.2午餐............................................................................................................8

9.2.3产品体验....................................................................................................9

9.2.4晚宴............................................................................................................9

9.3第三天流程........................................................................................................10

9.3.1会议洽谈..................................................................................................10

9.3.2午餐..........................................................................................................11

9.3.3市内游览..................................................................................................12

9.3.4晚餐..........................................................................................................12

I

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9.4第四天流程........................................................................................................13

9.4.1送机..........................................................................................................13

10费用预算....................................................................................................................13

11意外防范....................................................................................................................14

12效果预估....................................................................................................................15

参考资料.........................................................................................................................16

II

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湖南运健达健康科技有限公司2023年8月客户接待

方案设计

1背景介绍

湖南运健达健康科技有限公司作为湖南体育产业集团旗下湖南巨人体育用

品有限公司的子公司，成立于2013年4月。公司秉承“诚信、创新、务实、和

谐”的企业精神，以“为人类健康事业服务”为宗旨，向客户提供技术先进、

外观精美、品质优良、绿色环保、时尚新颖的体育健身产品；坚持“诚信至上、

互利互惠、以义生利、以德兴业”的经营理念，积极传播科学健身知识，致力

于体育健身产品制造、经营和体育文化的弘扬。公司主要经营方位包括：体育

健康服务；室内体育场；室内体育场馆；室外娱乐用设施工程设施；全民健身

科技服务；体育设备、器材出租；健康管理；体育器材设备安装服务；社区、

街心公园等运动场所管理服务。

湖南辉达房地产开发有限公司成立于2009年，是一家致力于打造精品住宅

的房地产开发企业。公司的宗旨是“创新、诚信、共赢”。为了给住户打造全新

新体验，健康居住生活，将为其名下新开的楼盘，打造室内健身馆、室内外羽

毛球场、乒乓球场和篮球场、老年健身器材、儿童娱乐设施等娱乐休闲健身设

施，积极响应国家“全面健身”号召。

2023年8月7日湖南辉达房地产开发有限公司派出以总经理为首的5人代

表团来湖南运健达健康科技有限公司洽谈室内室外健身器材采购活动。为了更

好的展现湖南运健达健康科技有限公司的品牌形象，拉近与湖南辉达房地产开

发有限公司的距离，促成室内室外健身器材销售计划的完成，湖南运健达健康

科技有限公司做了周详的接待准备，争取给客户留下良好的印象。

2接待目的

（1）迎接湖南辉达房地产开发有限公司代表团的到来，展现湖南运健达健

康科技有限公司的企业实力。

（2）促成与湖南辉达房地产开发有限公司签订健身器材采购合同。

（3）树立良好的企业形象，展现湖南运健达健康科技有限公司的企业文化，

以期达成长远的合作。

1

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3接待时间

2023年8月7日-8月10日

4接待地点

湖南运健达健康科技有限公司

5接待对象

本次接待对象为湖南辉达房地产开发有限公司代表团（以下简称为湖南辉

达房地产代表团），具体来访名单如下表：

表1来访人员信息表

姓名职务年龄性别

陈立总经理41男

杨素琳财务总监36女

刘芬营销总监31女

张铢法律顾问37男

王毅秘书29男

6接待准备

6.1前期准备

（1）与湖南辉达房地产代表团负责人联系，了解代表团成员的基本信息和

喜好忌讳。

（2）根据湖南辉达房地产代表团成员的信息提前预定酒店。（酒店费用由

对方支出，湖南运健达健康科技有限公司为代预定。）

（3）根据接待工作的各个环节做好人员安排，制定流程安排表。明确到各

个环节，人员的具体工作安排，确保事有人做，责有人当。

（4）根据公司的规章制度，选择合适的接待规格。按照规格为湖南辉达房

地产代表团准备每天的接待，使其在此次接待过程中保持愉悦。

（5）第二天的公司考察，工作人员需提前布置好宣讲活动现场，打扫公司

卫生，保持公司整洁。

（6）考察组成员要提前准备好公司企业宣传视频，产品宣传册，产品宣讲

PPT，演讲稿等资料。

2

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（7）会议组成员根据到访人员和参会人员的职位等级布置会议室谈判室。

准备谈判会议所需材料。

（8）定制欢迎横幅，购买接待过程中所需要的物资。

（9）合理安排时间，规划市内游览路线，确定游览地点和备选游览地点。

并查找游览攻略，为湖南辉达房地产代表团成员带来良好的游览体验。

（10）打印流程安排表，分发给各个环节的负责人，使各个环节的负责人

熟悉流程安排。

6.2中期准备

（1）会议开始前，会议室负责人安排人员检查投影等设施是否完。

（2）接待活动中途，如果发生意外事件，负责人员要懂得随机应变。如果

遇到处理不了的重大问题，要及时上报给高层负责人处理。

6.3后期准备

（1）宣讲会和会议洽谈结束后，安排参会人员对会议内容整理记录。

（2）宣讲会和会议洽谈结束后，安排后勤人员对会议室卫生进行清扫。

（3）湖南辉达房地产代表团成员走后，酒店组负责人安排人员退房。

（4）接待结束后，此次接待的总负责人要对此次接待活动进行总结汇报。

7接待行程安排

以下是此次湖南辉达房地产代表团接待行程安排表，各负责人要注意查阅，

关注自己负责的行程任务。具体行程安排如下表所示:

表2接待行程安排表

日期时间内容地点负责人

李蓉

17:30接机长沙火车站刘鑫

刘峥嵘

8月7日

张佳琦

18:20办理酒店入住长沙翔云君泰酒店

汪婷婷

19:35晚宴飶香居张裕民

湖南运健达健康科李颂

8月8日10:00公司宣讲

技有限公司杨康

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12:00午餐员工食堂刘洋

万一凡

14:30产品体验公司产品体验室李诗琪

胡敏

17:00晚宴大碗厨张裕民

杨茜

09:50会议洽谈公司会议室胡德阳

唐福云

8月9日13:00午餐太丰垸子私房菜张裕民

彭昶

15:30市内游览橘子洲

刘艳芳

20:30晚宴醉清风·江湖菜馆张裕民

李蓉

8月10日09:30送机长沙火车南站刘鑫

刘峥嵘

8人员安排

表3接待工作人员安排表

部门内容总负责人

（1）负责本次来访人员的接机送机工作。

接机组（2）负责本次湖南辉达房地产代表团4天李蓉

的来往就酒店公司的交通车辆。

（1）负责本次湖南辉达房地产代表团与公

司的对接。

酒店组汪婷婷

（2）湖南辉达房地产代表团在酒店的一切

问题由酒店组解决。

负责本次湖南辉达房地产代表团4天的就

宴会组张裕民

餐招待工作。

（1）负责此次宣讲的所需的资料准备。

宣讲组（2）负责公司宣讲活动现场布置。李颂

（3）负责此次的公司宣讲PPT讲解。

体验组（1）负责此次湖南辉达房地产代表团成员万一凡

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对本公司的产品的体验工作讲解。

（2）负责此次湖南辉达发到现场代表团成

员健身器材体验过程的人身安全维护。

（1）负责谈判会议场所的布置。

会议组（2）负责谈判会议中的茶水招待，会议记杨茜

录等工作。

（1）负责筛选确定此次市内游览的地点和

路线选择。

游览组彭昶

（2）确定地点和路线后，准备本次游览的

攻略。

（1）负责全面打扫公司环境卫生，保持公

司干净、整洁。

（2）负责湖南辉达房地产代表团第二天中

后勤组刘洋

午在公司就餐工作。

（3）负责宣讲活动现场布置和会议洽谈会

议室布置。

9接待流程

9.1第一天流程

9.1.1接机

时间:8月7日17:30

地点:长沙站

主要负责人:李蓉、刘鑫、刘峥嵘

流程:

（1）提前与湖南辉达房地产代表团负责人联系，确认接机时间和出站口。

（2）前往长沙站出站口找到一个显眼的地点布置接机现场。

（3）接到人后，先进行自我介绍，双方熟悉交流。司机和陪同人员帮忙将

湖南辉达房地产代表团成员的行李放置到接送车辆的后备箱中。

（4）开车前往长沙翔云君泰酒店。

注意事项:

（1）接机组成员提前10分钟到达长沙站熟悉接机流程、布置接机现场。

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（2）接机组成员根据人员安排准备接机需要的车辆与车型。

（3）提前记住湖南辉达房地产代表团成员的样貌，方便接机。

（4）开车前保持车内干净整洁空气清新，不要等到客人上之后，发现车上

有多余的杂物。

（5）准时到达接待地点，最好在出发前发送短信告知客人，并写明自己的

车号，即使遇到特殊情况，未能准时到达，也要及时向客人说明并道歉。

（6）车上要备好矿泉水，面巾纸和手机充电器。主动为客人准备好矿泉水，

如果发现客人在喝水时尽量放慢车速。

（7）无论行驶时间长短，司机不可在车内吸烟，以免造成车内环境污染。

（8）当天接送组的车辆驾驶人员千万不可饮酒，饮酒后要立马更换车辆驾

驶人员，以免造成不可挽回的交通事故。当天后，饮酒车辆驾驶员需向上级禀

报饮酒原因，酌情进行处罚。

9.1.2入住酒店

时间:8月7日18:20

地点:长沙翔云君泰酒店

主要负责人:张佳琦、汪婷婷

流程:

（1）到达酒店后，首先由酒店组成员引导湖南辉达房地产代表团进入酒店

办理酒店入住。

（2）由酒店成员带领湖南辉达房地产代表团成员进入各自房间休息整顿。

（3）安排人员帮忙将湖南辉达房地产代表团成员行李提到各个成员的房间。

注意事项:

（1）接机组成员提前与酒店组工作负责人确认辉达房地产预定的酒店房间

号，以便帮湖南辉达房地产代表团成员将行李放置房间。

（2）询问湖南辉达房地产代表团成员是否有遗漏和准备不足的地方。

（3）酒店组成员手机时刻保持开机有点状态，方便与湖南辉达房地产代表

团负责人保持联系。

9.1.3晚宴

时间:8月7日19:35

地点:飶香居

主要负责人:张裕民

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

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流程:

（1）休息整顿后，由接机组与宴会组进行对接，确定晚上就餐地点，接送

辉达代表团前往就餐地点。

（2）宴会组提前预定饭店，并根据湖南辉达房地产代表团成员的喜好进行

点餐。

（3）就餐完毕后，由接机组接送湖南辉达房地产代表团成员返回酒店休息。

（4）酒店组应认真注意湖南辉达房地产代表团成员的需要，并向其及时提

供帮助。

注意事项:

（1）就餐前需提前向湖南辉达房地产代表团发出就餐邀请。

（2）提前与湖南辉达房地产代表团负责人询问是否有忌口和过敏的地方，

口味如何。

（3）酒店组成员需熟悉就餐礼仪，事先根据出席宴会成员的职位摆放座位

牌。

（4）座位图如下所示

表1座位图

（5）就餐时应活跃餐桌的氛围，陪同人员尽量找话题聊天，避免餐桌氛围

沉闷。

9.2第二天流程

9.2.1公司宣讲

时间:8月8日10:00

地点:湖南运健达健康科技有限公司

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主要负责人:李颂、杨康

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）湖南辉达房地产代表团在酒店就餐后，由接机组成员开车接送前往公

司进行考察。

（2）宣讲组与接机组交接后，由陪同人员带领湖南辉达房地产代表团成员

参观公司，讲解公司的企业文化和发展历史，使湖南辉达房地产代表团成员在

谈判中进一步了解我方的优势。

（3）进行企业产品宣传。将湖南辉达房地产代表团成员带领进宣讲会议室。

进门后，宣讲组成员为湖南辉达房地产代表团成员发放产品宣传册，由产品技

术人员开始讲解产品宣讲PPT。

注意事项:

(1)陪同人员要提前与接机组成员进行对接，了解湖南辉达房地产代表团到

达公司的时间，便于通知考察组成员进行迎接准备.

(2)负责人要及时跟进公司考察进程，准备好应急备选方案。

9.2.2午餐

时间:8月8日12:00

地点:湖南运健达健康科技有限公司员工食堂

主要负责人:刘洋

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）宣讲活动结束后，由讲解人员邀请湖南辉达房地产代表团成员前往员

工食堂就餐，体验我方公司的公司文化。

（2）就餐结束后，由接机组接送湖南辉达房地产代表团前往长沙翔云君泰

酒店稍作休息。

（3）产品体验组成员开始布置产品体验室，整理下午的体验过程中需要的

资料。

注意事项:

（1）就餐期间，维持好员工食堂的秩序。

（2）提前打扫员工食堂，湖南辉达房地产代表团来访期间保持员工食堂的

干净整洁。

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9.2.3产品体验

时间:8月8日14:30

地点:湖南运健达健康科技有限公司产品体验室

主要负责人:万一凡

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）首先，由宣讲人员带领湖南辉达房地产代表团成员前往器材体验室，

体验我公司的器材产品，便于湖南辉达房地产代表团考察公司器材质量，让湖

南辉达房地产代表团感受到我方公司的真诚。

（2）其次，由技术人员向湖南辉达房地产代表团成员具体讲解各种健身器

材的作用和其正确使用方式。

（3）最后，由技术人员指导湖南辉达代表团成员亲身体验使用各种健身器

材。

注意事项：

（1）负责讲解的工作人员在讲解时要将湖南辉达房地产代表团成员比较重

视的地方，重点讲解。

（2）在湖南辉达房地产代表团体验健身器材时要事先示范正确的使用方法。

（3）在体验健身器材时要注意湖南辉达房地产代表团的人身安全，防止意

外事故的发生。

（4）技术人员注意要示范正确健身器材使用方法，不要进行错误示范，导

致意外事故发生。

9.2.4晚宴

时间:8月8日17:00

地点:大碗厨

主要负责人:张裕民

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）产品体验结束后，由接机组和宴会组对接确定就餐地点，接机组接送

湖南辉达房地产代表团成员前往就餐地点就餐。

（2）就餐结束后，由接机组接送湖南辉达房地产代表团成员前往长沙翔云

君泰酒店休息。

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（3）如果时间尚早，可由酒店组成员与游览组进行对接，告知湖南辉达房

地产代表团成员酒店附近的有利于散步消食的湖南烈士公园。

注意事项:

（1）就餐前需提前向湖南辉达房地产代表团发出就餐邀请。

（2）就餐期间注意就餐礼仪和敬酒礼仪，不要强行进行敬酒。

（3）就餐期间，活跃就餐氛围。

9.3第三天流程

9.3.1会议洽谈

时间:8月8日09:50

地点:湖南运健达健康科技有限公司会议室

主要负责人:杨茜、胡德阳、唐福云

参会人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）接机组成员下午08:40准时前往长沙翔云君泰酒店接送湖南辉达房地

产代表团成员前往公司参加会议洽谈。

（2）提前30分钟到达本公司后，由会议组成员引领湖南辉达房地产代表

团成员前往会议室入座进行准备工作。

（3）谈判组成员提前5分钟进入会议室。

（4）会议过程中，谈判组成员基于我方优势运用一系列的谈判手段和方法，

在达成合作的前提下，尽量将我方的利益扩大。

（5）谈判议程如下表所示:

表5谈判会议议程表

甲方：湖南运健达健康科技有限公司乙方：湖南辉达房地产有限公司

洽谈双方本着互利互惠、彼此尊重的原则，就有关室内室外体育器材购买

问题进行磋商。为更好地进行交流，现由甲方指定以下议程，仅供参考。

地

时间议题参加人员

议点

程湖开局友好交流，互相介我方代表

09:50-09:55

安南绍各自成员。总经理:张安世

排运双方报价，就报价进行财务总监:王澍

09:56-10:20

健讨价还价。技术顾问:刘云云

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达双方就产品质量进行法律顾问:汪辰

10:21-11:00

健讨价还价。秘书:许珊

康双方就产品类型、数量

11:01-11:20

科进行协商。

11:21-11:25技中途休局

有

双方货物运输费用进

11:26-12:00限乙方代表

行讨价还价

公总经理:程立

双方就商品交货方式

12:01-12:20司财务总监:杨素琳

和付款方式进行协商。

会营销顾问:刘芬

议双方就达成合作，双方法律顾问:张铢

12:21-12:30

室提出的条件进行协商。秘书:王毅

注意事项:

（1）会议组成员提前布置好谈判会议场所。

（2）参会人员提前准备好参会所需要的资料。

（3）如果谈判中途情况对我们不利，要注意利用中途休息时间及时调整策

略，稳定情绪。

（4）会议组成员会后及时整理会议纪要。

（5）后勤组整理会议室卫生，保持会议室干净整洁。

9.3.2午餐

时间:8月9日13:00

地点:太丰垸子私房菜

主要负责人:张裕民

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）会议洽谈结束后，由接机组和宴会组对接确定就餐地点，接机组接送

湖南辉达房地产代表团成员前往就餐地点就餐。

（2）就餐结束后，由接机组接送湖南辉达房地产代表团成员前往长沙翔云

君泰酒店休息。

注意事项:

（1）就餐前需提前向湖南辉达房地产代表团发出就餐邀请。

（2）就餐期间注意就餐礼仪和敬酒礼仪，不要强行进行敬酒。

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（3）就餐期间，活跃就餐氛围。

9.3.3市内游览

时间:8月9日15:30

地点:橘子洲

主要负责人:彭昶

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

中午大约15:00左右,接送组成员到达长沙翔云君泰酒店门口接送湖南辉

达房地产代表团成员前往橘子洲。具体游览流程如下：

坐观光车→观看毛主席雕像→长沙非物质文化遗产展示厅→购买游船票观

看橘子洲夜景。

注意事项:

（1）橘子洲游览攻略

①提前三天关注游览当天的天气预报。

②门票预订:首先，微信搜索公众号“岳麓山橘子洲旅游区”。其次，点击

“入园预约”-“橘子洲景区”最后填写领导、陪同人员和代表团信息提交预约。

③运营时间:7:00-22:00

④托马车小火车:40元/人；邮轮：150元/人

（2）游船过程中要注意代表团成员的身体健康状况，陪同人员身上要携带

一些晕船药。

9.3.4晚餐

时间:8月9日20:30

地点:醉清风·江湖菜馆

主要负责人:张裕民

陪同人员:张安世、王澍、刘云云、汪辰、许珊

流程:

（1）欣赏完橘子洲的夜景后，接机组成员提前联系陪同人员游玩结束的大

致时间，以便提前到达地点接送领导和湖南辉达房地产代表团成员前往预定好

的饭馆包厢吃饭。

（2）晚餐快结束时，接机组成员拿出事先准备好的礼品递给领导，由领导

送给湖南辉达房地产代表团成员，以表达我方对湖南辉达房地产代表团的敬意。

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（3）最后，由接机组成员将湖南辉达房地产成员接送回长沙翔云君泰酒店

休息。

注意事项:

（1）用餐时，要注意用餐礼仪和敬酒礼仪。

（2）送礼前要进行铺垫，选择正确的时间。送礼前要与湖南辉达房地产代

表团成员含蓄交流，表达双方合作的诚意，顺势将礼品送出。

9.4第四天流程

9.4.1送机

时间:8月10日09:30

地点:长沙站

主要负责人:李蓉、刘鑫、刘峥嵘

流程:

（1）酒店组成员前一天晚上联系湖南辉达房地产代表团负责人，了解他们

返程时间告知给接机组。

（2）由接机组成员接送湖南辉达房地产代表团前往长沙站乘坐10：30左

右的地铁返回益阳南站。

注意事项:

（1）接机组成员要在9:00前检查车辆安全。

（2）到站后，如果候车时间较长，陪同人员不要先行离开，应陪同湖南辉

达房地产代表团成员聊天，直到送湖南辉达房地产代表团进站后才离开。

10费用预算

表6接待经费预算表

项目内容单价（元）数量合计（元）

横幅27元/条4条108

接机牌15元/个2个30

接机组

矿泉水38元/箱7箱266

油费500元/天4天2000

中餐100元/人11人2200

宴会组

晚餐150元/人11人4950

宣讲组宣传册10元/本13本130

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体验组资料费10元/份13份130

矿泉水38元/箱4箱152

资料费10元/份13份130

会议组