鲜果缘采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院目录1 基本情况 12 鲜果缘商店内部控制状况 12.1采购商品的流程 12.2 供应商的选择 22.3 商品验收 22.4 商品的存货情况 23 采购环节内部控制存在的问题 33.1 采购预算不合理 33.2 商品验收环节不合理 33.3 缺乏对供应商的管理 43.4 库存商品管理不合理 44 采购环节内部控制对策分析 54.1 健全采购计划 54.1.1 制定合理的采购计划 54.1.2 采购计划的流程 54.1.3 确定需要采购的商品 54.1.4 制定合理的定价方式 64.2 制定商品验收环节 64.3 加强对供应商的管理 74.4 加强对库存商品的管理 74.4.1 商品数量化管理 74.4.2 商品区域化管理 7参考资料 9鲜果缘采购环节内部控制优化设计1基本情况鲜果缘是一家个体经营的小型商店，成立于2019年，由老板一人自主经营，自负盈亏，位于湖南商务职业技术学院食堂一楼内。以水果、零食等商品为主，烟酒饮料为辅。该店虽然在地理位置上具有一定优势，价格实惠，但主营业务种类单一，竞争压力仍十分激烈。由于鲜果缘商店的经营规模相对较小，并且还处于经营发展的初级阶段，因而治理系统相对较为简单，管理模式存在的问题还较多。图1-1：鲜果缘商店图2鲜果缘商店内部控制状况由于鲜果缘商店目前还处于发展经营的初级阶段，内部控制状况大致表现为以下四个方面：第一，人员较为简单。商店的进销环节均由老板一人负责，因此商店在采购、销售、抗风险能力等方面没有内部控制管理措施。第二，水果类商品没有保鲜计划，腐坏浪费有点多，商店的采购成本偏高。第三，商店没有制定明确的采购计划，盲目进货，存货积压或不足等情况时有出现，不利于商店的成本控制。诸如此类的情况都将会压缩商店的营业利润，因为利润＝商品的销售收入－成本。第四，商品的验收环节没有具体的措施。2.1采购商品的流程鲜果缘商店于2019年成立，开店时间较短，经验不足。在开店过程中，老板通过市场调查。了解了一些采购渠道，经过调查对比，最终确定采购方式及供货商。鲜果缘商店的主要采购方式是通过网上下单，由长沙马王堆批发市场、高桥批发市场等供货商进行货物配送。主要流程如下图2-1:图2-1：采购流程图网上订单信息马王堆批发市场、高桥批发市场网上订单信息马王堆批发市场、高桥批发市场网上接单并进行商品集货商品储存、整理、包装商品分类、装车、配货、送货鲜果缘商店鲜果缘商店在持续经营过程中，当需要采购商品时，老板在网上下单所需要的商品及数量，由固定的供应商进行商品配送。对于供应商的选择，老板在采购商品时，并没有对市场环境进行定期或不定期调查分析，也没有比价议价环节，而是直接选择熟悉的供应商采购所需要的商品。2.3商品验收商品的验收也是一个很重要的环节，通过对商品的验收可以起到监督供应商的作用。第一，在验收时可以将商品进行分类保管，这样可以减少因管理不当造成的经济损失，尤其是对水果类的商品；第二，在验收时可以及时发现不合格的商品，并进行登记，严格的验收环节也可为与供应商的退货换货和索赔提供依据。而鲜果缘商店在采购环节中并没有严格的验收环节，也没有填制商品验收单。2.4商品的存货情况鲜果缘商店对库存商品没有系统的管理，商店老板通常是等缺货状态时才在网上下单进行采购补货，但往往会因此错失销售机会。而有的商品供货商在配货和运输过程中需要一定的时间，这样就增加了商品的周转时间。3采购环节内部控制存在的问题3.1采购预算不合理鲜果缘商店在采购过程中，并没有详细的采购计划，而是老板根据需求自行决定需要采购的商品及数量。以下是鲜果缘商店销售比例的基本情况：表3-1：商品销售比例表商品种类销售量所占比例水果类50%零食类10%烟酒类30%饮料类10%从上表可以看出鲜果缘商店在平时水果类和烟酒类所占的销售比重较大，零食类和饮料类所占的比例较小，但老板没有进行一个合理的市场调查，采购计划并不合理。以下是鲜果缘采购计划表：表3-2：商品采购计划表商品种类计划采购量所占比例水果类40%零食类10%烟酒类30%饮料类20%由于鲜果缘商店老板的盲目采购，可能会导致存货积压或者供销脱节的情况，导致成本增加从而减少了营业利润。特别是水果类商品。首先，水果都有保鲜期，而大多数水果的保鲜期并不长，储存方式也各不相同，超储积压不仅会造成水果的腐坏浪费，还会增加储存成本。其次，因为鲜果缘商店销售的商品种类较单一，竞争压力较大，盲目的采购商品可能会导致供销脱节，当商品不足时错失销售机会。3.2商品验收环节不合理商品在采购环节过程中，由供应商配送货物，商品在到达店铺后，应由老板对货物进行数量及质量的检验，查看数量是否与订单一致，商品质量是否符合标准，水果类商品是否在运输的过程中有损坏。对质量不达标的商品进行登记退换。鲜果缘商店对商品验收环节还不够重视，因此可能会造成商品不合格的概率大大提高。以下是某次商品进货情况：表3-3：商品进货情况表序号商品名实际进货数量（斤、箱）实际到货数量（斤、箱）损坏数量（斤、箱）1一级红富士302912香蕉402823火龙果302914百事可乐505005农夫山泉454506哈尔滨啤酒505007元气饮料40400由上表可以看出不同商品在运输过程中存在在不同情况的损坏，尤其是水果类商品，如果每次对损坏的商品不进行登记，与供应商协商更换，长此以往，这也将是一笔不小的损失。因此，我们应对商品验收环节加以重视，对不符合要求的商品进行拍照并登记，然后与供应商协商更换。这也为库存商品的分类管理提供依据，对不同种类、不同质量的商品实行分级管理。3.3缺乏对供应商的管理鲜果缘商店的采购源是马王堆批发市场和高桥批发市场，商店与供应商是长期合作关系，老板根据需要自行判断采购量，在网上下单。供应商接到订单后配送至鲜果缘商店。但是供应商安排的物流配送往往会不及时，导致商店短时间内货物不足，错失销售机会。其次，在采购过程中缺乏报价、比价、议价环节，鲜果缘商店的讨价议价能力较弱。3.4库存商品管理不合理一般来说，企业存货的管理也是经营管理中尤为重要的一部分，库存商品的数量直接影响到采购环节和销售环节。如果没有统计好库存商品的数量，就无法制定合理的采购计划。如果对库存商品的数量不够了解，当库存商品数量不足时将会因此错失销售机会。而鲜果缘商店对存货并没有进行管理，通常是等商品缺货时或者等库存量严重不足时才在网上下单一次性补货，这种采购方式是不科学的。对于存货的管理另一方面主要是对商品的属性进行分类保存。对于鲜果缘商店来说，水果类商品占大多数，而水果通常的保鲜期并不长，且每类是水果的储存方式也不尽相同。如果因保存不当造成水果腐坏，商店将大大增加成本，而缩短利润。4采购环节内部控制对策分析4.1健全采购计划4.1.1制定合理的采购计划鲜果缘商店对采购环节的内部控制首先需要制定一个合理的采购计划，建立一套完整的采购系统。避免库存过多或不足的情况，造成积压资金，占用库存面积。制定合理的采购计划第一步，需要对鲜果缘商店的以往销售情况进行登记并整理，记录商品的数量及销售情况；第二步，对登记的数据进行整理并分析，初步制定采购计划；第三步，进行市场调查，分析出销售量较高的商品，确定商品的采购比例。4.1.2采购计划的流程商店在采购商品之前通常需要制定一个详细的采购计划，其主要步骤应当包括四个方面。第一，确定需要采购的商品目录，将需要采购的商品及各项要求详细列明；第二，进行市场采价，选择合适的供应商；第三，与供应商议定商品价格及运输方式等；第四，收货验货及存库，并记录在档。下表为采购计划的流程图：Step2.Step2.市场采价，选择供应商Step1.确定需要采购的商品，并列明采购要求Step3.确定供应商，协定商品价格、运输等问题，并订立合同Step4.收货、验货、存货，并对采购的商品及情况进行登记图4-1：采购计划情况图4.1.3确定需要采购的商品鲜果缘商店通常在多数商品不足时一次性补货，虽然这样可以减轻多次的工作量，和重复的过程增加的人工费和工时费，减少多次运输产生的运输费，但是当商品不足时就会错失了销售机会，直接影响了商店的销售情况，从而减少了利润。商店应根据销售情况及市场需求，确定需要采购的商品及数量。4.1.4制定合理的定价方式由于营业利润＝销售收入－成本，我们能够了解到鲜果缘商店的主要利润来源是商品的销售，要想获得收益最大化，第一，可以提高销售商品的价格；第二控制成本，增加销售收入。控制成本我们可以采取多种方式的定价模式。比如，协议采购、询比价采购、动态竞价等方式。确定合理的采购价格，让采购价格能在老板的可控范围之内，增加与上游供应商的讨价议价的能力。4.2制定商品验收环节鲜果缘商店所采购的商品由供货商配送至门口后，老板应对货物进行数量和质量的检查，并及时填写好验收单。如有不合格商品禁止入库，应及时拍照登记并与供应商取得联系。将商品进行分类保管。验收单如下表：表4-1：商品验收单年月日采购单位：联系电话：序号商品名称单位规格采购数量实收数量采购金额验收金额商品差价单价金额单价金额1234采购单位验收意见验收意见：合格（）不合格（）验收人：年月日供货单位盖章：年月日4.3加强对供应商的管理首先我们要知道供应商选择的重要性，选择合理的供应商是整个采购环节过程中的关键。鲜果缘商店的与供应商基本是长期合作关系，采购价格是长期达成的。供应商对价格的权利较大，无疑增加了商店的采购成本。鲜果缘商店应经常对市场进行调查，了解市场采购情况，选择供应商时应考察供应商的商品质量管理、运输能力、生产能力、售后保险等，同时考虑运输距离，尽量减少采购成本。在与原供应商对采购要求无法达成一致时及时更换供应商，选择最合适的供应商，这样会降低商店的采购成本，提高商店与上游供应商的讨价还价能力，降低投入因素变化所引起的影响。4.4加强对库存商品的管理4.4.1商品数量化管理库存商品的有效管理至关重要。优化库存商品的管理体系，可以大大降低商店不必要的损失，优化库存商品管理体系的重点则是，规范从采购到入库、保管这一过程的相关流程。对商店来说，不是采购结束，库存商品的相关管理就结束了，最关键的则是有计划的控制存货的流进和流出。采购根据实际经营情况编制出合理的采购计划，采购入库后的商品应妥善存储尤其是鲜果类。同时也要定期开展库存商品盘点工作，及时掌握库存商品的数量，避免不必要的浪费，也可以作为商店下一次的采购计划的参考资料。以下是库存商品管理计划表：表4-2：库存商品管理计划表商品名库存数量（斤、箱）采购数量（斤、箱）周转时间（天）库存下限（斤、箱）4.4.2商品区域化管理商品区域化管理是为了针对不同的商品进行分类管理。由于鲜果缘商店最主要销售的商品是水果类商品，水果类的商品