湖南省山原煤炭贸易有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1、湖南省山原煤炭贸易有限公司简介..................................1

2、湖南省山原煤炭贸易有限公司目前差旅费管理的现状..................2

2.1下达预算指标，保证预算执行刚性................................2

2.2履行事前审批手续，确保先审批再外出............................3

2.3严格按规定审核差旅费开支，确保差旅费报销结算手续完备..........4

3、湖南省山原煤炭贸易有限公司差旅费管理过程中出现的一些问题........4

3.1出差事由与差旅费报销制度规定不符的问题........................4

3.2差旅费的监督管理容易被忽视的问题..............................4

3.3报销制度繁琐增加了时间和沟通成本，影响报销效率的问题..........5

4、湖南省山原煤炭贸易有限公司差旅费报销制度优化设计................5

4.1实行放管服....................................................5

4.1.1建立健全科学有效的内控体系..................................5

4.1.2简化差旅费报销流程..........................................5

4.2实行包干制制度的优化设计......................................6

4.3与时俱进，适时完善改进差旅费管理办法的优化设计................7

5、结束语...........................................................8

参考资料............................................................9

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湖南省山原煤炭贸易有限公司差旅费报销制度

优化设计

1、湖南省山原煤炭贸易有限公司简介

湖南省山原煤炭贸易有限公司是2008年10月17日在湖南省长沙市芙蓉区

注册成立的有限责任公司(自然人投资或控股)，注册地址位于长沙市芙蓉区白

沙路10号科达名居21楼。湖南省山原煤炭贸易有限公司的统一社会信用代码/

注册号是91430102680320189J，企业法人是刘伟，目前企业处于开业状态。

湖南省山原煤炭贸易有限公司的经营范围是：煤炭及制品批发；经济与商

务咨询服务（不含金融、证券、期货咨询）；砂石、河卵石、焦炭的销售；五金

产品、建材、装饰材料、化工产品的零售。（依法须经批准的项目，经相关部门

批准后方可开展经营活动）。

在湖南省，相近经营范围的公司总注册资本为1312104万元，主要资本集

中在1000-5000万和5000万以上规模的企业中，共543家。本省范围内，

当前企业的注册资本属于良好。虽然煤炭企业中每年差旅费用的金额在总成本

中所占比例很小，，每年需要外出因公活动的员工报销金额还是要严格按照工作

计划执行，如图1所示，这显然也是可控费用的重要组成部分。加强和规范差

旅费用管理是实行企业可控成本控制方针的重点工作之一，所以有必要进一步

严格控制出差次数、天数和差旅费用规模。否则就不仅仅是在挥霍企业有限的

差旅经费的问题。

图1五年间员工出差报销金额

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另外，对出行交通工具的选择也要严防死守。如表1所示，避免企业员工

为满足虚荣心或个人享受纷纷选择不符合职称级别的出行方式，增加企业不必

要的负担。

表1交通工具使用规定

2、湖南省山原煤炭贸易有限公司目前差旅费管理的现状

2.1下达预算指标，保证预算执行刚性

湖南省山原煤炭贸易有限公司对于员工差旅费的支出规模制定明确了以符

合预算控制的管理要求，如表2所示。另外，财务部门要根据年初各部门公布

的各项业务交流、培训计划，通过比较近两年各部门差旅实际费用、部门人员

变动、业务范围变化、行业环境影响等，制定明确各部门差旅支出限额，要求

如无特殊原因，不能随意调整，以继续确保公司预算内部控制有效。

表2员工不同报销情况

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2.2履行事前审批手续，确保先审批再外出

员工申请出差前应办理出差审批手续，不得以出差为名随意延长出差天

数。需提前填写公务机报销申请表，如图2所示，经湖南山原煤炭贸易有限公

司总经理批准后方可乘坐公务机。未经公司批准乘坐飞机的，应当由员工本人

书面填写《公务外出批准表》。未经批准擅自出差的人员，经相关负责人批准

后，由湖南山原煤炭贸易有限公司严肃处理。因公出差的员工选择搭乘飞机作

为交通工具的，也应当提前办理审批手续。根据湖南山原煤炭贸易有限公司的

旅行证件，出差人员需向主管部门备案后方可外出。严格控制事先审批的盲目

流于形式，禁止随意变更出差地点。严格控制公务出差人员乘飞机出行。此

外，还应禁止未办完审批手续就外出办事。在出差审批中，严格控制出差次

数、出差次数和出差地点。机票只能按相应级别的火车票价报销，超出部分由

个人自行承担。

图2报销流程图

2.3严格按规定审核差旅费开支，确保差旅费报销结算手续完备

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财务人员应严格按照《湖南山原煤炭贸易有限公司差旅费用管理办法》的

规定，对差旅活动中取得的原始票据进行审核。一是城际交通费是否按照票据

所搭乘的交通工具等级报销、住宿费是否按照实际发票在标准额度内报销；二

是出差地点的伙食费、交通费是否按规定领取、核实所获发票是否真实有效、

参加会议或培训活动时是否有领导签字的会议通知、培训通知；通过各种原始

单据检查出差人员是否延长出差天数，变更出差地点。

3、湖南省山原煤炭贸易有限公司差旅费管理过程中出现的一些

问题

3.1出差事由与差旅费报销制度规定不符的问题

因公佐证材料不全，套取补助。财务部门审核时，给予补助完全依赖所附

佐证材料，特别是会议通知，如会议通知中明确注明提供会议期间的餐费，但

报销人未能从出差人那里获取会议通知，报销时也申请报销了会议期间的伙食

补助。财务人员不知道是否提供了餐费，因此也只能依照所附材料来进行审

核，导致实际出差人员间接性地套取了会议期间的伙食补助。

因私伪造为因公，套取差旅费。仅从报销单据上审核无法判断出差目的，

存在将探亲访友、旅游观光参观、个人社交等私人目的伪造为因公出差，特别

是节假日和旅游景点的出差。

3.2差旅费的监督管理容易被忽视的问题

《差旅费用管理办法》规定，我市交通补贴按出差人员的公务报销。湖南

山原煤炭贸易有限公司的差旅费用不全部计入管理费用。财务人员应按照部门

差旅人员费用划分，属于开发运行类，完成研发项目所产生的差旅活动费用应

计入研发费用。差旅管理办法明确规定，部分人员不适用城市交通费定额制

度。如：到基层单位（含湖南山原煤炭贸易有限公司）的工作人员；不涉及研

发项目的其他差旅活动发生的费用，计入企业行政费用。在工作实践中，各种

任务小组的人员；出国参加会议、各类培训、学习、脱产培训人员；出差人员

自备交通工具，接受单位或其他单位免费提供的交通工具。这些人员从车站到

目的地的路费可根据账单报销。本部门负责本部门差旅费用的管理，财务人员

对差旅费用报销情况进行审核。辅助生产部人员的差旅费计入制造费用，销售

部门人员的差旅费计入销售费用，投标部门人员的差旅费计入其他业务费用。

在实践中，应重点关注研发部门的差旅费，与审计部门、纪委等有关部门一

起，对差旅费的管理和使用情况进行监督检查。审计部、纪检部负责各种重点

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项目，具有管理职能的机关部门、办公室的差旅费计入管理费用，生产部门的

差旅费要计入生产费用，差旅费报销金额一般不大，是公务，因此，对差旅费

用管理的专项检查较少，非法报销差旅费用造成的腐败问题容易被忽视。

3.3报销制度繁琐增加了时间和沟通成本，影响报销效率的问题

为规避外审的风险，需附带很多原始单据和附件材料，需要审核的事项

多。有无多领取补助；交通费、住宿费有无超标；无交通费和住宿发票领取补

助的有无接待证明或说明；机票有无政采；有无按规定限额使用公务卡支付；

退票改签时有无附带说明；野外差旅的附件是否齐全；敏感时间地点出差有无

佐证材料；其他容易引起误解的情况；发票开具时间在出差后；所有凭证除

上。现有报销人多数为在编科研人员兼任报销人，甚至可能还会经常变动，报

销时可能不过问出差事由以及出差人员与项目的相关性，随意选择课题号报

销，对报销合规性（审批流程、机票政策和报销标准等）未预先告知出差人，

会导致财务退单率高，降低了报销效率。

4、湖南省山原煤炭贸易有限公司差旅费报销制度优化设计

4.1实行放管服

4.1.1建立健全科学有效的内控体系

结合单位自身情况，建立健全科学有效的内部控制体系，提高风险防控水

平，内部控制不只是财务部门的责任，也不能只体现在报销环节。财务报销涉

及多个行政管理部门，需要加强部门间的协作，从而提高管理效能；加强制度

宣讲，从而提升人员素质。建立各部门间信息共享的系统，培训宣传报销新规

定新要求，对常见退单和审计核查问题归纳总结成册。

4.1.2简化差旅费报销流程

诚信为出发点，简化报销流程，减少附件要求，做到“敢放、会放”。简化

报销审批，管理部门要在以下三方面学会“放手”：第一，用来相互证明、上

级担保的材料，报销时可不再提供，如登机牌、对方单位提供住宿的证明等，

应充分相信经济活动的真实性，不再让科研人员一味取证而烦恼；第二，对国

家有明文规定的政策，如放宽公务卡结算等；第三，强化课题负责人负责制，

将职能部门权力下放，如野外科考申请等，由课题组自行管理，减少形式审批

和重复签字。(3)服。增强服务意识，提高服务水平，加强信息化建设，从而提

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升服务效率；完善科研财务助理制度。以科研财务助理制度为例，执行效果不

理想的主要原因是受经费渠道和胜任程度两方面制约，这种情况下，单位可以

从全局出发，统一协调经费、统一开展培训，双管齐下，着力打造一支满足差

旅费管理需要的人才队伍，帮助科研人员摆脱繁杂的报销事务，让好政策真正

发挥作用。

4.2实行包干制制度的优化设计

“包干制”报销原则：事前审批、时长受限、金额可控、避免重复、自由

选择。“包干制”制度具体要求：

(1)明确事前审批，不审批不报销。

(2)明确限额发放标准内补助，超标准部分自理。

(3)明确住宿补助上限天数，超上限天数的住宿费实报实销。

(4)明确已由其他方支付了费用，将不再重复给予补助和报销。

(5)明确报销可对“包干制”与“实报实销”二选一，一旦选定后不得随意

变更。

公司差旅费“包干制”实施离不开切实可行的制度，制度建设不仅仅是单

一的文件或某个部门能实现的，“包干制”的精神应渗入公司差旅费改革的一系

列制度和具体举措中。

首先，制度建设应由分管领导主抓，成立一个专门联合工作专班，由科研

管理部门牵头、联合财务、人事、资产、审计、纪检监察等部门参与，“包干

制”文件由参与部门联合印发。

其次，对公司内部现有的科研管理相关制度文件进行全面梳理，研究制定

具有普适性的包干制实施细则和配套制度，采取多种包干方式，以项目包干为

主体，根据科研人员诚信和绩效评价情况，对课题组或科研人员整体包干或部

分包干进行动态跟踪管理。

最后，简化科研项目“包干制”中需要特事特办、急事急办的业务程序，

打破现有文件中相互打架、流程冗杂的相关规定。

此外，在制度建设层面要兼顾普适和特殊，做到包干制项目经费适当有别

于现有财政拨款经费管理，在现有财务管理体制之外，考虑“包干制”项目在

经费申报、经费使用与报销、绩效评价、审计检查等环节的特殊性，比如绩效

评价时要考虑“包干制”科研项目无预算、不能按照一般的预算绩效评价办法

按年度考核执行。

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图3改进版流程图

4.3与时俱进，适时完善改进差旅费管理办法的优化设计

随着财务与大数据的日益快速深入融合发展，员工应该更加积极地学习使

用线上报销管理平台。

例如，员工出差时机票折扣费用低于规定水平的交通费，可按照节约成本

的原则为企业报销信息整合，如图4所示，各种政策不断推陈出新，湖南山原

煤业有限公司差旅管理办法也应及时与社会实际发展相符合。

各省市的住宿标准和交通工具要随着全民生活水平的提高而科学合理地调

整，多选择省时的航空出行。在这种情况下，不需要提供航空旅行的批准程

序，并提供相关证明，以票据报销。

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图4报销信息一体化

在标准限额的范围内，出差人员应选择离相应的出差目的地近、舒适的酒

店。更重要的是，如果通过第三方平台结算各种出差费用，提供的账单真实性

较高。企业员工出差的交通工具和酒店依赖于商旅平台的大数据。不仅可以根

据出差时间选择更好的出行工具，解决商旅人士订票难的问题，还可以设定住

宿标准的上限。同时，出差的员工不需要自己提前支付各种资金，财务人员可

以省去检查各种账单是否超标的繁琐工作，从而更好地控制出差费用。

5、结束语

时代在进步，科技在发展，依托“互联网+”，基于商旅平台系统，要积极

倡导与推行中小企业通过差旅平台系统进行国内异地出差申报、网上预约和审

批、网上在线订票订房、网上支付、保存电子发票、财务报销等“一站式”服

务，实时记录各部门