档案管理与文档控制制度

档案管理与文档掌控制度1.规章制度的目的与适用范围1.1目的：为确保企业档案管理与文档掌控工作的规范化、高效化运作，保护企业档案与文档的完整性、可靠性和机密性，及时供应准确的信息支持，提高工作效率和决策本领。1.2适用范围：适用于公司全部部门、全体员工及与公司有业务往来的合作伙伴。2.档案管理的组织与责任2.1档案管理部门：公司设立档案管理部门，负责全面统筹和协调公司的档案管理工作，包含档案的收集、整理、分类、存储、检索、销毁等工作。2.2档案管理负责人：由公司委派一名专职负责人，负责组织和协调档案管理工作，确保档案管理工作的顺利实施。2.3部门档案管理员：各部门设置档案管理员，由部门主管任命，负责本部门档案的管理、整理、归档和检索等工作。2.4档案使用人员：公司内部员工在使用档案时，需严格遵守档案管理制度，妥当保管和使用档案，并及时反馈有关档案的增删改查等情况。3.档案的收集与整理3.1档案收集范围：涉及公司各方面业务、活动、决策的相关文件、资料、记录等均属于档案的收集范围。3.2档案整理要求：档案管理员应依照规定的分类标准，对收集到的档案进行整理、清点、标识，并制作档案目录。3.3档案存储和保管：档案管理部门负责统筹档案的存储设施和档案柜的配置，确保档案的机密性和安全性，并订立档案存储和保管制度。3.4档案归档：档案管理员依照档案管理制度的规定，将整理好的档案及时归入相应的档案柜，确保档案的有序存放。4.档案检索与利用4.1档案检索要求：档案管理员应依据档案的分类目录，依照规定的程序和要求，引导使用人员进行档案检索，并供应相关的服务和支持。4.2档案利用许可：使用人员在使用档案前，需向档案管理员提出申请及填写使用申请表，经批准后方可使用。4.3档案借阅与还回：使用人员在借阅档案时，需填写借阅登记表，并在规定的期限内归还档案。逾期未归还或损坏档案者，将承当相应的责任和赔偿。4.4档案复制与传递：未经批准，禁止私自复制档案或将档案传递给他人。需要复制或传递档案的，应遵守相关规定，并填写档案复制申请表。5.文档掌控与版本管理5.1文档掌控范围：公司的各类内部文件、制度、合同、报告、备忘录等均属于文档掌控的范围。5.2文档编制与审批：全部文档的编制和审批，应依照公司规定的文件管理流程进行，并确保编制者和审批者的真实性和准确性。5.3文档编号与版本管理：全部文档应依照统一的编号规定进行编号，并建立文档版本掌控制度，确保文档的版本全都性。5.4文档发布和下发：文档发布前，需经过授权人的审批，并依照规定的流程和方式下发给相关人员，确保文档及时转达。5.5文档更新与废止：对于已发布的文档，如需更新或废止，应依照规定的流程和要求进行，同时及时通知相关人员有关更改内容。6.档案与文档的保管与销毁6.1档案与文档的保管期限：公司依照相关法律法规的要求，确定了档案和文档的保管期限，档案管理员应严格依照规定进行保管。6.2档案的销毁程序：档案管理员应定期对已到保管期限的档案进行审核和销毁，依照销毁程序和要求进行销毁工作，并填写销毁记录。6.3销毁审批和责任：档案管理员需经过授权人的审批，方可进行档案的销毁，并承当相应的销毁责任。7.档案管理的监督与评估7.1档案管理的监督：公司建立档案管理监督机制，定期进行档案管理的内部审核和外部评估，确保档案管理工作的规范性和有效性。7.2档案管理的培训与宣传：公司将定期开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案管理意识和本领。7.3档案管理的评估与奖惩：公司建立档案管理的绩效评估机制，并依照评估结果予以相应的嘉奖或惩罚。8.附则8.1本制度的解释权归公司档案管理部门全部。8.2本制度自颁布之日起施行，如有修订或修改，将及时通知全体员工并进行相应的培训与宣传。8.3其他未尽