湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南嘉康医疗器械制造有限公司简介....................................1

2湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款业务内部控制现状分析..........2

3湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款业务内部控制存在的问题........4

3.1供应商管理环节薄弱..............................................4

3.2采购环节计划、预算、价格信息不够周密............................4

3.3付款流程不够完善................................................5

4湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款业务内部控制优化设计..........6

4.1加强供应商管理..................................................6

4.2加强对采购业务内部控制的制度化管理..............................6

4.3付款内部控制优化................................................8

5总结................................................................8

参考资料.............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款业务内

部控制优化方案设计

1湖南嘉康医疗器械制造有限公司简介

湖南嘉康医疗器械制造有限公司是一家创新型公司,专门用于研发、制造和

销售医疗制氧设备、雾化器、呼吸机等呼吸类医疗器械。公司尤其重视新产品、

新工艺技术的引进和开发，实现在原有基础上升级产品，打造“531”运营服务

体系，将高品质、高性能的优质产品输送到国内国外的众多医院，让医院的患者

用上更安全、更优质的产品。有望成为全球医疗器械产品领先、提供优质服务和

迅速提供解决方案的供应商。湖南嘉康医疗器械有限公司的总部设在湖南长沙，

产品行销30多个省市自治区，为全国各级医疗机构提供了优质的产品服务，并

且在很多的城市都设有办事处。近年来公司研发人员占总员工的40%以上，取得

了大量相关医疗器械生产销售资质、核心发明专利、实用新型专利、外观专利及

软件著作权等知识产权。

公司的机构设置相对简单，如下图：

总经理

营运总监

人力资源

工厂供应链销售部

采购部客户关系

质量部

技术支持

物流部

生产部

预算部财务部

仓储部

图1-1公司组织结构图

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

2湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款内部控制现状分

析

公司经营管理中采购与付款内部控制对其实施计划至关重要。公司的采购业

务是保证公司能够顺利进行生产经营、提高管理效率的重要部门之一。公司中的

采购活动一般都会形成负债，这样就会导致经济利益流出，因此采购与付款环节

两者更需要紧密的配合。公司要准确地认识和高度地重视采购工作在公司计划和

决策中发挥地作用。很大程度上可以最大限度地优化经济效益，合理规划原材料

的采购成本。公司在采购原材料时质量、价格、服务的参差，往往影响采购部门

合理的采购预算的高低、进行安全生产制造时产品品质能否更好的得到保障。湖

南嘉康医疗器械制造有限公司目前采购与付款内部控制基本情况如下图：

部门总经理采购部门预算部门仓储部门

步骤

1

接收采购开始

申请单

采购申请

编制采购

审核

预算表

2

选择供应

商

签订采购

合同

3进度跟催核验货物

办理入库

手续

结束

2-1采购流程图

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

部门供应商采购部门财务部门仓储部门

步骤

1

根据销售、

编制采购生产需求和

计划单仓储申请采

购

2

签订采购合同审核

收到采购申

请单

开票发货验收发票发票单据

3

验收入库开收货单

付款结算

2.2付款流程图

湖南嘉康医疗器械制造有限公司众多的职能部门的人员与采购付款环节经

常打交道，如果信息不透明或协调不好就很容易出现贪墨、效率低和浪费。所以

在湖南嘉康医疗器械制造有限公司建立初期制定了符合公司情形的采购与付款

内部控制，并通过规范的措施加以防范。但随着公司的不断发展和进步，一些采

购人员的综合技能素质不高、专业知识储备不够、统筹管理经验薄弱。基于这些

现状，现有的公司制度需要不断创新。并且原材料采购计划管理不够周密，在面

对紧急采购时不能迅速做出反应，临时性、准确性差。

3湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款内部控制存在的

问题

3.1供应商管理环节薄弱

湖南嘉康医疗器械制造有限公司对管理供应商制定了详细的制度，但在实际

工作中，对供应商的评价没有及时更新和改进。供应商的资质、信誉对公司采购

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

材料的价格有重要影响，对公司后续的服务质量跟进也会有很大影响。公司与供

应商需要在长期的合作中建立良好的供需关系，但是采购部门是公司整体当中的

个体，所以采购部门人员与供应商若是没有严格按照规章制度办事的话会对公司

带来不利的影响。如果长期这样下去的话，对公司寻找更好的供应商、改进创新

工艺技术不利，也不能更好完善采购流程。

由于是长期合作，一些供应商可能更了解公司内部采购情况、人际关系往来

和采购信息，从而报价时让自己获利更多。供应商在采购过程实际支配着，故而

损害的是公司的利益。如果供应商因为经营不善或生产的原材料品质不良不能满

足公司的需求，那将打乱公司原计划正常的生产制造。

3.2采购环节计划、预算、不够周密

（1）采购计划不够全面管理的不合理

采购人员的采购方案没有做好充分的市场调查，对市场认知不足，很多时候

原材料采购不能做到低价采购，采购成本费用就不能合理规划。所以会导致两个

不好的局面，一是原材料多，存货积压，资金周转速度减慢；二是原材料不足，

工期延长，生产经营活动无法正常进行。要是不能按时向客户交货，对公司的信

誉会造成一定的影响，经济带来损失。对需求方面的变化不能迅速做出反应，在

采购原材料时，没有第一时间与生产部、销售部审核沟通，导致原材料超出订单

需求，使仓库库存增加，如果客户变更订单，那么原材料就会呆滞。

（2）采购预算编制不合理

采购部门在编制采购预算表时，不能敏锐的把握市场变化，因此不够准确、

及时。财务部门就只是根据采购部门的预算来进行付款，对采购的价格信息和采

购计划制定的明细没有去详细了解，等原材料验收入库才知道具体资金分配，这

样一来不利对资金统筹管理。并且实际与预算存在的差异没有进行定期分析。公

司没有规定编制每月每季的采购预算，单单只按年度预算的大致方向来执行，实

际生产出入较大。

3.3付款流程不够完善

付款审核的标准没有那么严格，部门提交资料不齐全，让财务在付款时，不

能准确了解款流程的完整性。采购部把发票交给财务部，财务人员将其登记入账，

但只能登入财务软件来查看仓库人员有没有验收入库，查看金额、数量与发票上

的是否相符，对于实际生产中的物料使用状况和产品生产不合格率，财务部没法

做到时时跟进，生产部和仓储部也没有编制表格文档与财务部对接，直接付款。

所以面对影响生产不合格的产品，没有办法合理规避。

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

应付会计提交的请款单由财务经理按月直接签收，未认真审核付款，出纳见

财务经理签收后直接执行。没有专门的部门再次核对，不利于统筹资金。付款内

部控制监督执行不到位，内部审计的人员的专业能力不够，应付会计权限大，能

任意进行付款。

财务部门与供应商在结算款项时不是在固定的时间统一结算，所以付款方面

会出现重付和未付。公司一般都是在与供应商对账之前，才会等事务所进行审计。

但公司财务不够重视。对部分供应商来说，采购合同制定时付款周期、方式不符

合现阶段，要是公司的销售资金未收回，而采购货款又要支付，不利于公司整体

生产运营。

4湖南嘉康医疗器械制造有限公司采购与付款内部控制优化设

计

4.1加强供应商管理

采购部的采购人员会根据预算部制定的物资预算表来进行采购，在选择供应

商时，建立文件夹全面收集供应商信息资料。由质量部、采购部来对供应商的信

誉、应变能力等进行初选，将不符合公司生产产品的物资供应商淘汰。

对于初步合格的供应商需要再加一个生产部来一起组织开展一系列评估，根

据评估的结果来编制评估报告,召开部门会议将评估报告结果告知,并询问各部

门有无其他意见,采购部根据符合条件的供应商名单起草采购合同,交由总经理

审核批准,然后在财务软件里面录入供应商信息,专门定期去更新信息和评估资

质。

招聘采购人员时更要注重采购人员的文化技能素质,及时关注市场上的采购

价格,与各部门商议采购价格的是否合理,结合发展趋势,不断找寻新供应商,不断

改进考核供应商的标准.完善公司内部监督体系。

4.2不断完善采购业务内部控制的制度化管理

公司年度采购计划的制定要规范和详细，再根据每月、每季制定符合现状的

采购计划以此来不断调整年度采购计划。采购部门编制采购计划前，要有专门的

人员去调查和了解市场上原材料价格、材质。接着组织公司相关部门开会交流，

充分考虑客户需求和仓储情况等。将实际、未来各方面因素都考虑到位后，由采

购部整理完善采购计划。将制定好的采购计划交给采购经理反复确认核实无误后

审批通过，再将审批通过的采购计划交给财务部核算、分配资金，最后由总经理

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

审核签字。面对生产过程中一些特殊不可抗原因变更生产计划的情况时，生产部

第一时间与采购部商量，根据生产销售现状开展符合现状的采购计划。同时积极

跟客户联系，将出现的特殊不可抗生产状况告知客户，并保证逾期会给予相应补

偿。

部门总经理财务总监财务部采购部预算部

步骤

采购预算编制

汇总、整理开始

采购预算

编制采购编制采

审批审核

预算表购预算

采购预算执行

组织执行执行采

采购预算购预算

采购预算调整

编制调整申请调整

审批审核

方案采购预算

公布新的执行新

预算方案方案

采购预算归档

资料归

档

结束

4-2采购预算内部控制流程图

编制采购物资预算是由各部门根据往年生产用量、销售计划、营业额来做参

考，结合今年大环境下发展趋势进行预测。在交由财务总监审核通过后，再汇报

给总经理签字，资金才会到达采购部。采购预算不合理就需要采购部重新编制，

预算表经过财务总监、总经理审核批准通过之后，财务部根据调整好的来分配资

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

金，采购部按照严格的程序来执行预算表给出的预算方案，采购部采购完后，针

对预算与实际的存在的差异，将具体产生差异的原因和以后要注意的点，需要编

制一份分析报告。对于采购预算表和相关分析报告，财务部定期整理存档。

4.3付款内部控制优化

供应商开票、发货要按照采购合同中约定的时间来进行后续工作。采购部收

到发票第一时间核对单价、数量、金额及发货的方式。要是发现采购合同和供应

商所开出的发票不符，则需供应商联系，重新开具发票。仓储部收到原材料物资

当场进行清点，数量无误后，再由质量部检验，最后登记入库。接着采购部将发

票、订单、合同、入库单交给财务部。

实施步骤供应商采购部财务部仓储部

核对环节

接受原料

开具发票接收发票

核对数量

入库登记

审核环节

审核发票质量审核

确认沟通退回发票系统确认

录入凭证

提交批准

付款环节

提交出纳

确认收款通知采购网上付款

保存凭证

4-3付款内部控制流程图

财务部对采购部所提交的发票进行审核，查看发票上的增值税是普税还是专

税，是否按照标准。再把收货时间、金额、内容核对，生成应付凭证。财务部如

7