湖南佳福乐超市会计电算化库存管理模块的流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南佳福乐超市背景和零售行业现状.....................................................................1

1.1湖南佳福乐超市背景......................................................................................1

1.2零售行业的现状..............................................................................................2

2湖南佳福乐超市会计电算化软件介绍.....................................................................2

3湖南佳福乐超市库存管理的原流程.........................................................................2

4湖南佳福乐超市库存管理线下流程存在的问题.....................................................3

4.1库存控制不合理..............................................................................................3

4.1.1库存结构不合理...................................................................................3

4.1.2高库存商品储存严重超标...................................................................4

4.2订货管理水平低下...........................................................................................4

4.3库存成本高.......................................................................................................5

4.4盘点效率低.......................................................................................................5

5湖南佳福乐超市库存管理模块流程设计.................................................................5

5.1设计库存管理业务流程...................................................................................5

5.1.1设计高库存管理流程................................................................................6

5.1.2设计缺货业务流程....................................................................................6

5.2设计订货管理流程...........................................................................................7

5.3提高库存管理水平...........................................................................................7

5.4设计盘点业务流程...........................................................................................8

5.5提高供应商管理水平.......................................................................................8

6湖南佳福乐超市库存管理模块设计流程应用效果.................................................9

7结束语.........................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

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耒阳市佳福乐超市会计电算化库存管理模块的流程

设计

1湖南佳福乐超市背景和零售行业现状

当今是信息化时代和数据时代，很多企业都在利用信息共享和科技不断发

展自身，随着外国大型零售企业进击中国市场，零国内售行业竞争日益剧烈，

以前传统守旧的库存管理模式并不适应市场发展。各企业都在不断研究库存管

理，借助信息化技术和ERP系统，ERP系统有整合上下游资源，实现预测需

求，管理供应商等功能，通过资源合理配置，最大化满足企业和社会的要求，

零售企业都在坚持优化库存管理模式来提高销售额和竞争力。

1.1湖南佳福乐超市背景

耒阳市佳福乐超市有限公司在2006年01月11日成立，属于零售行业，

超市自成立以来，秉持着“顾客第一，服务人民”的理念，迈进了全面发展的

潮流，在零售方面，本着以诚服人，以质过人的原则为消费者带来生活的便利

促进了耒阳市经济的发展，超市规模近几年不断扩大并逐渐成为湖南省耒阳市

的大型超市。经营类型有：食品、乳制品、国产卷烟、雪茄烟、蔬菜水果、动

物及其产品、日用百货、文体用品、黄金首饰、电脑、通讯业务及产品、家用

器销售和维修、电子商务服务、物流信息服务等。

经理

销售部财务部仓管部

食百出会食百

品货纳计品货

图1佳福乐超市结构直观图

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1.2零售行业的现状

根据调查发现中国的零售行业在1990以后，成为热点行业并进行了一场

变革，新的管理技术、经营理念、营销方式等被零售行业采用，促进了中国经

济的迅速发展，扩大了零售行业的发展空间。

但现在很多零售企业在经营管理中仍然存在着库存管理方面的很多问题，

影响了零售企业的库存管理效率的提升，必须要提高重视“高库存”和“缺

货”问题的意识。对于“缺货”这不仅仅是增加某一类商品的订货数量，这还

会影响到其他商品的订货数量和存储空间。库存管理不仅是单个环节，还联系

着采购、销售等环节，起到了润滑剂的作用。因此，库存管理的合理化设计随

着零售行业的发展越来越重要，掌握优秀的库存管理能力可以合理配置资源，

提高企业综合竞争力。

2湖南佳福乐超市会计电算化软件介绍

湖南佳福乐超市所使用的会计电算化软件是用友ERP-U872，它由基础数据

和各种模块系统组成，其模块系统之间的数据信息关联共享。湖南佳福乐超市

主要使用采购管理模块、销售管理模块、薪资管理模块等。而库存管理采用线

下流程，并不完善。因此，对库存管理的模块流程将会在软件中进行设计，实

现与各模块之间信息的共享，从而提高会计工作效率。

3湖南佳福乐超市库存管理的原流程

湖南佳福乐超市库存管理采用线下流程，原流程是管理员根据货架上的货

品需缺程度从库存领货，填写领货单。库存缺货根据缺货数量与金额通知采购

员按照采购单选择合适的供应商进行订货，验收入库时按照协议、发票等原始

凭证与库存数量、质量、规格、到达时间一一核对检验，不合格的库存商品退

回，合格的进行正常入库，并同时对延迟货物进行管理，对货物清点完毕由财

务部门进行结账。

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图2库存管理原流程

4湖南佳福乐超市库存管理线下流程存在的问题

4.1库存控制不合理

库存控制是对制造业和服务业生产、经营全过程的各种物品，产成品以及

其他资源进行管理和控制，使其储备保持在经济合理的水平上。库存控制是使

用控制库存的方法，得到更高的盈利的商业手段。库存控制是库存管理的一个

重要组成部分，它是在满足顾客服务要求的前提下通过对企业的库存水平进行

控制，力求尽可能降低库存水平、来提高企业的市场竞争能力。

4.1.1库存结构不合理

超市所包括的种类比较多，重点对洗发水类的所有商品信息进行了汇总分

析，发现高库存商品的种类占比过大。

洗发水库存大于30天库存数量偏高，平均库存达25个，品种数多达400

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种，占品种数量的80%，而库存小于30天的平均库存数量为20，品种数量只

占20%，明显偏低。说明库存商品的结构很不合理，存在许多滞销单品及库存

超高的单品，而许多畅销商品的库存量较低。

表1高库存商品品种数占比

库存大于30天库存小于30天

现经营品

品种库存平均库存平均库

总品数占比种占比

数数量库存数量存

数

50040080100002510020200020

4.1.2高库存商品储存严重超标

高库存商品储存严重超标，经销的高库存商品一般采取买赠活动方式处

理，零售企业需要自己承担一部分损失，在洗发水中统计了库存周转天数较多

商品。

表2一部分高库存单品目录

品名规格品牌库存数量可销天数

皂角洗发露400ml心洁2001000

去屑洗发水300ml海飞丝501100

炯油洗发水350ml清扬60600

活效洗发水600ml欧莱雅70700

如表2所述许多商品库存已经形成严重滞销。洗发水类商品保质期一般为

三年，商品如果不加以处理可能到过期也卖不完，既可能产生损耗，影响利用

率，又占压资金，影响资金利用率。

4.2订货管理水平低下

订货数量不准确，经过调查发现油盐商品缺货率过高，供应商选择随意性

大，供应商资质评价和相关文件管理参差不齐，很大程度上是由于缺乏对供应

商的全面分析和评价，在总体上，产品供应商的管理水平不高。超市只是简单

的计算订货数量便与供应商联络，但有时供应商消息滞后，送货能力弱，供应

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商的诚信问题都会导致畅销商品缺货，滞销商品堆积，影响销售额。

选择供

订货

应商

图3订货管理流程图

4.3库存成本高

超市工作人员将库房视为库存场所，认为只需将多余的货物放在一起，重

视销售和购买商品，却忽略了商品存货对整体运营效果的影响，忽视与浪费库

区资源的充分利用，如很多商品的流通加工、包装改造等活动，而不是在空闲

的库区里进行，而是在卖场里进行，这增加了运营成本。滞留商品又挤占空

间，增加了库存成本，使企业利润减少。

4.4盘点效率低

湖南佳福乐超市不能通过系统做盘点计划，会产生大量的手工查找差异，

手工入账需要不少时间去整理，做单，效率低。并且人工盘点方法无法使货物

入库、出库、发货等状态形成全链路追溯，权责不明确，出现库存产品数量不

对时难以追责。

5湖南佳福乐超市库存管理模块流程设计

库存管理模块流程通过对仓库、货位等账务管理及入/出库类型、入/出库

单据的管理，及时反映各种物资的仓储、流向情况，为生产管理和成本核算提

供依据。通过库存分析，为管理及决策人员提供库存资金占用情况、物资积压

情况、短缺/超储情况、ABC分类情况等不同的统计分析信息。通过对批号的

跟踪，实现专批专管，保证质量跟踪的贯通，提高库存管理水平，避免不必要

的损失。对超市的库存商品进行科学的库存管理设计，制定规范的库存管理流

程，帮助超市降低库存成本，提升超市的市场竞争力。

5.1设计库存管理业务流程

库存管理系统顺应时代发展产生了一种崭新的管理理念，在近年来不断完

整成熟，在订货管理，验收管理，盘点管理，缺货管理等方面改革，极大的提

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高企业供应链效率，优秀的库存管理流程能够和采购管理和销售管理相互协同

合作又明确分工，降低库存成本，提高取货备货效率，合理控制企业的库存资

金占用，加速企业的资金周转，从而提高企业的竞争力。库存管理业务流程的

设计，保修严格要求入库出库流程的细节，解决当前库存管理流程存在的问

题，提高管理水平。

5.1.1设计高库存管理流程

库存管理员在【库存管理】系统中输入高库存分析表，通过对高库存商品

的监控，对可销天数大的商品进行查看，及时的分析并查找原因，如促销品，

畅销品商品备货和销售旺季备货进行保留，商品滞销消退回部分商品，将库存

降到安全库存量以下，而商品残损将这部分库存商品及时消化，达到减少占用

储存面积，减少资金耗用，减少损耗，提高运作效率的目标。

图4高库存管理流程

输入高

查找原制定计审执行

库存分审核

因划计划

析表

5.1.2设计缺货业务流程

库存管理员在【库存管理】系统输入缺货商品单，建立缺货自动反应机

制，人员监控超市缺货情况，减少缺货情况的发生。分析产品缺货的原因，查

看有无在途订单，无则将制定订货表传送到采购管理模块，让采购人员积极备

货。经过此设计使库存管理模块与采购管理模块的数据与信息管理，提高备货

效率。缺货管理本身就是通过对自有商品库存，需求预测以及供应商的及时信

息沟通来减少缺货的可能性，及时响应市场需求的变动，从而保证超市经营效

率。

立即手

工订货

输入有无

缺货在途生成采购订

商品订单单

催促供

供应商

图5缺货业务流程送货

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5.2设计订货管理流程

订货方式分为两种，一是自动建议订货，二是手工订货。超市的订货主要

以自动建议订货为主，手工订货为辅助进行操作，正常情况下，一般采用自动

建议订货。自动建议订货流程在与供应商约定的订货日合同谈判约定的送货时

间，与商品信息一起录入系统，系统自动检测当天可以订货的供货商信息。只

要供应商有一种商品的库存余额达到订货条件，系统就会自动给出这个供应商

正在经营的所有商品订货信息。在非订货日，遇到促销订货，紧急订货，团购

订货，旺季备货，严重缺货等情况，可以采用“手工订单”进行订货。

否

自动查

建议看是

否生

订单订供

是调成

生成单应

整订

商

数主管审单

量批

图6自动生成订单

手工填制生成

准备电子订货主管生成

供应

资料订单申请审批订单商

单

图7手动生成订单

5.3提高库存管理水平

提高库存管理水平就应该把握好库存商品的日常控制，结合实际情况，分

析存货资金计划指标给企业采购、生产、仓储等职能部门进行管理。再次，严

格规定商品的出、入库制度，存货的收发要通过出、入库单来控制，最后在财

务部门设立存货明细账。提高库存管理水平增加库存流动性，将过期的商品退

回，并分析商品滞留的原因，再将滞留商品及时清理。

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过期退回

检验

合格

入库出库

不合格

退回

滞留分析原

因

图8库存管理流程图

5.4设计盘点业务流程

库管员在【库存管理】系统中录入审核盘点单，系统自动生成“其他出库

单”和“其他入库单”，传送到【存货核算】系统，会计人员并对其审核记

账，生成相关凭证，在【总账】系统制单，处理盘亏盘盈，分析处理原因。通

过运用会计电算化大大简化了线下做账的繁琐，既提高了盘点效率，又节省了

时间。

输入盘点单其他出入库单盘盈盘亏凭证

图9盘点业务流程图

5.5提高供应商管理水平

根据公司的业务水平制定供应商的评价标准，选择分析合适的供应商，对

诚信度良好的供应商进行稳定友好的合作，共同建立信任诚信的合作关系，