湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南耕农水果有限公司的基本情况..................................1

2湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度现状........................1

2.1公司管理费用变化情况........................................1

2.2公司管理费用具体费用支出....................................2

2.3公司管理费用控制制度现状....................................3

3湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度存在的问题..................3

3.1公司费用报销存在不按流程报销情况............................3

3.2公司预算编制不切实际........................................4

3.3公司管理人员管理知识匮乏....................................4

3.4公司办公环境浪费现象严重....................................4

4湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度优化设计....................5

4.1严格控制报销流程，核实信息..................................5

4.2科学编制费用预算............................................6

4.3对相关管理人员进行素质培训..................................8

4.4实行低碳化办公环境..........................................9

5总结.............................................................11

参考资料..........................................................12

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湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度优化设计

1湖南耕农水果有限公司的基本情况

湖南耕农水果有限公司于2017年成立，主要从事生果经营。公司经营宗旨

是“为绿色健康代言”，经营思想就是“绿色健康”，这是对顾客的承诺，更

是对绿色生态的回应。公司拥有专业的农业技术人才团队，有现代化种植园基

地，采用智慧化新型零售方式，致力于可持续发展的鲜果供应链。

2湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度现状

根据对该公司进一步调查，我们知道该公司的管理费用控制制度现状，具

体内容如下所示。

2.1公司管理费用变化情况

表12018-2021年公司管理费用单位：元

季度2018年2019年2020年2021年

1季度71231.2170131.6175500.4495050.30

2季度74330.7379150.9083160.13100232.10

3季度68790.1173160.3279130.6395621.40

4季度74870.5769570.3192110.1296639.90

合计289222.62292013.14329901.32387543.70

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图12018-2021年公司管理费用趋势图

由表1可知该公司近几年的管理费用在不断地上升，各季度费用有明显地

增多，管理费用1、2季度比3、4季度的多，占年度管理费用总和比更高。这

些费用支出必然会给公司带来更多的财务负担。

由图1可知该公司管理费由2018年289222.62元到2021年387543.70元，

公司管理费用整体呈上升趋势，在2019年至2021年里，管理费用的增长变化

是显而易见的。

从上面图表中，我们发现该公司的管理费用控制制度存在不少问题。

2.2公司管理费用具体费用支出

以2021年公司管理费用支出为例，我们可以根据以下数据做出一定的分析。

表22021年管理费用支出表单位：元

序号项目名称计划金额实际金额结余金额

1员工工资180000.00185323.00-5323.00

2差旅费3600.004963.50-1363.50

3办公费48000.0049823.60-1823.60

4租赁费96000.00102000.00-6000.00

5水电费36000.0036750.60-750.60

6商品损失3200.003180.8019.20

7其他4800.005502.20-702.20

8合计371600.00387543.70-15,943.70

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据表2可知该公司管理费用主要是由员工工资、差旅费、办公费、租赁费、

水电费、商品损失、其他组成的。大部分费用项目计划金额比实际金额少，尤

其是租赁费、工资费用、办公费和差旅费这些费用，这说明该公司预算编制制

度不符合现状。

2.3公司管理费用控制制度现状

该公司费用管理主要分为办公管理、员工管理、出差管理、食宿管理。办

公管理是对办公生活用品、相关系统修护进行管理，公司办公用品非正常耗费

较多，员工无低碳意识。员工管理是对员工福利进行管理，但公司未对其给出

实际预算。出差管理是对出差食宿、车费等进行管理，公司在出差费用上做得

不到位，员工有多报、漏报行为。食宿管理是对员工就餐住宿进行管理。公司

对各项管理费用开支实施计划管理，各项开支原则上必须先上报，再按批准的

计划进行。各项费用开支必须取得合法原始凭证，经办人要在原始凭证上标明

用途，财务部对费用报销审核要保证其真实、准确、合法。但在实际工作中，

公司存在不少不按流程办事、无管理制度意识的职工。

3湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度存在的问题

从对该公司管理费用控制制度现状的了解分析中，我们可知该公司在对管

理费用的管控上存在很多问题，接下来我们对此做出进一步讨论解析。

3.1公司费用报销存在不按流程报销情况

公司对费用报销有制定专门的流程和制度，要求每位职员严格按流程和制

度进行操作。公司费用报销流程如图2。

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图2费用报销流程图

在费用管理中，特别是出差、办公管理中，有职员在工作费用报销时不按

流程办事，认为自己和领导关系好，缩减环节直接找领导签字。有职员在工作

时把费用单据遗失、甚至忘记把单据拿回，这使他们在费用报销时，总找理由

敷衍报销时粘贴费用单据这一流程。这些不合规矩的操作会给公司带来更多不

可控的资金损失，也会影响公司后面费用报销结算的真实性。

3.2公司预算编制不切实际

该公司各部门在每年9月根据部门预算目标和公司编制要求，组织开展所

属部门预算编制工作；各部门10月底将部门整体预算方案上报公司审核。从表

2中可以看出公司2021年计划金额371600元，实际金额为387543.7元，差额

为15943.7元，预算金额比实际金额少。这些与公司现状不相符，大部分费用

项目实际金额比计划金额要多，说明该公司低估了费用成本，每季度的预算金

额未根据实际变化做出变动，做出的预算不符合业务发展目标，不利于公司发

展。

3.3公司管理人员管理知识匮乏

现代企业管理是有体系、集中系统化的，一个优秀的企业离不开专业的机

制运作。如果管理人员缺乏所处领域的专业知识，对业务不熟悉，那他们的管

理肯定会迷失方向。如果他们未针对薄弱点去改进，将很难在这一领域长久发

展下去。该公司处于起步阶段，大部分管理人员都属于新手，不懂自己所管理

领域的专业。公司制定的费用管理制度本来就是为了可持续发展下去，但在办

公、员工、出差、食宿管理模块中都存在一些问题，其中问题来源之一就是管

理人员管理知识匮乏。当他们需要进一步推进一个项目时，就会出现以下几方

面的问题：一是很难理解项目目标；二是没有能够很好实现目标的专业知识能

力；三是不懂该专业的人去做管理，很难栽培出有能力的员工。

3.4公司办公环境浪费现象严重

该公司办公管理模块处理不到位，办公室浪费现象严重，少有人会勤俭节

约，如：公司饮水机全天运作；员工用完水后水龙头不及时关闭；公司电脑一

直处于待机状态；公司四季开空调且温度调的过高或过低；员工下班后未关灯；

办公纸张浪费严重。这都使公司管理费用不断增加。

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4湖南耕农水果有限公司管理费用控制制度优化设计

管理费用的管理控制是企业财务控制中的一个重要内容，企业管理费用控

制制度优化设计对优化企业费用管理、提高企业财务效益有激励作用。所以针

对该公司相关情况，我们制定了下面的管理费用控制制度优化设计。

4.1严格控制报销流程，核实信息

公司应加强费用报销流程执行管理，严格监督工作人员费用报销按流程办

事。如图3、4，报销人应将主管审批后单据交到会计审核，再到总经理审批签

字，最后由出纳签字付款。对需要预支费用的，经办人填写借款单、必要文件

等，后由部门经理审核真实后签字，再由财务负责人审核签字上交，正副总经

理审批通过后签字，最后出纳办理支付，经办人事情办完后需费用报销，多退

少补。

对无视费用报销制度的员工，公司应设立如表3的惩罚机制。员工费用报

销未填写费用申请单和借支单就去财务部领用现金、财务人员未核实信息的处

以小额罚款，前者单次罚50元、后者单次罚150元。单凭领用人口述就支钱给

领用人的处以批评罚款200元。对虚报费用真实性的记过罚款1000元并由其承

担费用，给公司带来严重后果的将解除雇佣关系。要严格按照费用制度规定办

事，加强出差审批，从严控制出差人数和出差天数。

图3先垫支后报销费用报销流程图

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图4先借款后报销费用报销流程图

表3费用报销惩罚

惩罚

具体说明单次罚金

类型

未填写费用申请单或借支单就领钱1-2次50元

小额

口头费用报销，多次费用报销未填相关单据100元

罚款

审核人员未辨别费用报销真实性150元

批评弄丢费用报销单据，口头表达且拿到钱，由相关工作

200元

罚款人员承担费用金额，公司对其进行通报批评

记过虚报费用金额、真实性，由相关人员承担费用，公司

1000元

解雇对其记过处理，给公司带来严重后果的将被解雇

4.2科学编制费用预算

预算管理由若干个相互密切联系环节构成，预算管理的每一部分都很重要，

在这些部分里面预算编制是其出发点，没有经过精心准备的合理贴切的预算文

件，各个环节在后面也难以展开。

公司应科学编制费用预算：

（1）公司应按图5所制定的预算步骤来实施，这不仅让公司更有条理化、

预算编制和经营目标一致，还使其效率增长。而非像之前公司一样，费用预算

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制定流程不严谨、存在很多漏洞，比如预算和业务目标不相符导致业务发展滞

留不前。

图5预算编制流程图

（2）公司管理费用预算要有具体方法去测算，各部门每月根据变化做出改

变。从前面公司预算费用编制现状和问题中我们了解到，该公司每季度预算费

用都一样，并未根据具体情况而修改，这限制了公司费用管控。所以公司需要

一个灵活的管理费用预算编制方法，能解决大部分管理费用预算编制，比如可

以根据表4去进行预算编制，这样一来无论是差旅费、交通费，还是工资、水

电费等都通过系统的计算，得出科学的预算结果。

表4管理费用预算编制依据

项目具体内容编制依据

据岗位职级、入职时间明确薪资总额，若无详细招聘计

员工基本工资

划则按平均工资计算

工资

五险一金按五险一金占工资比例算

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按企业人数、人均支出算，福利费税前扣除有限额标准

福利费不超过薪金总额14%的部分准予扣除，在预算时予以考

虑

绩效奖、

按企业绩效提成制度确定

提成

差旅费

按收入预算乘以占收入比例确定，占收入比例按历史数

营销交通费

据或同行数据确定。业务招待费税前扣除有限额标准，

支出业务招待

应在预算时考虑

费

行政水电费、通常变化不大，按历史支出编制。若发生较大变动，如

管理租赁费等更换办公场所、员工大幅增加等，应重新计算水电、租

费日常费用赁费等相关费用开支

4.3对相关管理人员进行素质培训

公司管理人员缺乏管理知识储备、难以理解项目目标、无法培养出人才，

公司应针对这一情况做出改变。一是让管理人员去学习全方位的管理知识，如

图6公司对员工素质培训分为培训目标、时间、对象、方式、内容五个模块；

二是管理人员应找相关学习资料去学习管理领域专业知识、通过和他人探讨交

流进行更深入理解；三是公司应对管理人员每月进行素质考核，流程如图7，过

关的员工继续学习，几次未过关员工进行降级处理。第一点是为了使管理人员

有能力从事该岗位工作；第二点可以防止管理人员因对该领域的专业知识不了

解而做出错误决策；第三点是通过优胜劣汰的方式增加员工的积极性，同时也

可以给其他员工晋升的机会。

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图6管理人员培训具体内容

图7素质考评流程图

4.4实行低碳化办公环境

该公司要实现低碳化办公环境，首先应就办公室出现浪费严重现象制定如

下表5所示的具体奖罚机制。

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表5公司办公室管理奖惩

奖惩单次奖

具体说明

类型惩金额

对有利于公司行为的给予鼓励，以激发其他员工积极

100元

小额性

奖励

正

激给办公室管理提出有用意见的员工经济奖励50元

励

通告

对有益公司行为的员工进行通告表扬和鼓励450元

奖励

对公司有重大突出贡献的员工公开表扬并记录在公

记功1000元

司贡献榜上

小额

对轻微违规或浪费水电的员工小额罚款30元

罚款

通报

负对违规者进行公开批评200元

批评

激

对不利公司行为且造成较严重的办公室管理失误的

励记过500元

员工处罚并记录在案

员工严重违纪且给公司带来了严重影响，公司将与其

辞退/

解除雇佣关系

公司要保证员工认真贯彻奖惩机制，