湖南德尔惠家有限公司费用管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南德尔惠家电器有限公司简介....................................1

2湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度现状........................1

3湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度存在的问题..................2

3.1销售费用预算执行不健全......................................2

3.2管理费用审批不严格..........................................2

3.3业务招待费用不按预算支出....................................2

4湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度优化........................3

4.1完善销售费用预算执行制度...................................3

4.2完善管理费用审批制度........................................4

4.3完善业务招待费用管理制度....................................4

5总结............................................................5

参考资料...........................................................6

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度优化设计

1湖南德尔惠家电器有限公司简介

湖南德尔惠家电器有限公司成立于2018年12月，注册资本为80万元，位

于湖南省长沙市天心区。湖南德尔惠家电器有限公司集研发、产品设计、制造、

营销服务于一身的家用电器专门制造商。该公司以“卓越科技，创新生活”为

理念，追求更高的品质和工艺技术。湖南德尔惠家电器有限公司的产品主要有：

烘干机、洗衣机、电饭锅、冰箱、音响和空调等电器产品。严谨的产品设计审

查、设计检验、产品设计确认、规范的生产控制程序和合理的产品设计,确保了

效率高和优质。以严谨完善的工艺,为使用者贡献出最优质的商品。该公司现有

员工50人，具体的组织结构如图1所示：

总经理

副总经理

技术研发

财务部业务部品管部物料部生产部

部

图1湖南德尔惠家电器有限公司组织结构图

2湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度现状

自成立以来，湖南德尔惠家电器有限公司在同行业中快速发展业务广泛，

不论是营业收入还是公司的规模都得到了快速增长。但是湖南德尔惠家电器有

限公司的管理层却没有根据公司的实际发展改进完善公司的费用管理制度。根

据该公司的年度管理费用统计表显示，2021年度发生管理费用为90万元，比

2020年增长45%，超出2021年度预算5万元。从管理费用明细来看，湖南德尔

惠家电器有限公司差旅费和业务招待费存在严重超支，分别超支了4万元，10

万元。由此可见，湖南德尔惠家电器有限公司在差旅费、业务招待费用的管理

制度存在超支、不按规定报销等问题。

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3湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度存在的问题

根据现阶段湖南德尔惠家电器有限公司费用管理的情况来看，该公司在销

售费用预算、管理费用审批、业务招待费用方面存在部分问题。

3.1销售费用预算执行不健全

针对销售费用预算执行情况，湖南德尔惠家电器有限公司基本上通过月度

例会的形式对公司上月销售费用执行情况进行通报的模式。在对销售费用预算

执行情况的分析过程中，更多的只是关注与费用的使用情况。例如：销售费用

开支进度情况、销售费用考核指标完成情况以及与有关单位的单位对比情况等，

而对于具体数据的构成、数据所代表的具体管理情况、相关市场环境等因素并

没有进行深入的分析，对于销售费用使用缺乏总结和反思。例如，在湖南德尔

惠家电器有限公司中，每年车辆油费报销和业务宣传费两项支出金额较多，但

是在整个销售费用管理中，该公司对人员报销费用分析时，只是侧重于分析各

项费用指标的完成情况，没有以相关自然人为对象建立完善的管理台账。湖南

德尔惠家电器有限公司在对业务宣传费分析时，也经仅限于对销售费用使用情

况进行简单对比，而没有对宣传成效、消费者认可程度、业绩的影响程度等方

面进行深入分析，从而导致销售费用存在资源浪费，甚至存在弄虚作假的现象。

3.2管理费用审批不严格

湖南德尔惠家电器有限公司现有的管理费用审批流程从整体制度上来看，

主要是在执行上的不规范，导致审批流程不规范。从流程上来看，部门员工发

起费用审批，通过部门经理、公司副总经理、公司总经理审批后，即可提交财

务报销。现有的管理费用审批中，对于实际发生费用、资金计划等情况无相关

责任人进行审批，缺少应有的风险把控，一旦出现恶意报销行为，将严重影响

公司的利益。另一方面，湖南德尔惠家电器有限公司现在采用的线下审批流程，

如果相关管理人员不能实时进行线下审批时，将影响员工的工作效率。

3.3业务招待费用不按预算支出

湖南德尔惠家电器有限公司设置了业务招待费用预算，公司的所有部门都

可以申请领用。其中该公司的业务部是业务招待费的主要使用部门，包括客户

送礼、餐饮接待、客户接送，主要服务的对象是公司的合作伙伴、供应商、客

户等。经相关部门统计，19年的业务招待费预算为35万元，实际业务招待费

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为40万元，20年业务招待费预算分别为40万元，而实际发生业务招待费46万

元。可以看出湖南德尔惠家电器有限公司的业务招待费呈现大幅度增长。公司

管理层认为超支和持续增长的主要原因是公司在业务招待费方面没有严格的标

准规定，导致业务招待费成为了“包罗万象”的收费找。该公司对餐饮接待只

是简单的规定，例如不高于150元/人。业务招待费制度过于简单不利于公司的

长期发展，甚至会导致公司出现不必要的财务危机。

4湖南德尔惠家电器有限公司费用管理制度优化

对于湖南德尔惠家电器有限公司发展现状以及费用管理制度存在的问题，

本设计将针对性的从销售费用预算管理制度、管理费用审批制度、业务招待费

管理制度等方面进行优化设计，具体措施如下:

4.1完善销售费用预算执行制度

针对湖南德尔惠家电器有限公司的实际情况，我认为该公司必须落实过程

监督，过程监控则是销售费用预算管理得以有效落实的保障。目前,该公司的过

程监控主要措施是建立管理台账,而有效地过程监控更应是台账与效益分析相结

合的模式。管理台账的作用仅停留在对销售费用使用的金额次数进行监控,效益

分析则是对销售费用使用的效果进行评价，两者相结合可对销售费用使用进行

综合评价,即可从量方面减少销售费用浪费,又可从质方面提升销售费用的使用

有效性。销售费用过程监控重点应关注三个方面,一是销售费用支出的必要性。

即关注此项销售费用是否一定要发生,如设备的维修费是否发生在保修期内;采购

的运费是否应由供应商承担等。二是销售费用支出的频率和金额。同一项目,如

果销售费用支出次数过多,是否存在产品或服务质量问题,是否存在过度保养,人

员报销是否超过重置成本;如果销售费用支出金额过高,是否存在成本浪费或商业

回扣等问题。三是销售费用支出的有效性。重点是业务促销活动开展的有效性

和加油站专项维修的有效性，即分析业务促销活动所带来的市场份额和企业效

益是否提升，项目维修是否直接促使销量增长或间接地通过服务质量得以提升

而促使销量增长。有效性分析应关注销量的变化，应通过销售费用支出前后一

段时间的数据变化进行对比评价。图2为该公司的销售费用预算执行制度优化

图。

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金额分析

建立管理台

账

效益分析

销售费用预

算制度优化支出的必要

性

支出的金额

过程监督

及频率

支出的有效

性

图2湖南德尔惠家电器有限公司销售费用预算制度优化图

4.2完善管理费用审批制度

为完善湖南德尔惠家电器有限公司管理费用的预算超支、线下审批受限等

问题，我建议该公司首先完善管理费用预算管理制度，在原有的管理费用审批

流程中按照公司未来的发展目标增加预算资金审批环节，制定预算制度可以实

时地看出实际使用金额是否合理；由于线下审批过于单一且效率低下，该公司

可以利用通信软件（例如：钉钉办公）增加管理者线上审批流程，线上审批较

为灵活，随时随地都可以跟进企业的业务，可以提高办事效率加速公司整体进

程；该公司的管理部门还可以按照实际使用的管理费用金额落实具体责任人，

这可以有效避免恶意报销等情况。其中要注意的是整个管理费用的审批制度中

应当增加风险把控，适当的风险把控能够对管理费用的预算以及管理费用的偏

差进行控制，避免资金占用及浪费。具体优化方案如图3所示。

制定管理增加线上落实具体增加风险

费用预算审批流程负责人把控

图3湖南德尔惠家电器有限公司管理费用审批制度

4.3完善业务招待费用管理制度

湖南德尔惠家电器有限公司负责招待的员工在进行业务招待前，必须向向

部门经理进行申报,同时要对业务招待的规格进行把控。部门负责人和普通员工

进行业务招待，司内参与人员原则上不得超过3人,并使用工作餐，其总金额超

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过1000元则须提前向分管领导进行申请。由于会有上级主管单位到该公司进行

视察工作，湖南德尔惠家电器有限公司为了开拓市场、维护客户关系、开发项

目等需要外出与供应商谈合作或与合作商谈推广，因此特地在业务招待标准方

面对具体人均标准进行规定，具体标准如表1所示。

表1湖南德尔惠家电器有限公司人均费用标准

上级领导管理人员合作供应商普通员工

本地140120120100

外地160140140100

湖南德尔惠家电器有限公司对于娱乐活动、礼品卡等招待物品费用支出较

多，针对这种情况我认为该公司可以采取按照常规需求统一采购。首先，办公

室采购人员须提前向部门负责人和分管领导进行申请，并由专人进行市场采购

相关物品。礼品卡由综合部统一采购、领取，并做好登记工作。根据湖南德尔

惠家电器有限公司的实际情况来看，原则上每次申请娱乐活动、礼品卡等费用

超过2000元，须请示总经理后方可进行接待。其采购物品进行领用时要经过管

理人员统一，领用人、保管人、办公室主任签字确认。

5总结

本篇毕业设计通过分析湖南德尔惠家电器有限公司的费用管理制度现状进