《关于高校秘书的基本素质问卷调查探究报告（含问卷）》（论文）

关于高校秘书的基本素质问卷调研分析报告摘要：就当前的大环境中，高校综合管理水平进一步提升，其中就高校秘书工作也提出了更高的要求。目前部分高校秘书在工作中，表现出一些亟待解决的问题，诸如角色意识不明确、秘书基本素养欠缺等，影响了高校工作的正常开展。因此，本文以高校秘书作为研究对象，针对其基本素质方面存在的问题，探究根本原因，并提出解决的策略，旨在提升高校秘书的基础素养，促进高校管理工作。关键词：新时代；高校；秘书；素质目录TOC\o"1-3"\h\u引言 4一、高校秘书应该具备的素质 4（一）思想素质 4（二）心理素质 5（三）业务素质 5二、高校秘书素质的现状调查 6三、高校秘书素质存在的问题与原因分析 6（一）高校秘书素质体现在工作上的问题 6（二）高校秘书素质存在问题的原因分析 7四、提升高校秘书素质的对策 9（一）建立健全岗位培训制度 9（二）改进工作设计，增强职业吸引力 9（三）建立公平、合理和具有激励作用的薪酬管理制度 9五、结论 10参考文献 10引言现阶段，中国的改革开放进程不断向前推进，同时改革的领域也不断扩宽，在教育方面的改革不断深入。从1999年开始，我国高校正式施行扩招政策，在此之后，高校的招生人数也大规模增长，尽管最近这几年来高校的招生人数增长速度呈下降趋势，然而招生的整体规模却仍然处于增长趋势。在高校教务工作中，其中高校秘书发挥着尤为重要的作用，最近几年来，高校在深化简政放权工作中取得明细成效，很多高校管理中心从过去的学校管理逐步转向学院进行管理，而正因为如此大大增加了各院系的管理权限，这对与教学秘书的工作数量与质量要求就会更高。教学秘书是基层教学的管理工作者，主要在发挥着教学管理中的实施与各方协调的效果，有利于推动高校教学改革的步伐，同时对于教学质量的稳步提升具有重要的现实指导意义。高校秘书应该具备的素质秘书主要对办公程序进行管理，对于校领导的日常工作进行相应的协助处理，同时起到为领导计划的决策与执行的服务效果。最近几年来，我国的民办高校改革进程也更加深入，此时关于行政秘书所处的工作定位与基本工作素质也不断发生着变化。（一）思想素质在高校各个部门中办公室起到了十分重要的作用，主要是因为高校办公室其政治性与政策性并不高，这就需要秘书具备较高的综合思想素质。第一，高校领导与高校教工人员是高校秘书主要的服务对象，主要起到了学校重要文化资料的上传下达作用，高校的很多重要信息秘书均有所了解。第二，需要做好同外部合作交流的工作，所以说，高校秘书政治素养和高校对外形象的关联性较为紧密薛宝颖.对高校高校秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009，11（3）.。薛宝颖.对高校高校秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009，11（3）.之所以秘书工作在高校管理中发挥着重要作用，主要由于秘书工作本身就具有一定的特殊性，高校秘书在开展工作的过程中与高校领导接触的机会较多，同时需要对相关核心文件进行整理，部分重要会议也会相应的参加，对此高校的很多政策性内容高校秘书比很多教工人员，甚至部分基层领导获取得更早。基于此，高校秘书需要树立大局观，需要严格对高校重要信息与机密做好相应的保密工作，同时培养自身的保密思维习惯。当前，高校在制定发展政策的时候，势必对于学习的一些群体利益会带来一定的损害，高校秘书倘若没有严格把关，将相关信息透露出去的话，这对高校的正常教学工作的有序开展会造成破坏，同时也不利于学校的稳定发展，由此可能对学校造成较大的经济损失。要养成良好的大局意识，一切工作都要以“保证师生安全，维持正常教学活动”为出发点。另一方面，当出现不小心泄密的情况，需要第一时间相上级领导汇报，以便迅速采取有效的措施方案，避免事态的进一步蔓延，确保所带来的损失降到最低。心理素质合格的高校人事秘书需要树立正确的三观，主要确保高校秘书综合素质能够进一步促进其更好的开展各项秘书工作，有利于为高校人事工作的发展发挥更加重要的作用。一方面高校秘书需要不断增强知识的心理素质，不断提升其心理压能力。一般开展高校秘书工作所涉及的事务较为繁多，也是高校各方关注的焦点，主要是高校教工数量基础较大，高校秘书在开展工作时涉及的工作较为复杂，想要将高校人事秘书工作开展好，可能自己会遭受到一些委屈，同时还可能受到外部的质疑，这些都对高校人事秘书带来较大的影响，对此需要树立强大的心理承受能力，不断提升自身综合素质，有利于将高校人事秘书工作更加顺利的开展下去。袁慧.试论如何加强秘书人员的职业素质[J].职业技术，2011（05）.袁慧.试论如何加强秘书人员的职业素质[J].职业技术，2011（05）.由于现在学生的年龄都是“90后”“00后”，学生的个性越来越强，因此学生在学习与日常生活中难免会出现各种问题需要高校秘书来解决与帮助。对此，高校秘书老师必须不断增强自身的心理抗压能力，同时也需要进一培养其综合素质，尤其在出现突发事件的时候，高校秘书老师必须沉着冷静进行处理，具备清晰的思维，采取有效的解决方法，需要时刻保持客观理性思维方式，有利于将遇到突出事件顺利解决。另一方面，高校秘书需要培养自身的个人修养，不断增强其人格魅力，需要通过学生构建其良好的沟通交流机制。（三）业务素质高校的业务素质包括基本知识和基本能力。1.必须具备的基本知识(1)基本理论。需要将相关的理论知识加以巩固，主要涉及到马克思哲学、毛泽东理论、有关中国国产当的思想、政策，社会的可持续发展观等。(2)专业知识。需要结合工作需要进一步增强自身的专业文化素养。(3)相关业务知识。需要对教学相关知识内容加以掌握，主要涉及相关的法律法规、教育理论知识、教育发展的现状等，而需要着重对高校教育的基本特征、今后发展的方向加以探究，结合高校发展过程中出现的一系列问题提出相应的解决方案。(4)相关辅助知识。高校秘书一方面需要培养专业素质，同时还需要不断扩展其他方面的学习能力，需要对心理学、社会学、经济学等相关知识内容有一定的了解，尽管这对高校秘书在其他方面的学科知识涉足较少，然而通过多相关学科知识的掌握有利于进一步开拓自己的思维方式，视野范围也会更将开阔，同样具有十分重要的现实指导意义。2.应具备的基本能力(1)调查研究能力。需要在领导开展调查的做好相应的写作工作，需要对高校师生基本思想情况加以了解。(2)语言表达能力。在语言表达方面主要体现在文字与口头表达两个方面。(3)协调沟通能力。因为高校行政部门设置较为繁琐，所涉及到的人、事、部门较多，在实际开展工作的过程中难免会出现一些纠纷。(4)办事应变能力。对于高校很多繁琐的工作的处理一般都由高校秘书完成，主要起到协助领导完成相应的决策与管理工作的实施，同时很多细微的工作也都需要高校秘书来完成，对此需要具备较强的工作能力才能把高校秘书工作做好。(5)事务管理能力。高校秘书的日常工作就是对基本文件、日常会议、日常事务进行处理，需要进一步推进各项事务的有序进行，不断提高其管理水平，有利于大大提升高校秘书的工作效率。(6)提高现代办公能力。随着互联网信息技术的迅猛发展，这也要求高校秘书需要更好的利用现代办公设备，有利于提高办公效果，同时也是今后办公的大势所趋。二、高校秘书素质的现状调查（一）调查问卷的设计与实施1.问卷的设计根据高校秘书素质的状况进行问卷的设计，确立正式的问卷，问卷包括引导语、高校秘书的基本情况、高校秘书素质的现状等，问卷详情见附录。2.调查问卷的发放在进行调查问卷发放的时候是利网络平台与实地进行发放相结合的方式进行，发放对象是青海师范大学以及青海大学的高校秘书完成对相应的问卷协调操作。实地发放问卷期间，随机对一些具有代表性的高校秘书进行了访谈，了解他们对于高校秘书素质的看法。3.回收问卷第一时间回收所发放的问卷资料，并对回收的问卷加以汇总整理，然后筛选出有效问卷，对其整理之后展开相应的分析。4.对问卷进行分析查阅相关高校秘书素质资料和利用相关问卷软件及办公软件，对有效问卷进行分析从而了解被调查者对于秘书素质看法和态度。5.调查问卷回收情况在进行问卷调查的过程中，所发放的三十分问卷全部进行了回收，其中28份为有效问卷，2份为无效问卷，回收率与有效回收率分别是100%、93.3%。您的性别:¨男¨女您的职称是:¨尚无职称¨初级¨中级¨副高¨正高您的岗位级别是:¨高级管理岗位¨中级管理岗位¨初级管理岗位您的学历(学位)是:¨专科¨本科¨硕士¨博士¨专科以下您是以何种方式进入高校管理队伍的?¨社会公开招聘¨校内其它岗位转入¨毕业分配¨学校照顾引进人才的家属¨其它您认为在实际工作中怎样才能要做好教学秘书工作?¨具有良好的业务素质和能力¨按照上级领导的指令办事即可¨敬业爱岗，工作努力¨加强培训¨善于研究创新¨其它关于一般教学秘书的流动与稳定问题，您认为说法合适的是:¨应有一批相对稳定的、专业化队伍，流动性过大不利于教学管理工作。¨工作流动是不可避免的，虽然对教学管理工作有不利影响，但学校不应该干预¨教学秘书流动性大，有利于优化队伍结构，促进队伍建设您对目前从事的教学秘书工作的满意吗?¨非常满意¨满意¨感觉一般¨不满意如果您对工作非常满意或者比较满意，可能的原因是(可多选):¨工作有前途¨工作轻松¨收入较高¨工作富有挑战性¨工作丰富多彩¨其它如果您对工作不太满意，可能的原因是(可多选):¨工作没前途¨工作比较单调¨工作繁重¨待遇低¨工作缺乏挑战性¨其它您有改变职业的想法吗?¨有¨没有¨正在犹豫您认为稳定教学秘书队伍应采取下列哪些措施?(可多选)¨实行教育职员制改革¨提高待遇¨减轻工作量¨增加工作挑战性¨增加工作趣味性¨其它近3年来您参加过教学管理方面的岗位培训吗?¨参加过¨没有参加过近3年来您参加教学管理培训的次数是多少?¨1次¨次¨3次¨3次以上您在从事教学秘书工作中，参加过下列哪些形式的培训?(可多选)¨短期岗位业务知识培训班¨攻读管理科学或高等教育学方面的学士、硕士或者博士学位¨攻读以教育管理为方向的教育硕士学位或者博士学位¨管理科学或高等教育学方面的研究生课程班¨外出考察、学习、交流等其它形式您学校或学院有关于教学秘书的培训制度吗?¨有¨没有您认为学校目前在教学秘书培训方面存在的问题是什么?(可多选)¨培训目标不明确¨培训机会少¨培训没有系统性¨培训效果差¨培训形式单一¨其它.您认为教学秘书培训方面问题的原因是什么?(可多选)¨缺少培训制度和培训计划¨缺少培训经费¨学校和学院领导不重视、不支持¨教学秘书不愿意参加培训¨其它您认为高校秘书给您的感受是¨寒暑假不能自己支配¨待遇低¨没有教师身份¨工作内容杂¨没有成就感¨其他三、高校秘书素质存在的问题与原因分析（一）高校秘书素质体现在工作上的问题1.缺少培训，专业知识不足进一步将高校秘书知识结构加以优化，主要目的在于稳步增强高校秘书工作效率与综合教学管理水平的提升，对此，需要开展相应的培训工作。然而在对高校秘书开展培训过程中出现了一系列问题，首先，高校在开展高校秘书方面的培训学习机会并不多，一年下来平均还不及一次。其次，并未制定系统性培训计划，主要用工简单的培训学习为主，在设计专业知识的内容较少，而对于教学管理方面的专业技能培训十分欠缺。最后，没有搭建完善的培训渠道，并且大多以短期业务培训为主。图1近3年来大学教学秘书培训次数图2参加培训形式2.高校秘书队伍不稳定，缺乏敬业爱岗的精神当前，高校人事制度正处大变革的重要时期，主要朝着行政职务、教师职称方面发展，就高校秘书工作而言，具有向高校管理岗位与职称评定方面发展，部分仅仅作为高校的兼职老师。而高校秘书的工作具有从属性与服务性的基本特征，在高校中手中不掌握任何实权，部分该校秘书未能对其岗位职责摸清，在工作中长期处于一种懈怠状态，没有树立正确的职业观，严重缺乏责任意识，不利于各项工作的顺利推进。由图3得知，2017年—2019年高校秘书离职率分别为28.5%、32.3%、29.4%，属于高流动性职业。图32017—2019年高校秘书离职率3.领导对高校秘书工作的重视不够，工作待遇相应较差首先，部分高校领导没有足够关注到高校秘书工作的重要性。近年来，高校秘书人员队伍出现了较大的变动，造成其工作不稳定性因素尤为突出，在高校教务部门与与各院系在开展一系列工作的过程中，高校秘书发挥了重要作用，高校的教学质量水平与工作效率与秘书人才队伍存在较为紧密的联系，对此需要构建一支高质量秘书队伍。而且在工作中晋升渠道较少，在培训、学习、对外交流方面的机会也十分有限。一般来说高校在大力推进学校各项事业建设过程中，一方面需要关注教育教学质量，高校领导主要精力在筹资方面，不断完善学校的基础设施建设，进一步增强高校的硬件水平。但是对于高校秘书的关注度却十分有限，在对高校秘书在相关的岗位竞聘、考核评定方面均存在不公平的现象。表1“您认为高校秘书给您的感受是”选项频数百分比寒暑假不能自己支配13.5%待遇低2071.4%没有教师身份13.5%工作内容杂310.7%没有成就感13.5%其他27.4%合计28100%（二）高校秘书素质存在问题的原因分析1.对高校秘书的使用上存在“重使用、轻培养”思想现阶段，部分高校没有将高校秘书个人成长工作加以关注，更多的是让高校秘书立足于本职工作，不愿意在高校秘书身上投入过多精力，主要还是将重点放在教师、科研队伍群体方面。基于高校领导相关思想的影响，不利于高校秘书长远发展规划。2.工作繁重，待遇偏低，缺少职业吸引力当前，中国的高等教育规划取得的成效较为明显，而当前的教育也逐步朝着大众化教育发展，我国的高校纷纷扩招，很多高校从过去的几千人逐步增长到上万名学生，长期以来的学分制对于当前的教育改高校革工作造成了一定阻碍；与此同时，高校长期以来将管理工作视为一项辅助工作内容，一直未将其重视起来，对此不断削减管理人员，简化相应的机构，这是近几年来高校人事改革的基本方向，这就造成了高校秘书编制长期减少的重要原因。3.缺少公平合理和具有激励作用的薪酬管理体系人们通过付出拉动之后就会获得相应的报酬，这样为绝大部人改善生活创造了条件，需要进一步提高员工的工作积极性需要制定科学的薪酬管理体系。结合对高校秘书调查结果分析显示，绝大部分高校秘书对于当前的薪资待遇表示出不满意的态度。主要是由于高校没有构建起公平合理的薪酬制度，在进行薪酬核算的时候往往通过统一的标准进行。这就能够看出，高校长期通过这样的薪酬体系进行薪资核算，势必对造成部分岗位工作任务中的员工心理不平衡，同时也严重影响了员工的工作积极性，更不利于构建公平合理的薪酬管理体系。另外，近年来高校教师收入普遍大幅增加，一般教师除了固定工资、岗位津贴和学院奖金外，还有各种形式的讲课费、科研奖励等多种收入，总体上收入较为丰厚，而高校秘书则收入来源较为单纯，长期以来收入一直在低水平徘徊，与教师的收入差距不断拉大，在高校秘书心理上普遍产生了不公平、不合理的感觉。四、提升高校秘书素质的对策（一）建立健全岗位培训制度需要采取一系列培训方式进一步提高岗位培训力度，不断丰富员工的知识水平，有利于增强员工综合工作能力，同时在扩展员工思维方式与具有积极效果，进一步增强服务意识，全面提升员工高质量队伍建设。需要进一步对岗位培训制度加以完善，此举对于高校秘书队伍的建设发挥着重要作用，同时也有利于营造更加稳定、长久、规范的培训氛围，在稳步增强高校秘书职业技能方面具有积极的促进作用，有利于构建一支高效的高校秘书队伍。当前，高校在发展过程中，需要不断加大对高校秘书的培训、学习力度，制定完善的培训计划，需要做好一系列培训工作的计划、方式、时间规范、经费安排等，并需要落实相关的奖惩制度，进一步让高校培训朝着更加规范、持久、稳定方向发展，需要更好的实施好高校秘书培训工作的顺利开展。（二）改进工作设计，增强职业吸引力高校秘书是职业的一种类型，需要构建起吸引人的职业内容，职业才能防止人才的大量流失，进一步巩固人才基础。所以说，需要进一步重视对高校秘书队伍建设工作的重视程度，结合高校实际情况采取相应的解决方案，对各项教学工作进行合理规划，对于课堂形式需要进一步转变，不断提升高校秘书岗位的吸引效果，这有利于留住优秀人才，稳定高校秘书队伍建设。当前之所以高校秘书出现较高的离职率主要与对工作职位满意度不够造成的。由于该岗位的工作任务比较重，很多员工具有厌倦态度，在工作中处于消极态度，大大降低了工作创新精神，这是很多高校秘书离职再寻工作的重要原因，都想获得更好的工作。所以说，高校及各院系需要结合高校秘书工作的实际工作量，需要对岗位进行合理安排，结合实际情况适当增减岗位人员，这有利于高校秘书人员配置的科学性发展，进而有利于提升员工的工作积极性。（三）建立公平、合理和具有激励作用的薪酬管理制度需要进一步完成薪酬制度，这在人力资源管理中发挥着重要作用。1.实行绩效工资方案根据职员绩效进行科学的评估，将相应的考评结果用员工工资制度相结合。绩效考核的理论基础是建立在所获得的报酬是员工应得的，基于此在对薪酬完成计算，一方面可以确保待遇的公平性，同时也可以进一步增强员工的竞争意识，有利于进一步提升员工的整体业绩水平。因为员工在相关的刺激影响下愿意努力工作，以获取更多的薪资待遇，通过较好的绩效评价可以达成员工的工资增长、奖励增加、职位上升等机会，可以更好的让员工实现自己既定的目标计划。所以说，高校通过绩效工资方法具有明显优势特点，有利于进一步增强高校秘书的工作积极性，同时也使得高校教学质量进一步提升。2.合理提高高校秘书的岗位津贴各种管理岗位的责任的大小、技术含量、劳动强度和环境优劣各不相同，在收入分配上也应有所差异。针对部分高校秘书工作任务较重的情况，对此高校需要根据实际情况协调好相关资源力量，需要确保他们的薪资待遇与高校整体收入水平相当，可以根据实际出发提高相应的津贴，有利于时岗位更富吸引力，进一步提高教学管理水平。五、结论本文通过对新时代高校秘书的基本素质的研究，先对高校秘书应该具有的思想素质、心理素质、业务素质进行介绍，然后对高校秘书存在的问题和原因进行了分析，最后提出了提升高校秘书素质的对策，旨在使得高校秘书的素质能够得到长远发展。参考文献[1]胡德同，陈爱霞.浅论高校高校秘书在教学管理中的作用及素质要求[J].中国西部科技，2008（6）.[2]刘正远，王洪来，王义明.关于加强高校高校秘书工作的几点思考[J].辽宁行政学院学报，2008（8）.[3]薛宝颖.对高校高校秘书工作的认识与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009，11（3）.[4]周永凤.浅议怎样做好高校党政办公室秘书工作[J].科学咨询（科技·管理），2014（02）.[5]袁慧.试论如何加强秘书人员的职业素质[J].职业技术，2011（05）.[6]温都拉.现代社会秘书角色错位问题及对策分析[J].前沿，2012（15）.[7]楚廷峰.办公室工作无小事[J].办公室业务，2010（01）.[8]刘英才.如何发挥央企党委秘书参谋协调作用[J].办公室业务，2013（03）.[9]罗生芳.浅析职业院校办公室面临的问题及其对策[J].大众科技，2012（11）.[10]王德.新时期高校党政办公室秘书面对挑战应具备的能力[J].前沿，2011（13）.[11]颜莺.高校文秘人才培养实践教学创新探究[J].秘书之友,2019,2(7)：194-195.[12]张美.高校高校秘书工作效能提升的路径研究[J].数码世界,2020,4(2)：112-113.[13]路卫华.浅谈知识经济时代高校高校秘书的素质及能力[J].教育与职业,2016,3(9)：271-272.[14]李志博，徐建伟，赵志明.新时代高校高校秘书的工作现状及提升路径[J].科技风,2019,17(2)：145-146.[15]李丹.高校行政秘书工作创新问题研究[J].新丝路：中旬,2019,1(4)：333-334.[16]夏文.新时期高校行政秘书素质研究[J].世纪桥,2017,8(1)：198-199.

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