保险行业合同归档规范

保险行业合同归档规范合同编号：__________保险行业合同归档规范甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方为保险行业企业，乙方为提供保险行业合同归档服务的专业机构，双方为了共同维护保险行业的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，经友好协商，达成如下协议：一、归档范围1.1甲方在保险业务活动中所签订的各类合同文件，包括但不限于保险合同、投保单、保险单、批单、保险费发票、理赔申请书、理赔审批单等。1.2甲方与保险公司、投保人、被保险人、受益人等各方之间的往来函件、传真、电子邮件等。1.3甲方与保险公司之间的电子数据交换文件，包括但不限于电子保单、电子发票、电子理赔申请书等。1.4甲方与保险公司、投保人、被保险人、受益人等各方之间的录音、录像等音像资料。1.5其他与甲方保险业务活动有关的文件资料。二、归档要求2.1乙方应按照甲方提供的归档范围，对甲方的合同文件进行整理、分类、归档，并建立索引目录，便于甲方查询。2.2乙方应确保归档文件的完整、真实、准确，不得篡改、删除、隐匿或泄露甲方的合同文件。2.3乙方应按照甲方提供的归档要求，对归档文件进行编号、装订、封存，并采取必要的保密措施，确保归档文件的安全。2.4乙方应根据甲方的需求，提供归档文件的查询、借阅、复制等服务。三、归档期限3.1甲方应在合同签订后七个工作日内，将合同文件及相关资料提交给乙方进行归档。3.2乙方应在收到甲方提交的合同文件及相关资料后，十个工作日内完成归档工作。四、保密条款4.1乙方应对在归档过程中了解到的甲方的商业秘密、个人隐私等信息予以保密，未经甲方同意，不得向任何第三方泄露。4.2乙方应确保其工作人员遵守保密规定，对违反保密规定的行为承担法律责任。五、服务费用5.1甲方向乙方支付的服务费用为：人民币__________元整（大写：_______________________元整）。5.2乙方应按照双方约定的收费标准，向甲方开具正规发票。六、违约责任6.1甲方未按照约定时间提交合同文件及相关资料，导致乙方无法按时完成归档的，乙方不承担违约责任。6.2乙方未按照约定时间完成归档工作，甲方有权要求乙方支付违约金，违约金为合同服务费用的__________%。6.3乙方泄露甲方商业秘密、个人隐私等信息的，甲方有权解除本合同，并要求乙方支付违约金，违约金为合同服务费用的__________%。七、争议解决7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为__________年。8.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方营业执照副本复印件2.乙方营业执照副本复印件3.甲方授权委托书4.乙方授权委托书5.保险合同及其相关补充协议6.投保单、保险单、批单等保险凭证7.保险费发票8.理赔申请书、理赔审批单9.甲方与乙方之间的往来函件、传真、电子邮件10.电子数据交换文件（如电子保单、电子发票、电子理赔申请书等）11.录音、录像等音像资料12.其他与甲方保险业务活动有关的文件资料二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间提交合同文件及相关资料，导致乙方无法按时完成归档的，不视为乙方违约。2.乙方未按照约定时间完成归档工作，甲方有权要求乙方支付违约金，违约金为合同服务费用的____%。3.乙方泄露甲方商业秘密、个人隐私等信息的，甲方有权解除本合同，并要求乙方支付违约金，违约金为合同服务费用的____%。三、法律名词及解释：1.保险合同：是指保险公司与投保人之间建立的保险权利义务关系的协议。2.投保单：是指投保人向保险公司提出的保险要求的书面表格。3.保险单：是指保险公司根据投保单同意承保的书面证明。4.批单：是指对保险单内容的变更或者补充的书面文件。5.理赔申请书：是指被保险人或者受益人向保险公司提出的赔偿要求的书面文件。6.理赔审批单：是指保险公司对理赔申请书进行审查后，决定赔偿的书面文件。7.商业秘密：是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。8.个人隐私：是指个人生活中不愿意为他人所知的事项。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.甲方延迟提交合同文件：乙方应与甲方沟通，明确提交时间，并提醒甲方按时提交。2.乙方归档延误：乙方应合理安排工作进度，确保按时完成归档。如确实无法按时完成，应提前与甲方沟通，协商延长归档期限。3.合同文件丢失或损坏：乙方应立即与甲方沟通，共同查明原因，并采取补救措施，如重新获取丢失或损坏的文件。4.乙方泄露甲方商业秘密或个人隐私：乙方应立即停止泄露行为，并向甲方道歉。如导致甲方损失，乙方应承担相应的赔偿责任。五、所有应用场景：1.保险公司在与投保人、被保险人、受益人签订保险合同后，需要对相关合同文件进行归档管理。2.保险公司需要在保险业务活动中，对与各方之间的往来函件、传真、电子邮件等进行归档管理