广州隆超塑料五金制造有限公司员工借支与费用报销管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2公司员工借支与费用报销管理现状....................................1

3公司员工借支与费用报销管理存在的问题..............................2

3.1员工借支额度不合理............................................2

3.2员工出差借支与费用报销标准不完善..............................2

3.3员工借支和报销审批不严........................................3

3.4员工借支逾期归还现象严重......................................3

4员工借支与费用报销制度优化设计....................................3

4.1明确员工借支额度..............................................3

4.2完善员工出差借支与费用报销标准................................4

4.2.1完善员工出差住宿费报销标准...............................4

4.2.2完善员工出差交通费及补贴报销标准.........................4

4.3制定规范的员工借支与报销审批制度..............................5

4.4制定员工借支逾期处罚制度......................................6

5设计效果及小结....................................................6

参考资料.............................................................8

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广州隆超塑料五金制造有限公司员工借支与费用

报销管理制度优化设计

1公司简介

广州隆超塑料五金制造有限公司成立于1993年，注册地址为广州省广州市

天河区天寿路31号2305房，作为一家国内专业的制造企业，公司致力于不锈

钢家庭用品的生产，经营范围为家居用品销售、厨具卫具及日用品杂品批发、

金属品日用品制造、金属材料销售、技术进出口、货物进出口、日用杂品销售

和日用百货销售。广州隆超塑料五金制造有限公司生产的产品已通过了ISO1400

1环境管理体系认证和ISO9001质量体系认证，满足欧洲EN12546-1和日本JIS

的国际产品质量标准。作为国际品牌OEM供应商，随着近两年国内市场的开拓，

公司已经成长为为中国大陆酒店日用百货类和商务用品类提供不锈钢真空保温

用品的中高档品牌。

董事长

总经理

副总经理财务总监副总经理

销售总监技术总监财务部行政总监生产总监

市场部研发中心采购部行政部生产部

质量管理人力资源

销售部仓储部

部部

售后服务

物流部

部

图1公司组织结构图

2公司员工借支与费用报销管理现状

因为员工在外办公，公司需要为其工作支出各种费用，因此造成了大量的

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借支和费用报销。但是，对于每一项借支和费用报销应该提供什么样的原始凭

证，以及计入到哪一种费用报销类型，并没有明确的规定。导致公司出现同样

的费用，不同的人去办理报销时所要求提供的原始凭证不一致，或者是计入到

了不同的费用类型，严重影响公司做账的一贯性。在涉及到员工更换或岗位员

工离职交接时，往往存在着要求或数据不相符的情况，影响了交接工作的顺利

进行。

借支与费用报销流程，由经办人员填写借支单或报销单，并附上相关单据，

找到相关部门人员进行审批，审批后将单据交给财务部审核人员，财务部审核

人员对其单据的合理性、合法性、金额的准确性进行审核，审核通过后就交予

出纳报销。整个流程过于简单，没有对具体事项给予规定，导致舞弊作假现象

时有发生。

3公司员工借支与费用报销管理存在的问题

3.1员工借支额度不合理

广州隆超塑料五金制造有限公司对于不同级别员工的借支金额没有进行明

确的划分，这样常常引起高层员工的不满。比如，由于销售总监接触到的客户

与普通销售员接触到的客户消费水平的不同，接待客户所产生的费用水平也有

所不同，因此销售总监的借支金额应该要比下面的销售员借支金额高。而因为

公司制度的问题，出差时销售总监常常需要贴钱去招待客户，这样会使销售总

监出差的积极性不高，导致公司流失很多大客户，不利于公司的经营发展。这

里仅单指出了销售部那边的问题，其它部门也存在着同样的问题，这些问题集

合在一起对于公司的发展产生了极大的影响。

3.2员工出差借支与费用报销标准不完善

广州隆超塑料五金制造有限公司员工外出办公住宿费占比很大，但公司对

于不同级别的员工住宿费没有明确的报销限额划分，而且住宿费在不同地区也

没有明确的报销限额划分。这样容易导致员工如果住宿在物价水平比较低的地

方住宿费用不足报销金额，报销报多了；而员工住宿在物价水平比较高的地方

住宿费用超过报销金额，除了报销完的一部分，其它剩余部分费用需要自掏腰

包，出差一趟要花费员工自身很多钱，这样的情况下导致员工出差积极性不高。

广州隆塑料五金制造有限公司经常对外卖出商品，员工需要经常出差，出差免

不了的是住宿费，那现有制度的问题就成为了燃眉之急。而且公司的员工出差

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交通费及补贴报销标准也不够完善，有待进一步优化。

3.3员工借支和报销审批不严

图2员工借支审批流程图

如上图所示，广州隆超塑料五金制造有限公司员工借支审批流程过于简单，

这样容易造成舞弊现象的发生。公司内部有些财务人员和报销人员缺乏基本职

业道德规范，在报销过程中，财务人员和报销人员之间互相掩护，骗取公司财

物的情况时有发生。在处理复杂手续的时候，频频会有一些伪造单据的出现，

导致企业的资产被有心人士进行了转移，让企业的资产变成自己的东西。想要

真正去解决这些问题的过程是非常艰难的，公司客户多，每天都会有大量的单

据，去找这些伪造单据非常的难，而且伪造单据不仔细去深看是发现不了的。

唯一的解决办法是改变制度，公司如果迟迟不做出制度改变，那将迟早被掏空。

3.4员工借支逾期归还现象严重

广州隆超塑料五金制造有限公司有些员工借支了公司账上的钱用于工

作事务，但因为各种原因迟迟没有归还借款，造成了公司账目上资金的缺少，

这样借款不还现象的增多，公司账目上资金的缺口越来越大，致使公司的运营

越发困难。而且有些员工在离职之前借款就没有归还，现在离职了失去了联系

致使借款更无法追回，形成了坏账损失。多种这样现象的出现，导致目前公司

账上有大量无法收回的借款，而没有人进行处理，也没有逾期处罚政策，致使

很多人存在侥幸心理，公司的借款长期不还的现象愈发的严重，严重影响到公

司的内部治理，不利于企业的经营发展。

4员工借支与费用报销制度优化设计

4.1明确员工借支额度

公司应明确员工借支款项额度。员工借支资金一定要做到之前借的款项未

还清的，绝不再借。因公借支应根据借支用途核定借支额度，如：因公出差业

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务的，按照相应费用报销标准及出差天数预算借支额度；借支备用金的，借支

限额一般不得超过2000元。所有员工一次性因私人原因借支不可以超过2000

元，且借支款项不可以超过其工资的三分之二，如有特殊情况，需向董事长申

请，试用期员工不得借款。

同时制定借支预算标准，防止超额借支，并由企业财务人员在报销时严格

把关，总预算方案制定后不得随意更改，审核把控报销项目不让其超出预算范

围,合理的预算方案可以有效的防止员工借支费用的不合理报销。

4.2完善员工出差借支与费用报销标准

4.2.1完善员工出差住宿费报销标准

完善广州隆超塑料五金制造有限公司员工住宿费报销标准，对于不同级别

的员工住宿费进行明确的划分，让高层员工享受应有的待遇，这样就不会导致

高层员工的不满，为企业留住高水平人才贡献一份力量；对于不同地区住宿进

行报销限额的划分，充分考虑不同地区因物价水平的高低所带来的住宿费用的

高低，防止员工在报销住宿费用的时候出现不合理的现象，从而有效缓解员工

在报销住宿费用时不满情绪的产生，为企业留住人员。

表1员工住宿费报销标准

住宿标准（元/天/房）

职位级别

北上广深一线城市省会城市/直辖市其它地区

总经理级及以上800500400

高级经理级及副厂级600400300

经理及主管级500350260

一般职员400300200

备注：在报销住宿费用的时候，一定要带上这个酒店的发票，比如两个男人或者两个女人。

如有共同外出，则需二人同住一间房，并按外出人员中职位最高者的等级计算报销金额。

4.2.2完善员工出差交通费及补贴报销标准

完善员工出差交通费及补贴报销标准，区分广州隆超塑料五金制造有限公

司不同级别员工的借支额度，不让高层员工再有怨言；并且根据出差办公地点

的差异划分不同的借支额度，这样就能够有效考虑出差到不同物价水平的地方

的差异，让员工不再贴钱去出差，去物价水平比较低的员工也不再从出差报销

中得到好处。尽量做到让每个员工都感到公平，让企业的每一分钱都花的合理。

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表2职工出差交通费及补贴报销标准

出差补贴（元/天）

最高可乘坐的

职位级别北上广深一省会城市/直辖

交通工具其它地区

线城市市

总经理级及以上飞机头等舱300280260

高级经理级及副厂级高铁一等座280260240

经理及主管级高铁一等座260240220

一般职员高铁二等座240220200

说明：1、不同级别的多个人一起旅游，如果乘坐同样的交通工具有不同的档次，那么按照

不同的档次来报销，如果没有不同的档次，那么按照在旅游人员中的最高职位者级别的人

数来报销，如果由于其他一些特殊的原因，导致所乘坐的交通工具超出了规定的标准，那

么必须得到总经理的特别同意，才能在财务上进行报销，不然的话，按照正常的交通工具

费用来报销。

2、北上广深一线城市，省会城市和直辖市，城市的出差标准和其它地区一样。

4.3制定规范的员工借支与报销审批制度

制定员工借支与报销审批权限，规范生产费用、招待费等其他的一些日常

费用和非日常经营费用具体金额的审批人员，明确审批权限。具体如表4所示。

表3审批权限表

职位级别

项目

厂长生产总监财务经理总经理董事长

生产费用：

5000元及以下审批审批

5000元以上审批审批

业务招待费：

3000元及以下审批审批

3000元以上审批审批

非日常经营费用：

2000元及以下审批审批

2000元以上审批审批

注：1。以上金额为单个交易金额.

2、对于同一笔交易，分期支付时，以累积为准。

对于借支与报销审批制度还需设置规范的审批流程，这样可以使员工进行

借支与报销时方向更加明确，找到流程上相应的负责人进行借支与报销手续上

的处理。审批流程的内容为：由经办人填写借支单或报销单并附上所有相关单

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据之后，厂长只负责审批业务招待费3000元及以下的情况，生产总监只负责审

批生产费用5000元及以下的情况，董事长只负责审批非日常经营费用2000元

以上的情况，总经理负责审批生产费用5000元以上，业务招待费3000元以上，

非日常经营费用2000元及以下的情况。接下来是财务经理负责审批以上所有的

情况。财务经理审批完了之后就开始出纳付款了。如图3所示。

图3费用报销审批流程图

4.4制定员工借支逾期处罚制度

制定员工借支逾期处罚制度，要求员工在借款时必须要明确还款日期和借

款金额，如果没有按时归还借款应该给予相应的惩罚，员工在借款归还时必须

要将借款一条一条的结算清楚，这样才可以下次进行借款。员工离职时必须要

去财务部门领取借款还清证明凭证否则就不予以离职通过，这样就能有效防止

员工离职时借款没有还清的情况发生。

表4员工借支逾期处罚制度

1.逾期七天没有到财务部门进行报销结算还款的，处以30元/天的罚款。

2.逾期半个月没有到财务部门进行报销结算还款的，处以