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湖南商务职业技术学院毕业设计目录106251上海红双喜(集团)有限公司简介 上海红双喜(集团)有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计1上海红双喜(集团)有限公司简介上海红双喜(集团)有限公司(以下简称“红双喜公司”)成立于1999年,由金山区国资委全额出资的投资管理型企业集团,主要经营:文教体育用品、中外乐器和账册纸品等。集团公司出资参股、控股、全资企业有:上海红双喜股份有限公司、上海实业马利画材有限公司、上海文教体育用品总公司、上海立信会计帐册纸品公司和上海钢琴有限公司等7家企业。同时,集团公司党委受上海市工业合作联社的委托,对上海民族乐器一厂等集体企业进行党群工作管理。集团公司出资及关联企业拥有“红双喜”、“马利”、“敦煌”、“立信”和“施特劳斯”等著名品牌。近年来,集团公司紧紧围绕“创新思维,精细管理”理念,明确“品牌经营、投资管理”发展战略定位,牢牢把握“稳中求进”的工作总基调。2上海红双喜(集团)有限公司办公用品采购管理现状、存在问题及产生原因分析2.1管理现状红双喜公司的财务单元由核算会计部门、资产管理部门、财务管控部门组成,在基层部门作出业务流程申请后,企业管理层再经开会研究后对申报流程进行决议。对于红双喜公司而言,在高层作出决议后,业务部门与财务部门的管理目标便达成一致,用基本的核算与基础的数据分析来对流程中各项细节进行把控,对采购、销售等环节都有严格的预算金额与指标,每月月底将各项业务表单进行统筹。对于红双喜公司的采购环节而言,采购业务的指标计划之一,便是采购物料成本需要低于当地市场平均价,降低的幅度要在三个百分点以上。目前红双喜公司的采购流程,是由各基层端口部门向企业采购部提交需求,由采购部进行统筹安排,所采购的物资于下一采购周期前进行发放。2.2存在问题分析2.2.1供应商管理混乱红双喜公司对于供应商的选择,采购部经理选择供应商的方法是按对方公司提供的报价高低来决定是否进行合作,在2019年11月份公司购置两台台式电脑,公司按照价格的高低,选择了长沙市赛格电脑公司进行合作,在合作之前没有考评对方公司的信用等级,成立时间和提供的产品渠道来源,12月份收到电脑后,仅使用一个月后,电脑运行速度明显缓慢,经常存在死机,重启等现象,这才发现公司新购置的台式电脑为组装二手机,影响了公司销售业务的开展,给公司带来了经济损失。2.2.2采购用品管理不完善公司在采购时不仅要考虑产品成本,还需注重所购物品的质量。首先,采购过程中,采购员在采购打印机时,没有和商家约定产品保修期,这是采购过程随意。其次,产品在使用过程中如果出现故障,财务部门正常办公会受影响,产品的后续维修费用得公司承担,这是办公用品入库管理不严。总而言之,采购用品管理不善是因为红双喜公司没有设立办公用品管理条例,导致办公用品没有专人保管、发放。购买回的办公用品放置于储物柜,签字笔、油性笔领用随意、使用快。A4纸浪费严重,有专用于写草稿、计算的笔记本,往往被员工私自使用,造成用A4纸代替的情况。打印时使用单面打印,打印出资料厚重,页数多。纸张随意堆放在地上,下雨天气,导致纸张潮湿,无法正常使用。这些都是由于办公用品管理不善造成的。2.2.3采购工作效率低2019年下半年公司转型升级,经济业务的增多,采购、入库的单据也会很多,采购部填写好采购预算的单据后,往往遗忘立刻传递给财务部,单据传递的环节上不熟悉,然后还有在签发采购费用的支票后,跟财务部门沟通比较不及时,未能迅速清楚的应答财务部关于支票数据的咨询,致使财务部工作量加大,减慢其部门工作效率。在采购部门签订好采购合同后,有时会出现运输数据传递不及时的情况,导致采购工作效率低。此外,单据填制及单据审核是采购流程中必须的两个坏节,各类单据在采购人员和财务人员之间的反复填写、稽核和数据录入(记账)使采购过程耗时而低效。2.2.4办公用品采购时效性问题采购人员没注意采购到货时间问题。上海红双喜(集团)有限公司要求采购员进行紧急采购,在二次采购中,采购员所购物品齐全,商家提供送货服务,但商家送货时间需两周,这违反了公司需紧急采购的初衷。采购人员没抓住采购重点要求,忽视了紧急采购的到货时间问题。2.3问题产生原因分析2.3.1未对供应商进行分类管理由于缺乏相应标准,公司没有对供应商进行明确划分并缺乏针对性的管理。因为过去公司与供应商之间的关系多为对立与竞争的管理,受这一现象的影响企业通常不会区别对待各供应商。但是不同供应商所提供的物资对企业的重要程度不尽相同所以各供应商有着不同的重要性。红双喜公司还采用传统的方法,与供应商建立短期目标型关系。在这种短期目标型关系下公司把供应商之间看成是完全竞争的,认为供应商之间可以完全替代,这样的做法使得公司和供应商共同发展受到阻碍。2.3.2没有固定采购人员由于红双喜公司采购人员离职,出纳代为采购。出纳对办公用品采购工作不熟悉,线下采购又没有预算成本。不能全面考虑成本、质量、时间问题。出现商家没有出具发票的情况,导致后续财务部门无法报销,需补开单据,拉低了工作效率。2.3.3缺少采购预算管理体系红双喜公司,在办公用品采购管理过程中,虽然企业建立了库存采购审批制度和预算管理程序,但对于采购物资时间,并未考虑库存临界点等因素,为了确保日常工作的顺利进行,避免因缺乏办公用品而造成工作开展延误,一般没有明确的预算机制。因此,办公用品采购具有一定的盲目性和随机性,使得库存所占用的资金高,库存管理的成本高,从而影响企业的成本。2.3.4采购方式单一办公用品采购形式单一,采购人员对所需物品市场价不了解。选取线下采购的方式,又没有遵循货比三家,择优选取的规则。很容易造成成本过高,预算超支的情况。如果公司有固定的办公用品采购场所,产品价格质量就有一定保障。但在没有固定的场所下,采用线上采购的方式更能节约采购成本。3上海红双喜(集团)有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计3.1问题解决方案3.1.1建立供应商管理体系对于公司需求比较少的物品可以考虑选择固定的供应商,对公司的固定供应商应该建立档案,档案上除了要有基本的信息比如编号、银行账号、联系方式和地址之外,还应该要有主营业务范围、注册资本、营业执照登记号等更详细的信息,只有像这样详细的记录好各种信息,使供应商的档案能通过严格审核之后,才可对其进行归档处理,并需要安排专门人员来管理和关注更新情况。3.1.2规范采购工作流程公司明确各岗位人员职责,分工协作,共同完成采购工作。由需求人员提出请购要求,经公司同意后,向财务经理递交采购清单。(3)财务经理进行采购成本预算并选择合适采购方式。(5)线下采购至少有2名人员参与。(6)采购完成用品需经仓管员验收合格。(7)合格的办公用品由采购员根据发票到财务部报销。(8)经验收入库报销完成的用品,由财务经理统一保管、发放。3.1.3完善采购管理系统对于办公用品信息系统管理和使用,在公司每个部门都有主管或经理,他们都可以通过系统看出物品的一系列情况,比如价格等信息,各部门向主管提交申购单后,系统会自动判断其是否超出了限额,没有超出就会发送到总经理并提醒其审批,总经理查看没有其他问题后,就下达到采购部门,采购部门就可以通知供应商开始发货。在这样的采购体系下,流程十分清晰,相关责任也明确得十分到位。通过完善信息系统可以加快信息在公司内部的流通速度。当采购计划更改时和需求数量更改时,采购部可以及时在信息系统上的到信息,采购员能够及时更改采购计划,能够避免采购来的办公用品积压在仓库,这样可以合理的利用公司的资金,节约成本。3.2业财融合流程设计3.2.1流程表设计表1办公用品采购业务财务融合流程设计表序号操作流程办公人员操作内容1填写采购单采购员根据所需填写采购清单(如线上采购直接交给财务经理审批)2审批采购清单财务经理预算审核采购清单3填写借款审批单采购员根据所需现金填写借款审批单4借款审批单财务经理审核借款审批单的合理性、准确性;将借款审批单转交给出纳5填写两联式借款单出纳按借款审批单填两联式借款单(出纳拿回执联,会计拿凭证联)6支付采购现金出纳按借款单借款金额支付现金给采购人员7编制记账凭证会计根据借款审批单编制记账凭证;将记账凭证交由财务经理审核8审核记账凭证财务经理审核记账凭证的准确性9登记现金日记账出纳根据经审核的记账凭证登记现金日记账;登记完成将记账凭证交由会计10采购采购员到市场采购办公用品(线上采购:选定网店购买并和网店商家协商开据电子发票)11费用结算并开具发票生产厂家计算采购办公用品总价;开具相关票据12办公用品验收入库仓管员根据票据验收质虽合格办公用品13交付单据出纳出纳接收采购员提交的单据;将借款单回执提交采购员;将单据交由会计制作凭证14编制记账凭证会计根据发票及借款单第二联编制记账凭证;将记账凭证交财务经理审核15审核记账凭证财务经理审核记账凭证的准确性、合理性,并签字16登记科目明细账会计登记管理费用和其他应收款科目明细账3.2.2流程图设计图1办公用品采购业务财务融合流程设计图3.3业财融合流程设计运行说明3.3.1在采购成本控制方面(1)通过优化办公用品采购业务流程,结合采购业务流程表。从采购人员填写采购清单开始,到填制借款审批单,这个过程需财务经理审核,使采购人员领取采购款项的过程更加合理、严格。上海红双喜(集团)有限公司加强了对资金的管理,防止工作人员出现坐支现金的情况。采购办公用品前,财务经理进行财务预算,从而达到节约成本,理性购买的目的。(2)采用线上采购方式购买办公用品,合理控制采购成本。填写好采购清单直接交由财务经理审核,审核完毕,即可上网采购。采购中采购人员需运用多项数据,找信誉、产品品质良好的商家进行交易。并要求商家提供电子发票,购买的办公用品与电子票据一同寄出。到货后凭电子发票,商家聊天记录到财务处报销。3.3.2在办公用品管理方面首先,线下采购可参照以往购买物品的质量,用品品质好的到相应商店回购,质量差的不予回购,采用货比三家,择优选择方式重新选择商家购买。然后,采购大件办公用品,需要求商家提供保修卡并协商维修期。不建议采用线上购买的形式购买大件办公用品,如实需采用此方法,可关注大型品牌网上旗舰店,并与商家协商试用期,如出现质量问题,在试用期内买家可无条件退换货物。最后,购买到货的办公用品,根据办公用品管理条例,交由仓管员统一验收入库。仓管员再交由出纳保管。财务人员领取办公用品,按照所需件数,到出纳处领取并进行登记签名,防止出现公物私用、私自领取的情况。购买签字笔要求采购人员购买替换芯,多次循环节约使用。A4纸除必须单面打印,一律采用双面打印。A4纸管理需保持干燥、放置高于地面的柜子顶层,防止由于潮湿天气出现纸张无法使用的情况。对于随意丢弃可继续使用的办公用品行为,公司采取罚款的形式,约束员工不爱惜公共财物的行为。3.3.3在采购时效性方面第一,公司出具办公用品采购条例管理规定,提高公司员工的工作积极性与业务专业性。第二,公司根据采购紧急与否提出要求,采购员需按采购要求进行调整。第三,对于没有设专用采购员一职,提高代购人员的采购知识,从而高效无误完成办公用品采购工作。第四,对于填制采购清单,审批单,严格按采购流程进行,让采购过程透明,不是由采购员全权负责,导致公司内部出现腐败。第五,员工各司其职,共同协作互相监督高效完成采购审批流程。在公司要求紧急采购情况下,采购人员需根据各商家到货时间,选择到货快、信誉高的商家进行采购。4结束语在没有建立合理的办公用品采购业务财务融合流程之前,本公司在采购办公用品时存在一定的盲目性和随意性,使得占用的资金和库存管理成本较高。本毕业设计对办公用品采购业务财务融合流程进行优化设计后,优化和健全了预算管理制度,减少了许多材料的不必要损耗,完善采购信息系统的管理和使用使得采购部门与仓库管理、财务部门更

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