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湖南商务职业技术学院毕业设计目录1深圳市宇达物流有限公司简介 深圳市宇达物流有限公司采购制度优化设计1深圳市宇达物流有限公司简介1.1公司简介深圳市宇达物流有限公司成立于2003年,注册资金1000万元。经过多年的开拓创新,宇达物流形成了以深圳和广州为中心,上海、浙江、江苏、福建、珠三角洲等为主要运输干线,华东地区已全面覆盖服务网络,并励志成为新概念第三方物流服务顶级供应商。目前,公辐射至全国各大中小城市的战略布局。大力进行电子信息技术应用,使用量身订制的物流信息管理系统高效地处理来自于上百家大型企业的各种物流需求,公司配置了先进的GPS全球系统、WMS仓储管理系统、OA办公系统平台、MES管理系统,几十个专业操作项目团队每天操作上万件货物的分捡、包装、流通与配送。大型仓储区实现了多家企业的JIT、VMI等仓储功能,曾为众多企业解决了整体物流问题。1.2宇达物流公司采购部部门架构深圳市宇达物流公司采购部现有职工9人,包括采购总经理,采购部经理,采购部副经理和6名采购人员(如图1所示)。采购总经理的职责是负责兼备采购工作的全部事项,包括对组织对材料不良的处理、对市场行情的信息收集,分析与预测。采购部经理选择合适的采购方式制定完善的采购流程,并协助总经理对完成相关事项对采购工作进行统筹策划。跟踪常规物资采购和特殊物资采购,采购部副经理负责订单、跟货,供应商考核,负责对未到位物料的跟催落实,分析原因并制定预防措施。采购人员参与采购流程中的具体执行事项,落实好每一处采购任务。图1深圳市宇达物流有限公司采购部组织架构2深圳市宇达物流有限公司采购制度现状2.1深圳市宇达物流有限公司采购现状深圳市宇达物流公司主要采购分为常规物资采购和特殊物资采购,其中常规物资包括对纸箱,纸袋、胶布、小刀、打包机、打印机等日常办公用品的采购,特殊物资的采购即运输车辆、木托盘、叉车、集装、吊机等。随着物流行业的不断发展和消费者的服务需求,宇达物流公司对于物资的采购量也高速增加(如表1所示)。表1宇达物流公司2019-2020年物资采购对比年度20192020物资品种常规物资常规物资特殊物资特殊物资金额(人民币)0.465亿元1.062亿元深圳市宇达物流有限公司的采购部下还分别设有四个部门:供应商开发部、商务谈判部、采购执行部和采购支付部。各部门职能如表2所示。表2采购部门各个部职能部门职能供应商开发部供应商开发、考核机制、管理数据库商务谈判部招标、询价比价、签订合同采购执行部订单、跟货、供应商考核采购支付部审核、付款在以上组织架构中,深圳市宇达物流有限公司的采购模式是:“一级管理、两级集中、三级规划”的集中采购模式。一级管理指的是深圳市宇达物流有限公司的各个分公司不单独制定采购、计划、管理措施,总部与各分公司采用统一的管理方案,且物资的采购计划均由总部的采购中心来制定实施。两级集中则是指深圳市宇达物流有限公司总部拥有采购中心的统一采购管理权利,属于总部直接实施。其属下分公司拥有部分的物资采购权利,属于具体实施。三级规划是基于深圳市宇达物流有限公司的各个省和大区的事业部而自行制定的。面对采购这样的大笔支出,市级别的分公司流程制度相对不够完善,难以符合内外部审计,且分公司的采购方案和管理制度不够科学,所以市级别的分公司没有自主采购的权力,只能将采购需求上报给上一级的大区事业部。2.2深圳宇达物流有限公司采购流程现状深圳市宇达物流有限公司采购流程如下:(具体如图2所示)(1)采购申请:各部门根据工作需要或订单要求提出采购申请,并编写请购单,注明品名、规格、请购数量与要求到货日期等。(2)编制采购计划:采购部根据汇总各部门提交的请购单,进行需求分类并制定采购计划,需与相关人员沟通确认。(3)审核与审批:财务部门负责审核相关申报材料的准确性以及采购计划是否在预算内。总经理确定是否同意采购计划。(4)分类选定合格供方:采购部审核相关供应商资质,并检验其产品是否符合相关生产要求。核对交货日期,并进行询价、比价与议价。确认供应商名单后提交总经理审批。(5)起草采购合同:待采购部与供应商谈判协商完毕,根据协商结果确定采购合同的内容、格式和具体要求。经采购经理审核、总经理审批后与供应商签订正式合同。(6)跟催监督和组织验收:采购部需要清晰整个供应过程,与接货人保持联系,以确保能按时交货,如发现交货延迟,采购人员应及时进行催交、补救。供应商发货后了解承运人的联系方式,随时追踪货品在途中的状态。验收环节要通知仓库管理人员做好接货准备,并通知验收部门做好验收准备。(7)办理结算:财务部根据采购过程中发生的收支情况进行总结核算。付款前将相关单据备好以便按照合约及时付款(如图2所示)。(8)核销预付款入账单:如有发生预付款项,财务部应及时进行核销处理。如预付账款不多,可将预付的款项直接计入“应付账款”科目的贷方,不设置“预付账款”科目。(9)绩效评价:根据采购绩效评价的指标,如数量绩效指标、价格和成本绩效指标、质量绩效指标、时间绩效指标和效率绩效指标来评估此次采购员的绩效,确保采购目的的实现。最终审批审查审查审核采购总监财务部采购部总经理财务总监请购部最终审批审查审查审核采购总监财务部采购部总经理财务总监请购部编制采购计划申请采购编制采购计划申请采购询价议价询价议价分类选定供应商分类选定供应商拟定采购合同拟定采购合同采购合同执行采购合同执行采购货款结算流程采购货款结算流程跟催监督及验收验收跟催监督及验收验收办理结算办理结算核销预付款入账单核销预付款入账单绩效评价绩效评价图2深圳市宇达物流有限公司采购流程现状图3深圳市宇达物流有限公司采购制度存在的问题3.1物资采购模式中存在的问题(1)供货周期较长:深圳市宇达物流有限公司采用的是“一级管理,两级集中,三级规划”的集中采购模式,按批次组织采购时间相对固定,出现急需物资时不能及时供应,容易造成合同日期到了,货物还没到的情况。(2)采购效率低,费用高:集中采购模式花费时间较长,目前一些数量少,价值低的货物采购率较低,并且特殊物资的请购单必须从其他地方送到采购部门,给公司造成了延误和麻烦。集中采购模式带来的集中到货给企业的仓储带来了一定的压力,会出现库存积压的状况,大量资金被占用容易导致资金的周转率下降,采购风险和费用也会增加。3.2物资采购流程中存在的问题(1)采购计划制定不严谨:深圳市宇达物流有限公司在采购流程中没有对采购计划编制实施具体的流程,且计划需求缺乏论证,在采购计划制定前没有对企业的预算和仓库库存进行摸底调查,采购工作不到位,计划不严谨。(2)缺乏紧急采购流程:从深圳市宇达物流有限公司的采购流程图中可以看出,该公司缺乏突发情况下的采购流程,即紧急采购流程。深圳市宇达物流有限公司目前只有一个总括的采购计划,缺乏在紧急情况下的采购计划和采购会议。在市场经济繁荣发展膨胀迅速的时代下,各个企业间的竞争越来越激烈,如果紧急采购不及时则会给企业带来经济上的损失。3.3供应商管理存在的问题(1)执行规范性低:在宇达物流有限公司的采购流程中,采购部需要根据物料市场供给情况经询价、质价、比价后再选定合格供应商,然后经采购经理、总经理审批后进行采购。然而在实际的材料采购、供应商选择过程中,采购流程执行得并不到位。(2)缺乏供应商管理机制:宇达物流有限公司现行的供应商选择和评价方法没有运用科学的方法进行评价和选择,只是主观的从物料价格、供货周期、物料质量、运输及时性这几方面进行评估,没有制定规范的指标体系进行筛选,缺少量化的指标手段。这是宇达物流有限公司对于供应商的认识不够全面,对于供应商的选择也有待改进。4深圳市宇达物流有限公司采购制度优化设计4.1选择先进的采购模式根据深圳市宇达物流有限公司现在的采购业务现状、公司管理模式及各子公司的经营现状,表明公司现行的采购模式不适合公司的发展,可以在原有的采购模式上通过引进合理的监督管理机制,清晰的划分各部门职责。即时采购是直接面向需求的采购管理模式,既能够让使用户的库存量最小,也能迅速满足客户随时的需求。即时制采购不但可以减少库存,还可以加快库存周转利于加速资金流动、缩短提前期、提高购物的质量从而降低成本。深圳市宇达物流有限公司在原先的采购模式基础上可以通过以下几个步骤完成优化:(1)制定计划:深圳市宇达物流有限公司需要目的明确的制定相关的采购策略,制定出具体的措施和方法来改进当前的采购模式,为了确保采购策略的成功实施,适当的建立相关组织团队。(2)创建即时制采购团队:即时制采购对成立高效率高素质的采购团队是尤为重要的,其中可以成立两个团队,一个是专门处理供应商事物的团队,向供应商发放免检签证等,同时要负责供应商的培训与教育。另一个团队对采购中存在的浪费进行避免消除。(3))选择少数优质供应商:即时制采购模式需要从合格的供应商中挑选出少数优质的供应商进行长期合作,可以采用直观判断或招标竞标的方法来选择,也可以通过协商,在互利共赢的基础上达成长期合作的协议。(4)供需双方信息共享:采购方与供应方应高度共享相关信息,保证信息的准确性和实时性。为了出现问题能够及时解决,企业在生产计划、库存、质量等方面的信息应该进行及时交流。(5)建立准时化的交货方式配合生产:当生产线缺少某物资或采购部产生了新的订单,供应商能及时的做好准备将物资供应到位,使物资能够及时恰当的到达生产线,使得对这种物资的库存量达到最小、降低运输成本、提高产品质量、获得满意的交货等效果。(如图3所示)图3即时采购步骤图4.2优化采购流程深圳市宇达物流有限公司只有一个总体的采购流程,还应该细化具体的流程,特别是采购计划,详细的采购计划不仅有利于采购资金的准备,还可以有效的控制库存。4.2.1完善采购计划制定流程(1)召开月度采购会议:为了保证采购计划能够满足需求计划,避免生产中由于供货不足,供货不及时而带来的损失,以及为了保证库存量的经济合理性、保证年度计划与经营目标一致,深圳市宇达物流有限公司应于每月召集相关部门召开月度采购会议。其中仓储部检查库存剩余物资并上报仓库使用情况;物流部统计月度耗材数量;销售部根据上月订单销售情况结合市场行情预测下月的订单数量金额;财务部统计上月采购费用,并结合销售部订单预测做出下月资金预算。最后将会议结果以书面报告形式抄送采购经理与总经理。(2)制定下月存放计划:仓储部对仓库区域进行合理布局,根据召开的月度采购会议结果编制仓库下月的存放计划,合理的运用仓库空间,避免出现仓库利用率低和存货积压的状况。(3)编制总体采购计划及预算:采购部通过召开会议的结果分析市场供需情况,掌握企业在生产经营过程中物料的消耗规律,编制采购计划,通过汇总各部门采购需求以及销售生产预测确定采购数量。采根据计划期间销售生产部的所需物料、采购需求用品的价格以及预计本期期末物料的库存量来编制采购预算。具体流程如图4所示。销售部物流部采购部财务部采购副总财务总监总经理仓储部销售部物流部采购部财务部采购副总财务总监总经理仓储部检查物资库存及场地情况月度运输耗材情况订单及市场预测情况资金及物流经营预算检查物资库存及场地情况月度运输耗材情况订单及市场预测情况资金及物流经营预算月度采购平衡会议制定存放计划月度采购平衡会议制定存放计划编制本单位或部门采购计划及预算 编制本单位或部门采购计划及预算定期上报本单位或部门采购计划及预算定期上报本单位或部门采购计划及预算审批审核审核审核审批审核审核审核汇总采购计划及预算汇总采购计划及预算编制总体采购计划及预算编制总体采购计划及预算实施采购实施采购图4采购计划编制流程图4.2.2增加紧急采购流程当遇到紧急采购需求时,请购部门可以以电话或书面的形式提交紧急采购申请,由部门负责人签字审核和采购副经理审核后提交给总经理审批。无需编制详细的采购计划,且无需进行复杂的询价比价议价及招标,此时供货的速度大于供货成本,优先选择合格供应商里供应速度快、供货质量好、售后服务高的供应商进行询价,请购部门负责人根据询价结果选定供应商并协商好采购价格。物资采购回来后由请购部门采购经办人之外的2人以上人员进行数量、质量验收。(如图5所示)采购请购部门将采购经办业务进行备案结束图5紧急采购流程图选定供应商其他人员进行数量、质量验收询价报价提出采购申请审批审核签字审核开始供应商总经理采购副总请购部门负责人请购部门

采购请购部门将采购经办业务进行备案结束图5紧急采购流程图选定供应商其他人员进行数量、质量验收询价报价提出采购申请审批审核签字审核开始供应商总经理采购副总请购部门负责人请购部门4.3优化供应商管理制度4.3.1供应商选择与评估从以下指标体系来筛选评估供应商:质量水平。包括:物料来件的优良品率;质量保证体系;样品质量;对质量问题的处理。交货能力。包括:交货的及时性;扩大供货的弹性;样品的及时性;增、减订货货的批应能力。价格水平。包括:优惠程度;消化涨价的能力;成本下降空间。技术能力。包括:工艺技术的先进性;后续研发能力;产品设计能力;技术问题的反应能力。后援服务。包括:零星订货保证;配套售后服务能力。人力资源。包括:经营团队;员工素质。现有合作状况。包括:合同履约率;年均供货额外负担和所占比例;合作年限;合作融洽关系。4.3.2供应商选择办法采购部经市场调研后,对每类物料各提出合适的候选供应商名单。宇达物流公司可成立一个专门的供应商评选小组,通过设置相关指标进行核查实际。通过前往供应商生产线去了解各个生产工艺和质量检验环产品的节,评估供应商产品的合格率。并通过访问有关人员和有关用户调查企产品退货率等。最后通过综合评估对供应商各指标进行评分,从中选择优质的供应商。(如表3所示)表3供应商选择与评价指标权重调研表指标描述得分说明产品合格率

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