邵阳市南方橡塑管业公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 邵阳市南方橡塑管业公司销售与收款内部控制制度优化设计公司简介邵阳市南方橡塑管业公司位于湖南省邵东县杨桥镇五里牌街上，陈家祠堂旁。成立于2004年2月12日，法定代表人周明光，注册资本288万元。主要经营范围涉及到橡胶管、塑料管、塑料鞋底、橡胶等橡塑制品的制造与销售。该公司是中南地区最具规模的企业之一，是国家化工学会橡胶行会协会成员，生产和销售品种齐全。公司占地15000平方米，拥有标准化厂房，采用目前最先进的生产设备和技术，专业生产各型号的橡胶、塑料管带等产品。表1公司的基本信息地址湖南省邵东县杨桥镇五里牌街上成立时间2004年2月12日法定代表人周明光企业类型自然人投资注册资本288万元主要经营范围橡胶管、塑料管、塑料鞋底、橡胶制品制造销售公司总的大体结构包括董事长、总经理、财务部、销售部、市场部、技术部、研发部。图1公司组织结构图公司销售与收款内部控制制度存在的主要问题应收账款收回不及时，造成大量的坏账公司由于经营时间到现在为止有点长，为了更好的抢占市场，提高竞争力，增加经济利益的流入，公司希望能够卖出更多的商品，存货积压减少，所以公司能够容忍在一定程度上允许赊销。这就表示销售完了商品并不意味着能够马上增加银行存款或库存现金，这可能极大多数增加了公司的应收账款项目余额。在未建立客户信用档案之前，与信用差的客户进行交易，造成了大量的可能收不回来的应收账款。应收账款所占的比重，在销售收入里面的比重较大的话，意味着公司需要计提的坏账准备的数目也多，收不回来的风险也大。同时会降低公司的流动资金，同样也会增加公司的资金风险，从而影响了公司的发展，很多时候公司只注重销售商品，偏重于营业收入的余额，而将款项收回的执行并不重视，从而导致了应收账款越积越多，坏账准备计提的金额数目也大，而且很多冲不回来。并且公司并没有制定一系列的相关补救措施，公司的应收账款所占的比重大，对公司来说并不是一件好事，它会阻碍公司的发展，减少公司的投资导致投资收入减少。图2应收账款所占的比重销售岗位设置不合理根据对该公司的调查显示，由于一开始生产销售规模较小，销售部成员自己一人掌握了销售的大体流程，销售和信用审批以及收款全都是销售人员一手掌控，在后来公司发展到现阶段的时候，销售部人员为了提高自己的业绩，拿到丰厚的奖金，并没有根据之前制定的客户信用档案来执行，将客户信用档案制度当作没看见，放宽信用审批条件。向没有获得赊销授权或超出了其信用额度的客户进行赊销，哪怕是那些账龄有超过一两年的，也给他们特殊批准，以至于公司的应收账款越来越多，且收回的希望也很渺茫，从而增加了公司资金的风险，影响了公司的发展。会计岗位综合素质能力低下2.3.1财务人员职业技能低下公司对财务工作重视程度不够，现有财务人员素质较低，许多账目比较混乱。比如说常见的退货，当前天客人在网上预订的商品，交付了货款，可第二天的时候，商品因不可预见事故发生的短缺，这个时候该公司就要将前天所收客户的货款退回给客户，可一般用的都网上收款，且并不需要走审批手续，而且记账的时候并没有写明明细，这就可能导致该公司的账目混乱。2.3.2会计人员和销售人员工作积极性低公司激励制度欠缺，员工工作积极性不高，职业素养较低下，职业能力也有待提升。明明一件很简单的事情，却因为她们的态度和方式而搞的很复杂。比如说，每次记应收账款明细的时候，一开始的时候是想为了简便，节约时间，就填了简称，可当时间间隔一长，应收账款的明细公司一多，就忘记了之前那个公司的简称了，甚至都忘记了这个公司来过，于是又给他又编了一个简称。或者有些公司的名字差不多，有些简称撞了，情况百出，等到最后要查账，账目混乱。有些销售人员有时并不在意自己的业绩，只想干拿底薪，每天在那里工作积极性也不高。2.3.3销售人员缺乏销售与收款业务的风险意识因利益的驱动，销售人员钻了公司章程的空子，为提高自己的业绩，拿到更高的报酬，没有与公司利益一体的意识，只想到自己的经济利益，只看眼前，只想当下，根本不顾公司的长期发展，只想着将商品销售出去，却从不在意款项没有收回对公司造成的影响。销售合同签订流程不合理公司的销售与收款的内部流程步骤过多，且每个环节没有专门的人来管理，大都是靠销售人员一手操办。在这整个环节中，稍不留神，就容易发生错误。刚开始由于业务的不太熟练，操作人员操作的时间过于漫长，并且容易出错。尤其是销售与收款的内部流程环节中合同的签订，这个环节在销售的整个环节中起着至关重要的环节，有些销售人员在不了解公司存货也不与仓管人员沟通的情况下，去与客户签销售合同，到最后合同签成了，可是最后公司没有这么多货，不想赔违约金的话就只能加班加点的赶出来，到时候因为要的急，购买原材料运输的时候又要加钱，而且还有员工的加班费，这样无形之中就增加了很多成本。合同的条条框框需要签合同的人仔细阅读，比如，签订的主体前后不一致；对于远在外地的客户签的合同用的是传真的形式；收款的条件和时间约定不清晰……由于公司销售与收款的内部控制流程不合理，这些问题都为我们埋下了隐患。公司销售与收款内部控制制度优化设计3.1完善应收账款的管控制度3.1.1做好应收账款催收工作公司在销售商品时除了进行营业收入确认，还需要及时收回应收账款并入账，也就是说在销售出商品的同时，我们应该及时收回收入，正所谓一手交钱，一手交货。如果当时并不能立马收回，我们应当采取一些相应的措施来减少坏账准备，因为有些企业可能当时周转不不过来，但是过后资金还是充足的，只是并不着急还款，毕竟，金钱具有时间价值，这个时候我们可以给提供相应的优惠政策，优惠条件和期限。如果在这个优惠政策内还是没有收回来的话，那么我们可以采用其办法和手，比如上门催债、电话催佩等，收款人员也应时刻关注客户的付款情况，按时提醒客户及时付款。通过这些办法，能够适当的收回一些应收账款。一手交钱，一手交货及时收回一手交钱，一手交货及时收回款项延迟收回根据相应的客户，给予相对应的优惠政策销售商品款项延迟收回根据相应的客户，给予相对应的优惠政策销售商品电话催债一直不还，且没有还款意向电话催债一直不还，且没有还款意向催债催债上门催债上门催债对收长时间收不回来的大额应收账款，与债务公司合作，每笔债务收回，公司与债务公司按比例分成。对收长时间收不回来的大额应收账款，与债务公司合作，每笔债务收回，公司与债务公司按比例分成。图3销售商品的收款流程3.1.2建立客户信用档案，加强信用审核同样为了减少坏账准备，我们也可以建立客户信用档案，加强信用审核制度。根据之前他们的消费记录和还款时间，我们可以将它们分为几个等级的客户，每一等级的客户所给予的宽限的金额和时间并不相同，还款信用良好的客户，可以让他们与我们进行商讨，确定赊销的额度。如果是合作频繁的客户，并且他会按时还款，当他们的借款超过约定的金额后，我们可以适当给予他们宽松的优惠，但是我们需要总经理以上职位的高层管理人员给予他特殊批准。位于最末端的客户，将无法享有宽限的时间和金额。同时，我们应加强销售部门与信用部门和财务部门之间的沟通，在固定的时间对应收账款的款项进行分析，并及时与之沟通，能够更好地结合公司的实际情况，建立客户信用档案。从而提高应收账款的收回，冲减已经收回账款的坏账准备。图4建立客户信用档案流程信用部门也应当及时更新客户信用档案，因为可能有些客户一开始信用良好，可是到了后面资金周转困难，资金链崩断，从而导致公司破产倒闭，也会导致款项收不回来。表2信用等级客户等级信用情况优惠政策光洪家电有限公司一等信用良好可以允许赊销，且赊销时间有两年佘田桥镇凌杰生资经营部二等信用一般允许一定程度上赊销一定的金额，最高不超过总价款的50%狮子峰商店三等信用较差需要一手交钱一手交货3.2建立公司内部的职位分离制度为了杜绝销售人员为了自身利益而隐瞒消费者的信用等级，一手遮天，我们应当分别建立销售部门和信用管理部门，且还要建立一个监督部门，防止她们狼狈为奸。部门区域划分界限清除，各个部门各岗位相互监督，但同时也需要相互配合，共同运作。每月销售部门应与仓库人员核对商品情况，根据实际的库存商品的数量，制定对应的销售计划，财务部门也应当定期与仓货进行对帐。并且为了防止还有一些人利用岗位尚未分离的便利，谋取自身利益，我们应当严格执行岗位分离制度，不仅仅限于销售部门和信用部门。比如说在执行一项业务时，销售岗位和收款岗位要分离；签到人员和审核人员不能是同一人……具体实施岗位分离政策，就好比如一次大改革，这就需要全体领导以身作则，带领员工共同进行不相容的岗位分离监督和制衡，会对公司的发展，产生深远重要的影响。销售部门销售部门销售部门销售部门信用部门销售商品的销售人员建立档案的信用人员监督部门图5部门监督机制3.3建立销售人员和财务人员的综合素质提升制度3.3.1开展技能培训，提高专业能力和风险意识公司在人才资源的管理方面加大招聘和考核的力度，建立员工招聘和技能培训机制。首先，从招聘环节开始严格把关，各个岗位尽可能招聘对口的专业人才，在招聘时进地严格考核，保证聘用员工的综合素质；然后，对于公司的全体员工，建立一套严格的考核机制，每季度公司针对所有员工将进行免费的职能培训，针对销售与收款环节的工作岗位，注重对销售人员口才、业务能力、风险意识进行培训，注重对财务人员进地财务技能、财经法律法规和风险意识进行培训；最后培训完成后要进行考核，建立技能考核奖惩，考核优秀的员工当月绩效提高15%，考核不合的员工当月绩效扣除15%，通过多种手段，有提高员工的专业能力和风险意识。销售人员口才、风险管理、综合素质培训口才销售人员口才、风险管理、综合素质培训口才招纳专业对口组织考核招纳专业对口组织考核加强培训加强培训财务人员财务技能、财经法规培训和风险管理财务人员财务技能、财经法规培训和风险管理当月绩效奖励15%当月绩效奖励15%考核优秀考核优秀当月绩效扣除1当月绩效扣除15%考核不合格考核不合格图6员工招聘和技能培训机制3.3.2建立员工绩效测评和奖罚制度为了公司的可持续发展，我们应当建立相关的合理的奖惩制度。对销售人员来讲，将销售人员平常的表现和业绩详细结合进行考核，其中最主要的考核内容便是销售及收款的金额，为了款项能够及时的收回，我们的销售人员就会重视客户信用档案。对于那些表现好，业绩突出的员工进行褒奖表扬；反之，则进行对应的惩罚。公司通过这样的方式，可以加强员工的积极性，从而可以推动公司的发展，员工的个人利益公司的发展，有机结合起来。表3销售人员绩效考核考核内容占比标准销售任务完成情况60%实际完成^计划完成小于2%，减少1%出勤情况20%迟到1次扣1%，一周超过三次全扣是否按照信用管理制度20%如果造成应收账款收不回来，原因是因为没有按信用管理制度，一次扣2%。最后工资=月工资*最后的比重3.4销售合同签订流程优化设计我们签订合同之前，需要去了解公司的基本情况，和公司的仓管人员和生产人员相互沟通。如果对于那些仓库一时没货，但在合同约定前可以生产出来的，我们应当将相关情况上报，获得经理以上高管人员的批准在签订合同时，我们应仔细检查合同的各个条列，不容出现错误，为今后埋下隐患。当然，公司应聘用1-2名法律顾问，在销售人员签订合同时安排一名法律顾问对合同进行审阅和把关。由于我国经济迅速发展，与其他人或外国人签订销售合同时，我们也应该查找客户的资料，认证核对，不能盲目轻信他人，追求利益。签订合同前签订合同前销售人员与仓管人员沟通是否有货准备签订合同有货如能同截止日期之前生产出来，就上报商量；不能的话，则进一步协调交货时间。无货法律顾问审阅并检查合同按公司规定流程签订销售合同图7合同签订的步骤评价邵阳市南方橡塑管业公司销售与收款内部控制制度优化设计方案，制定信用制度，使得应收账款在源头上减少，同时制度了一系列相关的收款制度，使得公司的坏账准备减少资金成本，使得能够在销售商品完之后，拥有更多的资金，更好地利用进行投资，提高收益。同时设置信用监督岗位，监督销售部门和信用管理部门，防止他们以权谋私，为了自身的利益而放宽信用管理，这样能够使得公司更快地收回账款。为了提高员工的综合素质，制定了员工招聘和技能培训机制，同时，为了提高他们的