上海冠生园食品有限公司的应付账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1上海冠生园食品有限公司概况 上海冠生园食品有限公司的应付账款管理优化设计上海冠生园食品有限公司概况上海冠生园食品有限公司简介上海冠生园食品有限公司（以下简称冠生园），公司总部位于上海市淮安路，主要生产基地集中在松江、青浦工业园区和星火开发区。冠生园在全国各主要部分省市建立了20多个企业销售服务中心和2000多个产品销售网点。该公司连续几年被上海市政府授予全球食品行业先进企业、优秀企业等荣誉称号。冠生园的目标是发现企业文化的新亮点，创造新时代，建立一个新的秩序，以提升国人的生活品质为企业服务的目的，以“绿色、无边界、可持续经营管理”为企业经营理念，秉承“品争冠、业求生、人兴园”的民族精神经营企业，开创一个人类饮食健康美好的明天！公司全貌如下图所示：图SEQ图\*ARABIC1上海冠生园食品有限公司全貌图上海冠生园食品有限公司部门结构上海冠生园食品有限公司，主要设有总裁所属董事，下设公司财务部，销售部，仓管部，运营部，技术质量部，人力资源部和行政事务部等。冠生园公司部门结构如图2：图SEQ图\*ARABIC2上海冠生园食品有限公司部门结构上海冠生园食品有限公司财务部门结构财务部门由财务总监总揽观控全局，财务经理下达各司设有，总账会计，应收账款会计，成本会计，应付账款会计，会计助理，出纳兼报税统计等。财务部门结构详图如下：图SEQ图\*ARABIC3上海冠生园食品有限公司财务部结构上海冠生园食品公司应付账款管理现状应付账款管理概述应付账款产生于公司的采购业务之中，表现形式为公司商业活动中产生的债务或者财务关系，这种关系主要因为公司在进行交易的过程中提供的一些产品又或者是服务不均等导致产生偏差，主要问题则可能是由于公司在原材料采购，劳务等供应问题没有做好细节的优化而产生的连锁反应。应付账款进行核算的内容主要包括企业采购原材料的价款、增值税进项税额及销售方代垫的费用等。如果所占金额包括现金折扣，公司应根据扣除现金折扣贴现前的金额确定总金额，并且将由于在折扣期间付款收到的折扣，应在报销时冲减销售费用金额；如果附上商业折扣的话，公司应在扣掉商业折扣之后的金额登记入账。应付账款管理目前的情况公司尤其是高管层在大多数时刻都不够重视公司应付账款的细节优化问题，在前期的成本核算与采购业务等，能够提前作出反应和准备的前提下，公司没有重视这一前提，导致公司在应付账款清算时非常容易出现较大的漏洞和问题。而后甚至影响到了公司的负债和利润情况导致公司的资金状况出现较大较多的问题，从而影响公司的生产经营条件。应付账款的流程公司应付账款的流程首当其冲的就是成本核算和采购业务，其次便是公司与供应商在进行业务对接与清算时的流程环节。成本核算与材料采购时，大多数时候都只有较为普遍的核算流程与采购流程，自家公司没有完全做到公司问题的具体分析与反映，导致了成本核算与材料采购环节有较多的小问题存在。在与供应商的清算与支付环节，较为死板，没有做出较好的细节处理，还有较大的改善空间。应付账款的产生过程如图4：图SEQ图\*ARABIC4应付账款产生流程上海冠生园食品有限公司应付账款管理中存在的问题原材料应付账款比重大，且工作繁杂冠生园食品主要经营生产的食品种类较多较杂，在进行原材料采购与付款时主要有现金结清，银行转账和挂账等方式。且由于付款规模较大，在进行原材料采购时，所需金额也较大，在一些资金周转不开的状况发生时，会登记挂账，于是便造成了公司负债情况的增加。根据网络数据显示，冠生园在2015年，公司原材料的应付账款的金额数已经累计至五十万左右，后续能够顺利结清的原材料应付账款金额却只有百分之十左右。这个情况的产生让公司在一定程度上流失了一部分的供应商。因为公司应付账款的付清时间过长，有时与一月份签单的供应商约定好六月份之内会结清，但由于原材料的成本核算出现疏漏，导致这个原材料比那个原材料多出来，但是账上却只有固定的原材料应付账款金额，因此要重新核算与登账，又延缓了给供应商的结清账款时间，导致了供应商的一定程度的不满，对公司形象产生不好的影响，公司信誉下降。采购环节对应付账款关联效应不强如果说成本核算可以视为为应付账款打下基础，那么核算好成本之后的采购环节则可以可以认为是公司能够减少负债，得到更多利润空间的桥梁。采购环节应该严格按照正确的成本核算的结果，进行一定程度的查漏补缺的同时，再进行严密的采购流程。无论是采购的人员，还是采购的流程，都应该被得到重视。冠生园的采购量是规模较多且较大的，在这种大量大批次的采购下，就会有细节部分被疏漏从而导致采购环节有油水可捞。在2018年的一次原材料采购中就出现过这种问题。在一批原材料的采购中，有一小部分材料较少且比重不大，采购人员没有充分的重视以至于这一小部分原材料没有充分采购，后续的采购手续也只是过了一遍基本的流程手续。后期付账时发现并没有充足的原材料入库，但是却给供应商结了账。后续调查才发现是采购人员的疏忽和采购环节的严谨性降低导致的。这样我们不仅导致公司的应付账款对不上账，还影响了公司的利润空间。应付账款的制度与管理相对不够优化现在的大多数公司极为重视的是公司的应收账款的严谨性与严密性，因为不可否认的是应收账款能更多的反映一个公司的利润空间和经营状况。应收能直接联系到公司的资金周转状态，所以相对于应收账款管理的完善性，应付账款的管理没有应收账款管理制度来的细致与重视。冠生园在对应收账款的流程与制度把控极为严密，因此，对应付账款的关注相对不足。当两方的平衡失衡时，轻的那一方就较为容易失去控制。2016年七月，冠生园的销售额度又再度得到增长，更大的利润进账，优化了应收账款的管理机制的同时冠生园加大了对原材料的采购量，但是应付账款却依旧没有得到更好的重视优化。在想要得到更大的利润空间时，没有让利润的底部得到稳健，与供应商的交流不够细致与牢固，部分的大额应付账款没有给出。当第二季度的销售额并没有增加时，便无法通过应收账款来补充应付账款的缺漏，而又由于冠生园应付账款的优化程度不够，导致公司的负债增加，利润不但没有增加甚至相对减少。而且应付账款的相关的财务监督和环节监督都不如应收账款来的严密和重视，也属于一部分的原因。应付账款的最后支付环节不够严密如果说，以前的成本核算和材料采购，以及财务对应付账款的管理机制优化都是能更好的让应付账款得到完善，那么应付账款的确认支付环节就一定属于拍板定案的封口机。这是应付账款的最后一道高墙。这个确认支付的环节，需要更多细致的优化与确认。在2016年的一次重要原材料的采购中，支付环节放松了警惕，走过熟悉的流程后，并没有仔细确认成本的核算和采购环节后开出的发票是否与登记入账的金额数量等有细微差别，过于信任成本核算和采购环节的执行度，按下了开启最后一道闸机的按键。最后虽在财务监督发现并及时补救的情况下，并没有造成过大的损失，却也足够给其敲响一道警钟。更加提醒了公司要对于应付账款管理优化更多的细节，避免不必要的坏账产生。公司没有定期进行应付账款对账应付账款管理的最后一个环节是对账，对确保应付账款的准确性起着重要作用。公司忽视了应付账款的管理，没有定期与相关供应商核对账目，极有可能会让公司错过付款期，造成公司逾期付款，让公司的信誉下降。不定期规则的对账可能会让一些名义上的应付账款长期悬挂在账户上，如坏账不能及时上报损失、处理，不需要偿还的债务不能及时报告营业收入等，都会造成应付账款账目混乱。不定期核对应付账款的话就会导致公司对已经销账的应付账款没有及时地进行处理，出现个人贪污、公报私囊的现象或者被会计人员用来调节利润。公司管理层对这方面的管理意识单薄导致呆账、坏账的增加，公司财产的流失严重；财务人员把学习重点习惯性地放在公司资产进行核算与成本会计核算的管理上，往往会忽视对应付账款的后续跟踪管理，即使管理力度不大，或者管理方法落后，不适合现在这个时代，影响了应付账款对账工作的开展。上海冠生园食品有限公司应付账款管理改进方案设计减少原材料应付账款的规模与程度上的差错在公司要进行数量大且规模密度强的原材料账款的结算时，公司可以作出提前的预判，根据市场需求和公司实际情况相结合，对其先做一步“预付账款”的判断。联系成本和采购的具体需求和具体步骤，对其进行高维度的审查。公司再跟供应商进行对接时，需要充分考虑到关于公司是否能够在供应商可接受的时间内对其的应付账款能够顺利结清，尽量避免由于大基数的原材料采购的繁杂导致无法及时结清给供应商的账款，流失供应商的信任度，从而影响到后续的继续合作。若，某月的A材料采购只需要五千克，那么提前的“预付账款”就必须将这五千克的材料进行提前的“预付账款”和“应付账款的”的有效结合入账，在合理运营公司资金的状态下，在应付账款的后续支付环节要顺利结清供应商的账款。每一个材料的明确度要足够准确且能够严格执行，后续要跟进好应付账款的每一个环节。紧密采购环节，加强与供应商的交流在过了成本核算，来到了采购环节链条时，需要的是更多的人员的严密配合与采购制度的严格。首先要注意的是关于无票应付款的事项。即为，倘若将本月采购的原材料所有权转让给本公司，但是我们应由供应商开出的发票管理没有送达我司财务部。要进行有效登记，当供应商发票发送到公司财务部时，会计人员应将未支付的应付款项转入公司应付账款账户。采购的报销人员和流程严格按照规章制度环环相扣。采购前的要由采购员填写采购申请报告，并且编制好采购计划，将经过部门负责人签字批准后的“采购计划表”交于具体的某采购人员进行采购。在与供应商进行采购环节是要加强与供应商的交流，明确好采购物资的状态与市场，方便后续的合作。在采购物资并将物资返回公司时，必须由独立的仓库管理人员对物资进行核实签字以确认签收，并出具管理人员编制的“入库单”。采购物资的报销必须以发票为准，不得出现白条报销。凡是不严格遵守规定的采购行为，在交递到财务部时，或个部门进行环节流转时应一律拒绝通过与支付。完善应付账款的相应管理制度不能再将公司的重心偏向应收账款，要合理的维持两账的平衡点。应付账款的管理完善能够为应收账款创造更大的空间，使公司的利润上升维度。首先我们应该清楚地明确好供应商的应付账款入账程序，例如如果有票据要求进行付款，应由公司财务部的会计人员同时对成本核算单，采购物资供应商发票，核对入库单等进行严格审核，即“一成三单符合”审核。在通过“一成三单”审核后，制作好正确的记账凭证并按照会计人员复核、审批管理程序等方式进行企业应付账款入账。若是出现了“一成三单”不符甚至完全不符的情况时，应该立即以电话通知给供应商和采购部门。及时与供应商建立交流联系，如有不同公司应及时处理。一周之内，将对公司造成这种差异的原因进行调查，并制定有效合理的解决方案。得到供应商反馈后，公司财务部应当完整、清晰地记录情况，跟踪检测，并定期向财务经理或总经理报告情况。严密把控好最后的支付流程确认账款的支付，一定是应付账款的最后安全线，要严格把控好之前所有环节的层层递进，一旦发现任何环节有些许不对劲便可以进行驳回重审。例如，成本核算不符超额，采购环节缺少“采购订单表”或者“入库单”等，都可以在支付环节进行截断驳回，控住应付账款的最后安全绳。采购部需要在采购物资到达前三天就将应付账款金额数目确认对账，通知到财务部门所需付款项目的金额。财务部要再次核对和确认数目金额是否与账面相符。要额外注意材料的送达形式，本次材料属于“批结”或者“月结”，必须出具采购物资的付款证明，出纳人员在办理款项支付时应再次核对金额是否有误，必须确认保留公司的付款通知单（由财务部总负责人和总经理签字）、支付证明单与付款计划明细表相符。最后，出纳根据自己所有单据证明公司进行付款。完成公司应付账款的最后一步。应付账款的支付审核流程如图所示：图SEQ图\*ARABIC5应付账款支付审核流程定期核对账项，编制应付账款对账单在对账之前，财务会计应对供应商提供的对账信息进行初步审查，并要求企业对于不符合公司审查条件的信息进行补充和改进。首先要审核对账程序，是否经过相关人员的签字批准。倘若仅仅提供余额而无明细账目事项的对账资料，不予对账。供应商之间不得直接依据销售部门的业务流水账目进行对账，只能根据财务部门出具的账目进行对账。供应商在进行销售管理部门的账目与其企业财务会计部门账目不符时，双方均以公司内部的财务分析账目为准，且应在纸质对账单上加盖财务专用章。为了方便对账，应要求供应商在下次对账时携带本声明的原件或副本。其次进行应付账自查，导出供应商单位的应付账款明细，逐笔检查该账户的借贷双方是否相等，是否有异常金额，如果有异常，需要找出记账凭证及原始凭证进行审核。在自查无误的基础上与供应商管理单位可以进行余额分析核对，也可以按月度或者季度来分段核对。财务人员应不时主动通过信件、电话、E-mail等方式与供应商联系，定期与对方核实公司应付账款的金额、期限等详细事项，如有差异应及时处理，确保应付账款的准确性。对账后必须及时调整账目，否则会影响公司的实际应付账款余额，调整时要求供应商提供复印件，对于金额较小的无法收回的账项可以简化处理记账程序，并附上公司准备的应付账款对账单和书面说明，作为记账凭证的附件进行账务处理。公司还应每年让财务会计人员将对账单按照对账的时间顺序装订成册，供应商管理提供的对账资料也应作为对账单的附件与对账单一起装订保存，前面还需要加上对账清单目录表，目录表应包含对方供应商的名称、地址、对账时间以及一些其他相关信息，并应注明目录表的所属年度和装订要求会计人员的姓名。装订后，按照会计档案保管的有关规定对其进行档案管理，还应制作电子对账表格，以便公司可以在每次对账前查阅这些文件。应付账款对账单的编制如图：图