诚依服装有限责任公司对俄罗斯品优公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.................................................................................................................1

1.1公司介绍........................................................................................................1

1.2来访目的........................................................................................................1

2接待前准备.............................................................................................................2

2.1确认航班及到达时间....................................................................................2

2.2客户情况及接待小组安排............................................................................2

2.3食宿预订........................................................................................................3

3接待礼仪.................................................................................................................4

3.1俄罗斯交往礼仪............................................................................................4

3.2俄罗斯用餐礼仪............................................................................................4

3.3赠送礼品........................................................................................................4

4接待工作.................................................................................................................5

4.1接机................................................................................................................5

4.2欢迎晚宴........................................................................................................5

4.3参观公司........................................................................................................6

4.4参观工厂........................................................................................................7

4.5会议安排........................................................................................................7

4.6参加展会........................................................................................................8

4.7参观景点........................................................................................................8

5预算.........................................................................................................................9

6总结.........................................................................................................................9

参考资料.....................................................................................................................10

I

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诚依服装有限责任公司对俄罗斯品优公司的商务接

待方案设计

商务接待工作是特殊的企业资源，是层次高、平台广、交流密切的外联舞

台。商务接待工作的顺利完成，可以充分展现公司的良好发展态势。同时，可

以充分积累丰富的资源，建立长期友好的合作关系，为公司聚集旺盛的人气和

强烈的吸引力，带来资金、技术以及人力支持，树立良好的宣传口碑，推动招

商引资、合作交流的顺利进行。

为使诚依公司商务接待工作规范有序，高起点、高质量、高水平展开，树

立统一的对外形象，科学合理的支配接待经费，特制定本预案，各员工尤其接

待人员务必仔细阅读、认真对待。

1背景介绍

1.1公司介绍

诚依服装有限责任公司（以下简称诚依公司）创建于1998年，位于长沙黄

兴路步行街。它是一家经营10余年，从事服装研发、设计、加工、批发、内外

贸出口、品牌整合运营于一身的综合性大型服装公司。诚依公司坚持创新发展

理念，坚持以品质信誉为生命、以国内外市场为导向、以研发设计潮流服饰为

基础，以鲜明的现代意识和强大的亲和力，创新出时尚品牌产品，占领当今服

饰市场的高峰。

俄罗斯品优公司创建于1990年，位于俄罗斯莫斯科阿尔巴特街。总部公司

500余人，随着俄罗斯多年来进口需求量的增加，该公司在进出口贸易方面占据

市场较大份额。品优公司为适应市场发展战略需要，严格遵守市场营销规则，

企业打破传统供货模式，在营销模式和管理制度上进行了革新，建立了现代市

场营销体系。公司拥有线上及线下销售渠道，且资金力量雄厚。品优公司以良

好的信誉、优质的服务赢得广泛的关注。

1.2来访目的

诚依公司一直致力于开拓海外市场，建立生产营销网络，为了与国外市场

建立长期稳定的销售渠道，诚依公司一直努力发展与海外合作伙伴的贸易关系，

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积极将本公司的产品引向国外。品优公司在海外市场上占有较大份额，品质卓

越，且优质的服务深受大众喜爱。诚依公司为与品优公司建立良好的合作关系，

特邀请品优公司来本公司交谈。本次品优公司客户来访主要目的是参观本公司

工厂，观看样品情况，达成一次商务合作。

2接待前准备

2.1确认航班及到达时间

品优公司客户航班号为SU301，北京时间客户12月20号9：00从俄罗斯出

发，当日下午16：30到达长沙黄花机场。

2.2客户情况及接待小组安排

表1客户信息表

客户姓名级别年龄性别

安德烈经理40男

丹尼尔秘书32男

伊凡销售部主管42男

叶莲娜业务部员工35女

拉丽莎业务部员工37女

表2接待人员安排表

接待人员名称年龄职位

张昊明44业务部经理

陈华晖37秘书

金鹏33销售部部长

林雯书34业务主管

江雅南37员工

周博宏46厂长

夏志豪32翻译官

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2.3食宿预订

长沙异国印象·悦酒店是一家位于黄兴路步行街正中间的独栋酒楼，在繁

华的市中心隔音效果很好，出行方便，并且离公司近。拥有日式和欧式两种房

型，洗衣机烘干、酒吧、露天花园等多种服务。为使客户在外乡体验到家乡氛

围，特订购欧式房型，总共订购4间4晚。

酒店退房时间为中午12:00，为让客户登机前可以休息，接待人员订购房间

的时间为12月20号至12月23号。

表3住宿安排表

房间类型客户姓名房间号

大床房安德烈701

大床房丹尼尔703

大床房伊凡705

双床房叶莲娜、拉丽莎707

在12月21号至12月23号，秘书提前通知酒店每天早晨8:00送餐（粥、

火腿片、面包、奶酪）至客户所在包厢，并将送餐时间告诉来访客户。

为使俄罗斯客户体验中国特色菜肴，将欢迎宴、送别宴特预定餐馆于长沙

麓湘小镇，该餐馆以推广“湖湘饮食文化”为己任，着力铸就中国全新湘系饮

食。安静、舒适、大气为客户营造了轻松的饮食环境。

预定时间：12月19号（提前一天预定，订两餐，由秘书负责），客户就餐

时间为12月20号晚上19:30、12月23号中午12:30。包厢是203。

前菜：凉拌木耳、拍黄瓜、蔬菜沙拉、水果拼盘（第一顿）。凉拌腐竹、

包菜拌粉丝、水果、蔬菜沙拉（第二顿）。主菜：香芋蒸排骨、剁椒鱼头、水

煮肉片、红烧肉、鱼香肉丝、烤羊排、黄焖牛肉、油麦菜、西红柿蛋汤（第一

顿）。宫保鸡丁、白切鸡、梅菜扣肉、剁椒鱼头、回锅肉、糖醋排骨、麻婆豆

腐、青菜、丝瓜汤（第二顿）甜点：土豆泥、烤饼干、小蛋糕，甜甜圈（两

顿）。酒类及饮料：伏加特、果酒。备注：备好叉勺、纸巾、杯子。

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3接待礼仪

3.1俄罗斯交往礼仪

接待人员在机场与品优公司见面需注意的事项如下：俄罗斯惯于和初次会

面的人行握手礼，接待人员与客户握手时要脱下手套。切忌伸左手，忌形成十

字交叉型，即当两人两手相握时，不能在其上下方再伸手。

接待人员的穿着需统一为灰色。俄罗斯商人做生意的节拍较慢，讲究优柔

尔雅，在商务往来时宜穿端庄、保守的西装。合作伙伴是否重视服装服饰，对

于俄罗斯商家来看不仅仅是身份的表现，也是此次合作是否重要的主要评判标

志之一。

3.2俄罗斯用餐礼仪

俄罗斯用餐时十分注重自己的坐姿，要求端正，整个人形象要端庄大方。

接待人员在就坐时需时刻注意自己的形象，切记不可坐在椅子的边缘。和来访

客户就餐时接待人员需把双手放在餐桌上，切记不可把双手放在桌子底下。俄

罗斯人多用刀叉，接待人员需提前通知餐厅服务员准备。俄罗斯忌讳用餐发出

声响，并且不能用匙直接饮茶，或让其直立于杯中，接待人员在使用刀叉时需

要注意。此外，口味偏酸、甜类以及喜爱肉食并且禁食狗肉，俄罗斯人不吃猪

蹄、鸡爪等之类食物。故接待人员在预定早、中、餐时需要注重选择客户喜爱

的，避开客户讨厌的。

3.3赠送礼品

为了迎接客人或代表团，要选购色彩鲜艳的花，可以表达热情，本次品优

公司选择赠送的花是7枝红色郁金香。俄罗斯人非常注重饮茶，在俄罗斯，茶

饮是每个家庭必不可少的器皿，俄罗斯茶具十分考究、漂亮，茶碟也很别致。

汉唐茶具在我国汉唐时期的文化相当繁荣，有着对外开放的态度及当时的茶文

化的交流，在汉唐茶具中不仅仅融入了廉敬的精神文明，还融入创新的思想，

带着时尚的理念。诚依公司为体现对品优公司的重视以及表达对品优公司的友

好、开放、尊重的态度。特订购5套汉唐茶具赠予品优公司来访客户。

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4接待工作

4.1接机

黄花机场的出口站为二层国际、港澳台到达站。从公司驾车到达黄花机场

预估43分钟，接待人员提前一小时半出发，避免出现突发事故，如下班高峰期

堵车等无法及时到达指定地点。故接待人员出发接机时间定于12月20号下午

15:00，公司安排两辆7人座商务车接机。接待人员到达T2出站口等候客户时，

提前摆好带有俄罗斯语“诚依公司全体员工欢迎品优公司来访”的横幅，等到

客户到达之后赠予红色郁金香，代表友谊长存。

诚依公司的接待人员见到客户时要面对微笑，说话委婉，礼仪得当。不可

过分亲近或冷漠。主动为客户提行李箱，贴身包可不拿。配合客户步调，让客

户走中间，在引领客户方向时，始终让身体侧转，面向客户。接待人员将客户

送至商务车附近，乘车时应先请客户从右侧上车，待客户全部上车之后，驾车

将客户送至长沙异国印象·悦酒店，接待人员将客户送到7层指定房间，为客

户放好行李，嘱咐客户休息一段时间，并告知客户19:00接他们前往就餐地点。

4.2欢迎晚宴

晚宴定于12月20号晚上19:30。在晚宴正式开始前，秘书提前半个小时通

知餐厅备菜并前往餐厅准备，嘱咐服务员在每一个碗碟前备好刀叉勺、纸巾、

酒杯。待客户稍作休息后，其余接待人员19：00将客户接下来坐车前去麓湘小

镇进行晚宴。到达203包厢之后，将俄罗斯安德烈客户安排在最里面中间的位

置，与本公司总经理相邻，经理坐在其左边，其他客户引导依次坐在靠里面的

位置。接待人员主动为身边的客户倒酒，为客户移动转盘便于夹菜。待菜上齐

后总经理及众人举杯欢迎外国客户的到来，并祝友谊长存。

晚宴结束后，接待人员将客户引领到商务车门口，开车门送客户上车。销

售主管、业务主管以及翻译官随后同行送客户前往酒店，送达至房间门口，嘱

咐客户好好休息，将接下来的日程安排告知客户，并告诉客户12月21号早上

9:30接他们前往公司参观。

表4日程表

时间活动

12月21号10：00-11：30参观公司

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14：30-16：30参观工厂

10：00-11：30会议

12月22号

14：30-17：30展会

9：00-11：30参观橘子洲头

12月23号12：00午餐

15：30送机

4.3参观公司

参观地点：公司内部（整体的办公环境、员工着装、办公氛围、公司面积、

合作客户群体等）

参观前准备：品优公司来访客户参观公司的时间定于12月21号上午10:00

到11:30。接待人员上午9:30前往酒店接来访客户参观公司。诚依公司成员提

前一天将公司卫生打扫干净，盆栽、桌椅等东西摆放整齐，各个员工以及办公

室台面必须整齐，不得出现有与工作无关的物品乱丢乱放现象。工作人员将印

有热烈欢迎品优公司来访的横幅（带有俄语）贴在公司进门处上方，在休息室

备好茶水、水果、一次性纸杯、纸巾。接待负责人嘱咐全体员工必须衣着整齐

干净。办公室全部员工必须于客户来访前15分钟全部就坐，在这期间员工不得

出现随意走动现象。就坐时，所有工作人员电脑需要启动，同时保持安静。桌

面适当放置些记事本等物品。客人到来之前的前15分钟工作人员将办公室包含

卫生间照明灯全部打开，给客户一片光明的环境。

参观过程：接待人员将客户从酒店接来，待引领客户到达门口时，各部门

主管各站两边，鼓掌热烈欢迎客户到来，将客户引领到公司里面时，全体员工

站起来掌声热烈欢迎，以表达公司的热情、企业的文化和良好的氛围，欢迎完

之后各员工继续自己的工作，后续接待人员带领客户依次参观公司的背景、荣

誉、各地方的布置等。

参观结束后，接待人员将客户引领到休息室，为客户上茶，茶水不宜太满，

递茶时不可接触杯沿。待客户稍作休息之后，带客户去公司餐厅进行用餐。待

客户用餐完后，接待人员于12:30将客户送至酒店休息，并告知客户当日下午

14:00接他们前往参观工厂。

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4.4参观工厂

参观地点：制衣厂（总公司旁边）；参观人员：销售部部长、业务主管、

厂长、助理、翻译官、来访客户。参观时间：12月21号下午14:30～16:30，

接待人员于当日14:00前往酒店接来访客户前往诚依公司工厂。

参观前准备工作：诚依公司成员提前一天将全厂卫生打扫干净、窗户通风、

除味。物品按规定摆放整齐，不可放多余无用的物品。接待负责人嘱咐各厂内

员工在参观当天站好自己指定的位置，不可出现随意走动的现象，员工们带好

防护口罩、帽子、手套等物品，口罩不可随意堆放在下巴、挂在一只耳朵边上、

以及出现不带口罩、帽子、手套现象，最后，在客户参观工厂时，员工们不得

出现喧哗现象。接待员给客户准备一些防护衣物、口罩、鞋帽以及注意事项提

醒（不要触摸工厂任何设备、设施，以免误伤；头发若是长发应为束发且最好

为盘发，以免卷入机器造成伤害等。）。厂长确认清楚客人来访需要看的具体

产品，通知生产部提前备好样品。助理提前带好笔记，在客户参观时，将客户

最关心的问题以及最感兴趣的几类产品记录下来。

参观流程：厂长按服装工艺流程包括布料物料入厂检查、排料、剪裁、缝

纫、锁眼钉扣、整烫、成衣验收打包入库依次引导客户参观。接待人员带领客

户去看提前准备好的样品，询问客户的满意程度以及需要改进的地方。

参观结束后，接待人员带领客户前往公司餐厅进行晚宴，待客户就餐完之

后，送客户到酒店休息，并告知客户12月22号9:30接他们前往公司参加会议。

4.5会议安排

会议地点：诚依国际505会议室。会议时间：12月22号上午10:00～

11:30，接待人员于当日9:30前往酒店接来访客户至指定会议室。参会人员：

各部部长、总经理、客户、翻译官。

会前准备工作：诚依公司员工提前一天将会议室卫生处理干净、开窗通风

以及将物品摆放整齐。签约会场布置由企业服务部负责，购置盆栽、花篮、布

标、桌签、矿泉水、香烟、一次性纸杯、签约所用的资料等在每位客户桌前摆

放一份提前翻译好的公司宣传册、统一靠右放一瓶矿泉水、纸巾。工作人员将

姓名牌按职位从左到右摆好，把盆栽放在桌子最中间，并调试设备是否完好，

观察室内光线是否明亮。

会议流程：接待人员将客户邀请到会议室按照姓名牌落座，总经理面向客

户协同众人对来访客户表示热烈欢迎。销售主管用PPT向客户介绍公司历史、

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实力、质量、服务等优势。总经理发言表示对本次合同的期望。总经理邀请安

德烈客户发言，最后双方达成合作签约。

会议结束后：接待人员将客户带至公司餐厅就餐，待客户就餐完之后，送

客户前往酒店休息，并告知客户当日14:00接他们前往公司大厅参加展会。

4.6参加展会

展会名称：诚依服装展会；展会地点：公司大厅；展会时间：12月22号

14:30～17:30，接待人员于当日14:00从酒店接来访客户前往公司大厅。

展前筹备：展会会场布置由公司服务部负责，准备好桌布、矿泉水、LED大

屏、宣传册、衣服、货架、备好所需音响等。服务部将会场卫生打扫干净，物

品摆放整齐，提前一天把会场布置好。在LED大屏前搭建一个台子，并在台子

右侧放上一个发言桌，发言桌子前布满鲜花。正对LED大屏前的100米布好红

毯。放好长桌与凳子，桌子右边摆好矿泉水、纸巾以及落座的名字，隔座位20

米的两边各布置10个鲜花架子。此外，所有展示的服装每隔15米放置一个，

服务部员工检查设备是否完好，将屏幕、音响调试好，观察灯是否明亮，展会

样品是否齐全。

展会流程：接待人员将客户带来展会现场，邀请客户按姓名牌入座。待全

部人员落座之后，主持人上台发言欢迎、介绍客户。并且介绍本次展会的目的，

为充分向客户展示本公司产品的品质、风格、材质等，促进双方的友好合作，

也为下次的合作奠定基础。以销售部部长为主带领接待人员引领客户参观展会

衣服。待全部参观完之后主持人邀请客户安德烈发表讲话。为充分展示服装上

身效果，邀请模特上台展示诚依公司特色服装。邀请总经理、客户（总经理与

安德烈客户站在中间，其他客户站在他们两边）各部部长、厂长、主管一起剪

彩庆祝展会的顺利完成并且通知摄影师安排合影。结束时礼仪部将提前准备好

的茶具依次赠予客户。

展会结束后，接待人员将客户带至公司餐厅就餐，待客户就餐完之后，送

客户前往酒店休息，并告知客户12月23号8:30接他们前往景点参观。

4.7参观景点

地点：橘子洲头；时间：12月23号9:00～11:30。参观人物：全体接待人

员及客户、景点介绍员。

橘子洲，位于湖南省长沙市岳麓区的湘江中心，是湘江下游众多冲积沙洲

中面积最大的沙洲，被誉为“中国第一洲”，由南至北，横贯江心，西望岳麓

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区，东临长沙城，四面环水，绵延十多里，狭处横约40米，宽处横约140米，

形状是一个长岛。

参观前，接待人员需备好矿泉水、纸巾、缆车票（在微信小程序上直接购

买）。接待人员当日8：30将客户从酒店接到出发前往橘子洲头，先到达长沙

地铁2号线附近，直接是橘子洲观光车的售票处和上车点。先乘坐托马斯小火

车去参观毛泽东青年艺术雕像，其次是长沙市非物质文化遗产展示馆，美孚洋

行，再到原长沙海关公廨旧址，最后是江神庙。

参观结束后，接待人员先带领客户前往麓湘小镇就餐，待就餐完