湖南易容好商贸有限公司采购业务账务一体化流程

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南商务职业技术学院毕业设计目录1基本情况 湖南易容好商贸有限公司采购业务账务一体化流程优化1基本情况1.1公司基本概况湖南易容好商贸有限公司（以下简称“易容好”公司）于2016年成立于长沙，注册资金200万元，现位于长沙市开福区东风路街道刘家冲，易容好公司成立时间虽短，但公司发展迅速，目前年销售额已达40万元。其经营范围广泛，包括医疗用品、护肤品、五金产品、日用品以及食品销售等。1.2采购内容易容好公司采购包括食品、医疗用品、护肤品、日用品等，具体内容见表1-1。表1-1采购内容明细表采购品名内容食品干果、坚果、蔬菜、水果、糕点、糖果、乳制品医疗用品一类医疗器械、二类医疗器械、三类医疗器械护肤品乳液、爽肤水、身体乳、面膜、卸妆水、沐浴露日用品卫生纸、灯具、家用电器、鞋帽、箱包、针织品、洗衣液其他电子用品、五金用品、婴儿用品1.3采购流程易容好公司采购业务范围广，品种繁多。采购流程主要包括：当仓储员发现低于安全库存数时，仓储部向采购部申购，采购部及时做出订货计划并选择相应的供货商、领取采购申请单、随后签订采购合同，财务总监审核签字、出纳付款，形成一笔订单，到货后由质检人员进行质检、最后合格入库等几部分。采购流程图1-1如下：物资需求选择供货商物资需求选择供货商制定采购计划制定采购计划采购订单采购订单出纳付款签订合同出纳付款签订合同到货到货合格入库质量检查合格入库质量检查图1-1采购流程图2易容好公司采购业务中存在的问题及原因2.1存在的问题2.1.1单据经常丢失据财务反映，易容好公司近半年内多次发生在收货后入库单和采购发票没有传到财务部的情况，经调查是由于其他部门不熟悉单据传递流程的相关规定，一般单据在业务发生后一天内就应该交给财务部门登账，由于对规定的不熟悉，其他部门人员在业务发生后没有将单据保存下来，有的直接把单据丢弃，最后找不回。单据丢失的情况下，供应商一般不会同意重新开出给与财务，因此需要财务将订货单打印出来，再前往对方公司积极沟通让其盖章，过程相当繁琐，并且给公司增加了路费成本，虽然金额不大，但能够避免不必要的经济损失更好。2.1.2部分库存账实不符发货时经常出现系统库存足够但是实际已没有货物库存的现象，2020年6月—12月月末盘点时，发现和系统里面的数据对不上，登记出库入库的册子也没有记载。以日用品和护肤品为例，在2020年6月—12月月末盘点时，日用品和护肤品类统计账实不符共10次，实际库存大大小于账面库存，最终金额损失达9280元，同时导致公司的营业外支出增多。表2-1为易容好公司2020年末日用品和护肤品库存账实对比。表2-12020年末日用品和护肤品库存账实对比表商品名称账面库存实际库存账实差额（盘亏）盘亏金额（元）爽肤水（瓶）46415600面霜（瓶）10593122160面膜（盒）6854141526沐浴露（瓶）53467476洗发水（瓶）1461424272卸妆水（瓶）184171131378口红（支）3523122268洗衣液（瓶）261610300卫生纸（箱）1051005300合计92802.1.3供应商解决产品问题不积极表2-2货物短缺及破损损失金额季度因货物短缺造成的损失金额因货物破损造成的损失金额第一季度2400元1400元第二季度1900元2700元第三季度3200元1800元第四季度2300元2000元合计9800元7900元在验收货物时，经常出现货物短缺以及货物破损的情况，收货人员在发现货物短缺后及时找到供应商人员沟通，催告对方发货，但对方总是延期，结果原本短缺的货物供应商拒绝送达，最终导致了此批货物成本的损失，据收货人员统计，2020年第一季度，因货物短缺造成的损失达2400元，第二季度损失近2000元，第三季度远高于前两个季度，高达3200元，一年来因货物短缺造成的损失将近一万；另外，货物在运送过程中破损的情况也常发生，但对方不仅不承担赔付费用，还推卸责任，说是检查货物时被收货人员弄坏，经统计，2020年全年因货物损坏造成的成本损失近8000元。2020年因供应商不积极解决问题而导致的货物短缺及货物破损损失高达17700元，具体情况如表2-2所示。2.2原因分析2.2.1部门间在票据传递衔接上存在问题根据易容好公司现在的情况可以看出，各部门的工作有相应的分工，对接工作也有专人负责，但是只有一个大概的对接，没有出具相关的制度和文件进行约束，公司的票据多且杂，采购部门盖完章后，在传递单据的过程中，会出现传错人的情况，采购人员不熟悉各部门的人员，有时候会把单据随意交给某个不相关人员，甚至在财务人员不在的情况下把单据放在办公桌上，事后又忘记告知相关人员，财务人员不会注意办公桌上多了张单据，随手扔垃圾桶的情况也时有发生，最终导致单据的丢失。总而言之，单据的丢失大多是采购部和财务部在单据的传递方式上没有沟通好导致。2.2.2账务处理不及时易容好公司经常出现库存账实不符的情况，原因之一是公司业务过程和手续繁琐，金额小，供应商多，工作人员只有出票人和付款人，没有专职的开发票人员及审核人员。但最主要的原因是业务完成后，会计在记账凭证账务处理这一方面没有及时完成。在一项业务发生后，会计本应当在取得凭证的当天就把记账凭证填写好，接着更新账目余额，但由于公司没有特别条例对会计的工作进行约束，导致会计对自身工作经常往后延迟，最后可能不做账。2.2.3未留有余款致使对方不积极解决问题由于易容好公司签订合同时采用的是支付全款的方式，收货时不需要支付尾款，因此收货时经常出现缺货、货物种类与订单不匹配的情况，随后与供应商沟通时，对方的态度十分不友好，处理问题也不积极，经常一拖再拖到最后也不了了之。甚至有些供应商在收货后就无法联系上，最终导致成本的损失。3易容好公司采购业务账务一体化流程优化3.1规范入库制度以及单据的传递流程3.1.1规范单据的传递流程仓储部发现库存不足，把请购单交给采购部，采购部按需求做出采购订单并与供应商签订采购合同，并把付款申请单交给会计主管，会计主管审核并签字后，由出纳付款。收货后，仓储人员填写好入库单和增值税专用发票交给采购员，采购员签字填写单价后交给会计主管，会计主管根据入库单和发票做账。公司当天入库产品的所有单据都应在当天下班前一小时内交给财务，特殊情况发生的单据应在办理入库手续后转交财务。单据的具体传递流程如图3-1所示：仓储部采购部会计主管出纳请购单付款申请单采购订单请购单付款申请单采购订单付款审核签字付款审核签字收货单收货单根据入库单和增值税专用发票做账根据入库单和增值税专用发票做账填写填写入库单和发票图3-1单据传递流程图3.1.2规范入库制度根据已有情况的分析，制定了规范的入库制度如下：货物到达仓库，由承运人卸货，质检人员按照采购单和供应商交来的收货单检查货物的数量及质量，核实数据后签字确认；核对有误的，记录信息，立即与供应商核对并解决问题。会计人员根据质检人员交回的数据填制入库单。如需退货，由承运人到采购部把退货明细告诉采购员，随即打印相应退货单，司机拿着退货单及货物到供应商退货，对方成品库保管员验收无误后，由成品库保管员和承运人签字确认后即为退货完成。具体的相关人员职责如表3-1所示：表3-1入库相关人员职责表人员岗位责任职责质检人员根据收货单检查货物数量及质量会计人员根据入库数据填制入库单采购人员需要退货时，打印退货单交给承运人3.2规范账务处理程序会计应按照当天发生业务的单据当日登记账务，并且做到账目规范清晰，账、货二者数量相符。在收到付款申请单、采购订单和发票、采购入库单时都需要根据原始凭证写出相应的会计分录，并填制记账凭证。具体的会计分录如下表3-1所示：表3-2账务处理程序涉及的会计分录收到付款申请单并付款核对采购订单和发票收到入库单会计分录借：预付账款贷：银行存款借：在途物资应交税费-应交增值税（进项税额）贷：预付账款借：原材料贷：在途物资支付余款材料损毁退货会计分录借：预付账款贷：银行存款处理前：借：待处理财产损溢贷：原材料应交税费-应交增值税（进项税额转出）处理后：借：管理费用/其他应收款/营业外支出贷：待处理财产损溢借：原材料（红字）应交税费-应交增值税（红字）贷：银行存款（红字）3.3优化付款流程为了防止再次因为货物短缺造成成本损失，易容好公司需要将付款流程规范化、合理化。以往采购时款项都在签订合同时一并付完，才会有供应商不积极主动解决问题的情况，因此付款时需要录入对方的收款信息，可增加一定的准确度，在付款后期，财务部门收齐全部审批商品和付款原始凭证后，出纳录入收款单位或个人的银行信息和付款金额，会计授权后完成付款；另外，在付款金额方面也应当有所优化，易容好公司可以将付全款适当调整为付百分之八十左右，其余百分之二十的款项在收货入库，确定货物无短缺、无损毁之后再支付给供应商，可以有效的避免出现由于无剩余款项而造成供应商不解决问题的情况。优化后的付款流程图3-1如下：采购部财务部仓储部采购部财务部仓储部审核付款申请单审核付款申请单到货支付定金到货支付定金检查货物支付尾款检查货物支付尾款图3-2付款流程图4总结如今大多数公司光注重表面，没有落到实际上来，不注重采购账务的内部管理。为了使易容好公司今后的发展更加便捷快速，促进企业健康发展，对采购内部进行严控管理，规范单据的传递流程以及入库制度，优化公司的付款流程。公司应当在部门衔接方面、账务处理以及付款的问题上不断进行探索，深入研究。本设计主要针对易容好公司的采购账务一体化提出了单据经常丢失、部分库存账实不符、供应商解决问题不积极三个方面进行了分析，并且针对每项问题提出了其存在的原因以及今后相应的设计方案