湖南星富通科技有限公司差旅费报销制度的优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u209561湖南星富通科技有限公司公司简介 湖南星富通科技有限公司差旅费报销制度的优化设计1湖南星富通科技有限公司简介湖南星富通科技有限公司二〇一七年在上海正式成立,注册资本约二千万人民币,在长沙设立总部，在上海、武汉和深圳成立了一个分支机构。星富通凭借金融创业管理团队在多个金融行业慢慢积累的经验，和对中国移动金融支付运营业务深深的了解和自己严格的服务，并致力于为广大金融机构及中小企业用户搭建移动支付运营管理服务平台、提供金融行业支付解决方案、拓展行业合作伙伴渠道并为其提供更加专业化的支付运营支持服务,同时为各位公民免费提供基于金融移动端和互联网的智慧城市金融生活支付应用。湖南星富通科技有限公司管理层设有一名总经理、质量负责人和副总经理。质量负责人管理质管部、加工车间，负责产品加工与检测工作，严格控制产品质量对生产的产品负主要连带责任。副总经理兼任财务总监一职，不仅管理公司日常发生的一切财务业务还管理采购部仓储部和财务部。通常总经理组织管理层共同完成对事务的决策。图1湖南星富通科技有限公司管理结构状况2湖南星富通科技有限公司差旅报销制度的现状及存在的问题2.1制度落实不彻底表1湖南星富通科技有限公司差旅报销制度序号具体制度1公司的员工因为公事出差，按照公司差旅费报销制度规定，统一购买火车。如果有特殊情况需要乘坐其他出行工具时，要按要求报副总经理批准。2在出差补助上，市外出差出行工具按每人100元每天进行报销。3在住的方面，按每个人每天限额150元进行报销，副总经理及副总经理以上领导进行实报实销，但不允许过度奢侈。4在吃方面，按照每个人每天限额40元进行报销。5在公交、滴滴等市内出行上，按照每人每天20进行报销。6出差的人员报销差旅费，得按规定，在规定的时间里面进行报销。湖南星富通科技有限公司在差旅费申报问题上有一定的明文规定，但是公司对出差审批并没有制定完整的制度，就总有人利用其不完善的地方以公济私。比如有时上级领导对批准出差并不在意，有员工跟他提议或者汇报要出差然后递交申请单，领导手头忙碌也未仔细考虑就签字同意了其出差申请，也没有注意其出差的具体原因，造成了许多员工虚假请假，使得公司出差外派人员数量得不到控制，从而出差人数直线上升。2.2差旅费报销不及时根据我的调查发现，星富通公司的出差地点都比较近，除了需要去外地学习的技术人员外，湖南星富通科技有限公司员工常有需要去距离较近的地方帮助客户调试产品的设备程序，像这一类的出差报销通常为交通费和伙食费，因为发生数额较小，发票多，且经常发生，会有员工因为怕麻烦而选择将发票报销单堆积起来，等到数额较大时再去补一张差旅费报销单找领导签字，才去财务部报销。这也导致了发票丢失，或者发票上字迹不清晰，金额模糊的情况经常出现，阻碍了发票报销的审核监督。2.3传统的差旅费报销模式，工作效率低目前湖南星富通科技有限公司采用的是传统手工报销的模式。出差人员接到出差任务时需要通过提交出差申请，选择适当的交通工具，预订合适的住宿地，然后出发前往出差。出差人员返回后需要把出差时所发生的差旅费整理并完成审批流程表。例如:付款申请单;星富通公司出差审批表;差旅报销单;原始票据粘贴单。相关单据填写完后交给本部门领导审核，经领导审核后交至会计核报，再有财务部审批对报销单据审核，并填制记账凭证，审核无误后将单据提交出纳审核并付款，完成后经办人领款签字。在这个发展迅速的时代，手工报销的模式是落后的，差旅费报销的人员每天需要浪费很多时间等着报销单据被上级领导审批完成，有的时候公司人员因为忙或其它原因自己不能去报销的就会委托他人代为报销差旅费。纸质的原始凭证较多不利于保存并容易弄丢，当出现紧急情况出差的时候也会很麻烦，要填写出差申请单并找领导签字,所以纸质的报销办理手续比较麻烦而且效率低。领导每天也浪费很多精力等待报销人员的单据进行签字审批。财务人员不仅要记账，还要对出差人员的原始单据一一进行检查，检查其真实性、完整性。耗用时间较长，工作量大且效率低。出差人员提出申请整理并完成审批流程表出差人员提出申请整理并完成审批流程表本部门领导审核会计核报财务部审批出纳审核并付款经办人领款签字2.4财务审核不严谨湖南星富通科技有限公司在差旅费报销审核的时候，财务人员不严格把控，不同人员标准不一样，同时审计不够细致，没有发现虚假、不明的发票。使得不应报销的费用也被报销。在填写报销申请单时，有些员工的出差事项和出差地点、出差时间写的很含糊，不明确。出现的差旅费用没有及时去报销，把一段时间内的差旅费放在一起填写，机票和住宿费又没有按要求粘贴在报销单上。还有一些人员出差时，还会出现一些补办发票的现象，报销的住宿发票和出差日期不一样。在费用报销方面都是凭票报销的，但是久而久之，差旅费报销方面存在的问题就开始日益显现。有些领导和员工出差，在以及报销，给完差旅费之后，回公司还会将伙食费、市内交通费和住宿费用又重复再次报销。因为公司对等级消费方面没有明确的消费规定，在出差过程中，有些普通员工就为了享受因公司带来的便利，什么都是最好的，坐超过等级的交通工具、住高档式酒店、每一餐都要在上档次的店里解决，甚至有些员工将在外地自己购买的纪念品和土特产的私人费用都用来公司报销。对于差旅费报销，报销单据与凭证往往不一致，甚至有造假成分，影响行程的真实性。此外，一些单据还是手撕开发票，甚至在发票上涂改价格。使差旅费用报销审批质量跟公司的规定不一样，从而加大了公司的经济负担。3湖南星富通科技有限公司差旅费报销管理制度的优化设计3.1制定合理的差旅费报销制度首先对湖南星富通科技有限公司差旅食宿费用的财政开支实际使用情况及时申报进行合理的划分类,做到合理切割。其次对于不同的出差情况，进行不一样的管理,并实行了对公务人员经费分头监管包干,责任制的落实涉及到到每位个人,权利使用经费分头下放,超支使用经费只退不补,节余使用经费只退不收。最后建立群体监管制度，使大家间的责任、权利、利益充分得到整筹统一地相结合管理起来。采取新的差旅费报销制度如下所示：基本差旅费=出差天数*销售地域系数*（本地普通住宿平均费用/日+本地就餐标准*0.5+午餐费）+长途基本交通费用+出差天数*城市基本交通费。表2湖南星富通科技有限公司新的差旅报销制度序号具体制度1当公司的人员需要出差的时候，需要在出差之前填写“出差申请单”,将要出差的各种信息如实填写清楚，再由本部门领导审核签字。2在出差之前，没有进行申请的，领导没有审批通过的，不允许进行差旅费的报销。3差旅费的报销，必须在规定时间里面进行报销。4当出差申请通过后，按出差情况如实填报《差旅费报销单》。然后交给本部门领导审核签字，再交财务部进行审核并且进行签字，再按规定进行报销。5当有其他特殊情况的时候，应该向本部门领导请示并且领导同意后，由副总经理签字，方可进行。3.2督促出差人员及时报销为了防止湖南星富通科技有限公司出差人员偷懒堆积发票一次报销的情况发生，出差时长为一到两天的出差人员报销发票做到一周一清。根据发票上的返程时间，如果距离报销时间超过一周的发票，不给予报销。如有特殊情况，例如由于出差频率高，导致来不及报销上次差旅的，需要及时反映给部门主管以及财务人员。3.3引入报销软件报销差旅费湖南星富通科技有限公司可以合理引进金蝶或用友等软件，用电子版的差旅费报销与纸质差旅费报销相结合来代替手工版的差旅费报销。现在是互联网的时代，大家一般都会用微信、支付宝支付，随时随地就可以开电子发票，也不容易弄丢，可以更大程度上减少虚假发票的出现。报销的方式会更方便，省时间。使用电子系统报销就不用找人代替或替人填写，只需要你填完后按键完成，会计人员经过系统提示后可以直接看见并马上帮你审核签字后自动流转到下一个需要签字的人，电子版的报销单会比纸质的报销单填写规范，更干净整洁并且容易保存，查看起来也更容易，提高了整个报销过程的效率。为了简化员工报销差旅费的流程，保障差旅费报销单的真实性，可以通过使用差旅费单据工具软件的方式填写差旅费报销单，同时能够简化财务人员的工作，提高报销费用计算的准确率。如图3所示，图3差旅费填单工具流程图将公司人员姓名及对应的部门及职务填制于工具内，在进行报销的时候，只要打出出差人的姓名，其他的信息自己就会出来。以所在地为起点，按距离以及交通工具发展程度等，对各个城市进行划分，然后将各个标准填进去，只要选择地点，相关信息就会自己出来。当信息自己出来之后，把出差的时间输进去，就会自己显示各类费用。第三，在填完报销单据之后，程序会自己检测所有费用有没有超出规定的标准，当有问题或者超出公司规定的标准之后，就会显示出来，并不允许提交，在检测没有错误之后，会自动生成单据，并且后台自动发送给负责人。财务人员使用报销软件报销差旅费为了减轻财务人员的工作负担，同时也能够及时报销差旅费，也提高了报销差率费的效率。首先打开企业微信选择报销类型点击差旅费报销，接着输入费用金额、费用类型、发生时间、然后上传附件也就是差旅费报销单、发票之类，提交给财务负责人进行审批,如图3所示。图3报销软件示意图3.4严格规定审批程序的优化设计出差人员出差归来，一定要及时去财务部进行报销，不得出现拖延情况，一般情况是要在一周之内进行报销，报销的费用不能累计叠加或者分次报销，如果被审核出来，一律视为无效报销。在出差回来后，所有原始凭证应当补交纸质的交与财务部，并且填报的凭证，必须具有完整性，真实性，有效性，其中有一点不符合都视为无效。报销的单据背面必须要粘贴所要报销费用的发票，所粘贴的发票一定要按照顺序格式贴好，如果缺少的发票一律不给报销。财务工作人员对员工来报销的凭证一定要核对清楚数据，还要看凭证是否合法，准确无误之后再进行审核。具体报销流程如下：图4优化后的审批程序4总结优化差旅费报销制度，主要还是