湖南省鹏程商贸有限公司原材料领用业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南省鹏程商贸有限公司简介 湖南省鹏程商贸有限公司原材料领用业务账务处理流程优化设计1湖南省鹏程商贸有限公司简介湖南省鹏程商贸有限公司成立于2019年03月22日，湖南省鹏程商贸有限公司注册资本为500万人民币，法定代表人阳鹏坤。总部地点位于湖南省株洲市石峰区中车大道455号轨道交通城产业园1期4栋厂房。湖南省鹏程商贸有限公司是一家以长株潭地区高校及机关食堂，包含合作餐饮集团，中小型餐饮商户为主；公司宗旨是提供省时省力、省钱省心的原材料给客户，让客户全程无忧，给顾客提供便捷的采购一条龙服务商。公司通过对采购原材料、产品质量检查、仓储、物流等流程来销售农产品，致力于用前卫的理念和先进的科技改变落后的中国农业市场。公司主要产品为香肠，香干，魔芋等食品。目前该公司的部门有：运营部，仓库，运输部，生产部门，财务部。2湖南省鹏程商贸有限公司原材料领用现状分析湖南省鹏程商贸有限公司成立至今仅有短短两年时间，公司规模较小，因此公司在经营管理方面基础比较薄弱，起点较低。公司的管理滞留在单打独斗的家族传统管理层次上，没有相对健全的，相对完善的内部管理制度，管理人员没有认识或者说重视到公司原材料的领用环节是公司生产经营过程中的重要环节。公司每天都会领用到猪肉，新鲜时蔬，面粉，食用油，食用盐等原材料，猪肉主要是用来生产加工成招牌香肠等食品，新鲜时蔬主要加工成饺子内馅等，面粉主要用于制作饺子皮，馄饨皮等食品。每种材料都对公司的生产发挥着重要的作用。然而，目前原材料领用审核环节缺失，导致公司经常出现原材料多领或者少领的状况。并且原材料仓库管理人员盘点和管理混乱，管理问题层出不穷，出库程序十分混乱，公司各个部门的员工都可以任意进入原材料仓库进行原材料的领用因此，公司原材料也经常出现被偷盗等损耗。最终，公司原材料实际库存与账面库存严重不符，财务部门做账时也常常得不到正确，完整的单据，导致财务部门与其他部门矛盾不断。这就是公司如今较为混乱的原材料领用现状。表1招牌香肠及其生产领用原材料产品原材料招牌香肠唐人神精瘦肉，唐人神肥肉，葱姜蒜，料酒，食用油，盐，淀粉目前公司的原材料领用流程是由生产部门填写领料单申请领料，而后仓储部填写出库单发出原材料，，财务人员进行做账。图1当前原材料领用流程图部门生产部门仓库财务部岗位领料员仓管员会计工作过程领料申请领料领料申请领料发料材料出库单发料材料出库单核算发出存货成本核算发出存货成本记账由目前的原材料领用流程可以再次看出原材料领用环节明显缺少了审核环节。由此，我针对湖南鹏程商贸有限公司原材料领用的现状做出了问题分析并且对这些问题提出优化建议。3湖南省鹏程商贸有限公司原材料领用存在的问题3.1原材料领用审批流程不完善原材料在公司资产总额中占据不小的比重，它的管理制度怎么样，可以说是直接关系着公司资金占用水平和资产运作的效率。原材料是公司流动资金的“晴雨表”，原材料的采购，领用和结存的确认，计量，记录的正确与否都直接，间接的影响着公司的财务状况和经营成果。在我对湖南鹏程商贸有限公司调查的过程中，通过询问过售后服务部员工赵某后得知，公司对于原材料领用方面的管理，审批制度，流程都非常不成熟，不完善。公司在原材料领用方面一直只有两人负责，原本人手就不充足的情况下，又再加上2019年到2020年的跨年期间新冠疫情肆虐，公司经营状况比较不景气，2020年初，公司进行了裁员举措，这一举措直接地导致公司原材料领用状况更加的混乱。现在公司的原材料领用制度是生产部门填写领料单，部门主管签字后直接到仓库领用原材料。而公司生产部门主管对于申请领料单的审核与签字这一环节工作十分放松与松懈。公司生产部门员工透露，生产部门主管是公司董事长的舅妈，她在日常工作时间经产玩手机追剧，很少有时间是实质性的去完成工作任务。谁领用原材料，领用什么原材料，领用多少原材料，没有审核，没有管理。3.2原材料盘点管理不规范湖南省鹏程商贸有限公司属于中小企业，公司采购，生产，销售等岗位职责权限不够明确，各部门之间的信息沟通交流也不够，原材料经常出现多领，少领，乱领的现象。公司的仓管人员不能及时进行原材料库存的盘点，再加上公司原材料有很大一部分为蔬菜生鲜，仓库常常会面临某种原料堆积腐烂。而被错误的多领的原料又会过早的被使用或者浪费，到了需要的时候却无料可发。仓管人员也没有对原材料按照生产需要进行分配管理，对于常用的原材料没有格外的放置，一旦生产部门有紧急需求，如果仓管人员不对原材料的数量，用途以及摆放位置熟记于心，就会手忙脚乱，效率低下，耽误正常的生产经营。一次次的错误的领料叠加，最后到了会计期末进行盘点，仓库的实际库存跟账面库存相差比较大。除了原材料数量方面的盘点不足之外，原材料的质量盘点管理也问题也较大。湖南省鹏程商贸有限公司日常经营较多的即为蔬菜生鲜，由于仓管人员疏于管理，有些新鲜蔬菜就腐烂在仓库里面，鸡蛋等易碎的原料的非日常生产经营消耗也大大增加。不仅仅是原料的消耗增加，这些摔坏腐烂的原料还会招惹老鼠光顾，有时候进入仓库竟然还可以闻到淡淡的臭味，这对公司的食品产品安全问题带来一定程度上的负面影响。3.3原材料领用单据不规范公司由于制度不完善，对原材料领用的程序管控不严，所以在原材料领用环节单据存在不规范的问题。在原材料领用时，只有原材料领料单和原材料出库单，对于可以便于公司管理原材料的单据，例如，原材料物料卡，原材料台账等单据都没有涉及到，对于原材料台账，它与原材料仓库出现的问题是相辅相成的，做台账是督促自己更好的原材料管理工作，原材料管理工作也需要台账的计划、分析、整改等总结统计，这两者合一，才是真正的工作成效。原材料领用单据的不规范与缺失对财务部门做账，成本归集也造成了不少的困难，由此看来，原材料领用单据不完善对公司做对应的帐和对原材料的管理都带来了很大的不便，早日设计出完善的原材料领用单据可以对公司原材料的管理起到实质性的帮助。4湖南省鹏程商贸有限公司原材料领用业务账务处理优化方案4.1建立健全原材料领用审核制度基于公司原材料领用审核环节的缺失现状，重点应当将公司原材料领用过程中的各个审核环节重视起来。比如说生产部门领料单应当由部门主管进行审核，再比如说仓库发料要由仓库负责人进行审核。具体流程如下：生产部门填写领料申请单：根据生产计划确定合适的领料数量，并且让部门主管审核签字。仓管员填写出库单：查阅生产，销售计划；阅读原材料需求表；根据原材料需求表申请领取相关原材料，填写材料出库单。仓库负责人审核出库单：审核材料出库单是否符合生产计划或者销售计划。仓库审签并且发放原材料：领用原材料时需要如实填写好原材料领料单，原材料领料单不能缺少领用人、发料人、审批人签字。审核人员要监督确认领用数量负责，不得造成浪费。领用材料需要写好生产计划单号，并且由仓库管理人员作好记录便于之后查询。仓管员填写原材料物料卡：根据材料出库单，更新每一种材料的原材料物料卡片（物料卡片可以显示每一种物料在动态物流中的实际库存。因此每次原材料入库或者出库都应该及时更新）。仓管员登记库存台账：根据“材料出库单”，更新“库存台账”；填写清楚原材料入库，出库的具体信息。财务部登记出库汇总表：成本会计根据确认无误的领用原材料信息登记出库汇总表。对于原材料的领用与审核，我设计出来如下更加直观易懂的流程图：部门生产部门仓库财务部岗位领料员主管仓管员会计工作过程申请领料主管签字主管签字领料领料登记物料卡和台账实务发料领料员审核出库单材料出库单登记物料卡和台账实务发料领料员审核出库单材料出库单核算发出存货成本核算发出存货成本典型单据领料申请单材料出库单记账凭证原始凭证（材料出库单）图2优化后原材料领用流程图4.2优化原材料盘点管理制度为了更加准确的进行原材料盘点，使公司的原材料账实相符，仓库在收到材料验收入库后，需要根据使用的部门或者材料的不同类别，分别存放好。然后按材料的名称类别、规格、编号等登记账簿。验收入库记录数量、单价和金额。存放在库存之外的材料，要随时检查使用和存放情况，确认是否，和有无被盗情况发生。原材料盘点可按照如下方法进行，首先是定期盘点：日盘点：仓库入库出库管理人员在每天下班前对仓库的原料进行实物盘点，并且一一记录，并且整理好仓库的废弃原料。月盘点：仓库在每月月末组织一次原料盘点工作，盘点时间一般定在每月的29日（有特殊情况可以更改当月的盘点日期），月末盘点由生产部门办公室负责组织，财务部门进行稽核工作。年盘点：仓库在每年的年末进行一次大盘点，盘点时间一般定在每年的12月25日（有特殊情况可以更改当年的盘点日期），年末盘点由生产部门办公室负责组织，财务部门进行稽核工作。其次是要进行不定期盘点：不定期盘点由公司管理部门自行安排，在不提前通知，不泄露安排的情况下对仓库原料的数量，质量进行盘点抽查，并且对原材料的物料卡和台账的规范性，真实性进行抽检。盘点流程如图所示：月盘点年盘点日盘点不定期盘点定期盘点原材料盘点月盘点年盘点日盘点不定期盘点定期盘点原材料盘点图3原材料盘点安排进行原材料的盘点时，库收发员盘点须采用实盘实点的方法，杜绝目测数量、估计数量的情况发生；仓库管理人员对自己所负责的原材料进行全面盘点，并按要求做相应的记录；盘点完毕后须需将仓库原材料如实记录，并填写如下“仓库物资盘点表”：表2仓库物资表仓库物资盘点表库房名称盘点时间盘点人序号品名规格单位单价领进数量盘点数量盘盈数量盘亏数量存放位置备注12345...

仓管人员负责抽盘，其他员工需配合好仓管人员的抽盘工作。抽盘时若发现盘点数据异常，需要马上对盘点异常的数据查明原因。盘点完毕后，应当对库存原材料的盘点数据进行分别整理盘点表并且对原材料数据进行进一步的核对。月盘点和年末盘点工作结束后将盘点资料整理完成后发送给对应财务人员。盘点时以及盘点结束，财务部应当经行如下会计处理：原材料盘盈：借：原材料贷：待处理财产损溢借：待处理财产损溢贷：管理费用原材料盘亏：借：待处理财产损溢贷：原材料借：管理费用/其他应收款/营业外支出贷：待处理财产损溢在盘点工作结束后，应当对盘点的工作人员进行适当的奖励与惩罚。在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点，回顾盘点过程中，如果有弄虚作假，或者盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错误，丢失盘点表，随意换岗；复盘人没有对初盘异常数据及时进行复盘，“偷工减料”；不按盘点作业流程作业等，应当进行扣工资等惩罚，对于表现特别优异，工作实事求是，尽心尽责的员工应该给予奖金的鼓励。4.3设计合理的原材料领用单据公司原来的原材料领料单缺少领料用途，请领实领等内容，出库单也缺少规格等内容，由此，我设计出了更加合理的原材料领用单和出库单。由于公司原材料领用流程中缺少台账以及物料卡，我设计了较为合理的台账以及物料卡，台账以及物料卡是公司进行原材料盘点的重要依据，也是完善公司原材料领用管理制度的重要一环。4.3.1原材料领用单生产部根据制定的生产计划组织生产，生产需要的原材料，必须严格按生产计划填写领料单，领料单上必须填写好领用的部门、物料的名称、物料规格、计量单位、请领数量金额等信息。仓库部则要根据生产部的填写完善的领料单发货，并在领料单中填写实发数量。仓库部必须收到领料单之后才能发货，生产部门不能私自从仓库领出原材料。领料单应该要有一式三联，由生产部，仓库部，财务部各执一联。原材料领用单设计如下：表3原材料领料单领料单领用部门：年月日编号：用途：仓库：材料编号材料名称及规格计量单位数量单价金额请领实领十万千百十元分角合计审批人：发料人：领料人：4.3.2原材料出库单出库单填有提货部门、货品名、数量、单价、金额以及经手人、日期等。出库单应用到公司和单位的部门间原材料出库，设存根、财务、回联三栏，提货由处室部门的负责人或领导签字同意，减少了现金的支付，让账务更明细。原材料出库单设计如下：表4原材料出库单出库单NO年月日连续号提货出库单NO年月日连续号提货部门发票号码或生产单号码发出仓库出库日期编号名称规格单位数量单价金额备注合计佰拾万仟佰拾元角分￥部门主管会计记账发货提货制单物资类别4.3.3原材料物料卡物料卡起着账目与物料的桥梁作用，方便物料信息的反馈。要做到料上有账，账上有料，非常直观。物料卡不仅方便物料的收发工作、账目的查询工作，更加方便平时周、月、季、年度盘点工作。原材料物料卡设计如下：表5原材料物料卡物料卡物料卡第页材料编号材料种类名称规格