湖南山润油茶科技有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南山润油茶科技有限公司材料采购制度优化设计1公司简介湖南山润油茶科技有限公司（以下简称山润科技公司）坐落于湖南平江高新技术产业园区，公司注册资本为4000万元，现有员工2300余人（含季节性用工），注册资本为4000万人民币，公司经营范围主要有山茶油、菜籽油、芝麻油、玉米油、花生油、大豆油、葵花仁油、棉籽油、植物调和油等。所需主要原料有山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等，辅助材料主要有包装箱、各种瓶子、标签纸等。2山润科技公司材料采购制度现状及存在的问题2.1公司材料采购制度现状及现有采购流程图山润科技公司所需要的原材料主要有山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等，这些原材料供应商大部分是各个地方的农业生产合作社，目前公司材料采购方面采取的是最为传统的办法。公司的供应商一直以来都是固定的，因为合作了很多年，在采购原材料时基于信任没有过多的检查原材料质量，并且公司只派一名采购员前往农村合作社商谈合作细节，无法确保采购员是否会秉持着公平公正的原则来为企业采购原材料。由于是固定供应商，没有其余备选供应商，在现在这个变化莫测的市场，如果有突发事件，公司甚至来不及找的新的供应商来维持生产运营，因此，在原有固定供应商的基础上，还应该再找到2-3家材料供应商，防止突发状况带来的原材料短缺情况。目前公司材料采购制度流程图如图1所示：对流程图的解析：图1目前公司材料采购制度流程图流程图解析：（1）制定采购计划。按照公司的年度预计生产计划以及年度预计销售计划来制定本年度采购计划。（2）选择供应商。采购员要进行实地考察，检查供应商提供的原材料是否符合要求。（3）询价、比价、议价。采购员要进行价格询问、比较多家供应商价格、商议）价格。（4）合同签订。确定原材料品质价格无误后，双方按照约定签订合同。（5）交货验收。由验收员清点数量，检查是否与合同数量相符。（6）材料入库。材料与合同数量相符后就将材料进行入库。2.2目前公司材料采购制度存在的问题通过对山润科技公司材料采购制度的认识、分析，了解到该公司目前还是采用最为原始简便的沿用了多年的材料采购管理制度，管理步骤简化单一，过去材料采购虽然在某种程度上达到了生产需求，但是没有完全结合公司生产销售情况来制定材料采购计划，现有的材料采购制度存在一些问题的,以下是材料采购制度存在的几个问题：2.2.1材料采购计划制定不合理采购原材料的前提是制定一个合理的采购计划，因此，在制定采购计划时是需要非常谨慎的，山润公司在制定采购计划时有以下几个方面的问题：（1）没有进行充分的市场调查，在制定采购计划时，应对企业现在面临的市场进行充分的调研，调研内容应包括居民对产品需求量，对哪一种产品需求量最大，供应就要相对应大，还应该包括竞争对手的采购策略，以方便及时做好应对准备。（2）不应该只由采购经理来制定材料采购计划，公司相关部门和采购人员应该同样参与其中，提出建议，应当听取各部门的意见，吸收采纳合理的意见，来完善材料采购计划，让材料采购计划更加符合企业的真实情况。（3）在制定采购计划的时候没有参照以前年度的生产计划以及实际销售情况，以前年度实际销售情况更明确的反应了产成品的销售数量以及实际应该生产的数量。2.2.2供应商选择标准不够科学采购好到原材料，选择科学合理的供应商也是非常重要的，从目前公司的采购制度看公司选择供应商的时候有以下几个方面的欠缺:（1）在进行供应商选择的时候没有一个更具体的标准。采购员应该对供应商原材料的生产能力、物流运输能力、原材料质量等进行严格要求。当采购员进行实地考察时，没有一个更为具体的标准来挑选原材料，只挑选纯天然的山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等原材料质量标准过于简单，对产成品质量没有保证。（2）公司选择供应商以后就一成不变。虽然维持供应商的稳定性是必要的，但是不能不了解市场上其他供应商的发展情况。随着市场竞争越来越激烈，经营不善的供应商正在逐渐被淘汰，实力较强的供应商在日益发展，所以供应商应该适时更新，选择优秀的，淘汰低劣的。对于只有固定供应商的局面，当供应商出现异常情况不能供货时，就会造成原材料供应断档，严重影响企业正常生产经营。2.2.3材料验收环节不严格材料在交货验收时，公司没有专职质量检查人员检查材料是否符合标准，山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽也是种植在较远的农村土地，运送过来有一定的距离，路途中不免会有一定的损耗。如果不仔细检查原材料质量，就可能会将残次材料验收入库，将会导致产品质量也不过关。材料验收入库环节只有保管员一人，不能保证保管员没有与供应商用以次充好的原材料蒙混过关，而且追责起来也不能确保材料到底是在运输途中发生的损坏还是在入库后因为存放问题出现的质量问题。3公司材料采购制度优化设计方案及优化后的流程图3.1公司材料采购制度优化的目的山润科技是食用油生产企业，原材料作为产品生产的基础，原材料质量、价格的控制与管理尤其的重要。原材料是企业流动资产中的一大部分，所以原材料采购质量、价格可以直接影响到企业的资金占用水平以及产品成本高低，加强对原材料采购环节的管理，也是企业提高经营管理水平的需要。对企业来说，若产品价格不能随意变更，那么想要获得更高的利润就要降低产品的总成本，而要降低产品总成本首先要采购质优价廉的原材料，所以制定材料采购优化设计方案的目的就是为了降低材料成本，提高经济效益。采购人员进行采购时，不仅要考虑原材料的价格、质量、运输方式，同时还要考虑能否与供应商建立长期合作的关系。因为在长期合作中，固定的原材料供应商供货会更有保障。企业要全方面考虑材料采购成本，制定出最优的材料采购管理流程，从而使公司选择便宜优质原材料，用性价比高的产品满足客户的需求，从而增强企业的市场竞争力。针对山润科技公司材料采购中存在的问题，我做了一个材料采购制度优化设计方案。3.2材料采购制度优化设计方案3.2.1完善材料采购计划（1）在制定采购计划之前，采购部门应该对市场进行调研，可以对周围居民进行调研，同时可以发布电子调查问卷，用来了解目前食用油市场情况以及人们喜好，为制定采购计划做基础准备。（2）在制定采购计划时，应该参照以前年度的实际销售情况来制定，根据用户的需求量来确定本年度的采购计划，不参照以前年度的实际销售数量容易造成产成品的积压以及原材料的浪费，同时也会增加材料采购资金占用成本，从而增加采购成本。因此只有制定合理的材料采购计划才可以减少原材料库成积压情况，减少材料采购成本。3.2.2加强对供应商的科学管理（1）供应商的选择，必须坚持货比三家的原则，并且尽量扩大选择的范围，多向几家供应商进行询价、议价，在价格和质量方面进行综合考虑，选择合适的供应商进行采购。首先，材料品质的保证是非常重要的，直接关系到产成品的质量，因此在问价的同时，观察原材料的质量也是必须要做的，原材料的成熟度、色泽等的品质。其次，选择供应商还需要了解供应商长期以来在合作方面有没有不诚信的行为，交货期是否按时，材料的质量是否能得到保障，信誉高、质量好的供应商才能更加放心合作。（2）根据公司所需产品数量及市场供货情况，合理选择供应商，至少要有2-3家供应商作为备选，一方面可以保证某个供应商出现异常情况时其它供应商可以及时供货，另外还可以比较价格、质量，降低采购成本。供应商的选择，事关企业生产经营的顺利进行和企业采购成本，应该加以重视，慎重选择，规范管理。3.2.3建立完善的材料验收制度针对山润科技公司材料采购中存在的问题，建议在原材料验收环节再增加一名质检员，质检员的工作职责是：对原材料的质量把关，材料入库前要进行抽样检查。山润科技公司使用的原材料如山茶籽、油菜籽、芝麻、玉米胚芽、花生、大豆、葵花籽、棉花籽等，由于原材料的特点，在运输途中很有可能产生自然损耗或损坏，所有入库前必须及时进行挑选整理，收货前要严格检查材料质量，不合格材料不予接受，直接退货，确保入库材料的质量，从而确保产成品的质量。加一名质检员检查材料质量，保管员负责材料的数量，分工协作，可以有效堵绝徇私舞弊现象的产生。3.3优化后的材料采购流程图在对山润科技公司的采购制度进行优化之后，我制定了一个优化后的材料采购制度流程图，如图2所示：图2优化后的公司材料采购流程图对流程图的解析：（1）制定材料采购计划。采购部门根据以前年度实际销售量来确定本年度的材料采购计划，销售量也需分季度与年度来作为参考依据，根据不同季度不同时期的销售情况制定合理的材料采购计划。（2）审核材料采购计划。销售、生产、质检等相关部门一起对采购计划进行审核，如果有疑问，应该重新修改材料采购计划。（3）选择供应商。严格筛选原材料供应商，在选择供应商时，对原材料的品质、农残等食品安全要素需要提前把关，对油果成长过程进行不定期检查，严格控制农药的使用，确保食品安全。所以主要原材料供应商要选择2-3家，有备选供货基地。供应商是材料的源头，为确保万无一失，选择2-3家供应商更安全。（4）签订采购合同。在签订合同时，需要仔细确认合同是否合法，是否有存在对本公司有不利的情况。同时需要签订质保协议，以确保材料质量能得到保障。（5）合同审批。签订采购合同后，还需对合同进行审核，如果供应商方面对提供材料有困难或者对产品的标准要修改，就需要修订合同，并且将原来的合同收回。（6）合同分发。审核好合同以后就开始分发合同，有关部门拿到合同后做好采购跟进工作。（7）执行合同。确定无误后开始按照合同上执行，有预付货款的按合同先支付预付货款。（8）材料进场检验。对运输进来的原材料需要检验是否合格，是否有存在运输途中发生的合理损耗，数量与合同是否符合，质量合不合格，如果存在问题，就要退货重订。（9）材料入库。确认无误后将材料验收入库，在验收入库时，对于油果之类原材料，保存方法是非常重要的，按照材料的适存温度与湿度，存进不同的仓库，确保材料完好无损以及产品的质量不会出现问题。4对山润科技公司材料采购制度优化设计方案的评价公司材料采购制度优化前后对比，优化后的材料采购流程比较之前的有了以下几点优势：（1）制定了更加完整的材料采购计划，按照更加合理的材料采购计划购买材料，能一定程度的减少采购成本，节约资金，也不会造成资源浪费，并且也能确保生产需要。（2）选择好合适的供应商，在价格、质量、信誉方面综合考虑的情况下，货比三家，可以降低采购成本，可以收购到质优价廉的油料，油产品的质量