湖南乐佳生态农业有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-5"1湖南乐佳生态农业有限公司的背景介绍 湖南乐佳生态农业有限公司应付账款管理制度优化设计1湖南乐佳生态农业有限公司的背景介绍湖南佳乐生态农业有限公司（简称湖南乐佳）成立于2015年，经过衡阳市工商局登记注册，选址于湖南衡阳，该公司及生产采购销售于一体，主要以种植茶树、果树、花卉、蔬菜、中药材、养殖畜牧，以及采购农产品种植及其加工、采购肉制品及农副产品的加工，生态农业旅游开发、农家餐饮、住宿服务、园艺作物种植、风景园林工程设计服务等，自创办以来就大力发展农业种植，拥有自己的生产和销售团队，通过线上线下采购，并拥有大规模的种植基地，通过不断的创新，对种植产品的更新换代以及严格的管理使得公司的发展规模不断壮大，该公司承诺给客户以纯天然绿色无污染的食品，不断提高产品的质量，满足客户的需求。2湖南乐佳应付账款现有的管理制度2.1应付账款的定义应付账款在会计科目中属于负债类，是企业需要支付但尚未支付的款项，是用于企业在计算购买材料、商品或者接受劳务等所发生的债务。由于购买方和销售方在购买时收到商品和支付货款的时间不一致所形成的负债。应付账款是根据在购买商品时应付的金额登记入账，而不是根据应付结点时的金额入账。如购买的商品含有现金折扣，则应付账款记账时需要按照没有现金折扣的应付账款原值来登记。如在购买商品时有现金折扣，则在记账时应按照扣除现金折扣计入应付账款。会计分录为借方登记原材料和现金折扣，贷方登记应付账款。2.2应付账款的形成原因各公司的运营和发展跟市场具有很大的联系，当市场的竞争加剧时，公司的发展也会随着市场的变化而变化。一些供应商为了增加市场的占有率，进一步扩大销售，在进行销售时会给出购买方一些条件，例如赊销。这就是赊账购买商品。供应商给出的条件可以使得购买方延期付款，从而就形成了应付账款，而这种方式买卖双方都愿意接受，从企业的角度来看，延期付款可以有利于企业资金的周转。企业的采购人员在采购时，事先并没有对要采购商品的数量和价格进行详细的了解和计算，没有根据企业所需来进行购买，也没有考虑到商品的更新换代的要求，导致了没有计划的购买商品。商品购买量越来越多，应付账款也大量积累。还有一些采购人员接受别人的贿赂，大量采购材料和产品，他们只考虑自己的利益，形成了不必要的应付账款。2.3湖南乐佳应付账款管理制度模式湖南乐佳生态农业有限公司的应付帐款管理模式有支付管理、内部控制管理、其他日常管理。在进行采购时，付款原则上都是按照采购合同进行付款，不延期付款，同时采购部在每个月将采购申请单发送给财务部进行审核，再对资金进行分配。公司进行了岗位分离原则，批准采购职务与采购经办职务分离、采购职务、入库登记职务、会计分录职务分离，做到了各司其职，建立了有效的监督机制。从企业现在的经营现状来看，企业的应付账款管理制度比较完善。2.4湖南乐佳应付账款流程第一步签订采购合同。第二步收到货后，由采购部的验收人员对货物的数量进行检验，检查货物是否有损毁，再进行签字确认，将收货通知单传递给仓管员办理入库。第三步在审核收货通知单时，登记台账。第四步审核台账无误后，由仓管人员开具入库单。第五步会计审核入库单无误后，填制记账凭证，并登记台账。第六步会计人员根据企业管理制度办理付款、结账。第七步会计人员定期进行对账。流程图如下：审核通知单办理入库签订采购合同审核通知单办理入库签订采购合同收货收货填制记账凭证办理付款结账填制记账凭证办理付款结账填制入库单填制入库单图1湖南乐佳生态农业有限公司应付账款管理流程图3湖南乐佳应付账款管理制度存在的问题3.1应付账款没有设置内部监督机制从湖南乐佳生态农业有限公司的内部监督管理来看，企业的管理和传统的内部监督管理一样，注重公司业务的发展，对应付账款重视程度不够，没有将应付账款作为公司的核心来管理。公司缺乏对应付账款管理的控制程序和控制政策，或者管理执行力度不够，容易形成财务管理责任混乱，导致应付账款可能出现多付或着漏付，或者出现错报，使得公司财务收支不平衡，不仅会让公司出现亏损，也会让公司的日常支出无法预算、资金不流通。3.2应付账款支付不及时应付账款属于流动负债，是指在一年内或超过一年的营业周期内所需要偿还的债务。企业通过赊销的方式去购买商品，而销货方规定在多少时间内需要去偿还货款，但是企业对应付账款的管理制度不重视，导致了支付不及时，应付账款支付不及时又会导致供应商在下一次交易时提高要求，如不提供现金折扣，或者停止赊销等，下一笔经济业务又将会超出预算，容易出现一种恶性循环的现象。例如湖南乐佳公司在2016年4月15日至2017年1月15日部分应付账款还款情况为：2016年6月23日购货付款24000元，偿还时间2016年12月4日；2016年8月25日购货付款5000元，偿还时间2017年5月12日；湖南乐佳公司出现这种情况的主要原因对应付账款管理不到位。3.3应付账款未定期对账在日常经济活动业务中，一般情况下公司应该与普通的供应商每季度或一年对一次账，对于重要的供应商应该每月进行对账，但大多数公司可能存在内部核对控制的缺陷，会计人员没有严格按照规定的会计准则对应付账款进行对账。公司想要对应付账款进行定期的对账，需要经常与供应商进行业务信息沟通，应付账款的定期对账有利于公司的运营，让公司资金能够流转，不会导致大量的负债，能够及时的支付应付账款，在规定的时间内提交货款，公司可以有流动的资金，也可以避免长期占用公司的其他资金。如一个公司有一个或多个分公司，但是在发生多笔经济业务时，公司的会计人员可能没有对应付账款进行分门别类，导致记账错误，不便于公司管理人员对账。表2湖南乐佳生态农业有限公司应付账款总账应收账款总账科目：应付账款单位：元2016年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日11上年结转贷65000.00571偿还前欠贷款38000.00贷27000.006162采购材料30000.00贷57000.0031本月合计38000.0030000.00贷57000.00如表所示，湖南乐佳的应付账款存在支付不及时的问题，上年结转的应付账款转到下一年，每个月的应付账款有结转到下月。4湖南乐佳应付账款管理制度的优化设计及流程4.1应付账款支付流程优化对湖南乐佳生态农业有限公司的应付账款管理制度进行完善有着重大的意义。应付账款出现支付不及时，公司的信用度将受到影响。所以公司应对这一缺陷进行改善，对应付账款要做到及时支付，不要一拖再拖，管理好应付账款是维持好公司良好信用的重要一步。公司可以专门设立一个管理应付账款的部门。选择一些业务能力强，思想素质高的人员对应付账款进行管理，保证对应付账款做到及时支付不占用公司其他的资金，充分运用应付账款的账龄分析表为公司的资金安排提供更好的依据。4.2应付账款核对流程优化公司应定期对应付账款的往来明细账和总账的记录进行核对，公司在检查应付账款时，还要对原始凭证中的金额、数量、日期等正确性进行核实，需要特别注意是否含有现金折扣，现金折扣被忽视后，公司内部人员可能利用职务之便私吞现金折扣，公司在与供应商方进行交易时，应及时取得详细的账单进行对账，以便防止借机贪污公司的资金。同时对与供应方提供的原始凭证，会计人员应保管好，以便准确核对账单。在公司采购付款时要实行岗位不相容职务相分离的原则，使不同部门的职位管理不同的业务，做到各司其职。确保在采购、验收、付款、记账和现金的支付由各个管理部门的岗位职责的人员去完成，可以防止漏记、对财务弄虚作假的发生，同时确保了应付账款全额和实际收到货物的价格和数量是一致的。公司的应付账款每个环节都有确定的人员负责着各自的工作，如果在哪一环节出现了虚假支付、私吞现金折扣等违规行为，有关人员应当承担相应的责任，给予一定的处罚，并要求偿补公司的损失。表3工作人员的职责分工岗位职责财务经理1、对公司的财务计划的完成承担监督责任2、对公司会计核算管理、资产管理、利润成本管理承担组织责任3、对资金的筹集和负债管理承担直接责任。会计1、协助财务经理对会计核算管理、资产管理、利润成本的管理2、协助财务经理对公司财务计划的完成3、对自己的账务工作和出纳工作负责。出纳自己的账务工作和门店的收银工作负责。4.3应付账款优化流程图公司管理者应提高对现金流的认识，加强内部管理，也可以让公司的各个部门及人员加强对现金流管理的认识，使得企业现金流形成良性循环，公司应根据国家的有关规定制定现金流管理体系，在运行的过程中发现不足，并对现金流管理体系进行改善。在公司的管理过程中，管理应付账款是企业内部管理的基础，而应付账款科目是企业在日常活动中产生的负债。所以管理应付账款需要去规范公司的资金链，以及去改善公司的生产经营过程。这一环节主要是针对于采购环节，公司的采购部在进行采购时需要对材料进行计算，以及通过批准后才发放资金采买，可以避免没有计划的去购买，减少应付账款的产生。仓管员采购入库仓管员采购入库按合同或进货单付款按合同或进货单付款会计核对票据会计核对票据财务部经理付款审批签字财务部经理付款审批签字财务部经理安排付款财务部经理安排付款出纳按要求付款出纳按要求付款出纳确认付款成功出纳确认付款成功付款凭证存档会计付款凭证存档会计图4湖南乐佳生态农业有限公司应付账款管理制度优化设计流程图5总结应付账款对一个公司来说是非常重要的，同时也是公司一项系统化的大工程。近年来，随着市场竞争愈加激烈以及各个公司的运营发展需要，公司的应付账款也不断增加，应付账款的管理难度加大，所以公司的管理制度需要不断完善，公司内部制定好相应的准则，定期对账不拖延对账的时间，实行岗位互不相容，对外部，公司及时支付货款、定期与重要的供应商进行对账。管理好公司的应付账款，公司的资金运行才会成健康的良性循环。参考资料[1]赵同剪.企业应付账款管理分析[J]经济研究导刊.2014.33（2）:147-148[2]周耀华.浅谈企业应付账款管理现状及对策[J]机械管理开发.2007.02(2):111-112[3]