湖南若凡家居有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 湖南若凡家居有限公司存货内部控制制度优化设计公司简介湖南若凡家居有限公司始创于2006年，法定代表人为邓力，公司注册资本为100万人民币，注册地址为湖南省长沙市岳麓区西城龙庭365号。公司的主要经营范围为家具的销售、家具的安装、家具设计生产、家具和相关物品修理、物业管理、场地租赁、货物仓储。我们公司由九个部门组成，分别为采购部、仓储部、人事部、设计部、生产部、质检部、营销部、售后部、会计部，具体的公司组织架构如图1所示。图1公司组织架构图公司存货内部控制存在的主要问题2.1采购计划不明确虽然公司有一定的采购计划，但是可以看出来其采购计划并不是十分的明确，只是把上季度的一个采购预算稍稍改动就直接作为一个新的采购计划来实行，有很多方面的因素都没有考虑，主要是欠缺以下三点考虑：首先没有和生产部以及销售部沟通协商公司实际对于原材料的需求，其次是没有和仓储部确认上个季度公司留存的存货从而根据留存货物做一个详细的采购计划，最后是公司没有考虑市场的变化，当公司因为市场变化要缩小采购量时，这个时候采购部没有考虑到该因素购买了远远超出预算的采购量会导致存货积压给公司造成损失。2.2供应商管理制度不健全公司为了减少选择供应商的成本，就只认定刚开始合作的第一家供应商，虽然这在一定程度上的确减少了选择供应商的成本，但就因为这举动也可能给公司带来无法挽回的损失，当供应商因为自身的原因导致产品出现了问题或者是不能按时交货等等情况便会弄得公司束手无策。这个时候公司也没有一个对供应商的考评制度，只是一味地遵循第一选择，当市场发生变化时，其他的供应商随之提高了货物质量，降低了货物的价格，而公司选择的这家供应商仗着公司对其的依赖性依然按照原来的供货价格给到公司，公司这时还被蒙在鼓里，这不仅没有为公司减少成本反而给公司增加了采购成本，这就是供应商制度不健全造成的后果。2.3存货验收入库安排不合理公司目前的验收入库流程是仓储部直接对即将入库的原材料进行检查，检查认为合格的则留下，认为不合格则退回，仓储部既要对原材料进行验收又要保管，自然而然为了节省自身的时间只是敷衍性地按照入库单大致清点了一下原材料数量就草草地入库，没有把不合格的产品筛选出来，这样子的一个验收入库安排实际上是非常不合理的，首先仓储部的员工并没有判断该原材料是否合格的能力，其次当一批不合格的存货被当作合格品验收入库时其后果可想而知，不仅可能会影响后续的生产严重的话甚至会影响公司的名誉。2.4存货仓储管理不足因为公司是家具类的公司所以盘点成本相对于其他公司来说较高，因此为了节约盘点成本只是在刚入库时对存货进行过一次盘点，之后就再也没有进行过盘点，看似节约了盘点成本实际上导致公司增加了许多其他不必要的成本。当存货要出库时发现账实不符，这时候又要花费比原先高几倍的价格去采购缺少的那一部分存货。然后由于公司从招聘到员工上岗只花费了比较少的时间，所以经常会出现员工职责不清的情况，对于存货的排放各员工也是五花八门没有一个统一的标准，这给出库增加了不少成本。公司对员工的入职降低了要求，员工自然而然对自身的要求更低，出库随便走个流程便草草让人领走了存货，不仅仅如此即使有闲杂人员随意进入仓库他们也是无动于衷，有时候甚至出现了货物丢失的情况，这直接说明了公司仓储管理存在比较大的问题。3公司存货内部控制制度优化设计3.1存货采购环节内部控制制度优化设计3.1.1制定明确的采购计划鉴于公司采购环节出现了问题，特作出以下优化设计，首先由仓储部对仓库的物资进行一个盘点，收集并统计好物料的一个库存情况，再根据实际需求确定采购计划，其次是生产部，生产部需要根据本季度的销售计划分析存货需求从而确定好本月的生产计划，确定好生产计划后编制一个物料申请单，最后采购部门汇总好各部门的采购需求编制一个采购总计划，然后经过层层审批最终敲定采购计划。具体的流程如图2所示。仓储部生产部采购部物料总监财务部仓储部生产部采购部物料总监财务部统计好物料库存情况确定生产计划统计好物料库存情况确定生产计划确定采购计划编制物料申请单确定采购计划编制物料申请单汇总各部门采购计划汇总各部门采购计划审批审批审批审批编制采购总计划编制采购总计划图2采购计划制定流程图3.1.2制定合理的供应商管理制度针对公司在供应商管理方面出现的各问题特作出以下优化设计方案，公司应减少对原有供应商的依赖，积极开拓新的供应商。首先应由生产部确定一个供应商的选择范围，其次由采购部、质检部和生产部共同制定一个供应商考评标准（如表1所示），主要是对供应商的供货质量、供货速度、供货价格这三个方面进行考评，对于一些各方面都能达到优秀的供应商，比如湖南红木有限公司，我们应该与该公司保持良好的合作关系，对于一些货物质量高但是可能发货速度相对慢、价格较高的供应商应保持着观望的态度，比如苏州万森木材有限公司我们应该与其维持着一般的合作关系，对于一些货物质量一般，价格较低的供应商应谨慎合作，比如武汉实业有限公司这类公司。然后那些虽然价格低发货速度快但质量完全得不到保证的供应商就可以直接筛选出局了，比如湖南建材有限公司，因为这种质量得不到保证的货物买过来只会增加公司的仓储成本完全起不到任何的作用，而且一旦这种产品流入到市面上只会影响公司的品牌形象，然后质检部将通过考评制度的供应商名单上交到副总经理，由副总经理审核是否通过，最后由总经理签字通过与公司合作的供应商。表1供应商考评表供货质量供货速度供货价格措施湖南红木有限公司高快合适保持良好的合作关系广东佳木有限公司高中等合适苏州万森木材有限公司高中等较高维持一般合作关系上海木材有限公司中等快合适武汉实业有限公司一般快较低谨慎合作湖南启明木材有限公司中等慢较高湖南建材有限公司差快较低不合作3.2存货验收与仓储环节内部控制制度优化设计3.2.1规范化存货验收入库流程针对验收入库环节存在的问题，特作出以下的优化流程设计，首先是供应商根据合同将货物发出，然后由采购部门对其货物进行入库检查从而确保即将入库的货物数量与采购单一致，检查后，如果没有问题则交由质检部进行质量检测，如有问题及时发现是哪一个环节出现了问题，如果是本企业在运输过程中发生了差错及时询问相关负责人员，如果是供应商的问题则在采购部经理审批后交由总经理审批，然后由供应商提出解决方案，其次质检部对这批存货进行质量检测，同上，如果检查有问题由供应商提出解决方案，没有问题填写好质量合格单之后可送往仓储部，最后仓储部办理好入库手续，这样一环扣一环的入库流程能够很好地明确各单位的业务职责，在一定程度上也起到了相互监督的作用，一旦哪一环节出现了差错只需要追踪到相关负责人即可。具体的流程如图3所示。仓储部质检部采购部总经理供应商仓储部质检部采购部总经理供应商检查数量是否一致办理入库手续检查是否合格发货检查数量是否一致办理入库手续检查是否合格发货有问题时分析原因供应商原因经理审批提出解决方案有问题时分析原因供应商原因经理审批提出解决方案自身原因内部解决自身原因内部解决图3存货验收入库流程图3.2.2严格管理盘点工作因为公司对存货的盘点少之又少，所以有以下对盘点工作的优化设计，首先公司应把对存货的盘点频率设置为一季度一次，然后规定盘点工作主要由仓储部负责，每次进行盘点工作时，财务部需要委派一名财务人员去进行监督，具体的盘点流程应该是仓储部制定一个科学的盘点计划，然后上报财务部门批准实施，当盘点工作结束后，及时填写好盘点记录表一式两份，由负责监督的财务人员拿走一份上交给财务总监。对于盘点过程中出现的存货积压情况，应及时查清原因，与各部门积极沟通到底是哪一方面出现了问题，对于残次品应及时报废处理，对于还可以补救的产品及时与生产部沟通解决方案，确保公司承担最小的损失。具体的流程如图4所示。盘点表上交财务总监仓储部填写好盘点表仓储部制定盘点计划财务部门批准实施盘点表上交财务总监仓储部填写好盘点表仓储部制定盘点计划财务部门批准实施图4盘点工作流程图3.2.3严格制定员工考核制度仓储人员在入职之前必须参加公司对于仓储相关制度的培训，培训通过后才可以顺利入职，培训不通过则一直培训直到通过培训为止，培训是否通过直接与员工的绩效考核相关，第一次培训没有通过则进行二次培训，二次培训后仍然没有通过考核的员工本月的绩效工资减半，三次培训之后依然没有通过直接取消本月的绩效工资，最后一次培训依然没有通过则进行辞退处理。（具体的流程如图5所示）。不仅仅如此，公司还要确保员工所适用的仓储规章制度是最新的规章制度，所以公司要每月定期进行仓储知识考试，仓储考试会有奖金的激励当然也会有扣工资的惩罚，以此来避免员工顺利入职之后便开始浑水摸鱼的情况，考试分为理论和实操两部分，满分为一百分，在知识大赛中两部分的分数总和加起来达到八十分及八十分以上则算顺利通过考核，分数在九十分以上的超过一分则可以获得五十元的奖金，以此类推。获得一百分的可以拿到八百元的奖金，而低于八十分以下的，低于一分将扣本月工资二十元，依次类推，四百元封顶。未参加考核者除有特殊原因否则视为弃权直接扣工资四百元。具体的仓储知识大赛标准如表2所示。通过培训顺利入职入职培训通过培训顺利入职入职培训未未通过培训直到通过培训顺利入职，四次机会后依然没有通过则进行辞退处理直到通过培训顺利入职，四次机会后依然没有通过则进行辞退处理指导图5员工入职考核图表2仓储知识考试标准分数奖金数额扣工资数额80分以下020元*（80-分数）80-90分0091-99分50元*（分数-90）0100分800元0备注：满分为100分，扣工资400元封顶，未参加考核者除有特殊原因否则视为弃权直接扣工资400元。3.2.4完善出入库制度鉴于公司出现了丢失货物的情况特对出入库制度作出以下优化设计，每一个进入仓库的人员都要凭借本公司的员工牌才能进入，进入之后进行信息登记，不是本公司的员工禁止进入仓库。货物出库流程应该更加的严格，首先要有客户相关订单，然后由销售部审核是否无误然后开具发货单，仓储部检查是否无误开具出库单然后登记，最后出库时必须由销售人员与仓储人员同时在场并且共同在提货单上签字确认。具体的流程如图6所示。销售人员与仓储人员同时在场签字确认仓储部检查无误开具出库单订单无误则开具发货单销售部审核订单销售人员与仓储人员同时在场签字确认仓储部检查无误开具出库单订单无误则开具发货单销售部审核订单图6存货出库流程图4评价存货对任何一个公司而言都是不可或缺的一部分，对于家居企业来说更是重中之重，通过一系列对公司存货内部控制制度的优化设计不仅仅保障了存货的安全完整，更加速了存货资金周转，提高了存货资金使用效益，在一定程度上也预防了某些漏洞的发生。优化后的采购环节结合各个因素提高了采购效率，优化后的供应商管理制度对各个部门进行了相互制约从而减少了内部人员想要徇私舞弊从中获取私利的可能性，优化后的盘点工作在一定程度上给公司降低了不少成本费用，优化后的制度也保证了业务活动的有效进行，保证了会计资料的真实性、合法性、完整性。

参考资料[1]樊旭倩.