湖南佳义铭家具有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南佳义铭家具有限公司材料采购制度优化设计1公司简介湖南佳义铭家具有限公司（以下简称佳义铭家具公司），成立于2014年5月9日，注册地址位于长沙市开福区新河大市场，其注册资本是208万元。佳义铭家具公司公司自有研发团队的数十人员，结合力学分析、办公动线研究、不断发掘更多巧妙创意家具。公司经营范围：各式办公家具的生产销售等，其主要产品有沙发、办公桌、会议桌、职员桌、屏风卡位系列等，主要材料包括实木、人造板、石质材料、布艺材料、冷轧钢、玻璃等2佳义铭家具公司材料采购制度现状及存在的问题材料采购是企业生产经营的起点，是组织生产和销售的前提，是企业生产经营中不能缺少的环节。佳义铭家具公司作为一家家具制造业，其生产产品不仅种类繁多，而且产量也大，相应的材料成本也颇高。相对于其他业务来说，那么企业的材料采购面临的风险更多，更难控制。为了公司利益最大化，我们应当从加强企业材料采购监管，针对材料采购过程中出现的问题进行优化设计。2.1材料采购制度现状及流程图2.1.1公司材料采购制度现状佳义铭家具公司现在采用的采购制度偏向于传统，虽然近年来计算机运用的普及，给佳义铭公司带来了一定的便利，但是它的采购制度还处于落后的阶段，其管理模式不够严谨、科学，并且存在较多的弊端。公司采购过程中缺乏有效的信息沟通，在以前的工作过程中，采购部门是相对独立的部门，展开工作时与公司其他部门缺少沟通，导致一旦某个环节对信息的理解出现失误，发生没有接收到正确信息的情况，就会出现材料重复采购和资金积压，并且公司需要的原材料种类繁多，如果出现错误，对公司也会造成很大的损失。其次，公司采购流程也缺少制衡机制，例如采购人员和供应商选择批准是同一人，这就很可能出现不正之风，采购人员为私人利益没有去比价选择，这将会造成采购的材料没有质量保证，会给企业带来经济损失。2.1.2公司现有的材料采购流程图 图1现有的采购流程图2.2目前公司材料采购制度存在的问题2.2.1采购过程中缺乏有效的信息沟通在材料采购过程中，采购部门与其他部门及人员进行有效的信息沟通很重要。在佳义铭家具有限公司的采购环节中，采购部门是作为单独的采购部门，相对独立的进行采购工作，与销售部门和其他部门很少进行信息沟通，有时因为没有及时接受正确的信息，导致出现不可挽回的错误。例如，当销售预算发生变化，则需要调整采购计划，采购人员没有及时与销售部门进行沟通，材料采购就会发生错误。因为销售预算改变从而需要重新购买原材料，不仅拖延了公司生产的时间，还会造成材料堆积以及公司资金的积压。这样一来，公司产品销售时间延后，就让同行有机可趁，不仅会分去原有的客户，还会抢走公司的潜在客户，对公司造成巨大的损失，并且很难挽回。佳义铭家具公司属于制造业，所需原材料大多是木材之类的，但是木材储存也需要耗费财力，如果有原材料积压，公司就需要花费较大的财力来储存木材，并且也会有一定的材料损耗，还会增加采购费用。如果材料购买不满足公司生产的需求，那么就要多次购买材料，买进价甚至会高于市场价，这样就会增加采购成本和采购费用。2.2.2供应商管理不到位佳义铭家具公司属于家具制造业，原材料的质量对公司的生产和销售是非常重要的，所以对供应商的管理是非常重要的，但是公司在这方面做得不是很好。公司缺乏完善的供应商管理办法，不能及时考核供应商致使供应商选择不当。公司前期对供应商考察时间过短，可能会选择不合格的供应商，从而影响公司正常采购或增加采购成本，有时也因为供应商选择标准不合理，漏选优秀的供应商。公司认为采购工作就是与供应商搞好关系，然后在这种关系上，与企业进行磨合和平衡。其实这种方法对公司来说是最危险的，公司与固定的供应商建立良好的关系是很重要，但是长期这样下去，公司对某些特定的供应商产生依赖感，这样会使供应商有讨价还价的余地，甚至抬高原材料的价格，使公司的生产成本增加，减少利润。因为关系良好，从而使某些固定的供应商为了自己公司能获取更大的利润，在与我们公司签订合同之后，先给我们供应订好的原材料，等公司的销售进入正轨之后，利用我们公司的信任，更换低成本原材料，使我们生产的产品出现质量问题，致使公司产品的口碑下降，虽然供应商也积极配合后续的售后工作，但是已经造成的损失很难挽回了。2.2.3材料采购工作缺少监督制衡机制公司现有采购制度中监督机制存在漏洞，公司材料采购一般掌握在采购部门几个员工的手里，原材料的采购和选择供应商都是一人办理，这样就容易产生舞弊现象，采购人员就有机会从中拿回扣，而不看原材料的质量，从而选择和自己有经济利益的供应商。由于长期以来工作的地位和作用没有准确的被认识、没有得到足够的重视，所以公司目前的材料采购制度还存在很多不足。首先，公司的采购部门领导层的权利不够明确，存在“多头领导，越权管理”的现象；其次，采购部门的内部人员交流较少，各自为政，管理粗疏，采购过程随意性大。这样形成的采购行为，仅仅是为了从供应商那里购买材料，这样不仅会降低公司的经济效应，还会造成材料的严重浪费。公司没有一套完善的监督机制，部门之间缺少有效的制衡，也在一定程度上阻碍了公司的发展。公司对材料采购工作重视不够，对采购人员赏罚不明确，工资固定很难提升，不仅降低员工的积极性，这样也促使采购的工作人员从原材料中捞油水，对公司造成经济损害。公司对材料采购监督工作没有实效性，有些采购人员做完一个项目的某一阶段后，才向部门领导禀报，这样就导致监督工作延后、介入不及时、同步跟进不到位，出现被动监督和事后监督。2.2.4材料计划安排不合理公司制定的采购计划不够准确和全面，例如：对市场变化趋势预测出现错误，导致采购计划不合理，没有按照实际需求购买。采购数量过大，会占用公司资金过多，储备成本增加，还可能面临材料耗损；数量太少会直接导致公司无法正常生产。有时采购人员没有弄清楚需要材料的具体要求，就按以前的购买标准去制定采购计划，致使公司需要重新制定计划，这样不仅耗费时间还会出现材料堆积的情况，给公司增加不必要的采购费用。一旦以上情况出现，就给公司带来了很大的困扰，材料堆积情况严重的话，限制公司开发新产品，从长远来看，也会限制公司的发展。3佳义铭家具公司材料采购制度优化设计方案3.1进行材料采购制度优化设计的目的材料采购管理对任何一个企业来说都是非常重要的，因为它不仅对公司的生产质量以及成本起到决定性作用，更是对公司的经营管理有重要的影响。现在在公司现有的材料采购制度上进行优化设计，加强采购管理计划，规范采购工作，保障公司在生产经营活动中所需要的原材料和物品正常供应。使公司的采购制度更加科学、严谨，提高公司的经济效益，促进公司发展。3.2公司材料采购制度优化设计方案3.2.1加强公司各部门之间的信息交流如果公司采购部对材料信息交流不到位，会对公司的生产造成影响。我们要在这方面加强管理，从材料采购的请购到最后通知财务付款都保持信息沟通。首先，在销售预算完成后，编制材料采购计划时，采购人员与销售人员进行沟通，确定购买材料的数量与型号；然后与技术人员进行沟通，查看是否需要变更原材料的型号或是用其他材料代替；最后与生产人员和财务人员进行沟通，确定经济采购数量，确定最终的采购计划，做好采购费用预算和生产成本预算。如此一来，材料采购各个环节，都保持良好的信息沟通，一旦有任何变动，采购人员就可以在第一时间对采购计划进行修改。这样做就可以降低材料采购成本，提高了公司采购效率。3.2.2优化对供应商的管理关于供应商的选择，对一家制造业来说是非常重要的。因为供应商提供原材料的质量、价格与公司后续生产和销售活动至关重要，所以在选择供应商这方面必须严谨对待。我们在进行选择供应商工作之前，先制定一个材料选择标准，没有达到标准的供应商，不在选择范围之中。然后对初步筛选出来的供应商进行记录，形成初步的档案信息。在提供的原材料质量相当的供应商中，再进行其他各方面的调查：是否能及时交货跟上公司的生产进程、是否能保证后续提供的货物质量不变、货物销售后，是否提供技术支持、当货物出现质量问题时，供应商的响应时间和售后服务能力如何。最后根据供应商的信誉和提供的材料价格、运货速度等方面进行综合评估，从而形成完整的供应商管理系统。这样做不仅是对公司负责，更是对客户负责，也能促进供应商鞭策自己，提高自己的供货水平。3.2.3完善公司的采购监督制度由于公司的内部控制没有做到位，出现了相关的工作人员利用管理漏洞，以权谋私，弄虚作假，私收回扣等现象，损害企业的利益。我们需要重新整改公司的监督机制，在采购流程的每一个环节中制定不同的专业人员进行监督，必须在事前申请监督介入，提前做好相应的监督计划，不得以“业务紧急、时间紧迫”等为借口，从而事后申请监督。如果发生这种情况，责任在谁就严惩谁，秉公处理。内部监督职权分配不得过于集中，要分解到采购部、仓库等相应的管理部门，整个材料采购流程就受监督与控制，可以有效地防止出现舞弊现象。3.2.4制定严谨的材料采购计划公司在制定采购计划时，首先实时观察市场变化动向，先调查产品市场，观察现时和将来时顾客需求相比之前有无增减变化，再调查供货市场的材料价格变化，是否可以更换更好的材料，增加公司产品的品质，防止出现严重偏离预测市场变化结果的情况，再结合公司自身生产能力确定材料购买的数量。然后再与生产部门确定所需材料的型号、规格，是否需要更换其他材料，以防出现购买材料不正确这种低级错误。这样就可以避免公司出现盲目囤积材料，出现原材料积存、产品更新换代时，因材料不足生产停滞的情况。采购部门制定材料采购计划时要及时对实际情况作出对策，要使公司管理者对材料采购的管理重视起来，让其更加适合公司生产需求。3.3优化后的材料采购流程图图2优化后的采购流程图4.对佳义铭家具公司材料采购制度优化设计评价本篇设计采用了内部控制的理论知识和实际情况相结合的方法，对佳义铭家具公司的材料采购制度进行了优化设计，并从公司先实行的材料采购制度、人员素质等方面分析了目前公司存在的一些问题，之后针对这些问题提出相应的优化方案。主要有以下几点：首先是工作人员在采购过程中与其他部门缺少有效的信息沟通，提出加强各部门的信息交流；其次是供应商管理不到位，提出优化对供应商的管理方案；然后是采购工作缺少监督机制，提出完善采购工作监督机制；最后就是采购计划不合理，提出制定严谨的材料采购计划。通过对材料采购一系列的优化设计，使佳